Nguyên tắc ghi sổ kép trong kế toán và quy trình thực hiện
Phương pháp ghi sổ kép được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan, giúp hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính khoa học. Trong bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ giới thiệu về nguyên tắc ghi sổ kép và quy trình thực hiện đơn giản.
1. Ghi sổ kép là gì?
Ghi sổ kép là phương pháp ghi chép số tiền của một nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản theo đúng nội dung kinh tế và mối quan hệ giữa các loại tài sản, nguồn vốn và các đối tượng kế toán khác.
Ví dụ:
Doanh nghiệp A gửi 700 tiền mặt vào tài khoản ngân hàng. Nghiệp vụ này làm tăng tiền gửi ngân hàng và giảm tiền mặt. Theo nguyên tắc ghi sổ kép, tài sản tăng được ghi Nợ, giảm được ghi Có. Do đó, nghiệp vụ này được ghi như sau:
|
Tài khoản tiền mặt |
|
|
xxx |
700 |
| Tài khoản tiền gửi ngân hàng | |
| 700 | xxx |
Thông qua quan hệ đối ứng giữa các tài khoản, phương pháp ghi sổ kép phản ánh được toàn bộ quá trình biến động của các đối tượng kế toán, từ đó giúp nhà quản lý nắm bắt được tình hình tài chính, kinh doanh của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, tính chất cân đối về số tiền ở hai bên Nợ, Có trong từng bút toán và trong từng kỳ nhất định cũng là cơ sở để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ. Ví dụ, nếu tổng số phát sinh bên Nợ của tất cả các tài khoản trong kỳ không bằng tổng số phát sinh bên Có của tất cả các tài khoản thì có nghĩa là có sai sót trong quá trình ghi sổ.
Như vậy, ghi sổ kép là một phương pháp kế toán quan trọng, giúp phản ánh và kiểm tra toàn bộ quá trình biến động của các đối tượng kế toán. Nhờ đó, doanh nghiệp đảm bảo việc lập báo cáo tài chính chính xác, trung thực.
>>>> XEM NGAY:
- Mẫu phiếu chi đầy đủ và mới nhất theo quy định | Cập nhật 2024
- Kế toán nội bộ là gì? Công việc chính của kế toán nội bộ
2. Nguyên tắc ghi sổ kép
Để đảm bảo tính chính xác và trung thực của thông tin, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc ghi số kép sau:
- Nguyên tắc ghi Nợ Có: Khi ghi sổ kép, phải xác định tài khoản nào ghi Nợ trước, tài khoản nào ghi Có sau theo nguyên tắc ghi sổ kép của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Nguyên tắc cân đối: Tổng số tiền ghi bên Nợ của các tài khoản trong cùng một định khoản phải bằng tổng số tiền ghi bên Có.
- Nguyên tắc tách định khoản: Một định khoản phức tạp có thể tách thành các định khoản giản đơn, nhưng không được gộp các định khoản giản đơn thành một định khoản phức tạp.
>>>> XEM NGAY:
- Kế toán doanh nghiệp là gì? Vai trò, nhiệm vụ của kế toán doanh nghiệp
- Cách phân tích bảng cân đối kế toán chính xác, đơn giản 2025
3. Quy trình định khoản sổ ghi kép trong kế toán
Đây là một quy trình quan trọng trong công tác kế toán, giúp xác định đúng tài khoản và số tiền cần ghi chép cho từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Dưới đây là chi tiết 4 bước kế toán viên cần triển khai thực hiện để định khoản sổ ghi kép hiệu quả, chính xác:
3.1. Xác định nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Xác định nghiệp vụ kinh tế phát sinh ảnh hưởng đến những đối tượng kế toán nào là bước quan trọng đầu tiên trong quá trình định khoản kế toán. Bước này nhằm xác định các tài khoản bị tác động bởi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từ đó xác định Nợ, Có cho tài khoản đó. Đồng thời, kế toán cần phân tích nội dung, bản chất của nghiệp vụ đó.
3.2. Xác định tài khoản bị ảnh hưởng
Sau khi xác định được giao dịch, bước tiếp theo là xác định các tài khoản kế toán bị ảnh hưởng bởi giao dịch đó. Ví dụ, nếu giao dịch là bán hàng thì các tài khoản sẽ bị ảnh hưởng có thể bao gồm doanh thu, khoản phải thu và giá vốn hàng bán.
3.3. Xác định các khoản ghi nợ và ghi có
Mỗi giao dịch kế toán đều phải có ít nhất một ghi nợ và ghi có. Ghi nợ thường được ghi ở bên trái của tài khoản, trong khi ghi có được ghi ở bên phải. Đặc biệt, số tiền ghi nợ và ghi có phải cân bằng về giá trị để đảm bảo rằng phương trình kế toán được bảo toàn.
3.4. Xác định biến động của từng đối tượng
Đây là một bước quan trọng trong quá trình định khoản kế toán. Bước này giúp kế toán viên xác định được giá trị biến động của từng đối tượng kế toán có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từ đó ghi vào tài khoản một cách chính xác và đầy đủ.
>>>> XEM NGAY: Kế toán quản trị là gì? Vai trò, nhiệm vụ của kế toán quản trị
Như vậy, việc nắm vững nguyên tắc ghi sổ kép và quy trình thực hiện là một yêu cầu bắt buộc đối với kế toán viên. Điều này giúp kế toán viên ghi chép chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính, cung cấp thông tin cho nhà quản lý. Nếu muốn tối ưu quy trình quản lý kế toán, doanh nghiệp nên kết hợp sử dụng một số phần mềm thông minh, tiêu biểu như 1C:Company Management. Phần mềm nổi bật với tính năng quản trị tài chính, cho phép thiết lập nhiều quỹ tiền mặt, tài khoản ngân hàng, theo dõi các khoản vay, khoản nợ, tự động tính toán các khoản tiền trong doanh nghiệp theo từng kỳ. Để biết thêm chi tiết, vui lòng liên hệ Hotline: (+84)247 108 8887 để được tư vấn.
>>>> TÌM HIỂU NGAY: