7 mô hình quản lý dự án hiệu quả được dùng phổ biến hiện nay
Mô hình quản lý dự án phù hợp là yếu tố quan trọng, giúp doanh nghiệp đảm bảo các công việc được triển khai, hoàn thành đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách. Trong bài viết này, 1C Việt Nam sẽ cung cấp tới doanh nghiệp thông tin chi tiết về 7 mô hình quản lý dự án hiệu quả hiện nay.
1. 7 Mô hình quản lý dự án chi tiết hỗ trợ doanh nghiệp hiệu quả
Mô hình quản lý dự án là một tập hợp các nguyên tắc, kỹ thuật và công cụ được sử dụng để lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát dự án. Mô hình quản lý dự án phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của dự án một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí. Dưới đây là các mô hình quản lý dự án phổ biến mà doanh nghiệp có thể tham khảo:
1.1. Mô hình quản lý Agile
Mô hình quản lý dự án Agile là một phương pháp quản lý dự án dựa trên sự linh hoạt và thích ứng với sự thay đổi. Mô hình này tập trung vào việc chia nhỏ dự án thành các giai đoạn ngắn (sprint) và thực hiện phát triển một phần của sản phẩm trong mỗi sprint. Sau mỗi sprint, sản phẩm sẽ được kiểm tra và điều chỉnh để đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Mô hình Agile mang lại nhiều ý nghĩa quan trọng cho dự án, bao gồm:
- Cho phép dự án thích ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường, nhu cầu của khách hàng hoặc các yếu tố khác. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo dự án luôn đáp ứng được nhu cầu của người dùng.
- Nhấn mạnh sự tương tác giữa các thành viên trong nhóm dự án và khách hàng, giúp đảm bảo dự án được phát triển dựa trên nhu cầu thực tế của người dùng.
- Hỗ trợ các thành viên trong nhóm dự án tập trung phát triển những sản phẩm có chất lượng cao thông qua việc kiểm tra và điều chỉnh sản phẩm thường xuyên.
Mô hình tổ chức quản lý dự án Agile được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau bao gồm:
- Phát triển phần mềm.
- Thiết kế sản phẩm.
- Kinh doanh như tiếp thị, bán hàng và dịch vụ khách hàng.
1.2. Mô hình quản lý dự án Scrum
Mô hình quản lý dự án Scrum là một biến thể của mô hình Agile. Tương tự như Agile, mô hình Scrum cũng chia dự án thành các giai đoạn ngắn, được gọi là sprint. Mỗi sprint thường kéo dài từ 1 đến 4 tuần và nhóm dự án sẽ tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh hoặc gần hoàn chỉnh để trình bày cho khách hàng vào cuối mỗi sprint. Điểm nổi bật của mô hình Scrum là có Scrum master (khả năng phân quyền người chịu trách nhiệm) để theo dõi tiến độ thực hiện và hỗ trợ giải quyết vấn đề phát sinh trong một dự án kịp thời.
Mô hình Scrum mang lại nhiều ý nghĩa cho quản lý dự án, bao gồm:
- Cho phép nhóm dự án thích ứng với những thay đổi trong yêu cầu của khách hàng hoặc môi trường phát triển.
- Tập trung vào việc phát triển sản phẩm theo từng giai đoạn, giúp nhóm dự án phát hiện các lỗi sớm và kịp thời khắc phục,
- Giúp tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và ưu tiên, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
- Khuyến khích sự tương tác thường xuyên giữa khách hàng và nhóm phát triển, giúp đảm bảo sản phẩm đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng.
Mô hình Scrum có thể được áp dụng cho nhiều loại dự án, bao gồm:
- Phát triển phần mềm.
- Phát triển sản phẩm công nghệ thông tin.
- Nghiên cứu và phát triển.
- Sản xuất.
- Dịch vụ.
1.3. Mô hình quản lý triển khai dự án WaterFall
Mô hình Waterfall hay còn gọi là mô hình thác nước, là một phương pháp quản lý dự án dựa trên quy trình thiết kế tuần tự và liên tiếp. Theo đó, các công việc được thực hiện theo thứ tự và từng giai đoạn cụ thể phải hoàn thành trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo.
Mô hình Waterfall mang lại nhiều lợi ích quan trọng trong quản lý dự án bao gồm:
- Xác định rõ các yêu cầu của dự án và công việc cần thực hiện.
- Phân công công việc và trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên.
- Theo dõi và kiểm soát tiến độ thực hiện dự án.
- Đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn, ngân sách và chất lượng.
Mô hình Waterfall được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực bao gồm:
- Phát triển phần mềm.
- Xây dựng cơ sở hạ tầng, ví dụ như xây dựng nhà máy, cầu đường,...
- Sản xuất hàng hóa, ví dụ như sản xuất ô tô, điện thoại,...
- Dịch vụ, ví dụ như phát triển website, ứng dụng mobile,...
1.4. Mô hình quản lý dự án bằng biểu đồ Gantt
Sơ đồ Gantt là một loại biểu đồ thanh ngang được sử dụng để hiển thị ngày bắt đầu và khoảng thời gian hoàn thành của mỗi nhiệm vụ trong một dự án. Biểu đồ này được phát triển bởi Henry Gantt vào đầu thế kỷ 20 và là một trong những công cụ quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay.
Biểu đồ Gantt có ý nghĩa quan trọng trong quản lý dự án, cụ thể:
- Giúp người quản lý dự án xác định những nhiệm vụ cần thực hiện, thời gian bắt đầu và hoàn thành của từng nhiệm vụ, cũng như mối quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ.
- Hỗ trợ nhà quản trị theo dõi tiến độ của dự án, phát hiện nhiệm vụ bị chậm trễ hoặc trễ tiến độ để có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
- Cho phép người quản lý kiểm soát các nguồn lực, tài chính và nhân sự được sử dụng cho dự án.
Những lĩnh vực có thể áp dụng biểu đồ Gantt bao gồm:
- Kỹ thuật: xây dựng, sản xuất, lắp đặt,...
- Kinh doanh: marketing, bán hàng, phát triển sản phẩm,...
- Giáo dục: xây dựng chương trình đào tạo, tổ chức sự kiện,...
- Y tế: nghiên cứu, phát triển thuốc, tổ chức khám chữa bệnh,...
>>>> XEM THÊM: So sánh Agile và Waterfall: Sự khác biệt giữa 2 mô hình quản lý dự án
1.5. Mô hình tổ chức quản lý dự án CPM
Mô hình quản lý dự án CPM (Critical Path Method) là một phương pháp phân tích thời gian và lập kế hoạch dự án dựa trên việc xác định đường găng của dự án. Đường găng là chuỗi các hoạt động có thời gian thực hiện dài nhất, quyết định thời gian hoàn thành dự án.
CPM có ý nghĩa quan trọng trong quản lý dự án, cụ thể như sau:
- Giúp xác định thời gian hoàn thành dự án dựa trên thời gian ước tính của các hoạt động trên đường găng.
- Hỗ trợ xác định các hoạt động quan trọng cần được tập trung ưu tiên thực hiện để đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn.
- Cho phép lập kế hoạch dự án một cách chi tiết, chặt chẽ hơn, đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ và ngân sách.
- Giúp theo dõi tiến độ, xác định những vấn đề phát sinh và đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời.
Mô hình quản lý dự án CPM được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm:
- Xây dựng: xây dựng nhà máy, xây dựng đường xá, xây dựng cầu cống,...
- Công nghiệp: phát triển sản phẩm mới, mở rộng nhà máy,...
- Dịch vụ: triển khai hệ thống thông tin, đào tạo nhân viên,...
1.6. Mô hình tổ chức quản lý dự án Six Sigma
Mô hình Six Sigma tập trung vào việc quản lý chất lượng và cải tiến quy trình kinh doanh dựa trên thống kê để tìm ra lỗi (khuyết tật), xác định nguyên nhân của lỗi và xử lý lỗi nhằm làm tăng độ chính xác của quy trình.
Mô hình Six Sigma có ý nghĩa quan trọng trong dự án, cụ thể:
- Xác định và loại bỏ các nguồn gây ra lỗi và rủi ro trong dự án. Điều này giúp dự án được hoàn thành đúng thời hạn, đúng ngân sách và đáp ứng các yêu cầu chất lượng.
- Hỗ trợ nhà quản lý cải thiện hiệu quả, năng suất của dự án thông qua việc giảm lãng phí, loại bỏ các hoạt động không cần thiết và tối ưu hóa quy trình.
- Cho phép doanh nghiệp cải thiện chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng, giúp tăng sự hài lòng của khách hàng.
Mô hình quản lý dự Six Sigma có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm:
- Sản xuất
- Dịch vụ
- Tài chính
- Công nghệ thông tin
1.7. Mô hình quản lý dự án Kanban
Kanban là một mô hình quản lý dự án dựa trên quy trình làm việc liên tục, trong đó công việc được thêm vào hệ thống khi có sẵn năng lực để xử lý. Kanban tập trung vào việc tối ưu hóa luồng công việc và cải thiện hiệu suất bằng cách trực quan hóa công việc, giới hạn công việc đang thực hiện (WIP) và thúc đẩy cải tiến liên tục.
Mô hình Kanban mang lại nhiều ý nghĩa quan trọng cho việc quản lý dự án, bao gồm:
- Cung cấp một cái nhìn tổng quan về tất cả các nhiệm vụ đang được thực hiện, giúp nhóm dự án dễ dàng theo dõi tiến độ và xác định trách nhiệm.
- Cho phép thành viên điều chỉnh quy trình làm việc của họ theo nhu cầu thay đổi của dự án.
- Giúp nhóm dự án tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất và tránh bị quá tải.
Mô hình Kanban có thể được áp dụng cho nhiều loại dự án, bao gồm:
- Phát triển phần mềm
- Sản xuất
- Dịch vụ khách hàng
- Tiếp thị
- Bán hàng
>>>> XEM NGAY: Sơ đồ PERT là gì? Cách vẽ sơ đồ mạng PERT chi tiết
2. Cách xác định mô hình quản lý dự án phù hợp cho doanh nghiệp
Việc lựa chọn mô hình tổ chức quản lý dự án phù hợp là vô cùng cần thiết và có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả cuối cùng. Dưới đây là cách xác định mô hình quản lý dự án phù hợp cho doanh nghiệp:
- Đánh giá độ phức tạp của dự án: Dựa trên các yếu tố như khách hàng, nguồn lực, công cụ, thời gian,..., doanh nghiệp cần đánh giá mức độ phức tạp của dự án. Dự án càng phức tạp thì càng cần một mô hình quản lý linh hoạt, có thể thích ứng với những thay đổi.
- Xem xét độ linh hoạt của môi trường làm việc: Nếu môi trường làm việc năng động, linh hoạt thì nên chọn mô hình Agile. Ngược lại, nếu môi trường làm việc cần tính ổn định, theo kế hoạch thì nên chọn mô hình Waterfall.
- Đánh giá giá trị và tác động của mô hình: Doanh nghiệp cần đánh giá các mô hình quản lý dự án khác nhau, xem xét mô hình nào mang lại nhiều giá trị và ít ảnh hưởng tiêu cực nhất đến dự án.
- Xác định mục tiêu của dự án: Mục tiêu của dự án là yếu tố quan trọng quyết định lựa chọn mô hình tổ chức quản lý dự án. Doanh nghiệp cần lựa chọn mô hình phù hợp với mục tiêu của dự án để đạt được hiệu quả cao nhất.
- Thống nhất và xây dựng mô hình quản lý dự án: Doanh nghiệp cần thống nhất với các bên liên quan về mô hình quản trị dự án. Mô hình này cần phù hợp với năng lực thực tế của doanh nghiệp, tránh việc lựa chọn mô hình đang "hot" nhưng không phù hợp với điều kiện thực tế.
3. Phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management hỗ trợ quản lý dự án toàn diện
Hiện nay, bên cạnh việc ứng dụng các mô hình quản lý dự án, nhiều doanh nghiệp đang mong muốn hướng tới các giải pháp mang tính tổng thể, tăng khả năng thích ứng linh hoạt với sự thay đổi. Trong đó, phần mềm quản lý dự án được xem là xu hướng được các doanh nghiệp ưu tiên và lựa chọn.
Phần mềm Văn phòng số toàn diện 1C:Document Management là giải pháp tự động hóa giúp doanh nghiệp quản lý tài liệu, quy trình và điều hành công việc hiệu quả. Giải pháp được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ tiên tiến, có khả năng lưu trữ tập trung các thông tin có cấu trúc và phi cấu trúc trên cùng một hệ thống duy nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể quản lý công việc từ xa mọi lúc, mọi nơi, ngay cả trên thiết bị di động. Điều này giúp tiết kiệm chi phí và gia tăng hiệu quả vận hành.
Dưới đây là một số tính năng cụ thể của phần mềm 1C:Document Management giúp hỗ trợ quản lý dự án toàn diện:
- Quản lý kế hoạch dự án: Phần mềm giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch dự án chi tiết, bao gồm các giai đoạn, công việc, nhiệm vụ, thời hạn, nguồn lực,... Kế hoạch dự án được có thể được biểu diễn dưới dạng sơ đồ Gantt, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện dự án.
- Quản lý tất cả các hạng mục công việc: 1C:Document Management cho phép nhà quản lý theo dõi tất cả hạng mục công việc của nhân viên cũng như tiến độ dự án.
- Kiểm soát tiến độ dự án: Phần mềm cung cấp tính năng nhắc việc đối với từng đầu việc, giúp lãnh đạo và nhân viên dễ dàng theo dõi, xử lý công việc. Nhà quản lý có thể phê duyệt gia hạn công việc cũng như thiết lập điểm kiểm soát Milestones quan trọng, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn, dễ dàng theo dõi và kiểm soát tiến độ của từng giai đoạn trong dự án.
- Hệ thống báo cáo đa dạng, trực quan: Phần mềm 1C:Document Management cung cấp các báo cáo tổng quan và chi tiết về tiến độ, chi phí, nhân lực,... của dự án. Từ đó, nhà quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả thực hiện dự án.
Với những tính năng và công cụ hỗ trợ toàn diện, phần mềm 1C:Document Management là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp quản lý dự án tự động, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Như vậy, mỗi mô hình quản lý dự án đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Do đó, việc lựa chọn mô hình quản lý hiệu quả cần dựa trên các yếu tố như đặc điểm của dự án, yêu cầu của khách hàng, nguồn lực và kinh nghiệm của đội ngũ quản lý dự án. Để được hỗ trợ tư vấn giải pháp quản lý dự án phù hợp với đặc thù riêng của từng doanh nghiệp, vui lòng liên hệ ngay tới 1C Việt Nam!
>>>> TÌM HIỂU NGAY: