Sơ đồ Gantt là gì? Cách lập sơ đồ Gantt trong quản lý dự án

Sơ đồ Gantt được nhiều doanh nghiệp yêu thích và ứng dụng trong việc quản lý dự án hiện nay. Tuy nhiên không phải ai cũng năm được hết những lợi ích của biểu đồ này và cách xây dựng sơ đồ Gantt chuyên nghiệp. Hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu về công cụ hữu ích này trong bài viết dưới đây nhé. 

1. Sơ đồ Gantt? Tầm quan trọng của Sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt (tiếng Anh còn gọi là Gantt Chart) là sơ đồ trình bày các công việc theo thứ tự một cách trực quan bằng cách sử dụng những thanh có độ dài khác nhau để thể hiện thời gian cho từng công việc trong dự án. Một sơ đồ Gantt mẫu thường bao gồm danh sách các nhiệm vụ cần thực hiện, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và hệ thống nhiều thanh mô tả tiến độ. 

Biểu đồ Gantt là một công cụ quản lý dự án phổ biến, và được đặt tên theo Henry Gantt. Tuy nhiên, sự thật không phải ai cũng biết: Ý tưởng về biểu đồ thanh này ban đầu đã được Karol Adamiecki, một kỹ sư người Ba Lan, đưa ra vào năm 1896. Khoảng 15 năm sau, vào năm 1910, Henry Gantt tiếp tục phát triển và áp dụng ý tưởng này trong quản lý sản xuất, nắm bắt được sự chính xác và hiệu quả.

Với sự phổ biến và sức mạnh của sơ đồ Gantt chart trong quản lý dự án, nhiều phần mềm hiện đại đã tích hợp chức năng vẽ sơ đồ Gantt như Trello, Canva, Zoho Projects, Microsoft Project, Base Wework. Các phần mềm hỗ trợ cung cấp tính năng chuyên nghiệp vẽ biểu đồ Gantt, đồng thời giao diện dễ sử dụng với chức năng kéo, thả giúp lên lịch và điều chỉnh nhiệm vụ một cách nhanh chóng. 

Biểu đồ Gantt về kế hoạch công việc sử dụng các mũi tên và thanh ngang để biểu diễn từng công việc. Các thanh ngang được sắp xếp một cách có hệ thống theo thứ tự thời gian hỗ trợ doanh nghiệp:

✔️ Tối ưu hóa thời gian

✔️ Quản lý tài nguyên

✔️ Giao tiếp hiệu quả

✔️ Đánh giá tiến độ

✔️ Giảm thiểu rủi ro

✔️ Tăng năng suất

✔️ Phân chia công việc

✔️ Hiểu rõ nhiệm vụ

✔️ Động lực nhóm

✔️ Quyết định nhanh chóng

✔️ Phân bổ nguồn lực

✔️ Tối ưu hóa lịch trình

✔️ Truyền thông và giao tiếp dễ dàng 

>>>> XEM THÊM: Sơ đồ PERT là gì? Cách vẽ sơ đồ mạng PERT chi tiết

 2. Hướng dẫn vẽ biểu đồ Gantt bằng Excel chuyên nghiệp

Chuẩn bị dữ liệu luôn là bước đầu tiên trong mọi quy trình xây dựng và cách vẽ sơ đồ Gantt chart. Một hệ thống dữ liệu chính xác sẽ giúp biểu đồ hiệu quả và sát với thực tế. Để bổ sung cho phần thực hiện dự án, doanh nghiệp cần thêm cột % completion (tỷ lệ hoàn thành) trong bảng Thực hiện (actual). Sau đó, người thực hiện sẽ thêm mục Days completed (số ngày đã thực hiện) trong Data Preparation, cụ thể :

• Nếu thời gian dự án (Project timeline) cho mục Plan thì sẽ không tính Days completed
• Nếu Project timeline là Actual thì Days complete = % completion * Days

Mục đích của việc này để giúp nhà quản lý nắm được thực tế đã hoàn thành bao nhiêu % so với tiêu chuẩn đề ra. Bảng dữ liệu sau khi hoàn thành sẽ có giao diện như sau: 

2.1. Bước 1 - Tạo mới biểu đồ

Chọn thẻ Insert trên thanh công cụ, chọn Chart/ Bar/ Stacked Bar.

2.2. Bước 2 -  Nạp dữ liệu đã chuẩn bị vào biểu đồ

Bấm vào biểu đồ đã tạo để xuất hiện Chart tools trên thanh công cụ. Chọn  Design/ Select Data.

2.3. Bước 3 - Nhập dữ liệu vào biểu đồ

Chọn vùng dữ liệu nạp vào Chart trong Chart data range: 

Trong phần Legend Entries (series), chọn Add để thêm 1 vùng dữ liệu Start date.

Sau đó nhà quản lý sẽ thực hiện thay đổi thứ tự của Start date đưa lên trước Days trong Legend Entries và Edit lại mục Horizontal (category) Axis Labels. Hoàn tất bước này người thực hiện sẽ thu được biểu đồ như bên dưới:

2.4. Bước 4 - Sắp xếp thứ tự của các nhiệm vụ 

Sau khi nhập dữ liệu, thứ tự của các nhiệm vụ sẽ không theo thứ tự mong muốn của doanh nghiệp. Vì vậy, người quản lý cần thực hiện sắp xếp lại bằng cách chọn các Task trên biểu đồ. Sau đó, người thực hiện sẽ chọn mục Categories in reverse order trong cửa sổ Axis Options. 

2.5. Bước 5 -  Chỉ giữ lại phần biểu đồ số ngày thực hiện cho các nhiệm vụ

Trong biểu đồ Gantt phía trên, phần tô màu xanh là số ngày thực hiện cho các Task, phần màu vàng là phần tính từ mốc bắt đầu (Excel thường tự động gợi ý mốc này). Mục đích của sơ đồ Gantt là quản lý tiến độ dự án nên người thực hiện bắt buộc ẩn phần tô vàng và chỉ để hiển thị số ngày thực hiện các Task. 

Để thực hiện, người quản lý cần chọn thanh biểu đồ/Format Data Series. Sau đó, người thực hiện sẽ chọn mục Border chọn No Line trong mục No Fill chọn Fill để hoàn tất.

2.6. Bước 6 - Thay đổi khoảng thời gian của biểu đồ

Khi sử dụng Excel để vẽ biểu đồ Gantt, người quản lý sẽ được tự động gợi ý về khoảng thời gian. Tuy nhiên, khoảng thời gian này thường không chính xác với thời gian mong muốn của doanh nghiệp. Do đó, người quản lý cần thực hiện căn chỉnh cho sát với dự án. 

Người thực hiện chọn mục Ngày trong biểu đồ thì sẽ thấy: 

• Ngày nhỏ nhất hiển thị dưới dạng số 43120 tương ứng với ngày 20/01/2018
• Ngày lớn nhất hiển thị dưới dạng số 43240 tương ứng với ngày 20/05/2018

Mục tiêu là thay đổi sang:

• Ngày nhỏ nhất mà sát với dự án có thể chọn là ngày 01/03/2018
• Ngày lớn nhất mà sát với dự án có thể chọn là ngày 10/05/2018

Người quản lý nhập 2 ngày đã chọn vào vị trí bất kỳ trong Sheet, chọn Format cells cho 2 vị trí đã nhập dưới dạng General. Giá trị ngày được hiển thị dưới dạng con số, nhập 2 số này sẽ được:

2.7. Bước 7 - Theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc

Để có thể theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc, người quản lý phải thể hiện phần Days completed vào trong biểu đồ và đồng thời lồng vào trong phần Days. Để thực hiện được việc này, nhà quản lý sẽ thêm Error Bar vào biểu đồ. Thao tác cần thực hiện như sau: Chart Tools/ Design/Add Chart Element/Error Bars/More Error Bar Options…

Khi chọn More Error Bar Options, màn hình sẽ xuất hiện mục Add Error Bars based on Series. Nghĩa là Excel muốn hỏi sẽ thêm dữ liệu Error Bar tính cho vùng dữ liệu nào. Tại đây, người quản lý sẽ chọn Start date.

Trong mục Format Error Bars, người quản lý sẽ thiết lập như sau:

• Direction chọn Plus
• End style chọn No cap
• Error Amount chọn Custom/ Specify Value và chọn tới vùng Days Completed (vùng O4:O9)

Sau đó, người quản lý sẽ định dạng hiển thị cho vùng này như sau:

• Chọn màu (color) có độ tương phản cao so với màu đang hiển thị. 
• Chọn độ rộng (width): Tùy theo độ rộng của vùng để chọn Error Bar tương ứng sẽ chèn lên toàn bộ vùng biểu đồ gốc.

Sau khi sử dụng Error Bar, phần biểu đồ dưới đây đã đổi màu Error bar (day completed) màu xanh, Working days là màu vàng. 

>>>> TÌM HIỂU THÊM: 

• Scrum là gì? Quy trình tổ chức dự án theo Scrum
• Kanban vs Scrum: So sánh điểm giống và khác nhau trong Agile

 3. Download mẫu sơ đồ Gantt bằng file Excel miễn phí

Việc xây dựng biểu đồ Gantt quản lý dự án bằng Excel không quá phức tạp nhưng cần nhiều thao tác và yêu cầu sự đầu tư về mặt thời gian. Người quản lý có thể tham khảo số một ví dụ sơ đồ Gantt mẫu do 1C Việt Nam tổng hợp TẠI ĐÂY. 

>>>> XEM THÊM: Mô hình Agile là gì? Các bước thực hiện phương pháp Agile

4. Kinh nghiệm tạo sơ đồ quản lý dự án Gantt chi tiết 

Cách vẽ sơ đồ Gantt bằng tay truyền thống đòi hỏi sự tỉ mỉ, công phu và nhiều thời gian. Tuy nhiên, với sự phát triển của các phần mềm hiện đại ngày nay, sơ đồ Gantt về kế hoạch công việc có thể được tạo ra và cập nhật dễ dàng với 4 cách vẽ biểu đồ Gantt trong quản lý dự án sau:

4.1 Bước 1: Xác định các đầu mục công việc quan trọng

Bước đầu tiên doanh nghiệp cần làm để xây dựng sơ đồ Gantt chart là liệt kê ra tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án. Doanh nghiệp có thể dựa trên các mục tiêu của dự án để xây dựng hạng mục công việc, xác định thời gian bắt đầu và ước tính quãng thời gian cần thiết để thực hiện. 

4.2 Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các đầu mục công việc

Một trong những lợi ích của việc sử dụng biểu đồ Gantt trong lập kế hoạch là thể hiện được mối quan hệ giữa các nhiệm vụ. Dựa trên danh sách công việc đã lên, nhà quản lý sẽ xác định xem những công việc nào cần hoàn thành mới có thể thực hiện công việc tiếp theo. Những hoạt động phụ thuộc này còn được gọi là công việc “tuyến tính” hoặc công việc “tuần tự”. Bên cạnh đó, người quản lý cũng cần quan tâm đến các nhiệm vụ được thực hiện song song trong cùng một khoảng thời gian. Doanh nghiệp cần lưu ý càng nhiều nhiệm vụ song song, dự án càng sớm hoàn thành. 

Trong nguyên tắc vẽ biểu đồ Gantt, có 3 mối quan hệ chính giữa các nhiệm vụ tuần tự:

• Finish to Start (FS) : Nhiệm vụ FS không thể thực hiện trước khi nhiệm vụ liên quan trước đó kết thúc.
• Start to Start (SS): Nhiệm vụ SS không thể thực hiện khi nhiệm vụ trước đó bắt đầu.
• Finish to Finish (FF): Nhiệm vụ FF không thể hoàn thành trước khi nhiệm vụ trước đó kết thúc. 

4.3 Bước 3: Biểu diễn sơ đồ Gantt

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ những dữ liệu cần thiết, nhà quản lý sẽ thực hiện vẽ sơ đồ Gantt theo các cách khác nhau như vẽ bằng tay, sử dụng phần mềm Excel hoặc các phần mềm vẽ biểu đồ Gantt chuyên nghiệp khác.  Bên cạnh đó, có một số công cụ được xây dựng dựa trên thuật toán đám mây để cả nhóm có thể cùng thảo luận và tối ưu quy trình thực hiện dự án. Các thông tin giúp quản lý dự án bằng biểu đồ Gantt về kế hoạch công việc hiệu quả. 

• Thanh công việc
• Mốc thời gian
• Nhiệm vụ
• Phụ thuộc công việc
• Thời gian bắt đầu
• Thời gian kết thúc
• Đường dẫn quan trọng
• Giao diện người dùng
• Nhóm công việc
• Độ trễ

4.4 Bước 4: Theo dõi và cập nhật tiến độ dự án

Sau khi đã hoàn thiện Gantt chart trong quản lý dự án, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi và cập nhật tiến độ của dự án theo tình hình thực tế. Khi xảy ra những vấn đề như nhiệm vụ trì hoãn hoặc loại bỏ, người quản lý cần ngay lập tức đưa ra những thay đổi cần thiết để đảm bảo dự án được tiếp tục. 

>>>> XEM THÊM: Phạm vi dự án là gì? Các yếu tố ảnh hưởng và cách xác định

5. Ưu và nhược điểm của biểu đồ Gantt ứng dụng trong quản lý dự án 

5.1 Ưu điểm

Gantt chart là công cụ hỗ trợ đắc lực để lập kế hoạch và quản lý dự án. Các ưu điểm của biểu đồ Gantt bao gồm:

• Cho phép quản lý cùng lúc nhiều thông tin: Với cách trình bày đơn giản, trực quan, nhà quản trị có thể dễ dàng xác định được thứ tự công việc, người phụ trách và thời gian thực hiện công việc cụ thể.
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Sơ đồ Gantt thể hiện mối quan hệ trực quan giữa các đầu việc nhỏ với tổng thể tiến độ dự án. Điều này giúp mỗi thành viên đều xác định được tầm quan trọng của từng nhiệm vụ và chủ động hoàn thành đầu việc của mình.
• Giúp quản lý và phân bổ các nguồn lực hiệu quả hơn: Khi sử dụng biểu đồ Gantt trong quản lý dự án, doanh nghiệp có thể có được cái nhìn tổng quan về khối lượng công việc và phân bổ nguồn lực một cách tối ưu, hợp lý hơn. 

5.2 Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm nổi bật kể trên, sơ đồ Gantt về kế hoạch công việc vẫn tồn tại một số nhược điểm nhất định: 

• Kế hoạch bị phụ thuộc vào cấu trúc đã được xây dựng sẵn: Trong quá trình thực hiện dự án, nếu xảy ra những phát sinh và sai sót không nằm trong tính toán, nhà quản lý có nguy cơ phải thay đổi toàn bộ cơ cấu biểu đồ. 
• Không hiệu quả với những dự án có quy mô lớn: Với những dự án có quy mô đầu tư lớn, mối quan hệ giữa các nhiệm vụ phức tạp thì biểu đồ Gantt không phải là lựa chọn phù hợp. Việc sử dụng Gantt trong trường hợp này có thể gây tốn thời gian, không đạt được hiệu quả do phải cập nhật biểu đồ thường xuyên và liên tục thay đổi. 
• Chưa xử lý tốt các ràng buộc của dự án: Khi thực hiện một dự án, có 3 yếu tố quan trọng mà nhà quản trị cần quan tâm là phạm vi, chi phí và thời gian. Tuy nhiên, sơ đồ Gantt lại chỉ tập trung thể hiện yếu tố thời gian thay vì cả 3 yếu tố. Điều này có thể dẫn tới sai sót trong quá trình phân bổ nguồn lực và khó kiểm soát nếu có quá nhiều công việc đan xen liên tiếp nhau. 

>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: Agile project management là gì? Lợi ích và quy trình triển khai

6. Dự án nào nên sử dụng sơ đồ Gantt để quản lý?

Gantt chart về kế hoạch công việc có thể sử dụng các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức có nhu cầu:

• Vạch ra kế hoạch dự án theo dòng thời gian: Việc vẽ sơ đồ Gantt sẽ rất hiệu quả trong việc thể hiện các mốc thời gian thực hiện nhiệm vụ, xây dựng công việc mà timeline rõ ràng cho dự án.
• Phối hợp với nhiều bên liên quan: Biểu đồ Gantt sẽ cung cấp cho người thực hiện góc nhìn chi tiết về từng nhiệm vụ tại một thời điểm cụ thể và khi nào nên chuyển tiếp công việc cho người tiếp theo.
• Ước tính thời gian và khối lượng công việc: Biểu đồ Gantt sẽ cho nhà quản trị biết cách phân bổ nguồn lực tối ưu hơn nhờ cách thể hiện trực quan các yếu tố về thời gian và nguồn nhân lực cho từng công việc cụ thể. 
• Đơn giản hóa quy trình và dễ ứng dụng thực tế: Việc xây dựng Gantt không quá phức tạp nhưng vẫn đảm bảo cung cấp cho nhân viên và các đối tác một cái nhìn tổng thể về tiến trình thực hiện của một dự án. 

7. Thiết lập sơ đồ Gantt dễ dàng trên phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management

Phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management là giải pháp tự động hóa công tác quản lý văn bản, quy trình và điều hành công việc. Giải pháp có khả năng lưu trữ thông tin tập trung trên cùng một hệ thống duy nhất, giúp các cá nhân, tổ chức giải quyết công việc từ xa ở mọi lúc mọi nơi, ngay cả trên thiết bị di động.

Phần mềm sở hữu nhiều phân hệ quan trọng bao gồm quản lý văn bản, quản lý quy trình, quản lý văn phòng số,... nhằm hỗ trợ doanh nghiệp thích ứng linh hoạt trong thời kỳ chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ như hiện nay. Trong đó, phân hệ quản lý dự án cung cấp các tính năng cần thiết để quản lý đầy đủ vòng đời của một dự án bao gồm lập kế hoạch, quản lý các hạng mục công việc và kiểm soát tiến độ dự án. Đồng thời, 1C:Document Management còn phát triển hệ thống biểu đồ Gantt trực quan nhằm giúp doanh nghiệp quản trị dự án một cách hiệu quả nhất. 

Thông qua phần mềm 1C:Document Management, nhà quản trị có thể:

• Thể hiện tiến độ dự án thông qua biểu đồ Gantt một cách trực quan, sinh động.
• Thay đổi thời gian công việc dự án trong biểu đồ linh hoạt.
• Hiển thị trạng thái công việc theo màu trực quan:

           - Màu đen - công việc có nhiệm vụ trực thuộc;

           - Màu xanh - công việc chưa được thực hiện và chưa quá hạn;

           - Màu đỏ đậm - công việc chưa được thực hiện nhưng đã quá hạn;

           - Màu xanh lá cây - công việc đang được thực hiện và chưa quá hạn;

           - Màu đỏ - công việc đang được thực hiện nhưng đã quá hạn;

           - Màu xám - công việc đã kết thúc.

Như vậy, với giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management, doanh nghiệp có thể quản trị dự án một cách toàn diện và dễ dàng hơn bao giờ hết. Sở hữu các tính năng mạnh mẽ và tiện ích hỗ trợ hữu ích như biểu đồ Gantt, phần mềm sẽ giúp nhà quản trị có thể tối ưu hóa quy trình và điều hành công việc trong dự án trơn tru và hiệu quả hơn. 

>>>> THAM KHẢO:

• TOP 8 phần mềm lập kế hoạch công việc hiệu quả, chi tiết
• 8 phần mềm quản lý dự án kiểm soát tiến độ công việc hiệu quả

Bài viết trên đã tổng hợp các ưu nhược điểm, trường hợp sử dụng và cách xây dựng sơ đồ Gantt trong quản lý dự án. Đây là một mô hình đơn giản, dễ ứng dụng và hiệu quả với những dự án có quy mô nhỏ.  Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management cung cấp biểu đồ Gantt trực quan giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo, theo dõi và kiểm soát tiến độ dự án hiệu quả. Liên hệ 1C Việt Nam ngay hôm nay để được hỗ trợ tư vấn giải pháp phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.