Bật mí 10 cách sắp xếp công việc hợp lý, khoa học 2024
Đối với nhiều doanh nghiệp, việc sắp xếp công việc hợp lý, khoa học là vô cùng quan trọng. Tham khảo ngay 10 cách sắp xếp công việc thông minh giúp tối ưu thời gian và hiệu suất qua bài viết dưới đây của 1C Việt Nam nhé!
1. Kỹ năng sắp xếp công việc là gì? Tại sao cần biết sắp xếp công việc?
Kỹ năng sắp xếp công việc là khả năng xác định và phân chia các nhiệm vụ cần thực hiện theo thứ tự ưu tiên, phù hợp với thời gian cũng như nguồn lực sẵn có. Đây là một kỹ năng quan trọng giúp hoàn thành công việc một cách hiệu quả, giảm thiểu căng thẳng và nâng cao hiệu suất làm việc.
Việc sắp xếp công việc mang lại rất nhiều lợi ích, cụ thể như sau:
- Hạn chế tình trạng rối loạn khi phải làm quá nhiều công việc: Khi có quá nhiều công việc cần phải hoàn thành, nếu không biết cách sắp xếp khoa học, người thực hiện sẽ dễ rơi vào tình trạng rối loạn, không biết bắt đầu từ đâu. Điều này làm lãng phí thời gian, thậm chí có thể dẫn đến tình trạng bỏ dở công việc.
- Nâng cao hiệu suất: Khi biết cách sắp xếp công việc khoa học, mỗi người có thể phân chia thời gian hợp lý cho từng công việc, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.
- Giải quyết kịp thời khi phát sinh những vấn đề: Trong quá trình làm việc, không tránh khỏi những vấn đề phát sinh bất ngờ. Nhờ sắp xếp công việc hợp lý, người làm sẽ có quỹ thời gian dự phòng để giải quyết kịp thời những vấn đề này mà không làm chậm tiến độ hoàn thành công việc.
- Có thời gian nghỉ ngơi, thư giãn: Biết cách sắp xếp công việc hiệu quả sẽ giúp mỗi cá nhân kiểm soát thời gian chặt chẽ. Điều này sẽ giúp mỗi cá nhân có thêm thời gian nghỉ ngơi, thư giãn và tái tạo năng lượng cho bản thân.
- Tập trung vào công việc hiệu quả: Danh sách các công việc đã được liệt kê cùng thời gian hoàn thành cụ thể sẽ giúp cá nhân tập trung làm việc, giảm thiểu sự ảnh hưởng từ các thiết bị hoặc tiếng ồn xung quanh.
- Được đánh giá cao: Một người có kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả sẽ luôn được các nhà quản lý đề cao. Bởi đây là những người có mục tiêu và có trách nhiệm trong công việc.
2. 10 cách sắp xếp công việc khoa học và hiệu quả
Sắp xếp công việc khoa học và hiệu quả là một kỹ năng quan trọng giúp giải quyết công việc một cách nhanh chóng, đúng hạn, tránh tình trạng căng thẳng, mệt mỏi và tăng hiệu suất làm việc. Dưới đây là 10 cách sắp xếp công việc cho nhân viên tổng hợp từ kinh nghiệm của các chuyên gia và được nhiều người áp dụng thành công.
2.1. Xác định mục tiêu đầu ra cần đạt được
Khi được giao bất kỳ một công việc nào đó, người thực hiện cần dành thời gian tìm hiểu kỹ lưỡng về những yêu cầu, mục tiêu đầu ra cụ thể cần đạt được. Đây là thao tác quan trọng giúp người thực hiện hình dung rõ ràng hơn về quá trình triển khai, đồng thời dễ dàng đánh giá, đo lường mức độ hoàn thành của công việc.
2.2. Liệt kê các công việc cần thực hiện
Dù là nhà quản lý chuyên nghiệp, việc quên hoặc bỏ sót nhiệm vụ, công việc là điều khó tránh khỏi. Để hạn chế tình trạng đó, mỗi người nên liệt kê tất cả nhiệm vụ cần thực hiện trong ngày, tuần, tháng, quý... một cách rõ ràng, kèm theo mốc thời gian cụ thể. Việc này giúp dễ dàng kiểm soát và theo dõi tiến độ công việc.
2.3. Sắp xếp và phân loại công việc theo mức độ ưu tiên
Cách sắp xếp công việc hợp lý là phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, từ quan trọng, khẩn cấp nhất đến ít khẩn cấp hơn. Việc phân loại này giúp xác định những công việc cần ưu tiên thực hiện trước, sau đó tiến đến hoàn thành những công việc tiếp theo.
>>> XEM NGAY: 9 bước lập kế hoạch dự án thành công và hiệu quả
2.4. Thực hiện văn hóa "trao quyền"
Khi được trao quyền, nhân viên sẽ giải quyết được những công việc nằm trong phạm vi trách nhiệm của mình một cách tự chủ hơn. Họ có thể tự đưa ra quyết định, thực hiện hành động và chịu trách nhiệm về kết quả. Khi mắc sai lầm, người lao động cũng có cơ hội học hỏi và trưởng thành.
Tuy nhiên, nhà quản lý cần cân nhắc kỹ lưỡng khi trao quyền cho nhân viên. Vấn đề nào cần trao quyền, mức độ và thời điểm trao quyền cần được xem xét một cách khách quan.
2.5. Viết ghi chú hoặc cài đặt lịch nhắc làm việc
Cách sắp xếp công việc hiệu quả tiếp theo là sử dụng giấy note có màu sắc bắt mắt để ghi chú kế hoạch, nhiệm vụ cần làm. Hãy dán giấy note ở những nơi dễ nhìn thấy như màn hình máy tính, bàn làm việc,...
Ngoài ra, người thực hiện cũng có thể cài đặt lịch để nhắc nhở về đầu mục công việc và thời hạn hoàn thành. Điều này sẽ giúp dễ dàng theo dõi tiến độ hoặc tránh bỏ sót nhiệm vụ.
2.6. Tập trung cao độ, tránh lãng phí thời gian
Mất tập trung là một trong những trở ngại lớn nhất làm ảnh hưởng đến tiến độ làm việc. Chính vì thế nhiều người có quỹ thời gian rất nhiều nhưng không thể hoàn thành công việc nhanh hơn những người khác. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả làm việc, chúng ta cần giảm thiểu tối đa sự mất tập trung, tránh lãng phí thì giờ.
2.7. Kiểm tra tiến độ công việc thường xuyên
Kiểm tra danh sách và tiến độ thực hiện công việc là một trong những cách hiệu quả giúp tăng hiệu suất. Việc nhìn lại danh sách giúp nắm bắt được những công việc cần làm và đảm bảo không bị bỏ sót. Mặt khác, kiểm tra tiến độ thực hiện còn cho phép người lao động kịp thời phát hiện và điều chỉnh những sai sót kịp thời.
>>> THAM KHẢO THÊM: Cách quản lý nhân lực dự án hiệu quả
2.8. Tạo khoảng thời gian dự trù
Người thành công luôn biết học cách sắp xếp công việc hiệu quả, từ đó phân bổ thời gian của mình hợp lý, đảm bảo luôn có một khoảng thời gian dự trù. Khoảng thời gian giúp họ có thể giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc, từ đó đảm bảo hoàn thành công việc đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng.
2.9. Cân bằng thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi
Dù bận rộn đến đâu, mỗi người cũng đừng quên dành ra một khoảng thời gian ngắn để nghỉ ngơi giữa giờ làm việc. Việc này có thể giúp mỗi cá nhân hồi phục thể chất và tinh thần, từ đó tập trung tốt hơn cho công việc.
2.10. Sử dụng phần mềm quản lý và sắp xếp công việc
Ứng dụng các phần mềm thông minh để sắp xếp công việc đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay. Phần mềm sẽ cung cấp cho người dùng một cái nhìn tổng quan về tất cả các công việc cần hoàn thành, mức độ ưu tiên và cập nhật thông tin chi tiết để theo dõi tiến độ.
3. 3 phần mềm hỗ trợ sắp xếp công việc chuyên nghiệp
Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, việc sử dụng phần mềm để hỗ trợ sắp xếp công việc hợp lý đã trở nên phổ biến và cần thiết. Dưới đây là 3 phần mềm hữu ích sẽ giúp đỡ nhân viên sắp xếp và quản lý nhiệm vụ của mình:
3.1. Phần mềm sắp xếp công việc thông minh 1C:Document Management
1C:Document Management là giải pháp tự động hóa quy trình quản lý văn bản điện tử và điều hành công việc. Phần mềm được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ tiên tiến, giúp doanh nghiệp lưu trữ tập trung thông tin có cấu trúc và phi cấu trúc, đồng thời giải quyết công việc từ xa mọi lúc mọi nơi trên các thiết bị di động thông qua Internet. Trong đó, nổi bật nhất vẫn là các tính năng sau:
- Quản lý quy trình: Giúp nhân viên, lãnh đạo quản lý toàn bộ công việc được phân công từ nhiều nguồn khác nhau, theo quy trình xuyên suốt từ lúc phân công, giám sát, nhắc nhở đến khi đánh giá hoàn thành. Từ đó làm cơ sở để đánh giá năng suất làm việc nhân viên, đảm bảo việc đúng người - đúng việc - đúng phúc lợi.
- Quản lý dự án: Cho phép tổ chức quản lý dự án chặt chẽ và chi tiết, giúp doanh nghiệp giảm chi phí điều hành, loại bỏ công việc thừa, tiết kiệm thời gian và nhân lực quản lý. Đây là cơ sở để công ty giảm thiểu rủi ro và mang lại thành công cho dự án.
- Ứng dụng di động: Cung cấp ứng dụng di động giúp người sử dụng xử lý công việc ở mọi lúc mọi nơi, nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc…
>>> THAM KHẢO THÊM: TOP 5 phần mềm quản lý tiến độ thi công chuyên nghiệp, uy tín
3.2. Phần mềm Vindoo TimeSheet
Viindoo Timesheets là phần mềm hỗ trợ sắp xếp công việc và quản lý thời gian hiệu quả. Phần mềm giúp kiểm soát tiến độ và hiệu suất công việc với khả năng hỗ trợ lên kế hoạch khoa học. Các tính năng chính của phần mềm bao gồm:
- Ghi chép lịch làm việc và thời gian thực hiện cho mỗi nhiệm vụ.
- Tính toán tổng thời gian làm việc của người lao động.
- Điều chỉnh, cập nhật lịch làm việc và tiến độ hoàn thành công việc.
3.3. Phần mềm 1Office
1Office là phần mềm quản lý công việc hiệu quả, được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng. Phần mềm giúp quản lý công việc dễ dàng, dễ thao tác, linh động với nhiều tính năng như lập kế hoạch, theo dõi và quản lý tiến độ, kéo thả trạng thái công việc.
Như vậy, có thể thấy sắp xếp công việc là kỹ năng mà bất cứ ai cũng cần có để tối ưu thời gian và nâng cao năng suất làm việc. Trong quá trình sắp xếp công việc, đừng quên ứng dụng thêm các phần mềm hỗ trợ thông minh như 1C:Document Management nhé. Lắng nghe tư vấn về phần mềm này qua hotline 1C Việt Nam (+84)247 108 8887.
>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: