Quản lý tiến độ dự án là gì? 6 bước quản lý tiến độ hiệu quả
Quản lý tiến độ dự án là công việc vô cùng cần thiết để doanh nghiệp đảm bảo tính khả thi và hiệu quả của dự án. Trong nội dung dưới đây, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu chi tiết hơn về định nghĩa, quy trình, kinh nghiệm cũng như phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp đo lường về mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu ban đầu.
1. Quản lý tiến độ dự án là gì?
Quản lý tiến độ dự án (hay tiếng Anh là Project Progress Management) là quá trình theo dõi, đánh giá, điều phối các hoạt động trong một dự án. Đây là hoạt động quan trọng trong quản lý dự án tổng thể, được thực hiện nhằm mục đích ngăn ngừa và giải quyết các vấn đề, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn, trong ngân sách và đạt được chất lượng mong muốn.
Theo báo cáo của Project Management Institute, trong số những doanh nghiệp thất bại có tới 50% không hoàn thành đúng thời hạn đặt ra, 43% sử dụng vượt ngân sách và 32% cung cấp sản phẩm không đáp ứng mong đợi của khách hàng. Vì vậy, doanh nghiệp cần theo dõi dự án để luôn nắm được tiến độ, giúp dự án đi đúng hướng theo mục tiêu đã đặt ra, đồng thời kiểm soát được nguồn tài nguyên tại thời điểm cụ thể hạn chế tối đa rủi ro.
Hiện nay, doanh nghiệp thường sử dụng các phương tiện trực quan như Biểu đồ Gantt, Thẻ Kanban và bảng thông tin để hỗ trợ quản lý tiến độ dự án hiệu quả.
| Công cụ | Ưu điểm | Nhược điểm |
| Biểu đồ Gantt |
- Dễ hiểu và ứng dụng cao. - Lập kế hoạch, lên lịch và phân công nhiệm vụ. - Tự động hóa báo cáo tiến độ. |
- Khó sử dụng cho dự án phức tạp. - Cần cập nhật thường xuyên. |
| Biểu đồ PERT |
- Theo dõi nhiệm vụ không có thời gian cố định. - Xác định hoạt động quan trọng và không quan trọng. |
- Đọc hiểu phức tạp. - Không thích hợp để theo dõi nhiệm vụ ràng buộc thời gian. |
| WBS |
- Đơn giản hóa việc quản lý dự án. - Phân bổ nguồn lực hợp lý. |
- Không thể hiện sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ và dòng thời gian của dự án. |
| Flowchart |
- Biểu diễn rõ ràng quá trình của dự án. - Cung cấp cái nhìn tổng quan về các giai đoạn khác nhau. |
- Không phù hợp với dự án có nhiều bước hoặc nhiều đơn vị thực hiện. |
>>>> TÌM HIỂU NGAY: Phạm vi dự án là gì? Các yếu tố ảnh hưởng và cách xác định
2. Quy trình quản lý tiến độ dự án chuyên nghiệp, hiệu quả
Quản lý tiến độ dự án là công việc khó, đòi hỏi phải lập kế hoạch chi tiết, cụ thể và triển khai với quy trình phù hợp nhất định. Dưới đây là 6 bước doanh nghiệp có thể tham khảo để quản trị tiến độ dự án hiệu quả:
2.1. Bước 1: Xác định mục tiêu rõ ràng, thực tế
Bước đầu tiên trong quá trình quản lý tiến độ dự án đó là xác định các nhiệm vụ cần triển khai. Điều này bao gồm các hành động và tiến hành lập sơ đồ phân công công việc.
2.2. Bước 2: Sắp xếp thứ tự công việc
Sau khi xác định được các nhiệm vụ cũng như tiến độ triển khai, doanh nghiệp cần sắp xếp các hoạt động theo trình tự dựa trên mức độ ưu tiên. Để hoàn thành tốt bước này thì trong mỗi công việc cụ thể, nhà quản lý cần chia ra nhỏ các đầu việc, đảm bảo công việc sau có thể hỗ trợ những công việc trước đó. Điều này sẽ mang lại sự nhìn nhận một cách rõ ràng, tổng quan hơn về từng đầu mục nhiệm vụ trong dự án.
2.3. Bước 3: Xác định các nguồn lực cần có
Tại bước này, doanh nghiệp cần định lượng số lượng thành viên của nhóm, ước tính nguồn lực về tài chính và những thiết bị để thực hiện nhiệm vụ. Đây là điều quan trọng cần triển khai nhằm tạo ra hiệu quả cao nhất cho các hoạt động đề ra.
2.4. Bước 4: Xác định thời gian thực hiện
Đây là bước giữ vai trò mang tính quyết định đối với hiệu quả của quá trình quản lý dự án. Để xác định thời gian cần có cho quá trình thực hiện dự án, nhà quản lý nên áp dụng cách thức sau:
- Tham khảo ý kiến những người có kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn.
- So sánh các dự án tương đương, từ đó có thêm cơ sở ước tính thời gian cho dự án đang thực hiện.
- Ước lượng tham số hóa Parametric estimating - một công cụ hỗ trợ hiệu quả được PMI đưa ra.
- Sử dụng phương pháp đánh giá 3 điểm. Doanh nghiệp chỉ cần đưa ra một thời gian hoàn thành công việc theo 3 xu hướng bi quan, lạc quan và khả thi, sau đó áp dụng công thức: (Thời gian bi quan + 4x thời gian khả quan + thời gian khả quan)/ 6.
2.5. Bước 5: Xây dựng tiến độ
Việc tạo một lịch trình rõ ràng sẽ giúp tạo ra một khung tham chiếu cung cấp một cái nhìn hoàn chỉnh về kế hoạch và tiến độ dự án. Các công cụ doanh nghiệp nên được sử dụng trong bước này bao gồm phương pháp đường dẫn quan trọng, kịch bản giả định nếu - thì, cân bằng tài nguyên và CCM (phương pháp chuỗi quan trọng).
2.6. Bước 6: Theo dõi và quản lý tiến độ
Cuối cùng, nhà quản lý cần thường xuyên, liên tục theo dõi, quản lý tiến độ thực hiện kế hoạch. Điều này giúp nhà quản lý loại bỏ được những rủi ro, đồng thời linh hoạt, chủ động hơn trong việc xử lý các tình huống.
>>>> ĐỌC THÊM: TOP 5 phần mềm quản lý tiến độ thi công chuyên nghiệp, uy tín
3. Những vấn đề thường gặp dẫn đến quản lý dự án chậm tiến độ
Dựa trên nội dung bạn cung cấp, dưới đây là các ý chín
- Dễ quên việc được giao: Nhân viên thường xuyên quên nhiệm vụ hoặc hẹn với khách hàng, mặc dù có những ghi chú nhắc nhở trước đó. Công cụ quản lý công việc truyền thống như giấy tờ, sổ, bút viết thường bị thất lạc hoặc hỏng, gây ra việc mất mát thông tin.
- Không ưu tiên công việc quan trọng: Quy trình quản lý tiến độ dự án không hiệu quả dẫn đến việc không ưu tiên được các công việc quan trọng. Sự tồn đọng và lạc lõng của công việc khiến các nhiệm vụ quan trọng dễ bị bỏ quên hoặc không được ưu tiên.
- Phản xạ yếu khi có sự cố: Khi xảy ra sự cố trong dự án, việc quản lý thời gian và tiến độ theo phương pháp truyền thống làm cho việc giải quyết sự cố trở nên phức tạp và mất thời gian. Các nhà quản lý cần phải tổ chức họp hành hoặc liên lạc với nhiều bộ phận khác nhau, làm chậm quá trình giải quyết sự cố.
- Không giám sát, theo dõi tiến độ dự án: Việc giám sát và theo dõi tiến độ dự án thường thụ động và không chủ động. Các nhà quản lý phải yêu cầu báo cáo thường xuyên từ cấp dưới, làm giảm hiệu quả và tính linh hoạt trong quá trình quản lý dự án.
4. Kinh nghiệm quản lý tiến độ dự án hiệu quả
4.1. Xác định cột mốc quan trọng
Trước khi thực hiện triển khai, doanh nghiệp cần xác định các mốc quan trọng, tức những thành tựu nổi bật trong dự án. Đây là các điểm đánh dấu rõ ràng, giúp lãnh đạo theo dõi tiến độ và hỗ trợ chia dự án thành các phần nhỏ, giúp quá trình quản lý dễ dàng hơn.
4.2. Sử dụng các công cụ trực quan
Các công cụ trực quan mà doanh nghiệp có thể sử dụng gồm biểu đồ Gantt, thẻ Kanban và bảng thông tin cung cấp nhìn nhận tổng quan tức thì về tiến độ của dự án. Những công cụ này giúp xác định sự chậm trễ, tắc nghẽn và các vấn đề cần được chú ý nhiều hơn. Đồng thời, khi sử dụng hiệu quả công cụ trực quan, doanh nghiệp sẽ có thể nhìn nhận chính xác hơn những thông tin quan trọng liên quan đến dự án như mốc thời gian, nguồn tài chính,...
>>>> XEM THÊM: 8 phần mềm quản lý dự án kiểm soát tiến độ công việc hiệu quả
4.3. Tạo các cuộc họp thường xuyên
Đây là điều doanh nghiệp cần chú trọng thực hiện quản lý dự án nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có giá trị về tình trạng hay trạng thái của các công việc cho đội nhóm thực hiện. Nội dung của các cuộc họp có thể là thảo luận về vấn đề phát sinh, so sánh tiến độ so với các mốc quan trọng và triển khai các điều chỉnh cần thiết.
4.4. Cập nhật báo cáo tiến độ
Báo cáo tiến độ là văn bản cung cấp thông tin chi tiết về tiến độ của dự án, bao gồm các mốc quan trọng đã hoàn thành, các nhiệm vụ đang triển khai, ngân sách và mốc thời gian. Đây là những cập nhật chính thức về tình trạng của dự án, cần được chia sẻ với tất cả các bên liên quan, đảm bảo tính công khai, minh bạch.
4.5. Gia tăng khả năng giao tiếp
Khi thực hiện quản lý dự án, gia tăng khả năng giao tiếp là việc làm cần thiết. Điều đó đảm bảo tất cả mọi người đều biết về những thay đổi, khó khăn hoặc cột mốc đã đạt được. Đồng thời, giao tiếp còn có khả năng xây dựng niềm tin giữa những thành viên trong nhóm dự án, phối hợp giữa từng phòng ban và các bên liên quan.
>>>> KHÁM PHÁ NGAY: TOP 8 phần mềm lập kế hoạch công việc hiệu quả, chi tiết
5. Giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management hỗ trợ quản lý dự án toàn diện
Phần mềm Văn phòng số 1C:Company Management là giải pháp tự động hóa công tác quản lý văn bản, quy trình và điều hành công việc. Được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại, giải pháp hỗ trợ lưu trữ thông tin tập trung, giúp các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp xử lý công việc từ xa mọi lúc mọi nơi. Bên cạnh các phân hệ liên quan trực tiếp đến quản lý văn bản, quy trình, quản lý văn phòng số, giải pháp 1C:Document Management còn cung cấp những tính năng hỗ trợ quản lý dự án một cách chặt chẽ, chi tiết và đảm bảo hiệu quả.
Phân hệ quản lý dự án của 1C:Document Management có khả năng hỗ trợ phân bổ chi phí, phân bổ nhiệm vụ giúp điều hành dự án hợp lý, lược bỏ được những công việc không cần thiết trong quy trình triển khai dự án. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu nhân lực, từ đó giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn và bảo vệ sự thành công cho dự án thực hiện.
5.1. Biểu đồ Gantt trực quan
Đây là công cụ hữu ích để quản lý tiến độ dự án dễ dàng và hiệu quả được nhiều doanh nghiệp tin tưởng, lựa chọn sử dụng. Nhà quản lý có thể sử dụng biểu đồ Gantt trực quan để theo dõi, đánh giá và đưa ra quyết định một cách kịp thời và chính xác. Chính vì lý do trên, phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management đã tập trung phát triển hệ thống biểu đồ Gantt với nhiều tính năng ưu việt, vượt trội như sau:
- Thể hiện rõ ràng, chi tiết tiến độ dự án theo dạng biểu đồ.
- Dễ dàng, linh hoạt điều chỉnh thời gian công việc dự án trong biểu đồ.
- Sử dụng màu trực quan khi hiển thị trạng thái công việc, giúp dễ dàng phân biệt, nắm bắt:
- Màu đen - công việc có nhiệm vụ nhỏ trực thuộc.
- Màu xanh - công việc chưa triển khai và chưa quá hạn.
- Màu đỏ đậm - công việc chưa triển khai nhưng đã quá hạn.
- Màu xanh lá cây - công việc đang triển khai và chưa quá hạn.
- Màu đỏ - công việc đang triển khai nhưng đã quá hạn.
- Màu xám - công việc đã hoàn thành.
5.2.Theo dõi và kiểm soát tiến độ dự án
Với phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management, nhà quản lý dự án có thể theo dõi tiến độ thực hiện các hạng mục công việc dễ dàng, nhanh chóng dựa trên:
- Tình trạng thực hiện (kế hoạch và kết quả thực tế).
- Tình trạng hoàn thành (kế hoạch và kết quả thực tế).
- Phân tích tình trạng lao động của nhân viên.
Cùng với đó, doanh nghiệp còn có thể sử dụng phần mềm để kiểm soát tiến độ triển khai kế hoạch. Cụ thể, phân hệ quản lý dự án trong 1C:Document Management có thể hỗ trợ doanh nghiệp như sau:
- Chức năng nhắc nhở qua thông báo trên phần mềm, app di động, Email, SMS.
- Xin phép gia hạn và xét duyệt gia hạn công việc.
- Phân tích tiến độ dự án bằng hệ thống báo cáo trực quan, đa dạng.
- Thiết lập các mốc kiểm tra – những điểm đánh dấu quan trọng của dự án.
Tổng kết lại, quản lý tiến độ dự án là một phần thiết yếu, giúp đảm bảo rằng dự án luôn đi đúng hướng, đủ khả năng đáp ứng các mục tiêu, mang lại giá trị lợi ích cho doanh nghiệp và các bên liên quan. Để được hỗ trợ và tư vấn thêm về giải pháp quản lý tiến độ triển khai dự án hiệu quả, vui lòng liên hệ tới 1C Việt Nam ngay hôm nay.
>>>> THAM KHẢO: