Quản lý tiến độ dự án là công việc vô cùng cần thiết để doanh nghiệp đảm bảo tính khả thi và hiệu quả của dự án. Trong nội dung dưới đây, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu chi tiết hơn về định nghĩa quản lý tiến độ là gì, quy trình, kinh nghiệm cũng như phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp đo lường về mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu ban đầu.
>>> ĐỪNG BỎ LỠ:
Quản lý tiến độ dự án (hay tiếng Anh là Project Progress Management) là quá trình theo dõi, đánh giá, điều phối các hoạt động trong một dự án. Đây là hoạt động quan trọng trong quản lý dự án tổng thể, được thực hiện nhằm mục đích ngăn ngừa và giải quyết các vấn đề, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn, trong ngân sách và đạt được chất lượng mong muốn.
Theo báo cáo của Project Management Institute, trong số những doanh nghiệp thất bại có tới 50% không hoàn thành đúng thời hạn đặt ra, 43% sử dụng vượt ngân sách và 32% cung cấp sản phẩm không đáp ứng mong đợi của khách hàng. Vì vậy, doanh nghiệp cần theo dõi dự án để luôn nắm được tiến độ, giúp dự án đi đúng hướng theo mục tiêu đã đặt ra, đồng thời kiểm soát được nguồn tài nguyên tại thời điểm cụ thể hạn chế tối đa rủi ro.
Hiện nay, doanh nghiệp thường sử dụng các phương tiện trực quan như Biểu đồ Gantt, Thẻ Kanban và bảng thông tin để hỗ trợ quản lý tiến độ dự án hiệu quả.
Công cụ | Ưu điểm | Nhược điểm |
Biểu đồ Gantt |
- Dễ hiểu và ứng dụng cao. - Lập kế hoạch, lên lịch và phân công nhiệm vụ. - Tự động hóa báo cáo tiến độ. |
- Khó sử dụng cho dự án phức tạp. - Cần cập nhật thường xuyên. |
Biểu đồ PERT |
- Theo dõi nhiệm vụ không có thời gian cố định. - Xác định hoạt động quan trọng và không quan trọng. |
- Đọc hiểu phức tạp. - Không thích hợp để theo dõi nhiệm vụ ràng buộc thời gian. |
WBS |
- Đơn giản hóa việc quản lý dự án. - Phân bổ nguồn lực hợp lý. |
- Không thể hiện sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ và dòng thời gian của dự án. |
Flowchart |
- Biểu diễn rõ ràng quá trình của dự án. - Cung cấp cái nhìn tổng quan về các giai đoạn khác nhau. |
- Không phù hợp với dự án có nhiều bước hoặc nhiều đơn vị thực hiện. |
>>>> TÌM HIỂU NGAY: Phạm vi dự án là gì? Các yếu tố ảnh hưởng và cách xác định
Quản lý tiến độ dự án là công việc khó, đòi hỏi phải lập kế hoạch chi tiết, cụ thể và triển khai với quy trình phù hợp nhất định. Dưới đây là 6 bước doanh nghiệp có thể tham khảo để quản lý thời gian dự án và tiến độ hiệu quả:
Bước đầu tiên trong quá trình quản lý tiến độ dự án đó là xác định các nhiệm vụ cần triển khai. Điều này bao gồm các hành động và tiến hành lập sơ đồ phân công công việc.
Sau khi xác định được các nhiệm vụ cũng như tiến độ triển khai, doanh nghiệp cần sắp xếp công việc theo trình tự dựa trên mức độ ưu tiên. Để hoàn thành tốt bước này thì trong mỗi công việc cụ thể, nhà quản lý cần chia ra nhỏ các đầu việc, đảm bảo công việc sau có thể hỗ trợ những công việc trước đó. Điều này sẽ mang lại sự nhìn nhận một cách rõ ràng, tổng quan hơn về từng đầu mục nhiệm vụ trong dự án.
Tại bước này, doanh nghiệp cần định lượng số lượng thành viên của nhóm, ước tính nguồn lực về tài chính và những thiết bị để thực hiện nhiệm vụ. Đây là điều quan trọng cần triển khai nhằm tạo ra hiệu quả cao nhất cho các hoạt động đề ra.
Đây là bước giữ vai trò mang tính quyết định đối với hiệu quả của quá trình quản lý dự án. Để xác định thời gian cần có cho quá trình thực hiện dự án, nhà quản lý nên áp dụng cách thức sau:
Việc tạo một lịch trình rõ ràng sẽ giúp tạo ra một khung tham chiếu cung cấp một cái nhìn hoàn chỉnh về kế hoạch và tiến độ dự án. Các công cụ doanh nghiệp nên được sử dụng trong bước này bao gồm phương pháp đường dẫn quan trọng, kịch bản giả định nếu - thì, cân bằng tài nguyên và CCM (phương pháp chuỗi quan trọng).
Cuối cùng, nhà quản lý cần thường xuyên, liên tục theo dõi tiến độ dự án, quản lý tiến độ thực hiện kế hoạch. Điều này giúp nhà quản lý loại bỏ được những rủi ro, đồng thời linh hoạt, chủ động hơn trong việc xử lý các tình huống.
>>>> ĐỌC THÊM:
Dự án chậm tiến độ là vấn đề nan giải mà nhiều công ty thường gặp phải. Vậy những vấn đề điển hình làm chậm tiến độ thực hiện dự án là gì? Tham khảo ngay 4 vấn đề điển hình dưới đây:
Trước khi thực hiện triển khai, doanh nghiệp cần xác định các mốc quan trọng, tức những thành tựu nổi bật trong dự án. Đây là các điểm đánh dấu rõ ràng, giúp lãnh đạo theo dõi tiến độ và hỗ trợ chia dự án thành các phần nhỏ, giúp quá trình quản lý dễ dàng hơn.
Các công cụ trực quan mà doanh nghiệp có thể sử dụng gồm sơ đồ Gantt, sơ đồ Pert, thẻ Kanban và bảng thông tin cung cấp nhìn nhận tổng quan tức thì về tiến độ của dự án. Những công cụ này giúp xác định sự chậm trễ, tắc nghẽn và các vấn đề cần được chú ý nhiều hơn. Đồng thời, khi sử dụng hiệu quả công cụ trực quan, doanh nghiệp sẽ có thể nhìn nhận chính xác hơn những thông tin quan trọng liên quan đến dự án như mốc thời gian, nguồn tài chính,...
>>>> XEM THÊM: Kanban vs Scrum: So sánh điểm giống và khác nhau trong Agil
Đây là điều doanh nghiệp cần chú trọng thực hiện quản lý dự án nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có giá trị về tình trạng hay trạng thái của các công việc cho đội nhóm thực hiện. Nội dung của các cuộc họp có thể là thảo luận về vấn đề phát sinh, so sánh tiến độ so với các mốc quan trọng và triển khai các điều chỉnh cần thiết.
Báo cáo tiến độ là văn bản cung cấp thông tin chi tiết về tiến độ của dự án, bao gồm các mốc quan trọng đã hoàn thành, các nhiệm vụ đang triển khai, ngân sách và mốc thời gian. Đây là những cập nhật chính thức về tình trạng của dự án, cần được chia sẻ với tất cả các bên liên quan, đảm bảo tính công khai, minh bạch.
Khi thực hiện quản lý dự án, gia tăng khả năng giao tiếp là việc làm cần thiết. Điều đó đảm bảo tất cả mọi người đều biết về những thay đổi, khó khăn hoặc cột mốc đã đạt được. Đồng thời, giao tiếp còn có khả năng xây dựng niềm tin giữa những thành viên trong nhóm dự án, phối hợp giữa từng phòng ban và các bên liên quan.
>>>> KHÁM PHÁ NGAY: TOP 8 phần mềm lập kế hoạch công việc hiệu quả, chi tiết
Phần mềm Văn phòng số 1C:Company Management là giải pháp tự động hóa công tác quản lý văn bản, quy trình và điều hành công việc. Được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại, giải pháp hỗ trợ lưu trữ thông tin tập trung, giúp các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp xử lý công việc từ xa mọi lúc mọi nơi. Bên cạnh các phân hệ liên quan trực tiếp đến quản lý văn bản, quy trình, quản lý văn phòng số, giải pháp 1C:Document Management còn cung cấp những tính năng hỗ trợ quản lý dự án một cách chặt chẽ, chi tiết và đảm bảo hiệu quả.
Phân hệ quản lý dự án của 1C:Document Management giống như một phần mềm theo dõi tiến độ dự án, có khả năng hỗ trợ phân bổ chi phí, phân bổ nhiệm vụ giúp điều hành dự án hợp lý, lược bỏ được những công việc không cần thiết trong quy trình triển khai dự án. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu nhân lực, từ đó giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn và bảo vệ sự thành công cho dự án thực hiện.
Đây là công cụ hữu ích để quản lý tiến độ dự án dễ dàng và hiệu quả được nhiều doanh nghiệp tin tưởng, lựa chọn sử dụng. Nhà quản lý có thể sử dụng biểu đồ Gantt trực quan để theo dõi, đánh giá và đưa ra quyết định một cách kịp thời và chính xác. Chính vì lý do trên, phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management đã tập trung phát triển hệ thống biểu đồ Gantt với nhiều tính năng ưu việt, vượt trội như sau:
Với phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management, nhà quản lý dự án có thể theo dõi tiến độ dự án các hạng mục công việc dễ dàng, nhanh chóng dựa trên:
Cùng với đó, doanh nghiệp còn có thể sử dụng phần mềm quản lý tiến độ dự án để kiểm soát tiến độ triển khai kế hoạch. Cụ thể, phân hệ quản lý dự án trong 1C:Document Management có thể hỗ trợ doanh nghiệp như sau:
Tổng kết lại, quản lý tiến độ dự án là một phần thiết yếu, giúp đảm bảo rằng dự án luôn đi đúng hướng, đủ khả năng đáp ứng các mục tiêu, mang lại giá trị lợi ích cho doanh nghiệp và các bên liên quan. Để được hỗ trợ và tư vấn thêm về giải pháp quản lý tiến độ triển khai dự án hiệu quả, vui lòng liên hệ tới 1C Việt Nam ngay hôm nay.
>>>> THAM KHẢO: