9 bước lập kế hoạch dự án thành công và hiệu quả
Lập kế hoạch dự án là một trong những bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình quản lý dự án. Một kế hoạch được lập chi tiết và hiệu quả sẽ giúp dự án được thực hiện đúng thời hạn, ngân sách và chất lượng. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu 9 bước lập kế hoạch cho dự án chi tiết nhé.
1. Lập kế hoạch dự án là gì?
Lập kế hoạch dự án là quá trình xác định các hoạt động, nguồn lực, thời gian, ngân sách và các yếu tố khác cần thiết để đạt được mục tiêu cụ thể của một dự án. Quá trình lập kế hoạch giúp tổ chức, quản lý và thực hiện dự án một cách hiệu quả, đảm bảo rằng mục tiêu đạt được và rủi ro được quản lý tốt. Bản kế hoạch thường được tạo ra trong giai đoạn ban đầu của dự án và sau đó được cập nhật theo tiến độ và thay đổi trong suốt quá trình thực hiện dự án.
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ:
- Mô hình Agile là gì? Phương pháp quản lý dự án linh hoạt Agile
- Download mẫu báo cáo công việc & quy trình tạo form chi tiết
2. Các thành phần của kế hoạch thực hiện dự án
Một kế hoạch triển khai dự án hiệu quả bao gồm các thành phần chính sau:
- Mục tiêu dự án: Là những kết quả cụ thể mà dự án cần đạt được. Mục tiêu cần được xác định rõ ràng, cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, liên quan và có thời hạn.
- Nội dung dự án: Là các công việc cần thực hiện để đạt được mục tiêu dự án, cần được liệt kê đầy đủ, chi tiết và có thứ tự ưu tiên.
- Khung thời gian: Là kế hoạch chi tiết về thời gian bắt đầu, thời gian hoàn thành và thời gian dự phòng cho từng công việc trong dự án.
- Ngân sách: Là kế hoạch chi tiết về các khoản chi phí cần thiết cho dự án.
- Rủi ro: Là những sự việc có thể xảy ra và ảnh hưởng đến tiến độ hoặc kết quả của dự án. Kế hoạch triển khai dự án cần bao gồm các biện pháp ứng phó với rủi ro.
- Bên liên quan: Là những người có quyền lợi hoặc lợi ích liên quan đến dự án. Kế hoạch triển khai dự án cần xác định rõ ràng những bên liên quan và cách thức quản lý các bên liên quan.
>>>> TÌM HIỂU NGAY: Quy trình lập kế hoạch và triển khai quản lý nhân lực dự án
3. Quy trình lập kế hoạch dự án nhanh chóng, hiệu quả
3.1. Bước 1: Xác định yêu cầu của các bên liên quan
Để lập một bản kế hoạch dự án hiệu quả, bước đầu tiên doanh nghiệp cần phải làm đó là xác định yêu cầu và mong muốn của các bên liên quan, bao gồm:
- Chủ đầu tư: Là người hoặc tổ chức chịu trách nhiệm về việc khởi tạo và triển khai dự án.
- Người sử dụng: Là người hoặc tổ chức sẽ sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của dự án.
- Các bên liên quan khác: Bao gồm các đối tác, nhà cung cấp, khách hàng,...
Việc xác định rõ các yêu cầu của các bên liên quan sẽ giúp đảm bảo rằng dự án sẽ đáp ứng được nhu cầu và mong muốn của tất cả các bên, từ đó nâng cao hiệu quả và thành công của dự án.
3.2. Bước 2: Xác định mục tiêu cụ thể của dự án
Sau khi đã xác định rõ các yêu cầu của những bên liên quan, doanh nghiệp cần đưa ra được mục tiêu cụ thể của dự án. Điều này nhằm giúp cho việc lập kế hoạch và triển khai dự án được thực hiện một cách hiệu quả hơn. Một lưu ý quan trọng là mục tiêu này cần phải rõ ràng, cụ thể, có thể đo lường được, có tính khả thi và có thời hạn hoàn thành.
3.3. Bước 3: Xây dựng chi tiết hoạt động triển khai trong dự án
Các hoạt động triển khai cần được liệt kê một cách đầy đủ, rõ ràng, với các bước tiến hành, thời gian thực hiện, nguồn lực cần thiết,... Chỉ khi các hoạt động triển khai được xây dựng chi tiết thì việc quản lý, kiểm soát dự án mới có thể được thực hiện một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.
3.4. Bước 4: Xác định các đối tượng liên quan
Các đối tượng liên quan là những người hoặc tổ chức sẽ tham gia vào quá trình triển khai dự án, bao gồm:
- Người quản lý dự án: Là người chịu trách nhiệm quản lý và điều phối toàn bộ dự án.
- Các thành viên trong nhóm dự án: Là những người trực tiếp thực hiện các công việc trong dự án.
- Các nhà cung cấp: Là những người hoặc tổ chức cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ cần thiết cho dự án.
Khi xác định rõ các đối tượng liên quan sẽ hỗ trợ quản lý và phối hợp giữa các bên một cách nhanh chóng, trơn tru hơn.
3.5. Bước 5: Lên kế hoạch thời gian, không gian và nguồn lực cho dự án
Bước tiếp theo là lên kế hoạch thời gian, không gian và nguồn lực cho dự án, trong đó:
- Kế hoạch thời gian cần thể hiện rõ thời điểm bắt đầu và kết thúc của từng hoạt động, thời hạn hoàn thành của dự án.
- Kế hoạch không gian cần xác định rõ địa điểm triển khai dự án.
- Kế hoạch nguồn lực cần xác định rõ các loại nguồn lực cần thiết cho dự án, bao gồm: nhân lực, tài chính, vật chất,...
Lên kế hoạch thời gian, không gian và nguồn lực sẽ cho phép quản lý tiến độ dự án, đảm bảo chất lượng và tiết kiệm chi phí.
3.6. Bước 6: Xây dựng kế hoạch quản trị rủi ro
Rủi ro là những yếu tố có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến dự án, bao gồm rủi ro kỹ thuật, rủi ro tài chính, rủi ro con người,... Chính vì vậy, xây dựng kế hoạch quản trị rủi ro là hoạt động quan trọng, nhằm giảm thiểu tác động xấu đến dự án. Tại bước này, kế hoạch quản lý rủi ro dự án được lập ra cần xác định rõ những rủi ro có thể xảy ra, các biện pháp phòng ngừa và ứng phó với rủi ro.
3.7. Bước 7: Thiết lập ngân sách thực thi dự án
Khi lập kế hoạch quản lý dự án, ngân sách thực hiện cần được xác định rõ ràng, chi tiết, đảm bảo đủ để đáp ứng nhu cầu của dự án. Việc thiết lập ngân sách thực thi sẽ giúp cho dự án được triển khai đúng kế hoạch, đảm bảo chất lượng và tiết kiệm chi phí.
>>>> ĐỌC THÊM: Phần mềm hỗ trợ quản lý tài chính dự án cho doanh nghiệp
3.8. Bước 8: Xác định cách đo lường kết quả dự án
Quá trình lập kế hoạch không thể thiếu bước xác định cách thức đo lường kết quả đầu ra của dự án. Một số tiêu chí chính thường dùng để đo lường và đánh giá kết quả dự án bao gồm:
- Chất lượng công việc: Chỉ số này yêu cầu cả về khối lượng và kỹ thuật. Tùy thuộc vào từng dự án mà các công cụ đo lường sẽ là khác nhau. Chẳng hạn, với những dự án truyền thông, số liệu thường được sử dụng để đo lường kết quả sẽ là lượt xem, lượt like, lượng chia sẻ,…
- Thời gian hoàn thành: Chỉ số này được sử dụng để đối chiếu thời gian hoàn thành thực tế với thời gian theo kế hoạch. Từ đó, doanh nghiệp có thể đánh giá xem liệu dự án có hoàn thành công việc đúng dự kiến đề ra không.
- Ngân sách: Tương tự như chỉ số thời gian hoàn thành, ngân sách là tiêu chí được đo lường để đánh giá xem liệu dự án có sử dụng đúng số ngân sách dự kiến lúc ban đầu không.
4. Mẫu lập kế hoạch triển khai dự án trên Excel đơn giản
Việc lập kế hoạch dự án thường mất nhiều thời gian và nguồn lực. Để công việc trên trở nên dễ dàng hơn, 1C Việt Nam đã tổng hợp một số mẫu lập kế hoạch thực hiện dự án trên Excel đơn giản, doanh nghiệp có thể tham khảo và tải về TẠI ĐÂY
Dựa vào biểu mẫu trên, có thể thấy một bản kế hoạch dự án cơ bản cần có các yếu tố sau:
- Công việc cụ thể từng tháng: Các nhiệm vụ trong bản kế hoạch cần được chia nhỏ và phân bổ theo từng tháng, giúp nhà quản lý có thể nắm rõ và kiểm soát tiến độ hiệu quả.
- Tên các đầu mục công việc: Cần được mô tả rõ ràng, cụ thể để hỗ trợ triển khai thực hiện dự án.
- Người phụ trách công việc: Mỗi công việc cần có người phụ trách cụ thể, chịu trách nhiệm chính cho kết quả công việc.
- Ngày bắt đầu: Ngày dự kiến bắt đầu triển khai dự án.
- Ngày kết thúc: Thời gian dự kiến sẽ kết thúc dự án.
>>>> XEM THÊM: Phạm vi dự án là gì? Các yếu tố ảnh hưởng và cách xác định
5. Một số lỗi thường gặp khi lập kế hoạch dự án cho tổ chức
Trong thực tế, doanh nghiệp có thể gặp nhiều lỗi khi lập kế hoạch thực hiện dự án, dẫn đến thất bại của dự án. Một số lỗi thường gặp khi lập kế hoạch dự án bao gồm;
- Không xác định rõ mục tiêu và phạm vi dự án: Mục tiêu và phạm vi dự án là nền tảng cho việc lập kế hoạch quản lý dự án. Nếu không xác định rõ mục tiêu và phạm vi dự án, nhà quản lý sẽ không thể lập kế hoạch một cách hiệu quả.
- Không đánh giá đầy đủ các rủi ro: Mọi dự án đều tiềm ẩn những rủi ro. Khi không đánh giá đầy đủ các rủi ro, nhà quản trị dự án sẽ không thể đưa ra biện pháp phòng ngừa và ứng phó kịp thời.
- Không phân tích đầy đủ các yêu cầu của khách hàng: Nhu cầu của khách hàng là yếu tố quan trọng quyết định thành công của dự án. Doanh nghiệp không phân tích đầy đủ các yêu cầu của khách hàng sẽ không thể đáp ứng được mong đợi của họ.
- Không xác định rõ vai trò và trách nhiệm của các thành viên dự án: Mỗi thành viên dự án đều có vai trò và trách nhiệm riêng. Khi vai trò và trách nhiệm của các thành viên dự án không làm rõ, nhà quản lý sẽ không thể phân chia công việc và theo dõi tiến độ sát sao và đạt hiệu quả.
- Không lập kế hoạch dự phòng: Kế hoạch dự phòng là cần thiết để ứng phó với những thay đổi hoặc rủi ro không lường trước được. Người quản lý sẽ không thể xử lý kịp thời những tình huống bất ngờ, dẫn đến trì hoãn hoặc thất bại của dự án khi không chuẩn bị sẵn các phương án khác dự phòng.
- Không theo dõi và giám sát tiến độ dự án: Theo dõi và giám sát tiến độ dự án là cần thiết để đảm bảo dự án được thực hiện đúng thời hạn, ngân sách và chất lượng. Nếu không theo dõi và giám sát tiến độ dự án, nhà quản lý dự án sẽ không thể phát hiện và xử lý kịp thời những vấn đề phát sinh.
- Không rút kinh nghiệm từ những dự án trước: Mỗi dự án đều là một bài học kinh nghiệm. Nếu không rút kinh nghiệm từ những dự án trước, nhà quản lý dự án sẽ có nguy cơ mắc phải những sai lầm tương tự, dẫn đến khả năng không thể hoàn thành dự án.
- Không linh hoạt: Tình huống thay đổi là điều không thể tránh khỏi trong quá trình thực hiện dự án. Nếu không linh hoạt, nhà quản trị sẽ không thể thích ứng với những thay đổi, dễ dẫn đến thất bại của dự án.
6. Giải pháp 1C:Document Management hỗ trợ lập kế hoạch dự án nhanh chóng, hiệu quả
Phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management là giải pháp tự động hóa công tác quản lý văn bản, quy trình và điều hành công việc. Được phát triển trên nền tảng công nghệ hiện đại, giải pháp sở hữu đầy đủ các tính năng cần thiết để quản lý văn bản, hợp đồng, quy trình cũng như quản lý dự án. Phần mềm được đánh giá cao bởi khả năng linh hoạt, dễ sử dụng và khả năng tích hợp với các hệ thống khác.
Giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management cung cấp các tính năng nổi bật, mạnh mẽ hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch dự án hiệu quả, bao gồm:
- Xác định mục tiêu và phạm vi dự án rõ ràng: Phần mềm giúp doanh nghiệp thể hiện mục tiêu và phạm vi dự án một cách rõ ràng, cụ thể, từ đó hỗ trợ quá trình lập kế hoạch dự án chính xác và đơn giản hơn.
- Tạo và phân công nhiệm vụ rõ ràng chi tiết cho từng thành viên: Doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo mới hoặc chỉnh sửa các nhiệm vụ trong kế hoạch, đồng thời phân công nguồn lực nhân sự cho từng nhiệm vụ. Điều này giúp nhà quản lý có thể theo dõi công việc sát sao và đạt hiệu quả.
- Kiểm soát tiến độ dự án dễ dàng: Nhà quản trị dễ dàng kiểm soát công việc và phê duyệt gia hạn công việc; nhân viên cũng có thể xin gia hạn và nắm bắt được nhiệm vụ nhờ tính năng nhắc việc qua thông báo sms, email,... Nhà quản lý có thể phân tích tiến độ dự án dựa trên hệ thống báo cáo cũng như thiết lập điểm kiểm soát Milestones - "Cột mốc" quan trọng của dự án. Từ đó, nhà quản lý có thể kiểm soát tiến độ đơn giản, dễ dàng phát hiện vấn đề phát sinh và kịp thời xử lý nhằm đảm bảo các hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch đề ra.
- Quản lý rủi ro dự án hiệu quả: Phần mềm là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp giảm chi phí điều hành, loại bỏ được những công việc thừa trong quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian, nhân lực quản lý. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn, gia tăng năng lực thích ứng linh hoạt và mang lại thành công cho dự án thực hiện.
- Dễ dàng tùy chỉnh linh hoạt kế hoạch dự án: 1C:Document Management hỗ trợ doanh nghiệp tạo và tùy chỉnh linh hoạt kế hoạch khi có sự thay đổi hoặc yêu cầu theo dõi quản lý. Điều này giúp đảm bảo sự thích nghi nhanh chóng với những thay đổi, kịp thời điều chỉnh hợp lý với tình hình dự án.
Tổng kết lại, lập kế hoạch dự án là một quá trình cần thiết và quan trọng để đảm bảo dự án được thực hiện thành công. Thông qua quy trình 9 bước lập kế hoạch trên đây, hy vọng doanh nghiệp có thể tạo ra một bản kế hoạch chi tiết, phù hợp với đặc thù công ty. Để được hỗ trợ tư vấn giải pháp quản lý dự án nhanh chóng, hiệu quả, doanh nghiệp vui lòng liên hệ ngay đến 1C Việt Nam!
>>>> THAM KHẢO THÊM: