Quy trình lập kế hoạch và triển khai quản lý nhân lực dự án
Quản lý nhân lực dự án giúp doanh nghiệp đảm bảo cách thành viên triển khai kế hoạch đúng tiến độ. Trong bài viết này, 1C Việt Nam sẽ cùng doanh nghiệp tìm hiểu về quy trình lập kế hoạch và triển khai quản lý nhân sự dự án chi tiết, hiệu quả.
1. Quản lý nhân lực dự án là gì?
Quản lý nhân lực dự án là công tác điều phối nhân lực cho từng đầu việc để tiến hành một dự án. Trong đó, nhà quản trị sẽ phụ trách lên kế hoạch công việc cụ thể, sau đó phân chia cho từng cá nhân, đội nhóm để thực hiện và phối hợp nhịp nhàng với nhau nhằm hướng tới mục tiêu chung là hoàn thành dự án thành công.
Khác với quản trị nguồn lực của toàn doanh nghiệp, quản lý nhân lực dự án chỉ diễn ra trong một khoảng thời gian ngắn, do đó nhà quản trị cần có sự linh hoạt và quyết đoán trong việc phân bổ nhân sự, đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ đảm bảo chất lượng.
>>>> XEM NGAY: 8 kỹ năng quản lý dự án quan trọng, hữu ích cho nhà quản trị
2. Tại sao cần quản lý nhân sự trong dự án?
Quản lý nhân sự trong dự án đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo dự án thành công. Dưới đây là một số lý do tại sao hoạt động quản lý nhân lực dự án cần thiết đối với doanh nghiệp:
- Phân bổ nguồn lực hiệu quả, đúng người đúng việc: Quản lý nhân sự dự án hỗ trợ xác định rõ các công việc cần thực hiện, yêu cầu của từng công việc và trình độ chuyên môn, kinh nghiệm của các thành viên. Từ đó, nhà quản trị có thể phân bổ nhân sự phù hợp, đảm bảo giao việc đúng người.
- Có cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ của từng cá nhân, đội nhóm: Khi quản lý nhân lực dự án, nhiệm vụ và trách nhiệm của từng cá nhân, đội nhóm trong dự án được mô tả rõ trong từng giai đoạn. Điều này giúp nhà quản trị theo dõi sát sao quá trình thực hiện dự án và kịp thời phát hiện những vấn đề phát sinh.
- Dự đoán những rủi ro có thể xảy ra: Quản lý nhân lực dự án cho phép doanh nghiệp có thể đưa ra phương án dự phòng để ứng phó kịp thời những rủi ro có thể xảy ra như thiếu hụt nhân sự hoặc có nhân sự nghỉ giữa chừng. Đây là điều kiện quan trọng giúp hạn chế tối đa những tác động xấu đến tiến độ và hiệu quả dự án.
3. Quy trình lập kế hoạch và triển khai quản lý nhân sự dự án
Quy trình lập kế hoạch và triển khai quản lý nhân sự dự án là một chuỗi các bước được thực hiện nhằm đảm bảo rằng dự án thành công. Quy trình này bao gồm các bước sau:
3.1. Xây dựng kế hoạch quản lý nhân lực
Kế hoạch quản lý nhân sự dự án là một trong những yếu tố quan trọng giúp nhà quản lý điều phối nhân sự hiệu quả, đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ và chất lượng.
Để xây dựng kế hoạch này, nhà quản trị cần thực hiện ba bước sau:
- Xác định các hạng mục công việc: Nhà quản trị cần liệt kê tất cả các công việc cần hoàn thành để đạt được mục tiêu của dự án. Mỗi công việc cần được mô tả chi tiết về tên, điều kiện hoàn thành, thời hạn và các nhân tố tác động.
- Xây dựng cấu trúc các đầu việc hợp lý: Người quản lý cần phân loại các hạng mục công việc thành từng nhóm tương ứng để thuận tiện theo dõi và kiểm soát. Quá trình phân loại này giúp nhà quản trị chọn được nhân sự phù hợp với mỗi nhóm công việc.
- Chọn lọc và phân quyền: Nhà quản lý dự án phải dựa trên năng lực của từng cá nhân/đội nhóm để chọn lọc nhân sự phù hợp với từng đầu việc và phân quyền. Đây là bước quan trọng để đảm bảo dự án được thực hiện hiệu quả.
>>>> THAM KHẢO NGAY: 5 mẫu lập kế hoạch triển khai dự án chi tiết bằng Excel
3.2. Lập đội ngũ phụ trách dự án
Đội ngũ phụ trách là nhóm các cá nhân được tuyển chọn để hỗ trợ nhà quản lý triển khai dự án và đạt được mục tiêu cuối cùng. Các thành viên của đội dự án cần được lựa chọn dựa trên các yêu cầu về năng lực chuyên môn và kỹ năng lãnh đạo. Trong một số trường hợp, đội dự án có thể được giao quyền quyết định thay cho người quản lý chính để kịp tiến độ hoàn thành công việc.
Để thành lập được đội dự án, nhà quản lý có thể thực hiện các bước sau:
- Xác định yêu cầu về năng lực chuyên môn và kỹ năng lãnh đạo của các thành viên: Nhà quản trị cần xác định rõ các yêu cầu về năng lực chuyên môn và kỹ năng lãnh đạo của từng thành viên để triển khai dự án. Các yêu cầu này có thể được xác định dựa trên một số yếu tố như tính chất, quy mô, phạm vi của dự án.
- Quan sát cách làm việc và đánh giá kinh nghiệm của nhân viên: Nhà quản lý có thể quan sát cách làm việc và kinh nghiệm của nhân viên để đưa ra đánh giá về năng lực của họ.
- Tuyển chọn thành viên: Sau khi xác định được các yêu cầu và đánh giá năng lực của nhân viên, người quản lý có thể tiến hành tuyển chọn thành viên cho đội dự án.
3.3. Phát triển đội ngũ dự án
Phát triển đội dự án là quá trình tăng cường năng lực và tương tác giữa các thành viên của đội, nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện dự án.
Để tối ưu hóa quá trình này, nhà quản trị cần thực hiện các hoạt động sau:
- Đào tạo nâng cao năng lực chuyên môn và kiến thức về dự án: Đây là việc làm cần thiết để các thành viên có thể phát huy tối đa khả năng của mình trong quá trình thực hiện dự án.
- Tổ chức các hoạt động gắn kết đội nhóm: Các hoạt động này sẽ giúp thành viên hiểu rõ hơn về nhau, từ đó tăng sự tin tưởng và hợp tác ăn ý trong công việc.
3.4. Quản lý nhân sự của nhóm dự án
Sau khi thành lập và đào tạo đội dự án, nhà quản trị cần quan sát và quản lý hoạt động của các thành viên trong nhóm để đảm bảo tiến độ công việc. Để thực hiện quá trình này, nhà quản trị cần:
- Cập nhật tiến độ công việc của từng thành viên.
- Theo dõi thời hạn hoàn thành deadline.
- Hỗ trợ giải quyết những phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.
>>>> TÌM HIỂU THÊM: 7 mô hình quản lý dự án hiệu quả được dùng phổ biến hiện nay
4. Khó khăn khi quản lý nhân sự trong dự án
Quản lý nhân sự trong dự án là một nhiệm vụ phức tạp và đòi hỏi nhiều kỹ năng. Dưới đây là một số thách thức thường gặp:
- Quản lý đội ngũ đa dạng: Các dự án thường bao gồm các thành viên với nhiều kỹ năng, kinh nghiệm và nền văn hóa khác nhau. Điều này có thể dẫn đến những khó khăn trong việc quản lý và đảm bảo sự hòa hợp trong nhóm.
- Phân công và quản lý công việc: Nhà quản lý dự án cần xác định nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên và theo dõi tiến độ của họ. Đây có thể là một thách thức, đặc biệt là đối với các dự án lớn hoặc phức tạp.
- Thiếu hụt nhân sự: Trong một số trường hợp có thể xảy ra thiếu hụt nguồn nhân lực hoặc không có đủ kỹ năng cần thiết để hoàn thành dự án.
- Sự thay đổi và không chắc chắn: Các dự án thường phải đối mặt với những thay đổi về yêu cầu hoặc mục tiêu. Điều này có thể dẫn đến những khó khăn khi cần thực hiện điều chỉnh nhằm phù hợp với mục tiêu mới.
- Điều phối và giao tiếp: Quản lý nhân sự đòi hỏi kỹ năng điều phối và giao tiếp mạnh mẽ. Nhà quản lý dự án cần có khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng và hiệu quả với các thành viên trong nhóm.
>>>> KHÁM PHÁ NGAY: TOP 8 phần mềm lập kế hoạch công việc hiệu quả, chi tiết
5. Phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management hỗ trợ quản lý nhân sự dự án hiệu quả
Phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management là giải pháp tự động hóa công tác quản lý văn bản, quy trình và điều hành công việc. Được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ tiên tiến, giải pháp có khả năng lưu trữ toàn bộ thông tin tập trung trên một nền tảng duy nhất, hỗ trợ doanh nghiệp xử lý công việc nhanh chóng, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và tiết kiệm chi phí.
Bên cạnh những phân hệ về quản lý văn bản, quản lý quy trình, văn phòng số, phần mềm 1C:Document Management còn cung cấp các tính năng cần thiết để hỗ trợ quản lý nhân sự dự án hiệu quả bao gồm:
- Quản lý thông tin nhân sự dự án: Phần mềm 1C:Document Management hỗ trợ quản lý thông tin nhân sự dự án như thông tin cá nhân, trình độ học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm,… một cách đầy đủ và chính xác. Các thông tin nhân viên dự án được lưu trữ tập trung, giúp người quản lý dễ dàng truy cập và theo dõi.
- Quản lý công việc của từng thành viên trong dự án: 1C:Document Management giúp quản lý công việc đội nhóm một cách hiệu quả, bao gồm phân công, theo dõi tiến độ công việc của từng thành viên và kịp thời phát hiện các vấn đề để đưa ra hướng xử lý phù hợp.
- Quản lý chi phí dự án: Giải pháp cho phép quản lý chi phí liên quan đến nhân sự dự án như lương, thưởng, chi phí đào tạo, đi lại, ăn ở,… một cách chặt chẽ. Các chi phí được theo dõi chi tiết, giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát và đưa ra các quyết định hợp lý.
- Cung cấp báo cáo chi tiết: Phần mềm 1C:Document Management cung cấp báo cáo chi tiết về thông tin nhân sự dự án, báo cáo tiến độ công việc,… từ đó giúp người quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình và đưa ra các quyết định phù hợp. Các trường thông tin trong báo cáo có thể dễ dàng tùy chỉnh linh hoạt nhằm phục vụ chính xác nhu cầu theo dõi quản lý.
Tóm lại, quy trình lập kế hoạch và triển khai quản lý nhân lực dự án là vô cùng quan trọng và cần thiết. Doanh nghiệp thực hiện tốt quy trình này sẽ đảm bảo có đủ nhân sự chất lượng để thực hiện dự án, đồng thời giúp nâng cao hiệu quả công việc và tối ưu hóa nguồn lực. Để được hỗ trợ tư vấn về giải pháp quản lý nhân sự dự án hiệu quả phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp, vui lòng liên hệ ngay đến 1C Việt Nam!
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: