Sơ đồ PERT là gì? Cách vẽ sơ đồ mạng PERT chi tiết, chuyên nghiệp

Sơ đồ PERT được nhiều nhà quản trị sử dụng để hỗ trợ kiểm soát tiến độ của dự án, đặc biệt là những dự án có quy mô và khối lượng công việc lớn. Vậy cụ thể biểu đồ PERT là gì? Làm thế nào để xây dựng sơ đồ mạng PERT một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp? Hãy cùng 1C Việt Nam tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây.

1. Sơ đồ PERT là gì?

Sơ đồ PERT là sơ đồ giúp theo dõi và quản lý tiến độ dự án. Một sơ đồ PERT thường bao gồm các yếu tố: nhiệm vụ cần thực hiện, chi phí, thời gian cần thiết để hoàn thành kế hoạch đã đề ra. Khi sử dụng biểu đồ này, nhà quản trị sẽ xác định được những nguồn lực cần thiết để bổ sung kịp thời cũng như lường trước được các rủi ro có thể xảy ra. 

Sơ đồ PERT là một phương pháp quản lý dự án được ứng dụng để lập kế hoạch và giám sát các hoạt động diễn ra trong suốt dự án. Qua đó, đánh giá được thời gian cần thiết để hoàn thành một dự án và xác định thứ tự thực hiện các công việc.

Trong sơ đồ PERT, công việc được biểu diễn thông qua mạng lưới hoặc biểu đồ PERT để thể hiện mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc và thời gian dự kiến hoàn thành. PERT thường sử dụng ba ước tính thời gian cho mỗi công việc: thời gian tối thiểu, thời gian trung bình và thời gian tối đa, nhằm tạo ra một ước tính thời gian dự kiến chính xác hơn.

PERT thường được áp dụng trong các dự án lớn và phức tạp, như trong ngành xây dựng, công nghiệp sản xuất và nghiên cứu phát triển sản phẩm. Sơ đồ mạng PERT khi được sử dụng ứng dụng trong lĩnh vực xây dựng để kiểm soát chi phí, thời gian và nguồn lực cần thiết,... Thông qua sơ đồ mạng này, cả lãnh đạo và nhân viên đều có thể hiểu rõ quy trình triển khai và phát hiện các vấn đề tiềm ẩn để đưa ra các giải pháp kịp thời.

Dưới đây là ví dụ về sơ đồ mạng PERT trong một dự án sản xuất gồm 7 nhiệm vụ và trình tự thực hiện như sau:

Từ dữ liệu công việc trong bảng, doanh nghiệp có thể vẽ sơ đồ PERT như sau:

>>>> XEM THÊM: Download mẫu báo cáo công việc & quy trình tạo form chi tiết

2. Ứng dụng Biểu đồ PERT trong doanh nghiệp

Biểu đồ PERT được sử dụng trong dự án có quy mô lớn, nhiều đầu việc phức tạp và độ khó cao như thay đổi cơ cấu lương thưởng, hệ thống lại nhân sự các phòng ban,.... Sơ đồ PERT sẽ hỗ trợ nhà quản trị có thể mô hình hóa công việc để quản lý dễ dàng hơn, đồng thời giúp nhân viên nhanh chóng nắm bắt được nhiệm vụ của mình để thực hiện. 

Biểu đồ PERT cũng có thể giúp đơn giản hóa và tạo sự liền mạch của quy trình thực hiện trong các dự án có mức đầu tư lớn và có sự kết hợp của nhiều chủ đầu tư khác nhau.

3. 4 yếu tố chính khi xây dựng sơ đồ PERT

Để có thể ứng dụng mô hình này một cách hiệu quả trong thực tế, nhà quản trị cần nắm được 4 yếu tố chính trong sơ đồ PERT, bao gồm: Sự kiện, công việc, thời gian dự trữ và đường găng:

3.1 Sự kiện (các cột mốc diễn ra) 

Sự kiện là các cột mốc trong sơ đồ PERT, đánh dấu ngày bắt đầu và kết thúc của một hoạt động theo kế hoạch. Thông thường, các sự kiện này thường được thể hiện dưới dạng vòng tròn đánh số. Sự kiện bắt đầu khi xuất hiện vòng tròn đầu tiên có số 1 và mũi tên chỉ ra ngoài. Sự kiện kết thúc tại vòng tròn cuối cùng và có mũi tên đi vào trong. Các sự kiện ở giữa sẽ có cả mũi tên vào và mũi tên ra. 

3.2 Công việc thực hiện 

Công việc trong sơ đồ PERT là các nhiệm vụ vận hành với nhân sự và thời gian được sắp xếp theo lịch trình, sau khi hoàn thành sẽ chuyển sang sự kiện tiếp theo. Công việc được thể hiện dưới dạng đường nối giữa các vòng tròn sự kiện. Thời gian để hoàn thành nhiệm vụ sẽ tương ứng với độ dài của đường nối. 

3.3 Khoảng thời gian thực hiện 

Thời gian dự trữ trong biểu đồ PERT còn gọi là thời gian chờ để thực hiện công việc. Đây là quãng thời gian được tính toán để hạn chế tối đa rủi ro ảnh hưởng từ công việc bị đình trệ lên tiến độ chung của dự án. Yếu tố này cần được đánh dấu trên các đường cung công việc. Trong trường hợp các đầu việc được hoàn thành sớm hơn thời gian chờ, doanh nghiệp có thể đánh dấu những chấm nhỏ trên cung. 

3.4 Đường găng

Đường găng chính là những đường dẫn giới hạn trên biểu đồ PERT. Đường găng tiến độ là cách để người quản lý kiểm soát và đảm bảo tiến độ công việc. Đường găng dài nhất sẽ là đường nối từ điểm đầu đến điểm cuối của biểu đồ PERT. Nếu có bất kỳ phần tử nào trên đường gắng bị đình trệ đồng nghĩa với việc tiến độ đang bị chậm so với kế hoạch. 

>>>> XEM THÊM:

• Mô hình Agile là gì? Phương pháp quản lý dự án linh hoạt Agile
• Kanban vs Scrum: So sánh điểm giống và khác nhau trong Agile

4. Cách vẽ sơ đồ PERT trong quản lý dự án chuyên nghiệp

Có nhiều cách vẽ sơ đồ PERT như vẽ online, vẽ sơ đồ PERT bằng excel hay sử dụng các phần mềm vẽ sơ đồ PERT chuyên nghiệp. Dù sử dụng cách nào, doanh nghiệp cũng cần thực hiện 5 bước cơ bản sau:

4.1. Bước 1: Liệt kê danh sách những công việc cần thực hiện 

Bắt đầu quá trình tạo biểu đồ PERT bằng việc xác định và thu thập thông tin và nhiệm vụ cần thiết cho dự án. Giai đoạn thiết lập kế hoạch dự án đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về phạm vi và yêu cầu của dự án.

- Xác định môi trường kinh doanh 

- Lên kế hoạch truyền thông 

- Lên kế hoạch họp trong từng giai đoạn

>>>> XEM THÊM: Phạm vi dự án là gì? Các yếu tố ảnh hưởng và cách xác định

4.2. Bước 2: Thiết lập thứ tự thực hiện cho từng công việc

Xác định mối quan hệ logic giữa các nhiệm vụ, là một nhiệm vụ hoặc cột mốc phụ thuộc vào một nhiệm vụ khác qua đó lên thứ tự ưu tiên thực hiện công việc và thời gian thực hiện hợp lý. Các đầu mục công việc giúp theo dõi một cách chính xác, đảm bảo rằng mỗi công việc được hoàn thành trước khi nhiệm vụ tiếp theo bắt đầu mà không bị chậm tiến độ dự án. 

4.3. Bước 3: Vẽ sơ đồ PERT theo thứ tự từ đầu cho tới khi kết thúc

Sử dụng mũi tên để kết nối các nhiệm vụ với nhau trong biểu đồ PERT.
Mỗi mũi tên biểu thị hướng của mối quan hệ giữa hai nhiệm vụ, từ nhiệm vụ phụ thuộc đến nhiệm vụ được phụ thuộc. Điều quan trọng khi vẽ sơ PERT là cầm kiểm tra và đảm bảo rằng mọi mối quan hệ và kết nối trong biểu đồ PERT là hợp lý và tuân theo thứ tự logic và thực tế của dự án.

4.4. Bước 4: Tính toán thời gian thực hiện cho từng đầu mục công việc

Sử dụng CPM và công thức PERT để tính toán thời gian dự án dựa trên thời gian tối thiểu, tối đa và thời gian có khả năng hoàn thành công việc tốt nhất. Công thức tính thời gian thực hiện là: 

(O + (4 × M) + P) 6

• (O) Thời gian tối thiểu cần thiết để hoàn thành một công việc.
• (P) Thời gian tối đa cần thiết để hoàn thành một công việc.
• (M) Thời gian tốt nhất về thời gian có thể hoàn thành công việc.

4.5. Bước 5: Xác định đường găng

• Xác định điều kiện cần và đủ của đường găng dài nhất và đường găng đi qua các sự kiện.
• Xác định các sự kiện găng.
• Theo dõi các đường găng đi qua sự kiện để xác định đường găng dài nhất. 

>>> ĐỌC THÊM: Cross functional là gì? Xây dựng chiến lược nhóm đa chức năng 

5. Sự khác biệt giữa sơ đồ PERT và Gantt

Bên cạnh PERT, Gantt cũng là biểu đồ quản lý dự án được nhiều người sử dụng. Về mục đích chung, hai loại biểu đồ này đều được tạo ra để giúp nhà quản trị có thể giám sát tiến độ của dự án. Tuy nhiên, mỗi loại lại có những khác biệt riêng, phù hợp với từng loại dự án khác nhau. Dưới đây là bảng phân biệt sơ đồ PERT và sơ đồ Gantt để doanh nghiệp có thể tham khảo và lựa chọn được phương pháp phù hợp nhất.  

>>>> XEM THÊM: 8 phần mềm quản lý dự án kiểm soát tiến độ công việc hiệu quả

6. Phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management hỗ trợ quản lý dự án

Bên cạnh việc ứng dụng biểu đồ PERT, doanh nghiệp có thể triển khai các phần mềm để quản lý dự án một cách tự động và hiệu quả hơn. Được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại, phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management là giải pháp toàn diện cung cấp các tính năng cần thiết để quản lý đầy đủ vòng đời chung của dự án. 

Một số tính năng nổi bật của phần mềm lập kế hoạch công việc 1C:Document Management bao gồm:

• Lập kế hoạch dự án: Cho phép tạo mới hoặc chỉnh sửa các công việc trong kế hoạch và phân bổ nhân sự. Đồng thời, tính năng này còn có thể gán thời gian thực hiện cho từng công việc trong kế hoạch, hiển thị cấu trúc phân cấp và liên kết các nhiệm vụ theo FS, SS, SF, FF. Thời gian kế hoạch của dự án được tính tự động trên cơ sở liên kết giữa các nhiệm vụ của dự án, lịch làm việc.
• Quản lý các hạng mục công việc dự án: Tính năng này cho phép nhà quản trị có thể theo dõi các hạng mục công việc của nhân viên: Các nhiệm vụ chưa hoàn thành, đã hoàn thành, quá hạn, đang thực hiện quá hạn, thực hiện đúng hạn,…
• Kiểm soát tiến độ dự án: Nhà quản trị dễ dàng kiểm soát công việc và phê duyệt gia hạn công việc; nhân viên cũng có thể xin gia hạn và nắm bắt được nhiệm vụ nhờ tính năng nhắc việc qua thông báo sms, email,... Nhà quản lý có thể phân tích tiến độ dự án dựa trên hệ thống báo cáo cũng như thiết lập điểm kiểm soát Milestones - "Cột mốc" quan trọng của dự án.

>>>> TÌM HIỂU THÊM:

• Scrum là gì? Quy trình tổ chức dự án theo Scrum
• Agile project management là gì? Lợi ích và quy trình triển khai

Sơ đồ PERT là công cụ hiệu quả giúp nhà quản trị có thể kiểm soát và theo dõi tiến độ của dự án. Loại biểu đồ này đặc biệt phù hợp với những dự án có quy mô lớn và phức tạp. Tuy nhiên, PERT được đánh giá là khó áp dụng và tốn thời gian để xây dựng do nhiều nguyên tắc cần ghi nhớ. Đừng quên theo dõi các bài viết khác trên website của 1C Việt Nam để cập nhật những thông tin hữu ích về quản trị dự án nhé!