Agile project management là gì? Lợi ích và quy trình triển khai

Agile project management là gì? Phương pháp này có thể mang lại lợi ích gì cho dự án của doanh nghiệp? Quy trình triển khai Agile project management như thế nào? Trong bài viết này, hãy cùng 1C Việt Nam đi tìm câu trả lời chi tiết cho những câu hỏi trên nhé.

1. Agile project management là gì?

Agile project management (Quản lý dự án theo phương pháp Agile) là một phương pháp quản lý dự án linh hoạt và tương tác, tập trung vào việc chia dự án thành các phần nhỏ hơn để đạt được mục tiêu dài hạn. Phương pháp này cung cấp khả năng thích nghi nhanh chóng với thay đổi, tối ưu hóa quá trình làm việc và cung cấp giá trị cho khách hàng ngay từ các giai đoạn sớm nhất của dự án.

Agile chú trọng vào sự tương tác liên tục giữa các thành viên trong dự án, đặc biệt là giữa người quản lý dự án và nhóm phát triển. Phương pháp này khuyến khích phản hồi định kỳ từ khách hàng hoặc người sử dụng, giúp dự án thích nghi với những thay đổi theo yêu cầu và tình hình thị trường.

 

Trước đây, quản lý dự án theo phương pháp Agile chỉ được áp dụng trong lĩnh vực phát triển phần mềm với mục tiêu tối ưu hóa quy trình và đưa sản phẩm đến người tiêu dùng một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, hiện nay Agile không chỉ liên quan đến phần mềm mà còn hỗ trợ trong quá trình vận hành, quản lý và các lĩnh vực khác như sản xuất, bán hàng, marketing, ... Phương pháp này đã được mở rộng và áp dụng đa dạng trong nhiều ngành nghề khác nhau.

>>>> XEM THÊM:

• So sánh Agile và Waterfall: Sự khác biệt giữa 2 mô hình quản lý dự án
• Download mẫu báo cáo công việc & quy trình tạo form chi tiết

2. Lợi ích khi sử dụng Agile project management

Như vậy, chúng ta vừa tìm hiểu Agile project management là gì. Vậy phương pháp này mang lại lợi ích như thế nào đối với quản lý các dự án? Một số lợi ích của quản lý dự án theo Agile cho doanh nghiệp bao gồm:

2.1. Tính linh hoạt cao

Trong thời đại 4.0 đầy biến động, áp dụng mô hình quản lý dự án Agile giúp tổ chức hoạt động hiệu quả, linh hoạt và thích ứng dễ dàng với thay đổi. Từ đó, doanh nghiệp luôn bình tĩnh đối mặt với bất cứ sự thay đổi nào để mang lại kết quả tốt đẹp hơn.

2.2. Cải thiện hiệu suất của dự án

Bằng cách giảm thiểu rủi ro, linh hoạt đối mặt với biến động và khuyến khích sự đồng lòng của nhân sự, Agile project management giúp cải thiện hiệu suất của toàn dự án bao gồm: 

• Tiến độ sản xuất nhanh chóng, giúp đưa sản phẩm ra thị trường sớm hơn.
• Cải thiện chất lượng sản phẩm, đáp ứng nhu cầu và làm hài lòng khách hàng.
• Tối ưu hóa chi phí, công sức và thời gian.

2.3. Dễ dàng theo dõi và kiểm soát dự án

Phương pháp quản lý Agile chia dự án thành các phần nhỏ, giúp lãnh đạo dễ dàng xác định và điều chỉnh khi gặp vấn đề. Tính độc lập của mỗi phần giúp vận hành không bị gián đoạn, đảm bảo tiến độ dự án. Quá trình theo dõi từng giai đoạn giúp xử lý vấn đề kịp thời, không lãng phí thời gian chờ đợi kết quả.

>>>> XEM THÊM: Mô hình Agile là gì? Các bước thực hiện phương pháp Agile

2.4. Giảm thiểu rủi ro và chi phí phát sinh

Thông qua việc theo dõi đều đặn, Agile project management giúp tổ chức dự đoán và phòng tránh rủi ro, từ đó giảm thiểu chi phí sửa chữa. Ngoài ra, tính linh hoạt của Agile cho phép hoàn thành dự án nhanh chóng, tiết kiệm nguồn lực thực hiện cũng như giảm phí vận hành và lưu trữ.

2.5. Thúc đẩy sáng tạo

Mô hình Agile tạo cơ hội cho đổi mới, cải tiến dự án, thúc đẩy sự sáng tạo và phát triển kỹ năng của nhân viên. Đồng thời, Agile giúp tổ chức tiên phong trên thị trường và giúp nhân viên tiến xa hơn trong sự nghiệp.

>>>> XEM THÊM:

• [TẢI XUỐNG] 5 mẫu biên bản bàn giao công việc mới nhất 2024
• Tải mẫu bảng theo dõi công việc bằng Excel mới nhất 2024

2.6. Phát triển quan hệ hợp tác mạnh mẽ hơn

Agile project management tạo niềm tin vào tính hợp tác giữa các bên liên quan trong dự án (quản lý, nhân viên, khách hàng). Phương pháp này tạo môi trường tương tác, cải thiện sự hiểu ý và tăng tốc độ làm việc. 

Ngoài ra, Agile còn khuyến khích sự đóng góp ý kiến của người dùng nhằm xây dựng mối quan hệ chặt chẽ và hiểu rõ nhu cầu của khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp có khả năng cung cấp sản phẩm phù hợp và tạo lòng trung thành từ khách hàng một cách dễ dàng.

>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: 

• Scrum là gì? Quy trình tổ chức dự án theo Scrum
• Sơ đồ PERT là gì? Cách vẽ sơ đồ mạng PERT chi tiết, chuyên nghiệp

3. Quy trình Agile project management

Bên cạnh nắm được Agile project management là gì, doanh nghiệp cũng cần hiểu quy trình quản lý dự án Agile thông qua 5 bước chính dưới đây.

3.1. Bước 1: Lập kế hoạch dự án

Lên kế hoạch chi tiết và chất lượng trước khi bắt đầu dự án là vô cùng quan trọng cả trong quản lý dự án truyền thống và theo phương pháp Agile. Bằng cách đưa ra các phương án khả thi, định rõ thời gian cùng với việc xác định, quản lý rủi ro, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn tổng quan và chuẩn bị tốt nhất cho dự án.

>>>> XEM THÊM: Scrum là gì? Quy trình tổ chức dự án theo Scrum

3.2. Bước 2: Xác định lộ trình cụ thể

Xác định lộ trình chính xác sẽ quyết định đến sự thành công của một dự án. Để đạt được kết quả cao nhất, giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần biết rõ những gì phải làm và các bước tiếp theo.

3.3. Bước 3: Thực hiện bàn giao và phân công nhiệm vụ

Sau khi đã xác định công việc cần làm, nhóm trưởng phân công nhiệm vụ cho từng thành viên. Sự đoàn kết giữa các thành viên là yếu tố quan trọng để dự án phát triển thành công. Khi đó người chỉ huy cần đảm bảo tính công bằng và sự phù hợp với kỹ năng của từng thành viên.

3.4. Bước 4: Cập nhật tiến độ

Các buổi họp nhóm cần được tổ chức định kỳ để theo dõi tiến độ công việc. Các thành viên trong dự án tham gia cuộc họp hàng ngày để báo cáo tiến độ và đề xuất phương án giải quyết các vấn đề, khó khăn trong quá trình triển khai dự án. Quản lý cần đảm bảo cuộc họp ngắn gọn nhưng đủ thông tin để không làm chậm tiến độ dự án và mọi thành viên có đủ thông tin cần thiết.

3.5. Bước 5: Tương tác với khách hàng

Doanh nghiệp cần đảm bảo có khả năng cung cấp kết quả từng giai đoạn của dự án cho khách hàng và lắng nghe ý kiến góp ý nhằm điều chỉnh, thay đổi khi cần thiết. Các thành viên trong dự án nên thảo luận với nhau về những điểm cần cải thiện, đảm bảo khách hàng hài lòng với kết quả cuối cùng ở mức tối đa.

Bài viết trên 1C Việt Nam đã chia sẻ chi tiết “Agile project management là gì?” cũng như phân tích các lợi ích và quy trình triển khai phương pháp này. Việc hiểu rõ ràng về Agile project management sẽ giúp doanh nghiệp ứng dụng phương pháp này phù hợp hơn trong thực tế dự án. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tham khảo 1C:Document Management - Giải pháp Văn phòng số với khả năng tổ chức quản lý toàn bộ các hạng mục trong khuôn khổ dự án chặt chẽ và chi tiết, nhằm đem lại kết quả quản trị dự án hiệu quả hơn. Để được hỗ trợ tư vấn về phần mềm, vui lòng liên hệ 1C Việt Nam ngay.

>>>> XEM THÊM: Quản lý tiến độ dự án là gì? 6 bước quản lý tiến độ hiệu quả