Phạm vi dự án là gì? Các yếu tố ảnh hưởng và cách xác định
Hiểu và biết cách xác định phạm vi dự án là gì một cách rõ ràng giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả kỳ vọng của các bên liên quan đồng thời đảm bảo rằng tất cả các yếu tố trong dự án đều phù hợp với mục tiêu, tăng cơ hội thành công. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu về phạm vi dự án cũng như các yếu tố ảnh hưởng nhé.
1. Phạm vi dự án là gì?
Phạm vi dự án là một phác thảo chi tiết về tất cả các khía cạnh của dự án bao gồm mục tiêu, nhiệm vụ, kế hoạch thực hiện dự án. Bằng cách làm rõ phạm vi dự án, tổ chức có thể đảm bảo đạt được các mục tiêu của dự án mà không bị chậm trễ hoặc làm việc quá sức cũng như tránh sự nhầm lẫn, xung đột và thay đổi không kiểm soát trong quá trình thực hiện dự án.
>>>> XEM THÊM: 8 phần mềm quản lý dự án kiểm soát tiến độ công việc hiệu quả
2. Tầm quan trọng của phạm vi dự án (Project Scope)
Dưới đây là một số lợi ích quan trọng khi thiết lập phạm vi dự án cho bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào:
- Xác định những yếu tố mà các bên liên quan cần phải nắm rõ để tránh hành động sai định hướng.
- Cho phép các nhà quản lý nắm chi tiết, cụ thể lộ trình của dự án để dễ dàng phân bổ ngân sách và sắp xếp công việc một cách hợp lý.
- Giúp các doanh nghiệp phòng ngừa những tình huống bất ngờ ngoài phạm vi đã thiết lập.
- Giúp doanh nghiệp tập trung mọi nguồn lực vào một mục tiêu chung, hạn chế lãng phí nguồn lực vào những việc không mang lại nhiều lợi ích.
>>>> ĐỌC THÊM: Quản lý tiến độ dự án là gì? 6 bước quản lý tiến độ hiệu quả
3. Những yếu tố ảnh hưởng đến phạm vi dự án
Việc định rõ phạm vi dự án giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về các bước và hướng đi của các dự án. Để tăng khả năng thành công, trong quá trình xác định phạm vi dự án, doanh nghiệp cần quan tâm đến các yếu tố sau đây:
3.1. Thời gian
Để đảm bảo sử dụng hiệu quả ngân sách và nguồn lực của doanh nghiệp, thời gian thực hiện dự án cần được tính toán phù hợp với quy mô của dự án. Thông thường, thời gian thực hiện dự án nhỏ có thể trong vài tuần trong khi dự án lớn có thể kéo dài đến vài tháng hoặc vài năm.
3.2. Nhân sự
Tính toán chính xác số lượng và phân bổ nhân sự cho một dự án là rất quan trọng để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, ngân sách. Nếu tính toán sai, dự án có thể bị kéo dài hoặc không hoàn thành theo yêu cầu ban đầu.
3.3. Ngân sách
Bảng ngân sách dự án phải đáp ứng được yêu cầu về tính khả thi. Ngoài chi phí triển khai dự án, bảng ngân sách cũng cần bao gồm các khoản chi khác như lương nhân viên, tiền thưởng dự án,...
3.4. Tính khả thi của dự án
Tính khả thi của dự án là một yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần xem xét cẩn thận trước khi triển khai. Đánh giá tính khả thi phải dựa trên tình hình thị trường, khả năng tài chính và trình độ kiến thức chuyên môn của nhân viên trong doanh nghiệp.
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: Agile project management là gì? Lợi ích và quy trình triển khai
4. 4 bước xây dựng phạm vi dự án
Sau khi hiểu phạm vi dự án là gì, doanh nghiệp có thể xây dựng phạm vi dự án dựa trên 5 bước chính sau đây:
4.1. Xác định nhu cầu dự án
Từ đầu, doanh nghiệp cần xác định được nhu cầu của dự án. Chỉ sau khi có câu trả lời đầy đủ và chính xác về nhu cầu, doanh nghiệp mới có thể thiết lập được các mục tiêu cụ thể. Bước này tạo ra một cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ, cách thức thực hiện chúng để đạt được mục tiêu và đáp ứng nhu cầu của dự án.
4.2. Thiết lập các mục tiêu
Bước tiếp theo là doanh nghiệp cần thiết lập một hệ thống các mục tiêu nhỏ, sau đó kết nối các mục tiêu này lại với nhau để đạt được mục tiêu cuối cùng của dự án. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần trả lời được các câu hỏi sau:
- Có thể đo lường được mục tiêu đề ra không?
- Với những nguồn lực sẵn có, mục tiêu nào có thể dễ dàng đạt được nhất? Mục tiêu nào không có tính khả thi cao?
- Khi gặp khó khăn, mục tiêu nào vẫn đảm bảo được tính khả thi? Những mục tiêu nào khó thực hiện? Những khó khăn trong quá trình thực hiện mục tiêu sẽ ảnh hưởng như thế nào đến chất lượng của dự án?
- Nếu có vướng mắc, mức ngân sách sẽ bị ảnh hưởng như thế nào?
- Việc hoàn thành các mục tiêu của dự án có đảm bảo nằm trong khoảng thời gian đã định hay không? Làm thế nào để đáp ứng yếu tố về thời gian hiệu quả?
>>>> THAM KHẢO: Mẫu bảng tiến độ thi công chi tiết 2023 (Download miễn phí)
4.3. Mô tả phạm vi dự án
Khi thiết lập phạm vi dự án, doanh nghiệp cần có kiến thức rõ về các thông tin liên quan đến dự án, như vậy mới có thể mô tả chi tiết, chính xác về dự án của mình đến với khách hàng và đối tác. Ngoài ra, doanh nghiệp cần hiểu rõ về tính năng và chức năng cần thiết cho sản phẩm hoặc dịch vụ.
4.4. Xây dựng các kịch bản rủi ro có thể xảy ra
Thực tế thực hiện kế hoạch luôn có sự khác biệt nhất định so với bản kế hoạch ban đầu, có thể xảy ra các trở ngại và rủi ro khiến doanh nghiệp không thể đạt đến mục tiêu dự kiến. Vì vậy, xây dựng các kịch bản về rủi ro có thể xuất hiện giúp doanh nghiệp ứng phó kịp thời để đưa dự án trở lại quỹ đạo và phạm vi ban đầu. Một số rủi ro có thể dự đoán như điều kiện môi trường, chất lượng công nghệ, nguồn nhân lực và phát sinh ngân sách,...
Trên đây, 1C Việt Nam đã chia sẻ về phạm vi dự án là gì, các yếu tố ảnh hưởng và cách xác định phạm vi dự án. Việc kiểm soát hiệu quả phạm vi dự án có ảnh hưởng quan trọng đến kết quả dự án. Để xây dựng và triển khai dự án một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management. Với các tính năng ưu việt giúp quản lý, theo dõi, kiểm soát chặt chẽ tiến độ và phạm vi dự án để đạt được hiệu quả dự án tối ưu. Liên hệ 1C Việt Nam ngay hôm nay để được hỗ trợ và tư vấn về phần mềm nhé!
>>>> KHÁM PHÁ THÊM: