Mẫu file Excel quản lý bán hàng hiệu quả, sử dụng đơn giản 2025
Các file Excel quản lý bán hàng là công cụ đắc lực hỗ trợ nhà quản trị nắm được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách tạo các file khoa học và chính xác. Hãy cùng 1C Việt Nam tham khảo các mẫu và quy trình tạo và download file Excel quản lý bán hàng đơn giản trong bài viết dưới đây.
1. Quy mô doanh nghiệp nên sử dụng file Excel quản lý
Đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số lượng đơn hàng và khách hàng ít, Excel hoàn toàn có thể đáp ứng nhu cầu quản lý cơ bản. Excel cung cấp các công cụ cần thiết để theo dõi đơn hàng, quản lý danh sách khách hàng và theo dõi doanh số bán hàng.
Startups và các doanh nghiệp vừa và nhỏ có hoạt động bán hàng đơn giản, ít quy trình và thao tác có thể quản lý khách hàng bằng Excel để tiết kiệm chi phí, do không cần đầu tư vào phần mềm quản lý bán hàng chuyên biệt ngay từ đầu. File Excel quản lý bán hàng giúp theo dõi thông tin bán hàng, lập báo cáo doanh thu, và phân tích dữ liệu cơ bản.
>>>> XEM THÊM:
- TOP 7 phương pháp bán hàng hiệu quả cho doanh nghiệp
- 6 bước xây dựng quy trình bán hàng cá nhân hiệu quả, chi tiết
2. Tổng hợp các mẫu file Excel quản lý bán hàng miễn phí
Để tiết kiệm thời gian cho quý doanh nghiệp, 1C Việt Nam đã tổng hợp các mẫu file Excel quản lý đơn hàng cập nhật mới nhất. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể download file Excel quản lý bán hàng và chỉnh sửa sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng.
2.1. File Excel quản lý công nợ
File Excel quản lý bán hàng và công nợ miễn phí phát sinh trong quá trình bán hàng nhưng chưa nhận thanh toán ngay. Khoản tiền này sẽ ghi vào danh mục công nợ phải thu. Để kiểm soát tốt các hạng mục này doanh nghiệp nên download file Excel quản lý bán hàng tổng hợp công nợ chi tiết.
Tải xuống tại đây: File Excel quản lý công nợ
2.2. File Excel quản lý thông tin sản phẩm
Một trong những lý do doanh nghiệp nên sử dụng file Excel quản lý thông tin sản phẩm trong quá trình kinh doanh là giúp kiểm soát hoạt động bán hàng chuyên nghiệp. Excel hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ các thông tin như loại sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng, ngày xuất nhập kho, giá cả, SKU sản phẩm, hạn sử dụng,... một cách khoa học và chính xác.
Tải xuống tại đây: File Excel quản lý sản phẩm
2.3. File Excel quản lý doanh thu
Trong kinh doanh, chỉ số mà được các nhà quản trị quan tâm nhiều chắc chắn là doanh thu. Với xu hướng bán hàng đa kênh ngày càng phát triển, doanh nghiệp cần có file Excel quản lý doanh thu bán hàng để thống kê các chi phí phát sinh, nguồn doanh thu,... giúp theo dõi hoạt động bán cũng như tính toán lợi nhuận hiệu quả.
Tải xuống tại đây: File Excel quản lý doanh thu
2.4. File Excel quản lý xuất nhập tồn
File Excel quản lý kho giúp lên kế hoạch xuất nhập hàng hóa chi tiết. Trong file cần có các thông tin như số lượng, đơn giá, đơn vị đo lường, chứng từ giao dịch, mô tả hàng hóa, mã hàng, thời gian nhập,... Các thông tin này sẽ giúp người quản lý dễ dàng nắm được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
Tải xuống tại đây: File Excel quản lý xuất nhập tồn
2.5. File Excel quản lý thông tin khách hàng
Thông tin khách hàng có thể coi là tài sản quan trọng của công ty. Việc quản lý tốt nguồn dữ liệu này có thể giúp doanh nghiệp gia tăng mối quan hệ với khách hàng, đáp ứng tốt hơn các nhu cầu cũng như mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Đây là yếu tố vô cùng quan trọng để giữ chân khách hàng tăng mức độ cạnh tranh cho thương hiệu.
Tải xuống tại đây: File Excel quản lý thông tin khách hàng
2.6. File Excel quản lý đơn hàng online
Quản lý đơn hàng online là nghiệp vụ quan trọng cần thực hiện tỉ mỉ và chính xác để tránh nhầm lẫn, thất thoát thông tin, ảnh hưởng đến doanh thu cũng như uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng. Vì vậy doanh nghiệp nên download file Excel quản lý bán hàng online chi tiết để kiểm soát thông tin của các đơn hàng trực tuyến.
Tải xuống tại đây: File Excel quản lý đơn hàng trực tuyến
>>>> XEM THÊM:
- Doanh số là gì? Các cách phân biệt giữa doanh số và doanh thu
- Tìm hiểu về dự báo nhu cầu trong hoạt động sản xuất
3. Lợi ích của các mẫu file quản lý bán hàng bằng Excel
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý bán hàng nhưng Excel vẫn là phần mềm được ưa chuộng hơn cả. Dưới đây là lý do nhân viên ưu tiên sử dụng mẫu Excel quản lý bán hàng:
3.1 Không mất phí
Một trong những lý do khiến file Excel quản lý bán hàng trở nên phổ biến là vì doanh nghiệp không cần trả phí để sử dụng phần mềm này. File Excel bán hàng miễn phí có thể tải xuống trên bất kỳ thiết bị máy tính, laptop, thậm chí là trên điện thoại thông minh rất dễ dàng.
Các file bán hàng bằng Excel miễn phí đảm bảo thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ cần thiết trong quá trình thực hiện công việc. Công cụ này phù hợp cho những doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, chưa sẵn sàng chi một khoản tiền cho việc mua các phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp.
3.2 Thống kê thông tin chi tiết đầy đủ
So với phương pháp quản lý bằng sổ sách truyền thống tốn thời gian, các file Excel quản lý bán hàng có thể ghi chép thông tin một cách tỉ mỉ, có hệ thống. Với Excel và các dạng thống kê bảng tính online doanh nghiệp có thể tra cứu, chỉnh sửa, cập nhật thông tin bán hàng một cách dễ dàng, hỗ trợ hoạt động kinh doanh nhanh chóng, kịp thời.
Bên cạnh đó, bảng Excel cũng dễ dàng điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp hỗ trợ nghiệp vụ bán hàng đơn giản. Ví dụ, nhân viên có thể thay đổi các trường thông tin như số lượng, tên sản phẩm, tồn kho, giá khởi điểm, giá bán,... theo thời gian thực trong từng giai đoạn kinh doanh để thuận tiện trong quá trình sử dụng.
>>>> XEM THÊM: Upsell và Cross sell là gì? Nguyên tắc và chiến lược thực hiệ
3.3 Tính toán bằng hàm đảm bảo tính chính xác
Bảng quản lý bán hàng được thiết kế bằng file Excel giúp nhà quản trị kiểm soát, thống kê thông tin sản phẩm một cách dễ dàng. Với các hàm có sẵn, mẫu file Excel hỗ trợ bán hàng cho phép tổng hợp và tính toán số lượng hàng hóa trực tiếp trong tệp. So với việc tính toán thủ công bằng sổ sách, Excel cho ra kết quả chính xác và nhanh chóng hơn. Từ đó, doanh nghiệp có thể tìm ra phương pháp bán hàng hiệu quả. Doanh nghiệp cũng hoàn toàn có thể sử dụng các hàm tự động để tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý.
3.4 Phân quyền truy cập và chỉnh sửa
Excel cũng cung cấp tính năng phân quyền truy cập và chỉnh sửa dữ liệu trong file quản lý bán hàng. Việc này cho phép người quản lý xác định quyền truy cập vào từng tệp/danh mục, giúp bảo vệ tệp và phân quyền truy cập bảng tính cho từng cá nhân.
>>>> XEM THÊM: 6 cách quản lý nhân viên bán hàng hiệu quả nhất 2025
4. Một số hàm Excel hỗ trợ cách tạo file quản lý bán hàng
Muốn sử dụng các file quản lý bán hàng bằng Excel miễn phí một cách hiệu quả, nhà quản lý cần nắm được các hàm cơ bản trong Excel. Qua đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian tính toán cũng như xử lý dữ liệu một cách hiệu quả nhất.
|
Công thức |
Công thức chi tiết |
Sử dụng |
|
SUM |
=SUM(A2,B3,C6) |
Tính tổng dữ liệu 2 ô trở lên |
|
SUMIF |
=SUM(A2:A9,">10") |
Tạo hàm tổng hợp có điều kiện |
|
SUMPRODUCT |
=SUMPRODUCT(C2:C4,D2:D4) |
Tính tổng giá trị hàng hóa |
|
CONCATENATE |
=CONCATENATE(A2,B2,C2) |
Gộp nội dung các ô dữ liệu A2, B2, C2 |
|
AVERAGE |
=AVERAGE(A2:A10) |
Tính giá trị trung bình dữ liệu của các ô A2 đến A10 |
|
COUNT |
=COUNT(C1:C20) |
Đếm số từ ô dữ liệu C1 đến C20 |
|
COUNTIF |
=COUNTIF(B1:B23,">7") |
Đếm số từ ô dữ liệu B1 đến B23 với điều kiện |
5. Hạn chế khi sử dụng file Excel quản lý kho và bán hàng
Có thể thấy các file Excel quản lý bán hàng có rất nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên Excel vẫn tồn tại một số hạn chế sau đây:
- Không có khả năng kết nối với các ứng dụng khác, dẫn tới dữ liệu không được thống nhất trên một nền tảng.
- Tính bảo mật thấp nên dễ xảy ra vấn đề thất thoát dữ liệu.
- Mất nhiều thời gian để tạo file, quản lý và sử dụng.
- Khó để kiểm soát từ xe và dễ thất thoát doanh thu
- Khó sử dụng khi không quan sử dụng hàm và công thức.
- Quản lý khách hàng bằng Excel không cập nhật dữ liệu tự động, dễ xảy ra tình trạng mất dữ liệu nếu mất file.
6. Phần mềm 1C:Company Management hỗ trợ quản lý bán hàng hiệu quả
Với nguồn dữ liệu lớn như hiện nay, các doanh nghiệp có thể tham khảo giải pháp hỗ trợ quản lý bán hàng chuyên nghiệp để khắc phục những hạn chế của Excel. 1C:Company Management là giải pháp mở với khả năng tự động hóa công tác quản trị doanh nghiệp ở nhiều mô hình khác nhau. Các tính năng của phần mềm 1C:Company Management có thể tùy chỉnh dễ dàng để đáp ứng nhu cầu sử dụng như một phần mềm quản lý bán hàng thực thụ. Dưới đây là một số tính năng nổi bật của 1C:Company Management so với file Excel quản lý bán hàng:
- Cho phép lập kế hoạch bán hàng chi tiết.
- Thiết lập giá cho từng nhóm khách hàng.
- Tạo đơn hàng nhanh với nhiều trạng thái đơn Mở/Đang thực hiện/Đã đóng.
- Kiểm soát tiến độ theo từng đơn hàng/đơn hàng của khách và công nợ phải thu.
- Thiết lập lịch thanh toán, giao hàng tự động.
- Tạo báo cáo bán hàng.
Mong rằng qua bài viết trên nhà quản trị đã nắm được cách sử dụng file Excel quản lý bán hàng hiệu quả. Để quản lý nguồn dữ liệu lớn và chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể tham khảo giải pháp 1C:Company Management để hỗ trợ công tác quản trị bán hàng chuyên nghiệp. Nếu còn bất kỳ thắc mắc gì hãy liên hệ 1C Việt Nam để được giải đáp.
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: