Get Things Done là gì? Cách áp dụng Get Things Done hiệu quả
Get Things Done được biết đến là phương pháp quản lý thời gian và công việc một cách hiệu quả. Vậy Get Things Done là gì? Và làm sao để áp dụng phương pháp này trong công việc của doanh nghiệp? Hãy cùng 1C Việt Nam tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé!
1. Get Things Done là gì?
Năm 2001, David Allen xuất bản cuốn sách "Getting Things Done", giới thiệu phương pháp quản lý công việc hiệu quả. GTD giúp lập kế hoạch chi tiết theo thời gian, tối ưu hóa kết quả và đảm bảo công việc luôn hoàn thành đúng thời hạn. Phương pháp này nhấn mạnh vào cách tổ chức, xử lý công việc một cách có hệ thống, giúp giảm căng thẳng và tăng cường tập trung.
Phương pháp get things done này chú trọng vào việc chuyển thông tin cần ghi nhớ sang một hệ thống lưu trữ bên ngoài, giúp nhà quản lý tập trung vào công việc hiện tại mà không lo lắng về những việc sắp tới. GTD không chỉ là một phương pháp quản lý thời gian, mà còn là một cách sống giúp người dùng cảm nhận rõ các công việc đang làm và sẽ làm.
>>>> XEM THÊM: Tải mẫu bảng theo dõi công việc bằng Excel mới nhất 2024
2. 5 bước áp dụng hiệu quả Get Things Done trong công việc
Sau khi tìm hiểu "Get Things Done là gì?" và hiểu rõ về khái niệm này, các doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp này trong công việc hàng ngày hoặc quản lý tiến độ dự án. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết 5 bước cơ bản mà doanh nghiệp có thể áp dụng ngay để tối ưu hóa hiệu suất làm việc của mình.
2.1 Bước 1: Thu thập
Bước đầu tiên trong quy trình là hãy dừng suy nghĩ đảm bảo tinh thần ở trạng thái thoải mái nhất. Đừng cố gắng nhớ mọi thứ, vì não sẽ không thể tiếp tục ghi nhận thêm thông tin. Thay vào đó, hãy viết lại tất cả các công việc cần làm vào cùng một nơi, có thể là giấy, sổ tay hoặc ứng dụng trên điện thoại hoặc laptop.
Điều quan trọng khi áp dụng get things done là giữ cho việc ghi chép này được thực hiện một cách có tổ chức, thống nhất, tránh việc viết trên nhiều nền tảng khác nhau dẫn đến bỏ lỡ các công việc quan trọng.
2.2 Bước 2: Phân tích
Sau khi đã ghi chép các công việc cần làm, tiếp theo, nhà quản lý cần bắt đầu xử lý những việc đã liệt kê ở trên bằng cách áp dụng dãy câu hỏi sau:
- "Tôi có thể làm gì với cái này?" - Phân loại công việc cần hoàn thành và không cần hoàn thành.
- Nếu CÓ, tiếp tục hỏi: "Có thể hoàn thành trong 2 phút không?".
- Nếu CÓ, làm ngay.
- Nếu KHÔNG, lên lịch hoặc chọn thời điểm phù hợp để xử lý.
- Nếu KHÔNG, công việc không cấp bách và có thể hoàn thành sau.
- Để làm danh sách công việc chi tiết hơn, hãy trả lời: "Sau này tôi có thực sự cần hoàn thành công việc này không?"
- Nếu CÓ, ghi chép để tiến hành.
- Nếu KHÔNG, xóa để làm danh sách ngắn gọn hơn.
2.3 Bước 3: Sắp xếp
Get Things Done là gì? Các áp dụng ra sao? Để áp dụng phương pháp này hiệu quả, doanh nghiệp cần sắp xếp công việc tương tự như đồ đạc. Chia công việc thành 3 nhóm: Dự án, thời gian và nội dung. Ví dụ: Dự của team cần nộp cho giám đốc vào thứ Sáu (thời gian), Leader cần kiểm tra tiến độ của các thành viên (nội dung).
2.4 Bước 4: Thực hiện
Bước này là lúc bắt đầu hoàn thành các nhiệm vụ đã được lập kế hoạch trước đó. Mỗi nhà quản trị sẽ có một cách tiếp cận riêng, nhưng hãy tránh lãng phí thời gian hoặc năng lượng vào việc quản lý thời gian vì hiếm khi có thể đạt được tập trung 100%.
2.5 Bước 5: Đánh giá
Get Things Done là gì? Áp dụng sao cho hiệu quả? Nếu doanh nghiệp mới thử nghiệm phương pháp GTD hoặc đang đối mặt với khó khăn, đừng quên bước đánh giá. Đây là cơ hội để điều chỉnh và làm cho phương pháp phù hợp hơn với doanh nghiệp. Hãy tự hỏi:
- Tại sao nhân viên chưa hoàn thành một số nhiệm vụ? Có yếu tố nào ảnh hưởng, hay do doanh nghiệp?
- Vấn đề đã được giải quyết chưa? Nếu có, giải pháp là gì và tại sao không hiệu quả?
Mặc dù không có kết quả ngay lập tức, nhưng hãy dành 15 phút cuối tuần cho việc này để biến đánh giá thành thói quen, cố định trong một khung thời gian .
>>>> ĐỌC NGAY: Top 4 mẫu báo cáo công việc chính xác | Cập nhật 2024
3. Lợi ích của phương pháp Get Things Done
Dưới đây là những lợi ích mà phương pháp Get Things Done (GTD) mang lại trong công việc hàng ngày:
- Tăng hiệu suất làm việc: GTD giúp xác định mục tiêu, phân loại công việc, thiết lập hành động nhất quán, tạo sự tổ chức và tập trung hơn, đảm bảo việc hoàn thành đúng hạn.
- Giảm căng thẳng và áp lực: Tổng hợp nhiệm vụ vào một không gian nhất định giúp giảm sự lo lắng, tạo cảm giác chủ động, tự tin trong công việc.
- Tăng khả năng tập trung: Get Things Done là gì? Và mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? GTD giúp tập trung hoàn toàn vào từng công việc một mà không bị phân tâm, đặc biệt là cho những công việc quan trọng.
- Tăng khả năng linh hoạt: GTD cho phép tạo kịch bản linh hoạt để đối mặt với thay đổi, điều chỉnh ưu tiên nhiệm vụ nhanh chóng, cũng như dự đoán và lập kế hoạch cho tương lai thông qua danh sách "Someday/Maybe".
>>>> THAM KHẢO THÊM: Bật mí 10 cách sắp xếp công việc hợp lý, khoa học 2024
4. Áp dụng hiệu quả phương pháp quản lý công việc Get Things Done với 1C:Document Management
Có thể thấy, phương pháp Get Things Done mang đến vô vàn lợi ích cho doanh nghiệp. Để áp dụng thành công phương pháp này, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm 1C:Document Management. Được phát triển trên nền tảng công nghệ hiện đại, phần mềm mang đến nhiều tính năng hữu ích, giúp quản lý công việc một cách khoa học và có hệ thống.
1C:Document Management không chỉ đơn thuần là một nơi lưu trữ dữ liệu, mà còn có các tính năng nổi bật như:
- Quản lý tất cả các công việc được phân công từ nhiều nguồn khác nhau, thu thập thông tin và phân loại công việc: công việc phát sinh, công việc theo kế hoạch, công việc dự án, công việc định kỳ,....
- Phân tích và sắp xếp công việc một cách hợp lý, giao việc đúng người.
- Quy trình giao việc linh hoạt, dễ dàng thay đổi.
- Quản lý công việc theo từng dự án cụ thể, từng hạng mục công việc và thời hạn thực hiện.
- Quản lý nhân sự, theo dõi quá trình nhân viên thực hiện công việc.
- Đánh giá mức độ hoàn thành của công việc của nhân viên một cách khách quan, chính xác…
Qua bài viết trên, 1C Việt Nam đã đã lời câu hỏi “Get Things Done là gì?”, đồng thời hướng dẫn cách áp dụng phương pháp này một cách hiệu quả trong công việc hàng ngày. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp hiệu quả để tối ưu hóa quy trình làm việc, hãy xem xét 1C: Document Management. Đây là một công cụ mạnh mẽ giúp tự động tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất. Nếu còn bất kỳ thắc mắc gì, hãy liên hệ tới 1C Việt Nam để được hỗ trợ.
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: