Get Things Done là gì? Phương pháp quản lý công việc hiệu quả

Get Things Done được biết đến là phương pháp quản lý thời gian và công việc một cách hiệu quả. Vậy Get Things Done là gì? Và làm sao để áp dụng phương pháp này trong công việc của doanh nghiệp? Hãy cùng 1C Việt Nam tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé! 

1. Get Things Done là gì?

Get things done (GTD) là một phương pháp quản lý hiệu suất cá nhân giúp bạn tập trung vào việc hoàn thành các công việc một cách hiệu quả và ngăn nắp. "Get things done" giúp bạn tổ chức và xử lý công việc một cách rõ ràng, giảm căng thẳng và tăng khả năng tập trung vào những việc quan trọng.

Năm 2001, David Allen xuất bản cuốn sách "Getting Things Done", giới thiệu phương pháp quản lý công việc hiệu quả. GTD giúp lập kế hoạch chi tiết theo thời gian, tối ưu hóa kết quả và đảm bảo công việc luôn hoàn thành đúng thời hạn. Phương pháp này nhấn mạnh vào cách tổ chức, xử lý công việc một cách có hệ thống, giúp giảm căng thẳng và tăng cường tập trung. 

Phương pháp get things done này chú trọng vào việc chuyển thông tin cần ghi nhớ sang một hệ thống lưu trữ bên ngoài, giúp nhà quản lý tập trung vào công việc hiện tại mà không lo lắng về những việc sắp tới. GTD không chỉ là một phương pháp quản lý thời gian, mà còn là một cách sống giúp người dùng cảm nhận rõ các công việc đang làm và sẽ làm.

>>>> XEM THÊM: Tải mẫu bảng theo dõi công việc bằng Excel mới nhất 2024

2. 5 bước áp dụng hiệu quả Get Things Done trong công việc

Sau khi tìm hiểu "Get Things Done là gì?" và hiểu rõ về khái niệm này, các doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp này trong công việc hàng ngày hoặc quản lý tiến độ dự án. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết 5 bước cơ bản mà doanh nghiệp có thể áp dụng ngay để tối ưu hóa hiệu suất làm việc của mình.

2.1 Bước 1: Thu thập (Capture)

Bước đầu tiên trong phương pháp GTD là tạo cho bản thân một tinh thần thoải mái và sẵn sàng tiếp nhận công việc. Thay vì cố gắng nhớ tất cả những công việc cần làm thì bạn hãy ghi lại mọi hạng mục công việc cần làm ra giấy, sổ tay, hoặc các ứng dụng trên điện thoại, máy tính để đảm bảo việc ghi chú được dễ dàng và thuận tiện.

Điều quan trọng trong bước đầu tiên này là giữ cho việc ghi chép công việc được khoa học và nhất quán. Tránh việc ghi chép trên nhiều nền tảng khác nhau, nên ghi vào một nơi để dễ dàng tìm kiếm và đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ đều được ghi lại đầy đủ, không bỏ lỡ bất kỳ việc nào cần thực hiện.

2.2 Bước 2: Phân tích (Clarify)

Sau khi đã ghi lại tất cả các công việc, bước tiếp theo là phân tích và xử lý chúng. Nhà quản lý cần trả lời những câu hỏi sau để xác định cách xử lý từng công việc:

• "Tôi có thể làm gì với công việc này?" - Xác định công việc nào cần hoàn thành và công việc nào không cần thiết.

  • Nếu CÓ, tiếp tục hỏi: "Công việc này có thể hoàn thành trong 2 phút không?"
    • Nếu CÓ, làm ngay lập tức.
    • Nếu KHÔNG, lên lịch làm sau hoặc chọn thời gian phù hợp để hoàn thành.
  • Nếu KHÔNG, công việc có thể trì hoãn và hoàn thành sau.

• Để làm rõ hơn về danh sách công việc, hãy tự hỏi: "Tôi có thực sự cần hoàn thành công việc này không?"

  • Nếu CÓ, ghi lại công việc để thực hiện sau.
  • Nếu KHÔNG, loại bỏ công việc khỏi danh sách để giữ nó ngắn gọn và dễ quản lý.

2.3 Bước 3: Sắp xếp (Organize)

Get Things Done là gì? Các áp dụng ra sao? Để áp dụng phương pháp này hiệu quả, doanh nghiệp cần sắp xếp công việc một cách có hệ thống.

Công việc nên được chia thành ba nhóm chính: Dự án, Thời gian, và Nội dung.

• Dự án: Các công việc lớn cần chia nhỏ thành các bước cụ thể và có thể theo dõi được. Ví dụ: Dự án của team cần nộp cho giám đốc vào thứ Sáu.

• Thời gian: Xác định thời gian cụ thể cho mỗi công việc, ví dụ: Công việc cần được hoàn thành vào một ngày hoặc một mốc thời gian cụ thể.

• Nội dung: Những nhiệm vụ cần được xử lý hoặc theo dõi chi tiết. Ví dụ: Leader cần kiểm tra tiến độ công việc của các thành viên trong nhóm.

2.4 Bước 4: Thực hiện (Engage)

Bước này là lúc bạn bắt đầu hoàn thành các nhiệm vụ đã lên kế hoạch. Mỗi nhà quản trị có cách tiếp cận riêng, nhưng hãy tránh lãng phí thời gian vào việc quản lý thời gian quá nhiều. Việc đạt được sự tập trung 100% là khó khăn, vì vậy hãy tập trung vào hoàn thành công việc hiệu quả nhất có thể.

2.5 Bước 5: Đánh giá (Reflect)

Khi doanh nghiệp mới thử nghiệm phương pháp GTD hoặc gặp khó khăn, bước đánh giá là cơ hội để điều chỉnh và cải thiện phương pháp. Hãy tự hỏi:

• Tại sao nhân viên chưa hoàn thành nhiệm vụ? Có yếu tố nào ảnh hưởng hay là do quy trình của doanh nghiệp?
• Vấn đề đã được giải quyết chưa? Nếu có, giải pháp là gì và tại sao chưa hiệu quả?

Dù kết quả không ngay lập tức, hãy dành 15 phút mỗi cuối tuần để thực hiện đánh giá. Điều này giúp biến việc đánh giá thành thói quen và duy trì trong một khung thời gian cụ thể.

>>>> ĐỌC NGAY: Top 4 mẫu báo cáo công việc chính xác | Cập nhật 2024

3. Lợi ích của phương pháp Get Things Done

Dưới đây là những lợi ích mà phương pháp Get Things Done (GTD) mang lại trong công việc hàng ngày:

• Tăng hiệu suất làm việc: GTD giúp xác định mục tiêu, phân loại công việc, thiết lập hành động nhất quán, tạo sự tổ chức và tập trung hơn, đảm bảo việc hoàn thành đúng hạn.
• Giảm căng thẳng và áp lực: Tổng hợp nhiệm vụ vào một không gian nhất định giúp giảm sự lo lắng, tạo cảm giác chủ động, tự tin trong công việc.
• Tăng khả năng tập trung: Get Things Done là gì? Và mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? GTD giúp tập trung hoàn toàn vào từng công việc một mà không bị phân tâm, đặc biệt là cho những công việc quan trọng.
• Tăng khả năng linh hoạt: GTD cho phép tạo kịch bản linh hoạt để đối mặt với thay đổi, điều chỉnh ưu tiên nhiệm vụ nhanh chóng, cũng như dự đoán và lập kế hoạch cho tương lai thông qua danh sách "Someday/Maybe".

>>>> THAM KHẢO THÊM: Bật mí 10 cách sắp xếp công việc hợp lý, khoa học 2024

4. Áp dụng hiệu quả phương pháp quản lý công việc Get Things Done với  1C:Document Management

Có thể thấy, phương pháp Get Things Done mang đến vô vàn lợi ích cho doanh nghiệp. Để áp dụng thành công phương pháp này, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm 1C:Document Management. Được phát triển trên nền tảng công nghệ hiện đại, phần mềm mang đến nhiều tính năng hữu ích, giúp quản lý công việc một cách khoa học và có hệ thống. 

1C:Document Management không chỉ đơn thuần là một nơi lưu trữ dữ liệu, mà còn có các tính năng nổi bật như:

• Quản lý tất cả các công việc được phân công từ nhiều nguồn khác nhau, thu thập thông tin và phân loại công việc: công việc phát sinh, công việc theo kế hoạch, công việc dự án, công việc định kỳ,....
• Phân tích và sắp xếp công việc một cách hợp lý, giao việc đúng người. 
• Quy trình giao việc linh hoạt, dễ dàng thay đổi. 
• Quản lý công việc theo từng dự án cụ thể, từng hạng mục công việc và thời hạn thực hiện.
• Quản lý nhân sự, theo dõi quá trình nhân viên thực hiện công việc. 
• Đánh giá mức độ hoàn thành của công việc của nhân viên một cách khách quan, chính xác…

Qua bài viết trên, 1C Việt Nam đã đã lời câu hỏi “Get Things Done là gì?”, đồng thời hướng dẫn cách áp dụng phương pháp này một cách hiệu quả trong công việc hàng ngày. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp hiệu quả để tối ưu hóa quy trình làm việc, hãy xem xét 1C: Document Management. Đây là một công cụ mạnh mẽ giúp tự động tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất. Nếu còn bất kỳ thắc mắc gì, hãy liên hệ tới 1C Việt Nam để được hỗ trợ. 

>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: 9 bước lập kế hoạch dự án thành công và hiệu quả