Tải mẫu bảng theo dõi công việc bằng Excel mới nhất 2024
Ngày nay, với khối lượng thông tin khổng lồ tiếp nhận mỗi ngày, ai cũng cũng cần đến bảng theo dõi công việc để quản lý thời gian một cách hiệu quả. Một trong những phương pháp phổ biến nhất để tạo bảng theo dõi công việc hàng ngày là sử dụng phần mềm Excel. Cùng 1C Việt Nam tìm hiểu 10 mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng Excel đầy đủ chi tiết nhất nhé!
>>> TÌM HIỂU NGAY: Quản lý tiến độ dự án là gì? 6 bước quản lý tiến độ hiệu quả
1. Bảng theo dõi công việc là gì?
Bảng theo dõi công việc là công cụ quản lý giúp nhà quản trị có thể theo dõi tiến độ của dự án, công việc trong khoảng thời gian xác định. Phương pháp này sẽ giúp nhà quản trị kiểm soát được mức độ hoàn thành công việc theo kế hoạch, đảm bảo thực hiện thay đổi khi cần. Bảng theo dõi công việc có thể được sử dụng cho dự án cá nhân, dự án nhóm hoặc các dự án kinh doanh có quy mô lớn hơn. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm Excel để lập bảng theo dõi tiến độ công việc vì không mất phí và dễ sử dụng.
>>>> XEM THÊM: 8 phần mềm quản lý dự án kiểm soát tiến độ công việc hiệu quả
2. Lợi ích của bảng theo dõi công việc bằng Excel
Vì sao bảng theo dõi tiến độ công việc Excel lại được ưa chuộng? Excel tuy là một công cụ miễn phí nhưng mang đến vô vàn lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp khi theo dõi công việc:
- Hỗ trợ giám sát tiến độ công việc: Một bảng quản lý Excel sẽ bao gồm đầy đủ các thông tin như thời gian, địa điểm, cách thực thực hiện, người đảm nhận,...Các thông tin này sẽ được trình bày một cách đầy đủ, khoa học để người quản lý dễ dàng giám sát tiến độ và đưa ra thay đổi khi cần.
- Phân công công việc hợp lý: Bảng theo dõi tiến độ thực hiện công việc bằng Excel sẽ giúp nhà quản trị dễ dàng nắm bắt được số lượng công việc cần phân chia, đảm bảo thời gian thực hiện của từng thành viên một cách cụ thể và rõ ràng nhất.
- Đánh giá tiến độ công việc: Dựa vào thông tin và dữ liệu trên bảng theo dõi công việc, người quản lý có thể nắm được tình hình làm việc của từng nhân viên, những người đã hoàn thành hoặc chưa hoàn thành do gặp vướng mắc trong quá trình làm việc. Thông qua đó, có thể đảm bảo tiến độ làm việc theo đúng kế hoạch đã đề ra.
3. Tải miễn phí mẫu bảng theo dõi công việc bằng Excel mới nhất 2024
Cách tạo bảng theo dõi tiến độ công việc Excel không quá phức tạp, tuy nhiên để quý doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, 1C Việt Nam đã tổng hợp 10 mẫu bảng theo dõi công việc phổ biến nhất dưới đây. Tham khảo ngay nhé!
3.1 Mẫu bảng theo dõi công việc đơn giản
Bảng theo dõi tiến độ công việc đơn giản thường được sử dụng với mục đích cá nhân hoặc cho các dự án có quy mô nhỏ. Một file quản lý sẽ có đầy đủ các thông tin cần thiết giúp nhà quản trị đảm bảo tiến độ của các nhiệm vụ và công việc cần thực hiện. Dưới đây là mẫu bảng theo dõi công việc bằng Excel chi tiết để doanh nghiệp có thể tải xuống và sử dụng.
>>>> XEM THÊM: [TẢI XUỐNG] 5 mẫu biên bản bàn giao công việc mới nhất 2024
3.2 Mẫu bảng quản lý thời gian làm việc
Mẫu bảng theo dõi thời gian làm việc giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan về thời hạn của cả dự án cũng như từng nhiệm vụ cụ thể. Mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc thể hiện đầu việc nào đang chiếm nhiều thời gian, nhiệm vụ nào đang chuẩn bị quá hạn để thực hiện điều chỉnh phù hợp. Dưới đây là mẫu bảng quản lý thời gian làm việc để doanh nghiệp tải xuống và sử dụng.
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: Mô hình Agile là gì? Phương pháp quản lý dự án linh hoạt Agile
3.3 Mẫu bảng theo dõi công việc hằng ngày qua todo list
Mẫu bảng theo dõi công việc theo dạng To Do List là mẫu bảng được sử dụng phổ biến nhờ giao diện đơn đơn và dễ thiết lập. Mẫu bảng này cũng giúp nhà quản trị liệt kê được những công việc cần làm, tiến độ thực hiện cũng như sắp xếp vị trí ưu tiên của từng nhiệm vụ. Một bảng todolist thường bao gồm các cột thông tin: Tên công việc, ngày bắt đầu/kết thúc, tiến độ thực hiện và Ghi chú. Tham khảo mẫu chi tiết dưới đây.
3.4 Mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc dự án
Nếu doanh nghiệp là một đơn vị Agency với rất nhiều dự án cần thực hiện thì bảng theo dõi tiến độ dự án sẽ rất hữu ích với người quản lý. Một bảng Excel theo dõi tiến độ thường bao gồm tên công việc, ngày bắt đầu/kết thúc, người chịu trách nhiệm, tiến độ, chi phí và mức độ hoàn thành. Dựa trên các thông tin này người quản lý sẽ đo lường kết quả cũng như đánh giá được hiệu suất làm việc của nhân viên.
3.5 Mẫu bảng quản lý dự án bằng Kanban
Kanban là phương pháp quản lý trên mô hình dạng thẻ. Phương pháp này thể hiện tiến độ dự án một cách trực quan với 3 cột thông tin:
- To do: Công việc cần làm
- In progress: Công việc đang thực hiện
- Done: Công việc đã hoàn thành
Khi một công việc được hoàn thành, khi giao nhiệm vụ cho nhân viên nhà quản trị sẽ chuyển thẻ từ cột “To do” sang cột “In progress”. Khi công việc hoàn thành thẻ đó sẽ được chuyển tiếp sang cột “Done”.
>>>> XEM NGAY: [TẢI XUỐNG] Mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn nhất chi tiết 2024
3.6 Mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc Excel qua KPI
Nhờ bảng theo dõi công việc theo KPI, người quản lý có thể dễ dàng đo lường hiệu suất và kết quả công việc, từ đó đảm bảo dự án diễn ra đúng tiến độ, quy trình và chất lượng như yêu cầu. Bên cạnh đó, sử dụng mẫu quản lý theo KPI cũng giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng bỏ lỡ hoặc sai sót trong công việc đã đề ra.
3.7 Mẫu bảng theo dõi công việc theo tuần
Khi sử dụng mẫu bảng theo dõi công việc nhân viên theo tuần, nhà quản trị cần lưu ý xác định rõ các đầu việc cần ưu tiên để đảm bảo dự án hoàn thành đúng kỳ hạn.
3.8 Mẫu bảng theo dõi công việc theo biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt là công cụ quen thuộc với những nhà quản lý dự án, giúp xác định công việc nào đang bị trì hoãn để đưa ra biện pháp khắc phục kịp thời. Biểu đồ Gantt cũng thể hiện các mốc thời gian một cách rất trực quan và thuận tiện cho việc theo dõi.
3.9 Mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc theo checklist dự án
Checklist dự án là danh sách các công việc cần làm để hoàn thành mục tiêu. Theo dõi công việc với checklist sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo không bỏ lỡ các đầu việc quan trọng trong quá trình thực hiện dự án.
>>>> XEM NGAY: Download mẫu báo cáo công việc & quy trình tạo form chi tiết
3.10 Mẫu bảng quản lý theo dõi vấn đề
Mẫu bảng theo dõi các vấn đề công việc sẽ ghi lại các thông tin như lý do, hậu quả, cách khắc phục và người xử lý. Mẫu bảng này sẽ giúp nhà quản trị tìm hiểu được nguyên nhân cũng như đề xuất các biện pháp giải quyết triệt để, tránh mắc lại các lỗi đó sau này.
4. Cách quản lý công việc bằng bảng theo dõi công việc Excel hiệu quả
Để sử dụng bảng theo dõi công việc bằng Excel hiệu quả nhà quản trị có thể làm theo các bước dưới đây:
1 - Phác thảo mẫu quản lý công việc: Việc phác thảo trước khi tạo bảng trên Excel sẽ giúp hạn chế sai sót trong quá trình nhập thông tin. Một file quản lý thường bao gồm tên doanh nghiệp tên dự án, tên công việc cần thực hiện, tên người thực hiện, ngày bàn giao, ngày cần hoàn thiện,...
2 - Tạo bảng Excel cho từng công việc cụ thể: Để việc quản lý được sát sao và chi tiết, nhà quản trị nên lập một bảng tổng hợp các công việc cần thực hiện. Sau đó, tạo bảng chi tiết cho từng công việc với phân công cụ thể người thực hiện.
3 - Lập danh sách người phụ trách: Việc lưu lại tên của người phụ trách và thông tin của họ sẽ giúp người quản lý dễ dàng liên hệ khi cần thiết.
4 - Đưa ra tiêu đề nội dung công việc: Người quản lý cần nhập đầy đủ tên của công việc mà cả nhóm đang thực hiện và nhập đồng thời tên người thực hiện phía bên dưới để bàn giao.
5 - Thiết lập thời gian hoàn thành từng việc: Việc thiết lập deadline cho từng công việc sẽ giúp cả nhóm không bị phân tán về nguồn lực. Đồng thời, khi chia nhỏ các nhiệm vụ thành từng mốc hoàn thành khác nhau cũng dễ dàng hơn cho người quản lý trong việc kiểm soát.
6 - Quan sát và đánh giá tiến độ công việc thường xuyên: Theo dõi sát sao và đánh giá thường xuyên sẽ giúp nhà quản trị nắm được nhân viên nào có đóng góp nhiều cho dự án hay có vấn đề gì cần xử lý. Từ đó, các vấn đề sẽ được khắc phục kịp thời và công việc cũng được hoàn thiện đúng kế hoạch.
>>>> XEM NGAY: Mẫu hợp đồng lao động mới nhất 2024 (theo Bộ luật Lao động)
5. Lưu ý khi sử dụng bảng theo dõi tiến độ công việc Excel
Không thể phủ nhận các mẫu bảng theo dõi công việc bằng Excel mang lại rất nhiều lợi ích cho nhà quản trị. Tuy nhiên, Excel là một phần mềm miễn phí và không được thiết kế chuyên biệt cho việc quản lý dự án nên người thực hiện cần lưu ý một số điều dưới đây:
- Xác định mục tiêu của việc quản lý hiệu quả công việc: Mục đích của việc theo dõi tiến độ làm việc là gì? Muốn đánh giá hiệu quả theo cá nhân hay dự án? Muốn xác định các công việc cần ưu tiên hay các công việc đang gặp vấn đề? Dựa trên mục tiêu của việc lập bảng theo dõi, người quản lý có thể lựa chọn mẫu bảng phù hợp.
- Lựa chọn mẫu bảng phù hợp: Có rất nhiều mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng Excel tuy nhiên nhà quản trị cần lựa chọn mẫu phù hợp với loại dự án cũng như nhu cầu sử dụng. Nếu không có mẫu phù hợp, doanh nghiệp có thể tự tạo mẫu theo duy trình riêng.
- Nhập đầy đủ và chính xác các thông tin: Để quá trình theo dõi tiến độ được chính xác, doanh nghiệp cần nhập đầy đủ các thông tin liên quan. Tránh trường hợp thiếu trường thông tin để ghi nhận, gây bối rối trong quá trình vận hành thực tế.
- Sử dụng hiệu quả các công thức Excel: Các hàm công thức trong Excel rất hữu ích trong việc tính toán các chỉ số. Vì vậy việc nghiên cứu và sử dụng hàm phù hợp có thể giúp nhà quản lý tiết kiệm nhiều thời gian.
- Cập nhật thông tin thường xuyên: Hệ thống Excel thường không có khả năng tự động cập nhật thông tin, vì vậy người quản lý cần thường xuyên cập nhật tiến độ công việc để đảm bảo theo dõi sát sao theo đúng kế hoạch.
- Tùy chỉnh bảng quản lý tiến độ: Tùy vào nhu cầu sử dụng thực tế, người quản lý có thể tùy chỉnh bảng theo dõi công việc sao cho phù hợp.
6. Khó khăn khi quản lý công việc bằng bảng theo dõi công việc Excel
Cách lập bảng theo dõi tiến độ công việc với Excel không quá khó, tuy nhiên đây không phải phần mềm được thiết kế riêng cho mục đích theo dõi dự án nên khi sử dụng người dùng có thể gặp phải những khó khăn sau đây:
- Bị động và thiếu tính cộng tác: Trên thực tế, tiến độ công việc thường xuyên có sự thay đổi nên việc cập nhật thông tin vào file Excel có thể gây chậm trễ. Trong trường hợp cần thường xuyên báo cáo tiến độ trong ngày thì các thao tác thủ công của Excel không thể đáp ứng.
- Thao tác tạo bảng phức tạp: Mặc dù là phần mềm quen mặt với dân văn phòng những Excel chưa bao giờ là phần mềm phù hợp với những người không thông thạo phần mềm này. Để sử dụng Excel hiệu quả, người dùng cần nắm được nhiều thủ thuật, kỹ năng cũng như ghi nhớ được các hàm cần thiết. Vì vậy, hầu hết mọi người đều lựa chọn tải xuống các mẫu có sẵn để sử dụng.
7. Quản lý công việc thông minh với phần mềm 1C:Document Management
Thông thường, các mẫu cách lập bảng theo dõi tiến độ công việc Excel chỉ phù hợp với những dự án nhỏ với số lượng người tham gia ít. Với những dự án lớn đòi hỏi xử lý nhiều công việc trong cùng một thời điểm, đảm bảo kết nối giữa các đội nhóm, tổ chức, thì các tổ chức cần một hệ thống chuyên nghiệp hơn. 1C Việt Nam muốn giới thiệu đến Quý doanh nghiệp giải pháp tự động hóa công tác quản lý văn bản điện tử và điều hành công việc - 1C:Document Management.
Giải pháp 1C:Document Management cho phép tổ chức quản lý dự án một cách chi tiết, chặt chẽ, là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp loại bỏ các quy trình thừa, tiết kiệm thời gian, nhân lực và giảm chi phí vận hành. Giải pháp được tích hợp đầy đủ công cụ để nhà quản trị có thể điều hành dự án hiệu quả:
- Quản lý các hạng mục công việc và thời hạn thực hiện.
- Quản lý các văn bản, hồ sơ liên quan đến dự một cách khoa học, tập trung.
- Quản lý các tài liệu, ghi chép trên cùng một hệ thống để các đơn vị liên quan có thể dễ dàng truy cập.
- Quản lý nhân công tham gia dự án trên từng nhiệm vụ cụ thể. Hỗ trợ cung cấp dữ liệu để đánh giá hiệu suất và khả năng làm việc.
- Quản lý tài chính và tổng hợp thông tin kế toán của dự án.
- Tính năng phân quyền và bàn giao công việc thông minh.
- Hỗ trợ lập báo cáo quản trị.
Bảng theo dõi tiến độ công việc giúp người quản lý có thể dễ dàng nắm bắt tiến độ của dự án cũng như hiệu suất làm việc của nhân sự để thực hiện các điều chỉnh cần thiết. Việc tạo bảng bằng Excel mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng gây khó khăn cho người mới tiếp cận. Vì vậy, để quản lý dự án hiệu quả hơn, doanh nghiệp có thể tham khảo giải pháp 1C:Document Management, được 1C Việt Nam thiết kế với những tính năng chuyên biệt, giúp vận hành công việc một cách hiệu quả, tiết kiệm. Nếu còn thắc mắc gì về phần mềm thông minh này, hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: