Kỷ luật là gì? Bí quyết rèn luyện kỷ luật trong công việc
Kỷ luật là phẩm chất quý báu của mỗi cá nhân. Việc phát triển và rèn luyện tính kỷ luật không chỉ tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp mà còn là nền tảng để doanh nghiệp phát triển về văn hóa tổ chức, con người và năng suất làm việc. Vậy kỉ luật là gì? Làm thế nào để xây dựng kỷ luật cho nhân viên nơi làm việc? Cùng tham khảo bài viết dưới đây của 1C Việt Nam nhé!
1. Kỷ luật là gì?
Kỷ luật là một khái niệm ám chỉ việc tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực hoặc hệ thống giá trị đã được thiết lập. Trong một tổ chức, kỷ luật là việc tuân theo các quy định và yêu cầu của tổ chức đó. Kỷ luật đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và đảm bảo tính nhất quán trong các hoạt động của tổ chức.
>>>> XEM THÊM: CEO là gì? Những kỹ năng để trở thành một CEO giỏi
2. Tại sao cần rèn luyện tính kỷ luật?
Tính kỷ luật trong tổ chức là nền tảng vững chắc cho mỗi cá nhân phát triển, từ đó mang lại giá trị cho cả tập thể.
2.1. Đối với bản thân
- Tính kỷ luật trong công việc giúp mỗi người thiết lập một thời gian biểu hợp lý để làm việc, tạo thói quen tốt.
- Kỷ luật giúp đẩy mạnh sự phát triển năng lực của mỗi cá nhân một cách triệt để, bền vững nhất.
- Khi có tính kỷ luật trong công việc, năng suất và hiệu quả làm việc của cá nhân sẽ tăng lên.
2.2. Đối với tổ chức
- Khi cá nhân làm việc năng suất hơn và có tinh thần trách nhiệm cao, công việc của tổ chức, doanh nghiệp sẽ được hoàn thành một cách nhanh chóng và đạt được những kết quả tốt.
- Tính kỷ luật trong công việc cũng rất quan trọng trong việc giúp phát triển và duy trì những nét văn hóa trong tổ chức.
- Kỷ luật giúp công ty, doanh nghiệp trong việc đào tạo nội bộ trở nên dễ dàng hơn.
- Môi trường làm việc mang tính kỷ luật sẽ khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên, tạo ra sự chuyên nghiệp cho công ty.
>>>> TÌM HIỂU NGAY: Servant Leadership là gì? Toàn bộ thông tin về Servant Leadership
3. Tình trạng nhân viên vô kỷ luật trong công ty và nguyên nhân
Có 3 yếu tố chính phổ biến dẫn đến tình trạng nhân viên công ty không tuân thủ kỷ luật trong công việc:
Nguyên nhân từ chính cá nhân:
- Cá nhân có cá tính khác biệt, luôn muốn thể hiện bản thân và không thích tuân theo các quy tắc chung.
- Một số nhân viên có những quan điểm riêng về kỷ luật và khen thưởng, dễ bị cảm xúc chi phối.
- Sự đa dạng về tính cách và đạo đức nghề nghiệp cũng khiến nhân viên không tuân thủ kỷ luật trong công việc.
Nguyên nhân từ tổ chức:
- Không đánh giá tính cách nhân viên ngay ban đầu dẫn đến việc quản lý thiếu hiệu quả.
- Thiếu những quy tắc rõ ràng và đúng mực khiến nhân viên không tôn trọng và không tuân thủ.
- Phân công nhân viên vào những vị trí không phù hợp với năng lực của họ gây lãng phí những cá nhân có thực lực.
- Nhiều tổ chức, doanh nghiệp áp đặt kỷ luật một cách máy móc và vô tội vạ, khiến nhân viên cảm thấy bị áp bức và không muốn tuân theo.
- Lãnh đạo đôi khi không lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân viên, làm giảm tinh thần đồng đội và sự cống hiến.
Nguyên nhân từ môi trường:
- Xã hội chính là nơi hình thành tính kỷ luật cho các doanh nghiệp. Các vấn đề về vô kỷ luật xuất hiện khắp nơi, từ gia đình, trường học, đến các tổ chức tôn giáo, tạo nên một "khuôn mẫu" tiêu cực mà các doanh nghiệp khó có thể loại bỏ.
>>>> XEM NGAY: 8 kĩ năng lãnh đạo quan trọng nhất trong thời kì đổi mới
4. Bí quyết xây dựng kỷ luật cho nhân viên trong công việc
Để giúp tổ chức, doanh nghiệp xây dựng tính kỷ luật hiệu quả cho nhân viên, dưới đây là 5 bước quan trọng mà nhà quản trị và người lao động cần chú ý:
4.1. Nắm rõ các quy định pháp luật liên quan đến kỷ luật nơi công sở
Để tránh cho doanh nghiệp và người lao động rơi vào những tình huống rủi ro, nhà nước đặt ra những quy định chung nhằm đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm cho cả hai bên. Vì vậy, mỗi khi đưa ra các quy định hay kỷ luật, công ty cần nắm rõ các luật này.
Việc hiểu rõ luật pháp về kỷ luật giúp hạn chế xảy ra những cuộc tranh cãi giữa lãnh đạo và nhân viên về các nguyên tắc đề ra, bên cạnh đó đảm bảo được sự công bằng cho nhân viên. Nắm rõ các quy định pháp luật sẽ giúp công ty xử lý hiệu quả trong các tình huống như nhân viên tự ý hủy hợp đồng hay đòi khởi kiện công ty.
4.2. Xây dựng hệ thống kỷ luật công khai, rõ ràng
Để có được thái độ đón nhận tích cực từ nhân viên, một bản quy tắc rõ ràng và minh bạch là vô cùng quan trọng. Mỗi quy định, nguyên tắc trong hệ thống kỷ luật đều phải công bố rộng rãi để nhân viên dễ dàng áp dụng. Một số nội dung điển hình như:
- Thời gian bắt đầu cho đến thời gian hết hạn hợp đồng lao động.
- Thái độ và hiệu suất làm việc của nhân viên.
- Các quy tắc về trang phục nơi công sở.
- Ngăn chặn những hành vi không đúng đắn có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tổ chức, doanh nghiệp.
4.3. Đưa ra hình thức kỷ luật phù hợp cho từng đối tượng
Mỗi doanh nghiệp đều là một môi trường riêng, mục tiêu riêng với những nhà lãnh đạo có đặc điểm và phong cách quản lý khác nhau. Chính vì vậy, cách thức áp dụng kỷ luật cũng sẽ đa dạng phù hợp với tầm nhìn và mục tiêu của từng doanh nghiệp.
Nhà lãnh đạo có thể tìm kiếm những phương pháp kỷ luật phù hợp để giúp nhân viên nhận biết và sửa chữa lỗi lầm, đồng thời duy trì tính kỷ luật trong công việc. Bằng cách này, mục tiêu xây dựng một môi trường làm việc tuân thủ tính kỷ luật sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết.
4.4. Áp dụng kỷ luật cho cả những lãnh đạo cấp cao
Đối với các nhà lãnh đạo ở cấp cao, việc quản lý cả những tình huống mà cấp quản lý cao hơn vi phạm là vô cùng quan trọng. Hành động này không chỉ giúp duy trì hoạt động của doanh nghiệp mà còn tạo ra sự công bằng cho nhân viên.
Nhà quản trị nên thiết lập các quy tắc chung để xử lý vi phạm một cách bình đẳng, tránh để tồn tại xuất hiện sự thiên vị tạo nên hình ảnh xấu cho doanh nghiệp.
4.5. Lưu trữ các trường hợp vi phạm kỷ luật
Trong quản lý nhân sự, việc lưu trữ hồ sơ về thưởng phạt là một phần không thể thiếu đối với doanh nghiệp và công ty. Khi đối mặt với việc cần phải thực hiện kỷ luật nhân viên, thậm chí là việc sa thải, hay những vấn đề pháp lý, doanh nghiệp nên lưu ý giữ gìn các tài liệu, hồ sơ. Hồ sơ cá nhân, các văn bản cảnh cáo cần được tổ chức lưu trữ một cách có hệ thống để tiện lợi cho việc tra cứu và sử dụng trong tương lai.
>>>> KHÁM PHÁ NGAY: 4 Phong cách lãnh đạo của nhà quản trị điển hình hiện nay
5. Ứng dụng 1C:Document Management hỗ trợ doanh nghiệp thúc đẩy kỷ luật
Giải pháp văn phòng số 1C:Document Management đang trở thành một công cụ hỗ trợ quan trọng cho các doanh nghiệp Việt Nam. 1C:Document Management giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường tính kỷ luật cho nhà quản lý cũng như toàn thể đội ngũ nhân sự. Đồng thời, sự rõ ràng trong phân công công việc và khả năng giám sát liên tục tạo điều kiện cho cả nhà quản trị và nhân viên làm việc có trách nhiệm, tuân thủ đúng quy trình. Cụ thể:
- Tổ chức công việc rõ ràng và minh bạch: 1C:Document Management hỗ trợ quản lý công việc hiệu quả, giúp quản lý dễ dàng theo dõi và tổ chức công việc.
- Phân công và giám sát công việc hiệu quả: Với tính năng phân công công việc, 1C:Document Management cho phép nhà quản lý dễ dàng phân chia nhiệm vụ cho từng nhân viên, theo dõi tiến độ và đảm bảo rằng thực hiện đúng hạn. Đồng thời 1C:Document Management tạo điều kiện cho nhân viên làm việc theo đúng quy trình, nâng cao tính kỷ luật.
- Nhắc nhở và theo dõi công việc: 1C:Document Management có chức năng nhắc nhở tự động, giúp nhân viên không quên công việc của mình và hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn từ đó cải thiện hiệu suất làm việc của toàn bộ tổ chức.
- Tự động hóa quy trình quản lý: Phần mềm 1C:Document Management hỗ trợ tự động hóa quy trình quản lý văn bản và công việc, giúp giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công nâng cao chất lượng công việc.
- Phân quyền và bảo mật: 1C:Document Management cung cấp khả năng phân quyền truy cập dữ liệu một cách chặt chẽ, chỉ cho phép nhà quản lý có quyền mới truy cập được vào thông tin cần thiết.
- Ứng dụng di động: Nhà quản lý có thể truy cập và quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi. Điều này giúp tăng cường khả năng kiểm soát công việc và trách nhiệm cá nhân, đồng thời đảm bảo rằng công việc không bị gián đoạn ngay cả khi không có mặt tại văn phòng.
Bài viết trên đã làm rõ được chủ đề “kỷ luật là gì?” và những kinh nghiệm xây dựng tính kỷ luật trong công việc. Hy vọng rằng qua những chia sẻ của 1C Việt Nam, mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng kỷ luật đúng cách để gia tăng hiệu suất nhân viên và xây dựng môi trường công sở chuyên nghiệp.
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: