6 bước xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban hiệu quả

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có quy trình phối hợp giữa các phòng ban riêng biệt và được xây dựng dựa trên đặc điểm hoạt động, kinh doanh của tổ chức. Việc xây dựng quy trình tác động rất lớn tới quá trình hoạt động của công ty, vì vậy đây là vấn đề được nhiều tổ chức đặc biệt quan tâm. Hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu về chủ đề này trong bài viết dưới đây. 

1. Dấu hiệu cho thấy việc phối hợp giữa các phòng ban kém hiệu quả 

Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp hoạt động hiệu quả có thể giúp công ty tiết kiệm thời gian cũng như nâng cao chất lượng sản phẩm đầu ra. Ngược lại những quy trình kém hiệu quả có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng trong quá trình vận hành. Dưới đây là một số dấu hiệu của quy trình không hiệu quả. 

• Công việc trùng lặp, phát sinh thời gian dư thừa: Khi việc phối hợp giữa các phòng ban kém hiệu quả, nhân sự thường phải bỏ ra nhiều công sức, thời gian hơn để tạo ra một kết quả công việc. Điều này gây ra sự chậm trễ trong quá trình hoàn thiện công việc. 
• Không xác định được người chịu trách nhiệm cho các mắt xích: Để tăng hiệu suất làm việc và hoàn thành mục tiêu dự án đề ra, các phòng ban cần phải phối hợp nhuần nhuyễn với nhau. Do dó, nếu doanh nghiệp không xác định được người chịu trách nhiệm cho các mắt xích có thể dẫn tới việc thường xuyên xảy ra tình trạng bối rối, tốn nhiều thời gian để tìm kiếm, liên hệ với bên liên quan để chờ xác nhận và phê duyệt công việc.
• Một số quy trình không được triển khai hiệu quả: Một số doanh nghiệp có xây dựng quy trình phối hợp hoàn chỉnh cho các phòng ban như quy trình tuyển dụng, đào tạo nhân sự, chạy quảng cáo, truyền thông,...Thế nhưng quy trình này lại không được phổ biến rõ ràng với nhân viên, dẫn tới việc triển khai không đạt kết quả như mong đợi. 

Bên cạnh việc xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban chi tiết, doanh nghiệp cần có sơ đồ tổ chức bộ máy rõ ràng để kiểm soát việc vận hành trong thực tế. 

>>>> XEM THÊM: 4 chức năng quản trị trong doanh nghiệp và vai trò của từng chức năng

2. Các loại sơ đồ tổ chức phổ biến hỗ trợ phối hợp giữa các phòng ban hiệu quả

Việc xây dựng sơ đồ tổ chức là yếu tố quan trọng và liên quan trực tiếp đến quy trình phối hợp giữa các phòng ban. Thông qua sơ đồ, doanh nghiệp có thể xác định được vai trò, mối quan hệ và trách nhiệm của từng cá nhân trong tổ chức. Cụ thể, sơ đồ tổ chức bao gồm:

• Xác định được người ra quyết định, chịu trách nhiệm: Mô hình tổ chức giúp đội ngũ lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về bộ máy của công ty. Từ đó, người quản lý sẽ xác định được người phụ trách trong từng bộ phận.
• Hỗ trợ nhân viên trong tổ chức nắm được quy trình: Mô hình tổ chức thể hiện rõ các quy trình, luồng phê duyệt và những quyết định của doanh nghiệp. Từ đó, sơ đồ công ty sẽ giúp nhân sự các bộ phận hiểu cách vận hành, nắm được trách nhiệm, vai trò của mình. 
• Giúp nhân viên nắm được các thay đổi trong công ty: Khi có sự thay đổi về mặt nhân sự cũng như quy trình phối hợp giữa các phòng ban, doanh nghiệp sẽ tiến hành phổ cập thông tin cho nhân viên theo từng cấp, sơ đồ bộ máy để giúp nhân sự có thể nắm được ảnh hưởng của sự thay đổi này. 

Dưới đây là một số mẫu sơ đồ tổ chức công ty: 

3. Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp chuyên nghiệp

Không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách xây dựng quy chế phối hợp giữa các phòng ban trong công ty một cách hiệu quả và chi tiết. Dưới đây là các bước do 1C Việt Nam tổng hợp để doanh nghiệp có thể tham khảo. 

3.1 Xác định mục tiêu công việc

Để xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban, nhà quản trị cần xác định chính xác mục tiêu mong muốn là gì, định hướng phát triển của từng giai đoạn ra sao. Dựa vào đó, các bộ phận trong công ty sẽ họp bàn để thống nhất các mục tiêu chung và riêng theo từng nghiệp vụ. Bước này sẽ giúp công ty phân chia các giai đoạn của dự án, cũng như thiết lập phương pháp, thời gian để thực hiện công việc. 

Doanh nghiệp có thể tham khảo phương pháp OKRs (Objective & Key results) - mục tiêu và kết quả chính cần đạt được. Đây là phương pháp kết hợp giữa việc thiết lập mục tiêu với kết quả thực tế có thể đạt được. OKRs giúp nhà quản trị theo dõi được tiến độ công việc, tạo sự liên kết cũng như khuyến khích việc thực hiện các mục tiêu đầy thách thức. 

3.2 Xác định nội dung công việc trọng tâm

Bước tiếp theo trong quá trình xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban hiệu quả là xác định phạm vi ảnh hưởng của quy trình đó. Việc này sẽ giúp nhà quản trị nắm được các nhân sự tham gia, bộ phận nào trực tiếp thực hiện quy trình cũng như phạm vi về thời gian, địa điểm để phân bổ nguồn lực một cách chính xác nhất.

Doanh nghiệp có thể tham khảo mô hình 5W2H để thực hiện xác định phạm vi làm việc của quy trình. Đây là phương pháp đặt ra các câu hỏi, bắt nguồn từ bộ WH-question, cụ thể: 

3.3 Liên kết quy trình làm việc giữa các phòng ban

Mỗi phòng ban trong doanh nghiệp sẽ có quy trình làm việc và cách vận hành khác nhau, vì vậy việc xây dựng và vận hành một quy trình chung sẽ gây ra nhiều khó khăn. Chính vì vậy khi đề xuất bất kỳ một quy trình phối hợp giữa các phòng ban bộ máy quản lý cần phải cân nhắc đến tính liên kết, thiết kế và xây dựng để quản trị sự thay đổi, hạn chế tối đa sự xáo trộn trong quy trình làm việc thường ngày.

Để làm được điều đó, doanh nghiệp có thể áp dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp trong thời đại 4.0 như 1C:Company Management. Giải pháp 1C:Company Management giúp lưu trữ dữ liệu một cách thống nhất khoa học, phân luồng thông tin chính xác trên một nền tảng duy nhất. Từ đó nhân viên các phòng ban có thể truy cập dễ dàng cũng như thực hiện quy trình đã được đề ra. 

3.4 Kiểm soát và kiểm tra quy trình làm việc

Một trong những sai lầm của doanh nghiệp khi triển khai quy trình phối hợp giữa các phòng ban đó là không kiểm soát chặt chẽ quy trình làm việc và kết quả đầu ra. Có những quy trình được xây dựng mất rất nhiều thời gian và công sức nhưng khi đưa vào thực thế lại không đạt hiệu quả mong muốn. Điều này gây tiêu tốn nhiều nguồn lực của doanh nghiệp. Vì vậy, khi bắt đầu ứng dụng, doanh nghiệp cần lưu ý xem xét toàn bộ các yếu tố:

• Đơn vị đo lường hiệu quả quy trình.
• Phương pháp đo lường.
• Điểm đo lường là thời điểm nào, vị trí nào.

Bên cạnh đó, nhà quản trị cũng cần tập trung vào các vấn đề như:

• Ai phụ trách việc kiểm tra?
• Cần kiểm tra những gì?
• Tần suất chạy thử nghiệm trước khi áp dụng thực tế?
• Các bao nhiêu bước trong bài kiểm tra độ hiệu quả của quy trình? 

3.5 Thiết kế cơ chế giao tiếp hiệu quả giữa các phòng ban

Việc giao tiếp luôn là chìa khóa quan trọng tạo nên một quy trình hiệu quả trong doanh nghiệp. Nhân viên giữa các phòng ban chỉ trao đổi khi có công việc khiến mối quan hệ trở nên xa cách, khó gắn kết. Từ đó dẫn tới tâm lý ngại trao đổi, đề xuất ý kiến cũng như khiến việc thích nghi, thực hiện các quy trình kém hiệu quả.

Để khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp cần thực hiện các hoạt động tăng cường sự hợp tác giữa các phòng ban trong công ty. Một số hình thức nhà quản lý có thể tham khảo bao gồm: Tổ chức các hoạt động team building, định hướng, lập  group trò chuyện sau giờ làm,…Khi tinh thần đồng đội tăng lên, đội ngũ nhân viên sẽ có tâm lý tự tin, thoải mái để hỗ trợ nhau trong công việc và thực hiện tốt các quy trình được đề ra. 

3.6 Đánh giá và cải tiến quy trình liên tục

Sau khi được đưa vào thực tế, nhân viên sẽ là người trực quy trình phối hợp giữa các phòng ban. Vì thế, người lãnh đạo cần khuyến khích các ý kiến phản hồi. Những ý kiến này là nền tảng quan trọng để quản trị sự thay đổi, đưa ra các quyết định điều chính và cải tiến quy trình một cách hoàn thiện nhất. Quy trình cần được đánh giá định kỳ để phát hiện kịp thời những vấn đề đang gặp phải cũng như đưa ra chiến lược khắc phục. 

Bài viết trên đã cho thấy tầm quan trọng của quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong việc đảm bảo hoạt động doanh nghiệp được trơn tru và hiệu quả. Mong rằng qua bài viết trên nhà quản lý đã nắm được cách xây dựng quy trình cũng như có thêm những kiến thức bổ ích. Để việc thực hiện quy trình phối hợp dễ dàng hơn, doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm quản lý 1C:Company Management của 1C Việt Nam, giải pháp hỗ trợ lưu trữ, tổng hợp dữ liệu trên một nền tảng duy nhất. Nếu còn bất kỳ thắc mắc gì hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ.

>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: 

• Servant Leadership là gì? Toàn bộ thông tin về Servant Leadership
• Quy trình thực hiện 5s tại nơi làm việc chi tiết và hiệu quả