Kỹ năng giao việc là gì? Cách giao việc ủy quyền cho cấp dưới
Một cá nhân không thể tự thực hiện tất cả các nhiệm vụ trong dự án, vì vậy việc nắm được kỹ năng giao việc là vô cùng quan trọng. Để quá trình làm việc được hiệu quả hơn, nhà quản trị cần tìm hiểu về các cách giao việc khoa học cũng như xây dựng quy trình bàn giao hợp lý. Nếu đang cần cải thiện kỹ năng này thì hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu bài viết dưới đây nhé!
1. Kỹ năng giao việc là gì?
Kỹ năng giao việc là khả năng phân chia nhiệm vụ, công việc, vai trò và truyền đạt thông tin cho từng nhân viên trong tổ chức. Kỹ năng này giúp người quản lý giảm bớt các gánh nặng trong công việc, để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn và chất lượng. Bên cạnh đó, đây còn là cơ hội cho nhân viên phát triển năng lực, kỹ năng để thăng tiến trong công việc.
Kể cả nhà quản trị có chuyên môn và kỹ năng tốt đến đâu cũng không thể một mình đảm nhiệm hết các nhiệm vụ trong tổ chức, dự án. Vì vậy, người quản lý cần nâng cao kỹ năng giao việc. Khi được sử dụng đúng và hiệu quả, kỹ năng này có thể đem lại các lợi ích như sau:
- Giảm gánh nặng công việc và áp lực trên vai người quản lý.
- Đảm bảo công việc được hoàn thành nhanh chóng và đúng thời hạn.
- Thúc đẩy nhân sự phát triển bản thân, nâng cao kỹ năng làm việc.
- Nâng cao vai trò của đội nhóm trong quá trình vận hành doanh nghiệp.
- Tối ưu nguồn lực nhân sự của doanh nghiệp.
- Quản lý và giám sát tiến độ của doanh nghiệp hiệu quả hơn.
2. 7 cách giao việc ủy quyền cho cấp dưới
Bàn giao công việc là quá trình làm việc trực tiếp giữa nhà quản trị với nhân viên. Quá trình này không chỉ đòi hỏi người quản lý có kỹ năng giao việc hiệu quả, khoa học mà còn cần khả năng ứng xử và giải quyết các tình huống nhạy bén. Dưới đây là 7 lưu ý trong cách giao việc cho nhân viên mà nhà quản trị có thể tham khảo:
2.1 Phân công công việc phù hợp với năng lực
Một trong những nguyên tắc hàng đầu trong kỹ năng giao việc cho cấp dưới là đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn và chất lượng. Để làm được điều này, nhà quản trị cần phân công nhiệm vụ dựa trên điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên. Khi được giao công việc đúng với năng lực, nhân viên sẽ có khả năng hoàn thành hiệu quả và hạn chế tình trạng bị căng thẳng, áp lực vì không làm việc đúng chuyên môn.
>>>> XEM NGAY: 8 kỹ năng quản lý dự án quan trọng, hữu ích cho nhà quản trị
2.2 Đảm bảo nhân viên hiểu rõ yêu cầu công việc
Khi bàn giao công việc, nhà quản trị cần đảm bảo nhân viên hiểu rõ các yêu cầu của nhiệm vụ được giao. Nếu cần thiết, người bàn giao có thể trực quan hóa bằng cách gắn thêm các biểu đồ, hình ảnh và cụ thể hóa bằng con số để nhân viên hình dung được rõ ràng nhất. Việc xác định rõ các yêu cầu công việc cũng giúp nhà quản trị có cơ sở để đo lường mức độ hoàn thành của nhân viên.
2.3 Cung cấp thông tin cần thiết
Một trong những sai lầm thường gặp của những người quản lý có kỹ năng giao việc kém là im lặng sau khi giao và không giải thích gì thêm. Việc đẩy mạnh hoạt động giao tiếp trong công việc sẽ giúp nhân viên nắm rõ các yêu cầu, mục đích của nhiệm vụ được giao. Đồng thời, nhà quản trị cũng cần cung cấp các tài liệu hay công cụ liên quan, hỗ trợ cho quá trình thực hiện của nhân viên.
2.4 Truyền cảm hứng và động lực
Kỹ năng giao việc tốt không đơn thuần là phân chia nhiệm vụ một cách máy móc mà là quá trình giao tiếp, trao đổi để đảm bảo nhân viên có khả năng thực hiện cũng như thoải mái với các nhiệm vụ được giao. Việc phân công quá máy móc sẽ gây ra sự khó hiểu, nhàm chán và nghiêm trọng hơn là dẫn đến tình trạng nghỉ việc hay sự thiếu hụt nhân sự trong doanh nghiệp. Vì vậy, nhà quản trị cần đảm bảo quá trình giao việc cũng kèm theo việc trao đi mục đích và hy vọng.
2.5 Giám sát và hỗ trợ công việc khi cần
Khi kiểm tra, giám sát, cập nhật tiến độ thường xuyên, nhà quản lý có thể nắm bắt được tình hình thực tế của công việc, phát hiện kịp thời những vấn đề phát sinh để có biện pháp xử lý phù hợp. Việc này giúp đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ, đúng chất lượng và đạt được mục tiêu đề ra.
Ngoài ra, kiểm tra, giám sát, cập nhật tiến độ thường xuyên cũng giúp nhà quản lý nắm bắt được năng lực và hiệu quả làm việc của nhân viên. Từ đó có thể đưa ra những hỗ trợ và định hướng phù hợp cho nhân viên để họ phát triển và hoàn thiện bản thân.
>>>> THAM KHẢO NGAY: Quản lý rủi ro dự án là gì? Quy trình quản trị dự án hiệu quả
2.6 Thường xuyên đánh giá hiệu quả công việc
Khi giao việc nhà quản trị cần theo dõi kiểm soát tiến độ của những nhiệm vụ đã bàn giao. Dựa trên kết quả giám sát, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, chỉ ra điểm mạnh, điểm yếu để cải thiện, nâng cao kỹ năng, Bên cạnh đó, việc theo dõi sát sao công việc cũng giúp nhà quản trị đảm bảo công việc đi theo đúng kế hoạch đã đề ra.
2.7 Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên
Một môi trường làm việc tích cực sẽ tăng động lực, hiệu quả làm việc cũng như thúc đẩy sự hài lòng của nhân viên. Một trong những yếu tố quan trọng để tạo nên điều đó là mối quan hệ tốt đẹp giữa nhân viên và người quản lý. Khi nhân viên cảm thấy được tôn trọng, lắng nghe và ghi nhận, họ sẽ có xu hướng gắn bó hơn với tổ chức và đóng góp nhiều hơn cho các công việc được giao.
3. Quy trình giao việc 5 bước hiệu quả
Dưới đây là quy trình giao việc 5 bước hiệu quả do 1C Việt Nam đúc kết để quý doanh nghiệp có thể tham khảo!
- Xác định công việc cụ thể: Trước khi bàn giao công việc cho nhân viên, nhà quản trị cần xác định rõ mục tiêu, phạm vi và yêu cầu của nhiệm vụ. Nhà quản trị cần phân loại công việc theo mức độ quan trọng, thời hạn hoàn thành và cấp độ kỹ năng cụ thể trước khi bàn giao.
- Lựa chọn công việc phù hợp: Người quản lý cần cân nhắc kỹ lưỡng nhân sự có đủ kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm để hoàn thành công việc hay không trước khi bàn giao.
- Giao việc: Quá trình giao việc cần được thực hiện một cách chính xác và cụ thể với đầy đủ các thông tin cần thiết.
- Theo dõi tiến độ: Sau khi bàn giao công việc, nhà quản trị cần thường xuyên theo dõi và đánh giá hoạt động trên thực tế để đảm bảo tiến độ theo đúng kế hoạch cũng như kịp thời đưa ra các thay đổi nếu có.
- Đánh giá kết quả: Dựa trên kết quả đánh giá người quản lý có thể xác định mức độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên, tìm ra các ưu nhược điểm để nhân viên có thể cải thiện và phát triển kỹ năng.
>>>> ĐỌC THÊM: Tải mẫu bảng theo dõi công việc bằng Excel mới nhất 2024
4. Những khó khăn thường gặp trong quá trình giao việc
Với những dự án có nhiều nhiệm vụ cần làm và liên quan tới nhiều cá nhân thì quá trình bàn giao công việc không hề dễ dàng. Khi người quản lý chưa có kỹ năng bàn giao thật sự tốt họ có thể gặp phải những khó khăn dưới đây:
- Không hiểu năng lực nhân viên: Một số nhà quản lý thiếu kỹ năng quan sát cũng như không nắm được điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên có thể bàn giao các nhiệm vụ không phù hợp. Thông thường, số lượng công việc quá nhiều hoặc yêu cầu kỹ năng quá cao có thể khiến nhân viên áp lực, chán nản, nghiêm trọng hơn là nghỉ việc giữa chừng.
- Tâm lý tự làm hết: Nhiều nhà quản lý cho rằng mình đủ năng lực cá nhân để làm hết mọi việc, không muốn bàn giao công việc cho người khác vì lo lắng về chất lượng. Việc này có thể khiến nhà quản trị bị quá tải, cũng như không cho nhân viên cơ hội để phát triển.
- Kiểm soát và theo dõi: Nếu người quản lý không thực hiện kiểm soát và theo dõi sau khi bàn giao công việc có thể khiến chất lượng đầu ra không được như mong muốn. Từ đó gây lãng phí tài nguyên cũng như sự chậm trễ trong tiến độ thực hiện.
- Chính sách, quy trình của doanh nghiệp: Một số doanh nghiệp có quy trình bàn giao công việc khá cứng nhắc và bó buộc, gây ra tình trạng trạng trễ hoặc tạo áp lực lên nhân viên khi phải thực hiện quá nhiều bước.
- Không có kỹ năng giao việc hiệu quả: Khi nhà quản trị không biết cách giao việc hiệu quả, không nắm được các nhiệm vụ, mục tiêu, trách nhiệm thì có thể dẫn tới các vấn đề như thiếu thông tin, bàn giao không chính xác và không tạo được động lực cho nhân viên.
5. 1C:Document Management - Giải pháp giao việc cho nhân viên hiệu quả
Cải thiện kỹ năng giao việc không quá khó nhưng để quá trình đạt được hiệu quả cao nhà quản trị cần biết cách ứng dụng công nghệ để tận dụng tối đa nguồn lực trong giải quyết công việc cũng như xây dựng đội nhóm hiệu quả. Phần mềm 1C:Document Management là giải pháp văn phòng số được phát triển để tự động hóa các quy trình vận hành dự án. Đặc biệt phần mềm được tích hợp các tính năng chuyên biệt cho quá trình bàn giao công việc, cụ thể:
- Giao việc dưới nhiều hình thức: âm thanh, văn bản, hình ảnh,...
- Tự động hóa quy trình bàn giao công việc: Cho phép khởi tạo các nhiệm vụ cụ thể từ một chuỗi công việc lớn, phân chia trực tiếp cho từng phòng ban, đơn vị, chức vụ,...
- Có thể bàn giao công việc mọi lúc mọi nơi: 1C:Document Management cho phép liên kết với mọi thiết bị di động, tích hợp tính năng thông báo email, SMS khi có các nhiệm vụ mới.
Kỹ năng giao việc là công cụ quan trọng giúp nhà quản trị giảm bớt áp lực trong việc cũng như tạo cơ hội cho nhân viên nâng cao kỹ năng. Để quá trình giao việc cho nhân viên diễn ra hiệu quả, nhà quản trị có thể sử dụng các phần mềm 1C:Document Management. Mong rằng Quý doanh nghiệp đã có thêm những thông tin hữu ích qua bài viết trên. Nếu còn bất kỳ thắc mắc gì về sản phẩm hãy liên hệ 1C Việt Nam để được hỗ trợ.
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: