Ma trận RACI là gì? Các bước áp dụng ma trận RACI
Ma trận RACI là một trong những phương pháp hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công việc hiệu quả, đồng thời làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng nhân viên trong suốt quá trình thực hiện dự án. Vậy cụ thể ma trận RACI là gì? Làm thế nào để áp dụng ma trận này một cách hiệu quả? Hãy cùng 1C Việt Nam theo dõi ngay tại bài viết dưới đây!
>>>> XEM THÊM:
- Ma trận BCG là gì? Quy trình phân tích và cách ứng dụng hiệu quả
- 4 cấp độ của ma trận quản lý thời gian Eisenhower chi tiết
1. Ma trận RACI là gì?
Ma trận RACI (RACI matrix) là một loại biểu đồ phân chia công việc được sử dụng trong quản lý dự án, giúp nhà quản trị dễ dàng xác định được ai chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ để đảm bảo tiến độ dự án. Sử dụng ma trận RACI giúp giải quyết tình trạng phân bổ nhiệm vụ trong các dự án khó và phức tạp, đồng thời tăng tính chuyên nghiệp của các thành viên trong đội, nhóm.
Ma trận RACI sẽ phân rõ từng vai trò của mỗi cá nhân theo hạng mục: Hành động (Responsible), Phê duyệt (Accountable), Tư vấn (Consulted) và Thông tin (Informed). Cụ thể:
- Responsible (Hành động): Là người/bộ phận chịu trách nhiệm thực thi các gói công việc, hoạt động trong dự án. Họ có nhiệm vụ phải hoàn thành mục tiêu và đề xuất các giải pháp cũng như đưa ra quyết định để đảm bảo công việc được diễn ra suôn sẻ.
- Accountable (Phê duyệt): Là người chịu trách nhiệm và tổng kết công việc với các bộ phận cấp cao như trưởng phòng, cấp trên của những người thuộc nhóm Responsible.
- Consulted (Tham vấn): Là những nhân sự cấp cao tham vấn cho các nhân sự thực thi công việc để giúp các vấn đề được giải quyết nhanh chóng.
- Informed (Thông báo): Các thông tin về dự án như chi phí, nguồn lực, tiến độ… sẽ được bộ phận chịu trách nhiệm thực thi đến các bên liên quan.
>>>> XEM NGAY: Cách lập kế hoạch kinh doanh chi tiết và mẫu file Excel mới nhất
2. Biểu đồ mẫu ma trận RACI
Một biểu đồ RACI thường có bố cục như sau:
- Cột mô tả danh sách công việc và nhiệm vụ cần thực thi.
- Các nguồn lực để hoàn thành dự án như cá nhân, nhóm và tổ chức liên quan.
- Vai trò của R, A, C, I sẽ được gán giữa các nhóm công việc hoặc nhiệm vụ, tương ứng với từng nguồn lực chịu trách nhiệm thực thi.
Dưới đây là một số mẫu ma trận RACI phổ biến, nhà quản trị có thể tham khảo và điều chỉnh sao cho phù hợp với đặc thù công việc của mình.
Mẫu 1: Tải ngay TẠI ĐÂY
Mẫu 2: Tải ngay TẠI ĐÂY
Mẫu 3: Tải ngay TẠI ĐÂY
>>>> TÌM HIỂU NGAY: 6 phương pháp và nguyên tắc lập kế hoạch hiệu quả
3. Lợi ích của ma trận RACI
Về cốt lõi, ma trận RACI là giải pháp giúp các nhân sự hiểu rõ công việc cần làm để đảm bảo dự án đạt được thành công, tránh những thông tin sai lệch và lãng phí thời gian. Không chỉ vì dễ hiểu và áp dụng đơn giản, ma trận RACI còn được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ những lợi ích sau đây:
- Nêu bật vai trò của từng nhân sự tham gia, phân chia công việc rõ ràng, tránh bị bỏ sót.
- Đẩy mạnh hiệu suất công việc, dự án.
- Các thành viên trong nhóm giao tiếp với nhau tốt hơn, nâng cao tinh thần đoàn kết để hoàn thành mục tiêu chung.
- Giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế tổ chức quá nhiều cuộc họp mà không đem lại giá trị.
- Doanh nghiệp có thể phân quyền và giám sát công việc dễ dàng hơn, giúp nâng cao hiệu quả dự án.
4. Các bước lập ma trận RACI trong quản lý dự án
Mô hình RACI được áp dụng cho nhiều dự án khác nhau vì được tích hợp những khung mẫu hay phần mềm hỗ trợ. Tuy nhiên, để ma trận RACI phát huy tối đa hiệu quả trong quản lý dự án, nhà quản trị cần bám sát quy trình triển khai theo 5 bước sau đây:
4.1 Bước 1: Xác định công việc cần hoàn thành
Bước đầu tiên, nhà quản trị cần xác định các công việc cần thực hiện bằng cách phân loại các yêu cầu, nhiệm vụ thành từng gói công việc nhỏ. Sau đó liệt kê danh sách các gói công việc vào cột bên trái của ma trận RACI.
4.2 Bước 2: Xác định danh sách nguồn lực
Danh sách nguồn lực của dự án có thể bao gồm: Giám đốc dự án, đội dự án, giám đốc chức năng, nhân sự và các bên liên quan. Sau đó liệt kê danh sách này vào hàng trên cùng của ma trận.
4.3 Bước 3: Phân công trách nhiệm
Tại bước này, Giám đốc dự án và nhóm thực thi sẽ phân công vai trò bằng cách gán những yếu tố R (hành động) - A (phê duyệt) - C (tham vấn) - I (thông báo) giữa các gói công việc với nguồn lực tương ứng.
4.4 Bước 4: Rà soát, đánh giá
Sau khi đã có được ma trận RACI ban đầu. Nhà quản trị cần thực hiện xem xét và đánh giá để đảm bảo sự nhất quán, tránh trùng lặp, thiếu sót. Đồng thời đảm bảo các gói công việc luôn có tối thiểu một người chịu trách nhiệm giải trình và có ít nhất một nhóm chịu trách nhiệm thực thi.
4.5 Bước 5: Thống nhất với các bên liên quan
Ma trận RACI chỉ đạt được hiệu quả nếu có sự thống nhất giữa Giám đốc chức năng và các bên liên quan, điều này giúp gói công việc được diễn ra theo đúng tiến độ, chất lượng, đạt mục tiêu đề ra ban đầu.
>>>> XEM NGAY: Hoạch định chiến lược là gì? Quy trình lập kế hoạch chuyên nghiệp
5. Ma trận RACI phù hợp với dự án nào?
Với những lợi ích đã liệt kê, ma trận RACI có thể được áp dụng thành công cho mọi dự án. Tuy nhiên, đây là mô hình hữu ích đối với các dự án lớn và cần sự đầu tư về nguồn lực, ngân sách và thời gian. Dưới đây là những dự án giúp ma trận RACI phát huy tối đa điểm mạnh của mình:
- Dự án lớn, khó thực hiện: Ma trận RACI giúp chia nhỏ dự án thành những công việc cụ thể, phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân. Thông qua đó, nhà quản trị cũng dễ dàng quản lý, điều phối và theo dõi tiến độ công việc.
- Dự án cần sự minh bạch và tính giải trình: Ma trận RACI giúp các bên liên quan dễ dàng nắm được toàn bộ thông tin dự án, vì vậy phù hợp với các dự án đòi hỏi sự rõ ràng và có tính giải trình cao.
- Dự án với nhiều bên tham gia: Đối với dự án này, ma trận RACI giúp xác định rõ ràng từng vai trò, trách nhiệm của các bên. Điều này giúp tránh sự chồng chéo và phối hợp không ăn ý.
- Dự án yêu cầu sự bổ trợ giữa các bộ phận: Ma trận RACI giúp xác định rõ điểm chung giữa các bộ phận tham gia, từ đó nâng cao sự phối hợp và nhanh chóng hoàn thành mục tiêu.
>>>> THAM KHẢO THÊM: Chiến lược là gì? Đặc điểm, vai trò trong doanh nghiệp
6. Các lưu ý quan trọng khi lập ma trận RACI
Biểu đồ RACI đóng vai trò vô cùng quan trọng quản lý dự án và có những nguyên lý vận hành riêng. Để tránh ảnh hưởng đến các nguyên tắc này và đem lại kết quả tối ưu, các nhà quản trị cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Tính đồng thuận: Các cá nhân/đội, nhóm cần đạt sự thỏa thuận khi bắt đầu công việc. Sau đó ghi chú lại sự đồng bộ đó trong điều lệ và tài liệu của dự án.
- Nhân sự nhóm Accountable có quyền hỗ trợ nhóm Responsible. Mặc dù bản chất của ma trận RACI là sự minh bạch, rõ ràng trong công việc, tuy nhiên nhóm giám sát vẫn có quyền hỗ trợ nhóm thực thi trong các trường hợp cấp bách.
- Ở bất kỳ dự án nào, mỗi nhân sự chỉ thuộc một nhóm vai trò duy nhất. Biểu đồ RACI sẽ chia từng vai trò chính thành 4 nhóm riêng biệt để tránh việc chồng chéo, khiến mô hình trở nên rối rắm và giảm hiệu quả.
- Cho dù ở mọi cấp bậc nào, các nhân sự vẫn cần đảm bảo các bên liên quan đều nắm được tiến độ dự án. Điều này đảm bảo các nhân sự có thể phối hợp nhịp nhàng và cùng ứng phó với các thích nghi của dự án.
- Đặc biệt, nhà quản trị cần ưu tiên thời gian để trao đổi với nhóm Consult (tham vấn). Nhờ sự hỗ trợ từ nhóm tham vấn, các nhóm thực thi sẽ có cơ hội khiến dự án trở nên thuận lợi hơn.
7. 1C:ERP - Giải pháp giúp doanh nghiệp áp dụng ma trận RACI thành công
Bên cạnh những lợi ích vượt trội, ma trận RACI vẫn tồn đọng nhiều nhược điểm như tiêu tốn thời gian, ít linh hoạt về vai trò khi mở rộng quy mô dự án hoặc có sự tham gia của nhiều bên liên quan. Điều này tạo ra sự hạn chế trong quá trình phân bổ và quản lý dự án. Lúc này, việc áp dụng song song giải pháp công nghệ là điều tiên quyết, giúp nhà quản trị lập và áp dụng ma trận RACI thành công, đồng thời khắc phục được những hạn chế kể trên.
1C:ERP là một trong những giải pháp hàng đầu trong quản trị nguồn lực doanh nghiệp toàn diện, trong đó nổi bật với phân hệ kiểm soát và quản lý dự án. Giải pháp này giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình, hoạt động và các công việc liên quan, từ đó nâng tầm thương hiệu, nâng cao lợi thế cạnh tranh và vượt qua những thử thách về công nghệ trong thời đại mới.
Khi áp dụng 1C:ERP, doanh nghiệp sẽ đạt được những thành công nhờ những điểm mạnh như:
- Dễ dàng theo dõi và phân bổ nhân sự để hoàn thành dự án một cách nhanh chóng, kịp thời.
- Hỗ trợ doanh nghiệp loại bỏ những công việc trùng lặp, đòi hỏi thao tác thủ công và tối ưu quy trình thực hiện.
- Linh hoạt trong việc sắp xếp kế hoạch thực hiện dự án, có sẵn hệ thống báo cáo theo thời gian thực, nhà quản trị có thể tinh chỉnh báo cáo mà không cần biết về lập trình.
- Thông qua giải pháp, nhà quản trị sẽ dễ dàng theo dõi được tính chất của các công việc trong dự án, từ đó đưa ra những quyết định điều chỉnh phù hợp.
- Tính năng mã hóa dữ liệu và phân quyền chặt chẽ, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý thông tin cũng như lịch sử truy cập và chỉnh sửa của người dùng. Qua đó đảm bảo tính minh bạch về thông tin.
- Giải pháp tương thích với hầu hết các nền tảng sẵn có của doanh nghiệp.
Trên đây là những thông tin tổng quan về ma trận RACI và các bước áp dụng cho doanh nghiệp. Để triển khai hiệu quả ma trận này cùng những kiến thức kể trên, nhà quản trị cần áp dụng song song với các giải pháp công nghệ. Điều này giúp nhà quản trị phân bổ nhiệm vụ hiệu quả, tiết kiệm thời gian và đảm bảo hoàn thành đúng với mục tiêu đề ra. Nếu các nhà quản trị cần tư vấn thêm về giải pháp 1C:ERP, đừng quên liên hệ với 1C Việt Nam theo hotline: 0247.108.8887, đội ngũ chăm sóc khách hàng sẽ hỗ trợ nhanh chóng!
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: