Hiệu suất làm việc là gì? Công thức tính hiệu suất làm việc chính xác nhất 2024
Hiệu suất làm việc là yếu tố quan trọng trong quản lý nhân sự, ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp luôn tìm cách để cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên nhằm đạt được các mục tiêu kinh doanh. Trong bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ làm rõ hơn về khái niệm hiệu suất làm việc, công thức tính hiệu suất cũng như cách nâng cao hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp. Cùng theo dõi nhé!
>>>> ĐỌC THÊM: Phần mềm Văn phòng số toàn diện 1C:Document Managemen
1. Hiệu suất làm việc là gì?
Hiệu suất làm việc (năng suất) là thuật ngữ dùng để chỉ mức độ hoàn thành công việc của một cá nhân hoặc một nhóm người trong một khoảng thời gian cố định. Hiệu suất được đo bằng kết quả đạt được và nguồn lực (thời gian, năng lực, nguồn vật liệu, chi phí tiêu hao...) sử dụng để đạt được kết quả đó. Hiệu suất làm việc là yếu tố quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả làm việc, quản lý và phát triển doanh nghiệp. Hiệu suất giúp cải thiện chất lượng sản phẩm/ dịch vụ, đồng thời tối ưu tài nguyên và giảm thiểu chi phí sản xuất, giúp tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Ví dụ về hiệu suất làm việc: Trong một xưởng sản xuất ô tô, một công nhân lắp ráp xe được yêu cầu lắp ráp 10 chiếc xe trong vòng một giờ đồng hồ. Nếu nhân viên này trong vòng một giờ sản xuất được 10 chiếc ô tô thì hiệu suất làm việc của anh ta là 100%. Tuy nhiên, nếu nhân viên này chỉ lắp được 5 chiếc xe/1h thì hiệu suất công việc của anh ta là 50%.
>>>> ĐỌC THÊM: Phạm vi dự án là gì? Các yếu tố ảnh hưởng và cách xác định
2. Công thức tính hiệu suất làm việc chuẩn và chính xác
Để theo dõi được hiệu suất làm việc của mỗi nhân viên, doanh nghiệp cần sử dụng các công thức tính hiệu suất. Kết quả đo lường được cuối cùng sẽ cho biết mức độ hiệu quả khi làm việc của nguồn nhân lực hiện có. Công thức tính hiệu suất làm việc như sau:
Hiệu suất công việc = Kết quả nhân viên đạt được/ Chi phí doanh nghiệp sử dụng.
Qua công thức tính hiệu suất làm việc trên, doanh nghiệp có thể suy ra các yếu tố sau:
- Trong quá trình đo lường hiệu suất công việc, kết quả đạt được và chi phí doanh nghiệp sử dụng là 2 yếu tố cực kỳ quan trọng.
- Kết quả đo được sẽ tỷ lệ thuận với hiệu suất làm việc. Kết quả cuối cùng đạt được càng cao thì chỉ số hiệu suất làm việc sẽ càng lớn. Ngược lại, kết quả thấp nhưng chi phí cao sẽ cho ra hiệu suất thấp hơn.
- Để thu được hiệu suất cuối cùng cao, doanh nghiệp cần phải cắt giảm chi phí và nâng cao kết quả làm việc.
>>>> ĐỌC THÊM: Quản lý tiến độ dự án là gì? 6 bước quản lý tiến độ hiệu quả
3. Các phương pháp đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên
Thông qua đánh giá hiệu suất làm việc của người lao động, doanh nghiệp sẽ biết được lỗ hổng nhân sự và tìm cách khắc phục nó, từ đó giảm chi phí và tăng lợi nhuận. Dưới đây là các phương pháp đánh giá hiệu suất công việc phổ biến mà các chủ doanh nghiệp có thể tham khảo:
3.1. Đánh giá chéo trong công ty
Đánh giá chéo là một phương pháp đơn giản để đo lường hiệu suất làm việc của mỗi nhân viên. Đối với các công ty quy mô lớn, việc quan sát và tiếp cận từng nhân viên sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Sự giám sát, theo dõi giữa các nhân viên sẽ tạo ra động lực làm việc, nâng cao tinh thần tự giác, đồng thời giảm thiểu được một lượng lớn công việc cho các nhà quản trị. Tuy nhiên, ban lãnh đạo nên có sự chọn lọc thông tin chính xác để tránh xảy ra tình trạng thiếu công bằng và không trung thực của một số nhân viên.
3.2. Sử dụng thang đo để đánh giá
Khi dùng thang đo để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, ban quản lý sẽ phải áp dụng các mẫu đánh giá đi kèm nhiều tiêu chí riêng biệt. Sau đó, công lại kết quả của mỗi tiêu chí và cho ra xếp hạng hiệu suất làm việc của mỗi cá nhân. Ưu và nhược điểm của phương pháp sử dụng thang đo đánh giá là:
Ưu điểm:
- Kết quả thường mang tính định lượng và khách quan hơn.
- Tổng hợp kết quả một cách dễ dàng, giúp ban quản trị đề xuất được phương pháp cải thiện cụ thể.
- Ít tốn kém kinh phí và thời gian.
Nhược điểm:
- Phương pháp đòi hỏi bậc quản lý phải có chuyên môn và trình độ để đánh giá.
- Phương pháp chỉ phù hợp cho những bậc quản lý đã làm việc và tiếp xúc trực tiếp với nhân viên.
3.3. Phương pháp OKRs
OKRs (Objectives and Key Results) là phương pháp giúp công ty theo dõi được mục tiêu và hiệu suất làm việc của từng nhân viên. Điểm giống nhau giữa OKRs và KPIs là đều có các con số cụ thể để đánh giá chính xác. Tuy nhiên, OKRs thường hướng đến mục tiêu (Objectives) nhiều hơn trong khi KPIs sẽ tập trung vào các chỉ số (Indicators).
Khi sử dụng ORKs, mỗi nhân viên sẽ được cập nhật về mục tiêu, kết quả và những điểm cần lưu ý trong khi hoàn thành công việc được giao. Phương pháp ORKs được rất nhiều doanh nghiệp lớn trên thế giới áp dụng thành công như: Google, Intel, YouTube, Twitter, Amazon,…
3.4. Đánh giá cố định về hành vi (BARS)
BARS là hạng mức giúp các công ty đánh giá hành vi của mỗi nhân viên. Thang đo này sẽ đo lường hiệu suất và các số liệu có trên bảng xếp hạng một cách trực tiếp. Ưu điểm khi sử dụng BARS là cho phép nhà quản lý đánh giá bằng định tính và định lượng. Đặc biệt là nếu hiệu suất này có đi kèm số liệu cụ thể thì sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn về hiệu suất lao động của nhân viên.
3.5. Quản lý theo mục tiêu (MBO)
Phương pháp quản lý theo mục tiêu (MBO) sẽ hướng các nhân viên thực hiện mục tiêu theo mô hình SMART. Các tiêu chí theo mục tiêu MBO sẽ bao gồm tính cụ thể, hiệu suất đo lường, độ khả thi, thời gian và tính liên quan. Cụ thể, các nhân viên sẽ được đánh giá hiệu suất làm việc thông qua việc so sánh kết quả cuối cùng với mục tiêu đặt ra từ ban đầu.
4. Cách nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên
Quá trình nâng cao hiệu suất công việc của nhân viên đòi hỏi sự nỗ lực từ nhiều phía của doanh nghiệp. Dưới đây là các cách nâng cao hiệu suất làm việc cho nhân viên mà doanh nghiệp có thể tham khảo:
4.1. Xác định mục tiêu rõ ràng
Có thể thấy, hiệu suất làm việc của nhân viên sẽ tăng lên đáng kể khi nắm rõ được hướng đi của doanh nghiệp. Do đó, công ty nên đặt ra những mục tiêu rõ ràng để mỗi nhân viên đều có thể hiểu được.
Ví dụ: Doanh nghiệp nên đặt ra mục tiêu: “Thu hút được 1000 người tiêu dùng trong 2 tháng tới”. Con số và thời gian cụ thể sẽ là thước đo giúp mỗi nhân viên xác định được chính xác mục tiêu cần phải làm. Nếu vượt qua hạn mức đã quy định, chứng tỏ hiệu suất làm việc của nhân sẽ được đánh giá cao.
4.2. Đào tạo và nâng cao trình độ
Hiệu suất làm việc của nhân viên sẽ tăng cao nếu được tiếp thêm động lực trong công việc. Do đó, doanh nghiệp nên xem xét, tìm hiểu nhu cầu và mong muốn của mỗi nhân viên để có cách giải quyết kịp thời, nhanh chóng. Doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức khen thưởng, vinh danh để khuyến khích nhân sự làm việc. Nhờ đó, mức độ hoàn thành công việc, mục tiêu và doanh thu của doanh nghiệp sẽ tăng cao hơn.
Ví dụ: Ban lãnh đạo có thể dành sự tôn trọng cho nhân sự của mình bằng cách lắng nghe và tiếp thu ý kiến của mỗi cá nhân. Điều này sẽ giúp mỗi nhân viên cảm thấy được thấu hiểu và trân trọng. Đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp xây dựng lòng tin và sự trung thành của các nhân sự chủ chốt.
4.3. Trao đổi và đánh giá mang tính xây dựng
Trong công việc, giao tiếp là chìa khóa giúp công ty định hình vị trí của mình. Do đó, doanh nghiệp nên trao đổi ý kiến và tổ chức đánh giá nhân viên một cách thường xuyên hơn. Điều này sẽ giúp các nhân viên nhìn rõ được năng lực làm việc và khả năng thực hiện công việc của bản thân. Khi nhận được phản hồi tích cực, nhân sự sẽ làm việc hăng hái hơn, ngoài ra các đánh giá ý tiêu cực cũng là cách để khuyến khích năng suất làm việc. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải cẩn thận với các đánh giá tiêu cực này để tránh gây ra mâu thuẫn đáng tiếc.
Việc đánh giá nên được tiến hành theo hướng đóng góp để cải thiện công việc tốt hơn. Ban lãnh đạo không nên phê phán hoặc quá nặng lời với nhân sự của mình. Điều này gây ra thái độ tiêu cực và khiến nhân viên cảm thấy khó chịu, tức giận. Thậm chí, các bình luận tiêu cực có thể khiến nhân viên tự ti và mất đi sự hăng hái với công việc. Chính vì thế, doanh nghiệp nên biết cách trao đổi và đánh giá một cách tinh tế, uyển chuyển để không bị mất lòng nhân viên.
4.4. Quản trị hiệu suất liên tục
Ban lãnh đạo tập trung giám sát, theo dõi, tạo ra mục tiêu và tiến hành đánh giá kết quả mà nhân sự làm được. Nhờ vào đó, mỗi phòng ban sẽ nắm rõ được được hiệu suất làm việc của mình và kịp thời cải thiện theo đúng hướng đi của tổ chức. Tiến hành quản trị hiệu suất chỉ 1 đến 2 lần mỗi năm thường không đem đến hiệu quả. Công ty nên tổ chức quản trị liên tục theo kỳ, quý, tháng hoặc tuần. Tần suất thường xuyên sẽ khuyến khích nhân viên nâng cao hiệu suất làm việc.
Đánh giá hiệu suất làm việc là đầu mục không thể thiếu trong quy trình quản lý nhân sự. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nắm rõ được năng lực cũng như khả năng hoàn thành mục tiêu của mỗi nhân viên. Để kiểm soát hiệu suất làm việc của mỗi thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng phần mềm 1C:Document Management - giải pháp hỗ trợ theo dõi và đánh giá KPI khách quan, minh bạch. Liên hệ ngay với 1C Việt Nam để được tư vấn về phần mềm.
>>>> ĐỌC THÊM: