5 mẫu lập kế hoạch triển khai dự án chi tiết bằng Excel
Lập kế hoạch là một bước quan trọng trong quá trình quản lý dự án. Một kế hoạch cụ thể và hiệu quả sẽ giúp dự án được hoàn thành đúng thời hạn, ngân sách và chất lượng. Trong nội dung bài viết sau đây, 1C Việt Nam sẽ giới thiệu tới doanh nghiệp 5 mẫu lập kế hoạch triển khai dự án bằng Excel chuyên nghiệp và khoa học.
1. Các thông tin cần có trong một bản kế hoạch triển khai dự án
Kế hoạch triển khai công việc trong dự án được sử dụng để quản lý và theo dõi tiến độ. Một bản kế hoạch triển khai dự án thường bao gồm các thông tin chính sau:
- Ngày bắt đầu và kết thúc dự án: Đây là những mốc thời gian quan trọng để đánh giá tiến độ và hiệu quả của dự án.
- Tháng thực hiện: Các công việc trong dự án sẽ được phân chia theo từng tháng để dễ dàng quản lý.
- Người phụ trách: Mỗi công việc sẽ được giao cho một người hoặc một nhóm người cụ thể chịu trách nhiệm thực hiện.
- Tên công việc: Đây là danh sách các công việc cần thực hiện trong dự án.
2. Mẫu lập kế hoạch triển khai dự án bằng Excel
Excel là phần mềm cung cấp nhiều tính năng và công cụ giúp người dùng dễ dàng tạo và theo dõi kế hoạch dự án. Dưới đây là một số mẫu lập kế hoạch triển khai dự án bằng Excel phổ biến:
2.1. Mẫu 1
Biểu đồ Gantt là một công cụ quản lý dự án phổ biến, được sử dụng để theo dõi tiến độ và thời gian hoàn thành của các công việc. Thông qua biểu đồ Gantt, doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt được tiến độ thực hiện của từng công việc, mối quan hệ giữa các công việc và dự kiến thời gian hoàn thành của toàn bộ dự án.
Doanh nghiệp có thể download miễn phí tại đây.
2.2. Mẫu 2
Bản kế hoạch triển khai dự án dạng timeline là một bảng biểu hoặc biểu đồ thể hiện các mốc thời gian quan trọng của dự án, từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Mẫu này thường được sử dụng để theo dõi tiến độ dự án và đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng thời hạn.
Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu timeline hỗ trợ lập kế hoạch triển khai dự án tại đây.
Khi sử dụng mẫu timeline, nhà quản lý dự án cần lưu ý một số điều sau:
- Luôn cập nhật timeline để phản ánh tình trạng thực tế của dự án.
- Phân tích các rủi ro tiềm ẩn và lập kế hoạch dự phòng.
- Theo dõi tiến độ của dự án và điều chỉnh timeline khi cần thiết.
2.3. Mẫu 3
Mẫu quản lý hiệu suất dự án được sử dụng để theo dõi, đánh giá và điều chỉnh hiệu suất của dự án trong suốt quá trình triển khai. Mẫu này bao gồm các chỉ số đo lường hiệu suất chính (KPI) giúp nhà quản lý nắm bắt được tình hình thực tế so với kế hoạch, từ đó có những điều chỉnh kịp thời để đảm bảo dự án đạt mục tiêu đề ra.
Các chỉ số đo lường hiệu suất chính (KPI) trong mẫu quản lý hiệu suất dự án bao gồm:
- Tiến độ dự án: Tỷ lệ phần trăm hoàn thành của các công việc trong dự án so với kế hoạch.
- Chi phí dự án: Tổng chi phí thực tế đã chi cho dự án so với kế hoạch.
- Chất lượng dự án: Mức độ đáp ứng các yêu cầu về chất lượng của dự án.
- Sự hài lòng của khách hàng: Mức độ hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm/dịch vụ của dự án.
Tham khảo ngay mẫu quản lý hiệu suất dự án tại đây.
2.4. Mẫu 4
Quản lý dự án theo mô hình Kanban là một phương pháp quản lý dự án dựa trên nguyên tắc "luồng công việc liên tục". Trong phương pháp này, công việc được chia thành các nhiệm vụ nhỏ, sau đó được sắp xếp theo các trạng thái khác nhau, chẳng hạn như "Chờ xử lý", "Đang thực hiện", "Đã hoàn thành".
Mẫu này thường được thể hiện dưới dạng bảng, trong đó các cột đại diện cho các trạng thái của công việc. Mẫu Kanban giúp người quản lý hình dung được quy trình làm việc của từng đội dự án, nhóm, nhân viên. Từ đó, người quản lý có thể theo dõi tiến độ thực hiện, phát hiện các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra các giải pháp kịp thời.
Download miễn phí mẫu Kanban tại đây.
2.5. Mẫu 5
Quản lý chi phí dự án là một vấn đề quan trọng đối với các doanh nghiệp. Chi phí này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả và thành công của dự án. Để giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả, bài viết sẽ giới thiệu một mẫu Excel hữu ích. Mẫu Excel này sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi chi phí dự án một cách chi tiết, chính xác hơn, từ đó có thể đưa ra các quyết định đúng đắn để tiết kiệm chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.
Doanh nghiệp có thể tải mẫu nhanh chóng, miễn phí tại đây.
3. Hướng dẫn cách lập kế hoạch triển khai dự án
3.1. Bước 1: Xác định mục tiêu dự án
Mục tiêu của dự án là yếu tố quan trọng hàng đầu quyết định sự thành công của dự án. Mục tiêu rõ ràng, cụ thể và khoa học sẽ giúp người quản lý và nhân viên xác định rõ hướng đi, mục đích của dự án, từ đó đảm bảo mọi hoạt động được thực hiện đúng hướng và đạt kết quả tốt nhất.
Một mục tiêu của dự án có hiệu lực khi đáp ứng được các tiêu chí sau:
- Đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn và tiến độ đã đề ra.
- Đảm bảo sản phẩm, dịch vụ của dự án đạt chất lượng theo yêu cầu.
- Đảm bảo sử dụng ngân sách và nguồn lực hợp lý, tiết kiệm, tránh lãng phí.
- Đảm bảo tài nguyên của dự án được bảo quản, sử dụng an toàn, tránh hư hỏng, mất mát.
- Đảm bảo dự án thực hiện đúng các điều khoản của hợp đồng.
3.2. Bước 2: Xác định phạm vi dự án
Xác định phạm vi dự án là một quá trình phức tạp, doanh nghiệp cần căn cứ vào nhiều yếu tố và sử dụng các kỹ thuật phù hợp. Nhà quản lý cần xem xét nguồn lực, chính sách, quy định và kinh nghiệm triển khai các kế hoạch trước đó của công ty. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng xin ý kiến chuyên gia, phản hồi từ khách hàng, kết quả phân tích thị trường,...
>>>> XEM NGAY: Phạm vi dự án là gì? Các yếu tố ảnh hưởng và cách xác định
3.3. Bước 3: Lập lịch trình
Lịch trình dự án là một trong những yếu tố quan trọng nhất để đảm bảo thành công của dự án. Kế hoạch này cần được phân chia rõ ràng các nhiệm vụ, từ tổng quan đến chi tiết, từ đơn giản đến phức tạp. Mỗi kế hoạch được đề xuất phải đi kèm với đánh giá chi tiết về tính khả thi, thời gian thực hiện cũng như các mục tiêu nhỏ hơn cho mục đích chung.
Bản kế hoạch chi tiết giúp nhà quản trị dự án kiểm soát nhanh chóng các vấn đề có thể phát sinh, có biện pháp đối phó phù hợp và giám sát chặt chẽ tiến độ của dự án. Điều này sẽ góp phần tăng hiệu quả triển khai dự án, giảm thiểu những rủi ro không đáng có.
3.4. Bước 4: Phân tích rủi ro
Quản lý rủi ro là quá trình xác định, phân tích và giảm thiểu tác động của các rủi ro có thể xảy ra trong dự án. Những rủi ro này có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm môi trường vĩ mô, yếu tố kỹ thuật, thời tiết, sự cố từ nhà cung cấp,...
Quản lý rủi ro dự án bao gồm các bước sau:
- Xác định rủi ro: Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quản lý rủi ro. Các rủi ro có thể được xác định thông qua những phương pháp như brainstorming, phân tích SWOT,...
- Đánh giá rủi ro: Sau khi xác định được các rủi ro, doanh nghiệp cần đánh giá mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của từng rủi ro.
- Phương án giải quyết rủi ro: Khi rủi ro đã được đánh giá, doanh nghiệp cần đưa ra phương án giải quyết để giảm thiểu tác động của rủi ro, bao gồm phòng ngừa, giảm thiểu, chuyển giao, chấp nhận.
- Theo dõi và giám sát rủi ro: Rủi ro là những yếu tố không thể dự đoán chính xác. Do đó, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi và giám sát rủi ro để kịp thời phát hiện, ứng phó với các rủi ro mới.
3.5. Bước 5: Sắp xếp các tài nguyên cần thiết
Sắp xếp tài nguyên là quá trình phân bổ và sử dụng các nguồn lực một cách hợp lý để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ, chất lượng. Các nguồn lực cần được sắp xếp bao gồm tài chính, nhân lực, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu,...
Để quản lý tài nguyên dự án doanh nghiệp cần:
- Xác định nhu cầu tài nguyên cho từng công việc trong dự án.
- Phân bổ tài nguyên cho từng công việc một cách hợp lý.
- Thường xuyên theo dõi và giám sát việc sử dụng tài nguyên để đảm bảo dự án không bị thiếu hụt tài nguyên.
3.6. Bước 6: Theo dõi và kiểm soát tiến độ
Mỗi dự án đều có khung thời gian nhất định để hoàn thành. Việc theo dõi và quản lý tiến độ dự án sẽ giúp nhà quản trị biết được dự án đang ở giai đoạn nào, có đạt được mục tiêu hay không. Đồng thời, việc theo dõi sát sao tiến độ dự án sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện và khắc phục kịp thời những sai sót, tránh gây ra những tổn thất nặng nề.
3.7. Bước 7: Sử dụng phần mềm hỗ trợ
Để lập kế hoạch triển khai dự án hiệu quả hơn, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ tiên tiến, hiện đại. Phần mềm lâp kế hoạch công việc giúp doanh nghiệp lập kế hoạch phù hợp, quản lý tốt nguồn lực, tiết kiệm thời gian, công sức và mang lại hiệu quả cao.
Hiện nay phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management là phần mềm công nghệ nổi bật, có khả năng hỗ trợ doanh nghiệp thiết kế mẫu kế hoạch triển khai dự án nhanh chóng, hiệu quả. Với giải pháp này, người quản trị có thể theo dõi tiến độ của dự án, xác định mức độ hoàn thành, dễ dàng biết được bộ phận nào đang có sai sót, lỗi để có biện pháp cải thiện phù hợp.
4. Phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management hỗ trợ lập kế hoạch và quản lý dự án
Phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management là giải pháp tự động hóa công tác quản lý văn bản, quy trình và điều hành công việc. Được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ tiên tiến, phần mềm có khả năng lưu trữ thông tin tập trung có cấu trúc và phi cấu trúc, giúp các cá nhân, tổ chức giải quyết công việc từ xa ở mọi lúc mọi nơi, ngay cả trên thiết bị di động.
Phần mềm 1C:Document Management cung cấp các tính năng nổi bật, mạnh mẽ hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch triển khai dự án một cách hiệu quả. Cụ thể, phần mềm bao gồm các tính năng sau:
- Tạo và phân công nhiệm vụ: Doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo mới hoặc chỉnh sửa các nhiệm vụ trong kế hoạch, đồng thời phân công nguồn lực nhân viên cho từng nhiệm vụ.
- Thiết lập thời hạn: Phần mềm cho phép đặt thời hạn và chỉnh sửa thời hạn, hỗ trợ doanh nghiệp linh hoạt trong mọi hoạt động và kế hoạch..
- Cấu trúc phân cấp: Các nhiệm vụ được thể hiện dưới cấu trúc phân cấp, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về kế hoạch dự án.
- Liên kết nhiệm vụ: Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp xác định sự phụ thuộc lẫn nhau của các nhiệm vụ và liên kết nhiệm vụ theo công thức Finish-Start, Start-Start, Start-Finish, Finish-Finish. Điều này giúp nhà lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về quy trình, kế hoạch, dự án.
- Tính toán thời gian tự động: Thời gian thực hiện dự án được tính toán tự động dựa trên mối liên kết giữa nhiệm vụ của dự án và kế hoạch làm việc.
- Theo dõi kế hoạch: Giải pháp 1C:Document Management hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi tiến độ, giúp các khâu tiếp theo sau bước lập kế hoạch dự án có thể diễn ra trơn tru và hiệu quả hơn.
Trên đây, 1C Việt Nam đã gợi ý 5 mẫu lập kế hoạch triển khai dự án chi tiết trên Excel. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các phần mềm hỗ trợ để quá trình lập kế hoạch và quản lý dự án diễn ra nhanh chóng, hiệu quả hơn. Để được hỗ trợ tư vấn phần mềm lập kế hoạch và quản trị dự án khoa học, chuyên nghiệp, vui lòng liên hệ ngay đến 1C Việt Nam!
>>>> TÌM HIỂU THÊM: