5+ Mẫu lập kế hoạch công việc cá nhân chuyên nghiệp

Hiện nay, các mẫu lập kế hoạch công việc cá nhân đã trở thành công cụ hữu ích giúp mọi người phân bổ và điều chỉnh công việc, đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào. Vậy, làm thế nào để lập mẫu kế hoạch công việc cá nhân hiệu quả? Hãy cùng 1C tìm kiếm câu trả lời thông qua bài viết dưới đây! 

1. Kế hoạch công việc cá nhân là gì?

Kế hoạch công việc cá nhân được hiểu là chuỗi các công việc ngắn hạn hoặc dài hạn được sắp xếp, nhằm giúp mỗi cá nhân hoạch định và nắm rõ các đầu công việc cần thực hiện trong từng ngày, tháng, quý, năm. 

Trong mẫu lập kế hoạch công việc cá nhân, người thực hiện phải mô tả chi tiết những công việc cần làm và kết quả đạt được. Trong đó, nội dung chính sẽ bao gồm:

• Thời gian bắt đầu đến khi kết thúc công việc
• Nội dung cần thực hiện
• Thời gian dự kiến hoàn thành
• Tên bộ phận, đơn vị làm việc
• Phương án dự phòng nếu phát sinh rủi ro
• Phương án đề nghị hỗ trợ từ các bên thứ 3 (nếu có)

2. Mẫu lập kế hoạch công việc cá nhân

Việc lập kế hoạch công việc cá nhân giúp người thực hiện xác định được khối lượng và mức độ ưu tiên của từng công việc, từ đó việc theo dõi tiến độ công việc sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả. Để quá trình lập kế hoạch được diễn ra nhanh chóng, 1C xin gửi đến bạn đọc 5 mẫu lập kế hoạch công việc cá nhân chi tiết sau đây: 

2.1 Mẫu kế hoạch công việc theo ngày

Đây là mẫu kế hoạch cần được lập theo từng ngày, cho phép cá nhân thực hiện từng công việc với những hạng mục chính như: Thời gian thực hiện, thời gian hoàn thành dự kiến và đánh giá hiệu quả công việc.

Tải mẫu lập kế hoạch công việc cá nhân theo ngày: TẠI ĐÂY 

2.2 Mẫu kế hoạch công việc theo tuần, tháng

Để thực hiện một chuỗi các công việc dài hạn thì việc lập kế hoạch công việc theo tuần, tháng là sự lựa chọn hoàn hảo nhất. Trong đó, bảng kế hoạch công việc theo tuần sẽ yêu cầu nêu rõ tên công việc, thời gian và kết quả, đồng thời cập nhật thêm những việc chưa làm được trong một tuần và đề xuất phương hướng giải quyết. 

Với bảng kế hoạch công việc theo tháng, người thực hiện sẽ điền đầy đủ các thông tin trong vòng một tháng, bao gồm: hạng mục công việc, chi tiết công việc, tiến độ thực hiện, thời gian bắt đầu và kết thúc công việc…Nhìn chung, để có một bản kế hoạch công việc theo tuần, tháng hoàn chỉnh, người thực hiện cập nhật chi tiết các thông tin để theo dõi và đánh giá công việc một cách chính xác.

Tải mẫu lập kế hoạch công việc theo tuần: TẠI ĐÂY 

Tải mẫu lập kế hoạch công việc cá nhân theo tháng: TẠI ĐÂY 

2.3 Mẫu kế hoạch công việc theo quý

Đây là bảng kế hoạch dài nhất và chi tiết nhất vì nội dung sẽ mô tả các công việc cần thực hiện trong vòng 1 quý. Vì khối lượng công việc trong 1 quý rất nhiều, vậy nên bảng kế hoạch cần được nêu rõ từng công việc cần làm và tình tiến độ chi tiết.

Tải mẫu lập kế hoạch công việc cá nhân theo quý: TẠI ĐÂY

2.4 Mẫu kế hoạch công việc theo phương pháp Kanban

Lập kế hoạch công việc theo phương pháp Kanban chính là trình bày các công việc và các giai đoạn của quá trình làm việc thông qua các thẻ có màu sắc khác nhau. Trong đó, bảng kế hoạch sẽ được chia thành từng cột, mỗi cột sẽ đại diện cho một giai đoạn như: Đang tiến hành, đang chờ, tạm dừng, đã hoàn thành…Bằng cách thể hiện chi tiết các giai đoạn và tiến độ công việc, mẫu lập kế hoạch công việc cá nhân theo phương pháp Kanban chính là giải pháp hoàn hảo để gia tăng hiệu quả và năng suất công việc.

Tải mẫu lập kế hoạch công việc cá nhân theo phương pháp Kanban: TẠI ĐÂY 

2.5 Mẫu kế hoạch công việc theo phương pháp Getting Things Done

Lập kế hoạch công việc cá nhân theo phương pháp Getting Things Done là cách quản lý công việc hiệu quả, giúp người lập lên kế hoạch làm việc chi tiết theo từng mốc thời gian, tối ưu hóa kết quả và đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ.

Tải mẫu lập kế hoạch công việc với phương pháp Getting Things Done: TẠI ĐÂY 

3. Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch công việc cá nhân

Lập kế hoạch công việc dường như trở thành một phần không thể thiếu nhằm giúp nâng cao năng suất làm việc trong các doanh nghiệp hiện nay. Đây còn là “kim chỉ nam" giúp người dùng đo lường và thực hiện nhiệm vụ một cách khoa học, từ đó tăng xác suất thành công và giảm thiểu sai sót, đẩy mạnh hiệu quả công việc. Ngoài ra, việc lập kế hoạch công việc cá nhân còn đem lại những lợi ích khác như sau:

• Giúp cá nhân xác định được mục tiêu và hướng đi cụ thể. 
• Rút ngắn thời gian thực hiện công việc.
• Hỗ trợ mỗi cá nhân đặt ra những bước cụ thể và tìm kiếm phương tiện để đạt được mục tiêu. 
• Xây dựng động lực hoàn thành công việc, tránh mất phương hướng. 
• Hạn chế áp lực, cân bằng được giữa công việc và cuộc sống.

>>>> XEM THÊM: KRI là gì? Ưu nhược điểm KRI và phân biệt với KPI

4. Hướng dẫn lập kế hoạch công việc hiệu quả 

Lập kế hoạch công việc được xem là một kỹ năng hàng đầu giúp người thực hiện dễ dàng quản lý thời gian và đạt được mục tiêu nhanh chóng. Vậy, làm thế nào để lập kế hoạch công việc cá nhân hiệu quả? Hãy tham khảo hướng dẫn chi tiết mà 1C Việt Nam đề cập dưới đây.

4.1 Xác định công việc cần thực hiện

Bước đầu tiên, cá nhân cần xác định nhiệm vụ và thời gian cần để hoàn thành, đồng thời đề cập đến mục đích thực hiện công việc để người quản lý biết được dự án có đáp ứng tốt cho nhu cầu của khách hàng hay không.

4.2 Thiết lập mục tiêu

Mục tiêu trong bảng kế hoạch công việc cá nhân cần đảm bảo tính chính xác và có thể đo lường được. Ví dụ như mục tiêu của chiến dịch A sau khi tiến hành sẽ là tăng xx% số người đăng ký hàng tháng hoặc tạo ra một lượng doanh thu nhất định.

4.3 Xác định thời gian cần thiết để hoàn thành dự án

Để xác định thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc, người dùng có thể sử dụng mô hình SMART dựa trên những tiêu chí sau đây:

• Specific: Xác định các mục tiêu rõ ràng.
• Attainable: Xây dựng mục tiêu chắc chắn có thể thực hiện được.
• Relevant: Mục tiêu phải thật sự quan trọng và phù hợp với những mục tiêu khác. 
• Measurable: Đảm bảo khả năng đo lường mục tiêu để theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả công việc. 
• Time-bound: Chỉ định chính xác một khoảng thời gian thực hiện để dễ dàng theo dõi và kiểm soát.

>>>> THAM KHẢO NGAY: OKR là gì? Tổng hợp mọi thông tin về mô hình OKR

4.4 Xác định và phân bổ nguồn nhân lực

Khi xác định và phân bổ nguồn nhân lực, người lập kế hoạch cần trả lời các câu hỏi dưới đây:

• Ngân sách dự trù cho dự án lần này là bao nhiêu?
• Phân bổ ngân sách như thế nào?
• Công việc này cần những ai tham gia?
• Công cụ phần mềm nào phù hợp trong việc đánh giá hiệu quả công việc?

4.5 Hiểu rõ các ràng buộc

Tiếp theo, người thực hiện cần xem xét kế hoạch của mình có gặp hạn chế về thời gian, ngân sách cũng như nguồn lực hay không. Từ 3 bước đã liệt kê trước đó, cá nhân nên tính đến những rủi ro có thể cản trở tiến độ quy trình như: Phát sinh các nhiệm vụ đột xuất hoặc một số công cụ gặp sự cố cần nhiều ngân sách. Có thể thấy, rủi ro ảnh hưởng rất lớn đến việc hoàn thiện các đầu mục công việc và mục tiêu của dự án.

4.6 Triển khai lập kế hoạch

Sau khi đã chuẩn bị tốt nhân lực và nguồn lực, người thực hiện có thể bắt đầu triển khai kế hoạch của mình thông qua bảng theo dõi bằng Excel hoặc file Word. Đây là giải pháp lý tưởng giúp đem lại hiệu quả và được nhiều cá nhân, doanh nghiệp áp dụng.

 5. Lưu ý khi lập kế hoạch công việc cá nhân

Ngoài việc nắm rõ các bước khi lập kế hoạch công việc, người thực hiện còn phải cân nhắc nhiều yếu tố quan trọng nhằm để lập một bản kế hoạch công việc thực sự hiệu quả và khả thi. Dưới đây là những nguyên tắc lập kế hoạch công việc cá nhân:

5.1 Đảm bảo yếu tố rõ ràng và tính thực tế cao

Danh mục công việc, mục tiêu và thời gian hoàn thành là các yếu tố cần đảm bảo rõ ràng trong một kế hoạch công việc bất kỳ. Người lập kế hoạch có thể dựa vào thời gian thực tế, ngân sách và nguồn lực để đưa ra các mục tiêu có tính khả thi cao. Trong đó, các công việc phải được phân chia chi tiết, phù hợp với khả năng của từng người và được sắp xếp theo trình tự hợp lý.

>>>> TÌM HIỂU NGAY: Key result là gì? Cách xây dựng OKRs chi tiết, hiệu quả

5.2 Phân chia công việc hợp lý

Nhằm đem lại kết quả cao trong công việc, người lập kế hoạch cần phải biết sắp xếp công việc vào những khung giờ hợp lý. Cá nhân nên tránh đưa các công việc vào chung một giờ vì điều này không chỉ làm chậm tiến độ mà còn làm phát sinh thêm nhiều rủi ro về sau. Điển hình là các công việc cần phải xử lý gấp và đã có hướng giải quyết thì nên ưu tiên đẩy về trước và ngược lại, những công việc chưa thể giải quyết kịp thời thì có thể cân nhắc sắp xếp về sau.

Đến đây, chắc hẳn Quý doanh nghiệp đã có cho mình những mẫu lập kế hoạch công việc cá nhân phù hợp, cũng như nắm rõ một số lưu ý quan trọng nhằm đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc. Nếu còn bất kỳ thắc mắc liên quan đến vấn đề này, hãy liên hệ đến 1C Việt Nam theo Hotline: (+84) 247 106 6667 để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.

>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: 

• Kaizen là gì? Nguyên tắc cốt lõi và quy trình cải tiến Kaizen hiệu quả
• Multitask là gì? Ưu nhược điểm và cách làm việc đa nhiệm