Multitask là gì? Ưu nhược điểm và cách làm việc đa nhiệm
Multitask là gì? Multitask không chỉ đơn thuần là việc thực hiện nhiều công việc cùng một lúc mà còn là khả năng thực hiện công việc và quản lý thời gian một cách hiệu quả. Kỹ năng này đòi hỏi sự linh hoạt, tỉ mỉ và kiên nhẫn của nhà quản lý. Cùng 1C Việt Nam tìm hiểu Multitask cách tối ưu hóa kỹ năng Multitask trong bài viết này nhé!
1. Khái niệm Multitask là gì?
Multitask là khả năng thực hiện hoặc xử lý nhiều nhiệm vụ công việc cùng một lúc. Đây là một kỹ năng quan trọng trong cuộc sống hàng ngày khi cần tối ưu thời gian. Ngoài ra, trong thời đại ngày nay với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ và yêu cầu công việc ngày càng tăng cao thì kỹ năng Multitask lại càng được đề cao.
Multitask không chỉ đơn giản là làm nhiều việc cùng một lúc, mà còn bao gồm khả năng phân chia thời gian, quản lý sự tập trung và quản lý tài nguyên hiệu quả để hoàn thành các công việc được giao.
Ví dụ về Multitask:
- Vừa nấu ăn, vừa nghe podcast
- Vừa tham gia họp, vừa trả lời email của khách hàng
>>>> XEM THÊM:
- Cách tính KPI cho sale đơn giản, nhanh chóng
- Sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) là gì? Nguyên tắc áp dụng
2. Ưu điểm của Multitask
Trong cuộc sống ngày càng phát triển như hiện nay, kỹ năng Multitask ngày càng được chú trọng, đặc biệt là trong môi trường công sở. Dưới đây là ưu điểm nổi bật của Multitask có thể kể đến như:
2.1 Tiết kiệm thời gian
Thay vì tập trung chỉ vào một nhiệm vụ và chờ đợi cho đến khi công việc hoàn thành, kỹ năng Multitask giúp nhà quản lý có thể kết hợp nhiều công việc khác nhau trong cùng một khoảng thời gian. Điều này giúp tiết kiệm thời gian làm việc, tăng hiệu suất làm việc và giảm thiểu thời gian chờ không cần thiết.
2.2 Tiết kiệm chi phí
Việc nhân viên có trang bị kỹ năng Multitask trong doanh nghiệp giúp đảm nhận nhiều nhiệm vụ cùng một lúc, thay vì phải thuê nhiều người cho từng nhiệm vụ công việc riêng biệt. Qua đó, doanh nghiệp cũng tối ưu hóa được chi phí, nguồn lực và tăng cường linh hoạt trong tổ chức.
2.3 Tăng hiệu quả công việc
Kỹ năng làm việc đa nhiệm Multitask giúp tăng hiệu suất công việc bằng cách đảm nhận và hoàn thành nhiều nhiệm vụ cùng một khung thời gian. Điều này giúp tối ưu hóa thời gian và nâng cao năng suất lao động.
>>>> TÌM HIỂU NGAY: OKR là gì? Tổng hợp mọi thông tin về mô hình OKR
3. Nhược điểm của Multitask
Bên cạnh đó, nếu nhà quản lý nếu không thực hiện đúng cách, Multitask có thể mang lại nhiều hệ lụy, làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc, có thể kể đến như:
3.1 Làm việc kém hiệu quả
Khi làm việc đa nhiệm đồng nghĩa với việc bộ não phân chia sự tập trung để có thể làm nhiều việc cùng một lúc. Tuy nhiên, bộ não không được thiết kế để thực hiện nhiều công việc cùng một lúc nếu không xây dựng một chiến lược phù hợp và thậm chí có thể bị tổn thương khi phải hoạt động ở công suất tối đa. Theo một nghiên cứu tại Đại học Sussex, kĩ năng làm việc đa nhiệm liên tục thực sự làm tổn hại cho não bộ.
3.2 Giảm hiệu suất làm việc
Nhiều người nghĩ rằng đa nhiệm có thể cải thiện hiệu suất làm việc của họ. Tuy nhiên, đây là một quan điểm hoàn toàn sai lầm. Kỹ năng này nếu không được thực hiện đúng cách thì có thể phản tác dụng, làm chồng chéo, lẫn lộn các thông tin với nhau từ đó không hoàn thành công việc được giao.
>>>> XEM THÊM: Quy trình thực hiện 5s tại nơi làm việc chi tiết và hiệu quả
3.3 Không phát triển chuyên sâu kỹ năng
Multitask gây ra sự phân tán và làm cho nhà quản lý không thể tập trung vào việc phát triển kỹ năng một cách chuyên sâu. Họ chỉ có thể học hỏi và làm việc ở bề nổi của nhiều lĩnh vực mà không đạt được mức độ hiểu biết sâu sắc hoặc kỹ năng chuyên sâu và từ đó làm mai một chuyên môn của bản thân theo thời gian.
3.4 Gây cảm xúc tiêu cực nếu quá tải công việc
Khi kỹ năng Multitask không được thực hiện đúng cách, nhà quản lý sẽ không thể tuân thủ theo một kế hoạch cụ thể. Điều này dẫn đến lo lắng về việc liệu công việc có thành công hay không.
3.5 Không tối ưu được thời gian thực thi
Thực hiện Multitask trong công việc nhưng không biết cách quản lý thời gian sẽ khiến cho thời gian thực thi không được tối ưu trong kỹ năng đa nhiệm. Điều này khiến nhà quản lý phải dành thêm thời gian để tìm cách giải quyết vấn đề. Hơn nữa, dù thời gian chuyển từ công việc này sang công việc khác không nhiều, nhưng việc chuyển đổi này vẫn có thể làm lãng phí thời gian không cần thiết.
>>>> TÌM HIỂU NGAY:
- Nguyên lý 80/20 là gì? Quy trình và ứng dụng Pareto đơn giản
- 6 bước xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban hiệu quả
4. Giải pháp rèn luyện kĩ năng làm việc đa nhiệm Multitask
4.1 Ứng dụng vào công việc không quan trọng
Multitasking sẽ không tác động xấu tới kết quả của công việc mà còn nâng cao năng suất nếu đó là nhóm công việc không quan trọng và dễ dàng thực hiện, không cần suy nghĩ quá nhiều. Ví dụ như vừa nghỉ ngơi trong giờ nghỉ trưa, vừa bàn công việc cùng với đồng nghiệp,... Khi làm việc, nhà quản lý có thể sử dụng Multitask nếu nhiệm vụ đó nhà quản lí đã thành thục, không cần tốn quá nhiều công sức.
4.2 Lập danh sách công việc có tính chất giống nhau
Khi nhà quản lí cần phải xử lý nhiều công việc đồng thời, bước đầu tiên cần thực hiện là tạo ra một danh sách công việc. Việc lập danh sách sẽ giúp tổ chức mọi thứ một cách có hệ thống, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào của công việc. Tiếp theo, đó chính là cần học cách ưu tiên các công việc. Xác định những công việc quan trọng nhất để ưu tiên thực hiện trước. Kỹ năng ưu tiên này sẽ duy trì được sự cân bằng và tiến độ làm việc khi đa nhiệm.
4.3 Giảm phân tán từ các kênh online
Các thông báo từ email, tin nhắn từ đồng nghiệp và khách hàng thường làm chúng ta bị gián đoạn khỏi luồng công việc. Tuy nhiên, chúng là phần không thể thiếu. Vì vậy, khi đối mặt giữa việc phản hồi các kênh giao tiếp và hoàn thành công việc hiện tại, hãy ưu tiên và hoàn thành một việc trước. Xây dựng một không gian làm việc chuyên nghiệp bằng cách giảm thiểu các yếu tố gây phân tâm như âm thanh của chuông tin nhắn, cuộc gọi điện thoại hoặc tiếng động bất ngờ từ thiết bị di động, máy tính.
4.4 Thực hành kỹ năng làm việc đa nhiệm
Tương tự như các kỹ năng mềm khác, kỹ năng Multitask cũng có thể được cải thiện nếu nhà quản lý biết cách rèn luyện. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng não bộ của chúng ta có thể tăng cường tốc độ làm việc và phát triển khả năng đa nhiệm thông qua việc luyện tập.
Trên đây là toàn bộ thông tin về Multitask là gì mà 1C Việt Nam muốn gửi tới các bạn. Hy vọng thông qua bài viết này sẽ giúp hiểu rõ hơn về Multitask và biết cách vận dụng kỹ năng này vào trong công việc và cuộc sống hàng ngày để đạt được hiệu quả cao nhất.
>>>> ĐỌC THÊM: