Key result là gì? Cách xây dựng Key Result chi tiết, hiệu quả
Key Result là một trong những chỉ số quan trọng trong mô hình quản lý mục tiêu, giúp đo lường và kiểm soát mức độ hoàn thành của các mục tiêu chính trong doanh nghiệp. Trong nội dung bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ giới thiệu những thông tin liên quan đến Key Result là gì và cách xây dựng Key Result chi tiết, hiệu quả.
1. Key Result là gì?
Key Result là một trong những yếu tố quan trọng đối với những doanh nghiệp áp dụng phương pháp OKRs. Bởi Key Result là yếu tố nằm trong phương pháp OKRs với 2 yếu tố chính là O (Objective) và K (Key Results). Trong đó:
- Mục tiêu (Objective): Điểm đích hướng đến.
- Kết quả (Key Results): Cho biết doanh nghiệp đã đạt được mục tiêu hay chưa.
Như vậy, mục đích xây dựng Key Results (KRs) chính là giúp doanh nghiệp có thể xác định mục tiêu và tạo động lực thúc đẩy để đạt được mục tiêu đó, đồng thời quản lý hiệu suất một cách hiệu quả.
2. Các loại Key Result
2.1 Phân loại của John Doerr
Thông thường, Key Result sẽ phù hợp với một trong ba loại: Input, Output và Outcome. Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể nghĩ ra Key Result cho từng cách, sau đó chọn ra cách tốt nhất cho nhu cầu hiện tại của mình. Điều này đảm bảo doanh nghiệp đưa ra những kết quả chính phù hợp và đo lường chính xác tiến độ đạt được mục tiêu.
- Input (Đầu vào)
Đây là những hoạt động, dữ liệu đầu vào mà doanh nghiệp cần thực hiện để tạo ra kết quả. Các doanh nghiệp thường tập trung vào Input bởi họ tin rằng nếu giá trị đầu vào (Input) phù hợp thì các giá trị đầu ra (Output) mong muốn sẽ được xảy ra. Trong đó, Output là những thứ mà doanh nghiệp không thể kiểm soát được, lúc này doanh nghiệp sẽ cần đến Input để dễ dàng theo dõi tiến độ công việc.
Cụ thể, Input sẽ tập trung vào các hành động cốt lõi quan trọng và chắc chắn rằng những Input doanh nghiệp lựa chọn sẽ mang lại kết quả đầu ra như mong muốn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc sử dụng kết quả chính Input trong việc cải thiện hiệu suất của nhân viên.
Ví dụ: Mục tiêu của doanh nghiệp chính là “Đạt chỉ tiêu 1000 lượt bán ra sản phẩm, thay vì sử dụng các kết quả chính đầu ra (Output) như: Số lượng sản phẩm, lượng khách hàng tiếp cận,… Doanh nghiệp có thể tập trung vào kết quả đầu vào (Input) như: Phát tờ rơi, chính sách marketing, tập trung vào tệp khách hàng tiềm năng,…
- Output (Đầu ra)
Kết quả chính đầu ra (Output) chịu sự ảnh hưởng của đầu vào (Input). Hay nói cách khác, để có được đầu ra, ta cần thực hiện các hành động đầu vào. Một kết quả chính Output sẽ hiệu quả nếu có một kế hoạch là các hành động đi kèm.
Kết quả chính Output thường được sử dụng trong trường hợp mục tiêu của doanh nghiệp muốn hướng đến sự thay đổi và doanh nghiệp đã có cơ sở dữ liệu chắc chắn về đầu ra sau khi đã thực hiện một chuỗi hành động đầu vào. Khi đó, kết quả chính Output là những gì chịu ảnh hưởng mà không phải thứ doanh nghiệp muốn kiểm soát.
Ví dụ: Mục tiêu của doanh nghiệp là “tăng trưởng số lượng khách hàng mới trong quý I”. Giả sử rằng, trung bình doanh nghiệp nhận được 5 khách hàng tiềm năng trong số 100 cuộc gọi, thay vì viết kết quả chính Input là “số lượng cuộc gọi được thực hiện” thì doanh nghiệp nên chuyển thành kết quả chính Output là “số lượng khách hàng tiềm năng”.
Tóm lại, kết quả chính Output cho biết những hành động mà doanh nghiệp thực hiện sẽ đem đến kết quả như thế nào.
2.2 Phân loại của Felipe Castro
Trong tài liệu “The Beginer’s Guide To OKRs” của Felipe Castro, kết quả chính được chia thành 2 loại cơ bản.
- Kết quả chính dựa trên hoạt động
Là những kết quả chính đo lường việc hoàn thành các nhiệm vụ, đo lường hoạt động hoặc việc cung cấp các mốc quan trọng của một dự án. Các kết quả chính dựa trên hoạt động thường bắt đầu bằng các động từ như: Phát hành, khởi chạy, kiểm tra, chuẩn bị, phân phối,…
Ví dụ:
+ Xây dựng kế hoạch quảng bá sản phẩm.
+ Phát triển ý tưởng cho dự án mới
+ Kiểm tra quy trình sản xuất mặt hàng may mặc.
+ Phân phối các nguồn hàng cho các đơn vị, đối tác.
+ …
- Kết quả chính dựa trên giá trị
Kết quả chính sẽ dựa trên giá trị đo lường, việc cung cấp giá trị cho tổ chức hoặc khách hàng của tổ chức và đo lường kết quả của các hoạt động thành công.
Ví dụ:
+ Duy trì mức độ khách hàng ổn định dưới Y.
+ Cải thiện doanh thu từ X% lên Y%.
+ Giảm tỷ lệ khiếu nại từ Y% xuống X%.
+ Tăng mức độ tương tác của khách hàng từ X lên Y.
+ …
>>>> TÌM HIỂU NGAY: Mô hình Canvas là gì? 8 bước lập kế hoạch canvas hiệu quả
2.3 Phân loại của Ben Lamort & Paul Niven
Theo Ben Lamorte và Paul Niven (2 tác giả của cuốn sách Objectives & Key Results được xuất bản năm 2016), Key Results được chia thành 3 loại dựa trên các loại số liệu đánh giá đo lường:
- Key Results “Baseline metric” (đường cơ sở)
Key Result “Baseline metric” xây dựng để báo cáo, theo dõi và không có dữ liệu lịch sử. Việc đặt kết quả cuối cùng phải chính xác thường không bắt buộc cho đến khi dữ liệu cơ sở được thiết lập. Khi đó, nhà quản trị phải điều chỉnh Key Results sao cho phù hợp.
Ví dụ: Bộ phận kế toán của doanh nghiệp đang trong giai đoạn đầu triển khai OKRs nhận ra chi phí Server với mục tiêu “Giảm chi phí quản lý doanh nghiệp”. Tuy nhiên, chi phí biến động theo số khách hàng thực tế công cụ OKRs mà trước đó chưa có số liệu lịch sử. Do đó, doanh nghiệp sẽ cần có một Key Results để báo cáo chi phí Server hàng tuần, trong quý 4.
Có thể thấy, hành động này không phải là một giá trị. Doanh nghiệp lựa chọn giải pháp theo dõi và đo lường hàng tuần cho đến khi thu thập được số liệu rõ ràng để tránh rủi ro phát sinh ảnh hưởng đến khả năng chi trả.
- Key Results “Target metric” (chỉ số mục tiêu)
+ Tích cực: Key Results có chỉ số mục tiêu tích cực, nghĩa là “càng nhiều càng tốt”
Ví dụ: 30 bài viết được đăng lên trên website 1C trong tháng 2. Với trường hợp này, con số đạt được càng gần với con số mục tiêu đặt ra thì càng tốt.
+ Tiêu cực: Key Results có chỉ số mục tiêu tiêu cực, có nghĩa là “Càng ít càng tốt”
Key Results dạng này thường được dùng trong các mục tiêu liên quan đến chi phí, thời gian sản xuất, tiêu hao nguyên vật liệu…
Ví dụ: Chi phí doanh nghiệp ít hơn 2 tỷ.
Vì là các kết quả chính mang hướng tiêu cực nên không khuyến khích doanh nghiệp sử dụng. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể viết lại theo hướng tích cực hơn: Tiết kiệm 1 tỷ so với tháng trước, giảm chi phí từ 3 tỷ còn 2 tỷ.
- Ngưỡng: Key Results có chỉ số mục tiêu ngưỡng, nghĩa là “Nằm trong phạm vi giá trị tối thiểu và tối đa có thể chấp nhận”.
Ví dụ: Thời gian làm việc giữa bộ phận chăm sóc khách hàng và bộ phận kỹ thuật sau khi nhận được yêu cầu từ phía khách hàng là 2 - 4 ngày.
Mục tiêu ngưỡng chỉ định một giá trị số thấp có thể chấp nhận được, và một giá trị số cao có thể chấp nhận được, dùng làm ngưỡng để xác định phạm vi mục tiêu của chỉ số.
- Key Result “Milestone” (cột mốc)
Vì loại Key Results này không thể thiết lập được số liệu nên sẽ được chia thành các bước nhỏ để kết quả đạt được khả thi hơn.
Doanh nghiệp nên cập nhật các Key Results thường xuyên để ghi nhận kết quả đạt được, tránh nhầm lẫn giữa KRs mang tính cột mốc và các nhiệm vụ.
Ví dụ:
Objective: Hoàn tất quá trình mở rộng chi nhánh mới.
Key Results: Khai trương chi nhánh mới tại Hà Nội với số lượng nhân viên là 6 người.
Key Result “Milestone” này sẽ được chia thành các bước nhỏ như:
+ Ký hợp đồng thuê 1 văn phòng với mức giá tốt.
+ Tuyển dụng 6 nhân viên với năng lực tương ứng, có nhiệm vụ chăm sóc khách hàng.
+ …
3. Các tiêu chí đánh giá một Key Result hiệu quả
Key Results không phải là một hành động, nhiệm vụ hay dự án nào đó cần làm, mà Key Results chính là kết quả cuối cùng cần đạt được. Các nhà quản trị cần nắm 6 tiêu chí dưới đây để có được kết quả chính hiệu quả.
- Có thể đo lường: KRs cần phải được đo lường theo một cách khách quan và phải có phạm vi xác định cụ thể, đo lường tiến trình thực hiện mục tiêu một cách chi tiết, chính xác. Áp dụng cách tính KPI cho sale là một gợi ý tuyệt vời để đo lường KRs trong doanh nghiệp.
- Có liên quan: Key Results phải có mối quan hệ gắn bó với mục tiêu ban đầu. Nếu không, tiến trình thực hiện mục tiêu sẽ trở nên mơ hồ và không đạt được kết quả mong muốn. Vì vậy, Key Results được xem là yếu tố quyết định đến sự thành công của mục tiêu.
- Chi tiết, cụ thể: Key Results cần đảm bảo chi tiết, cụ thể để ai cũng có thể hiểu được.
- Thử thách: Key Results cần phải mang tính thách thức và sự tham vọng. Các kết quả chính đặt ra cần lớn hơn một chút so với năng lực của nhân viên, điều này giúp cho năng suất làm việc của nhân viên được đẩy lên cao.
- Thời hạn hoàn thành: Một kết quả tốt cần có thời hạn rõ ràng để tạo ra áp lực hoàn thành mục tiêu đề ra. Thông thường, Key Results sẽ tuân theo chu kỳ hàng quý.
- Thực tế: Key Results cần mang tính khả thi để nhân viên hiểu được họ cần thực hiện những hành động gì để đạt được. Tuy nhiên, chúng ta không nên đặt ra quá nhiều yêu cầu lớn lao và không thực hiện được.
4. Nguyên tắc khi xây dựng Key Result
4.1 Key Result cần tác động đến Objective
Mối quan hệ giữa Key Results và Objectives là chặt chẽ và tác động mạnh mẽ lẫn nhau, Key Results ảnh hưởng đến mức độ tập trung thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Do đó, việc xây dựng KRs cần thực hiện xoay quanh các câu hỏi như “KRs này có quan trọng lắm không, nếu không có thì có ảnh hưởng đến OKRs không?”.
4.2 Key Result có thể định lượng được (con số)
KRs cần có số liệu và có thể định lượng được. Nếu không, Objective sẽ trở nên mơ hồ và doanh nghiệp sẽ không thể xác định được khi nào mục tiêu đã hoàn thành. Đây là một trong những lỗi sai phổ biến mà hầu hết doanh nghiệp mới sử dụng phương pháp OKRs đều gặp phải.
4.3 Chỉ nên có từ 3-5 Key Results trong 1 Objective
Theo phân tích từ chuyên gia, một người chỉ nên có từ 2-3 Objective/quý, trong đó mỗi Objective chỉ nên có từ 3 - 5 KRs. Điều này không chỉ giúp cho người lao động tập trung hơn, mà còn tránh tình trạng quá tải và đảm bảo tất cả công việc đều được hoàn thành đúng hạn.
Tuy nhiên, cũng có thể nhiều hơn hoặc ít hơn 3 - 5 KRs trong mỗi mục tiêu, quan trọng vẫn là phụ thuộc vào mỗi người, cần suy nghĩ về tầm quan trọng của kết quả và chọn ra chỉ số phù hợp.
4.4 Đặt thời hạn cụ thể
Khi sử dụng Key Result, nhân viên cần đặt ra thời hạn rõ ràng cho kết quả chính vì sẽ tạo được động lực thúc đẩy và gia tăng tính cam kết. Trong trường hợp không có mốc thời gian cụ thể, doanh nghiệp có thể mặc định thời hạn vào cuối quý. Doanh nghiệp có thể tham khảo nguyên lý 80/20 để phân bổ thời gian một cách hợp lý và khoa học, rút ngắn thời gian đạt được Key Result hơn.
4.5 Key result và Objective phải được hoàn thành đồng thời
Sau khi đã hoàn thành phương pháp OKRs, người lập cần kiểm tra lại bằng cách đặt ra các câu hỏi như:
- Nếu loại bỏ một KRs bất kỳ, Objective có đạt được không?
- Nếu toàn bộ KRs hoàn thành, Objective có đạt được không?
- Có thiếu sót KRs nào không?
Nếu các Key Results đã được hoàn thành nhưng Objective vẫn còn thiếu thì có nghĩa là các Key Results tạo ra có phần sai sót, Khi đó, doanh nghiệp sẽ tiến hành sửa đổi hoặc bổ sung thêm KRs.
Bài viết trên đã củng cố nội dung về Key Result là gì và cách xây dựng Key Results hiệu quả. Để kết quả chính đạt được hiệu quả cao, doanh nghiệp cần đảm bảo thực hiện theo đúng nguyên tắc khi xây dựng Key Results như: Chú ý đến số liệu đo lường, thời hạn cụ thể, giới hạn Objective,… Đồng thời, các nhà quản trị có thể sử dụng thêm các phần mềm hiện đại như 1C:Company Management, giúp tự động hóa công tác quản trị doanh nghiệp, kết nối các phòng ban và bộ phận lại với nhau, theo dõi và giám sát các mục tiêu cũng như Key Results của doanh nghiệp. Để biết thêm thông tin về phần mềm này, liên hệ ngay 1C Việt Nam để được hỗ trợ.
>>>> BÀI VIẾT CÙNG CHỦ ĐỀ: