Nút thắt cổ chai là gì? Cách xác định và vượt qua
Nút thắt cổ chai là hiện tượng phổ biến thường xảy ra trong doanh nghiệp. Vậy nút thắt cổ chai là gì, nguyên nhân nào gây nên và doanh nghiệp cần làm gì để vượt qua hiện tượng này? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của 1C Việt Nam để tìm kiếm câu trả lời nhé!
1. Nút thắt cổ chai là gì? Ví dụ minh họa
Nút thắt cổ chai là hiện tượng tắc nghẽn hoặc gián đoạn trong trong quá trình sản xuất, gây ra nhiều thiệt hại cho doanh nghiệp. Hiện tượng này thường xuyên xảy ra khi có quá nhiều công việc bị ùn tắc, dẫn đến bộ máy hệ thống quy trình của doanh nghiệp không thể vận hành trơn tru. Hậu quả của các nút thắt cổ chai chính là sự trì trệ trong toàn bộ hệ thống, làm gia tăng chi phí sản xuất cho doanh nghiệp.
Hiện tượng nút thắt cổ chai có thể dễ dàng nhận biết thông qua các biểu hiện như:
- Một công việc phải sửa chữa lại nhiều lần.
- Một nhân viên mắc sai lầm lặp đi lặp lại.
- Quy trình xử lý công việc bằng văn bản quá rườm rà.
- Công việc trong một nhóm không được phân chia rõ ràng, hiệu suất làm việc giảm.
- Chính sách lỗi thời, không kịp sửa đổi, bổ sung theo quy định hiện hành.
Ví dụ minh họa về hiện tượng nút thắt cổ chai:
Dây chuyền sản xuất hàng hóa có một máy móc bị hỏng, dẫn đến toàn bộ dây chuyền phải ngừng hoạt động trong thời gian sửa chữa. Quá trình sản xuất bị tắc nghẽn dẫn đến quá trình giao hàng chậm trễ và tăng chi phí cho doanh nghiệp. Đây chính là nút thắt cổ chai mà doanh nghiệp cần tháo gỡ ngay lập tức.
>>>> XEM THÊM: Lead Time là gì? Tất tần tật thông tin về Lead Time mới nhất
2. 2 loại nút thắt cổ chai phổ biến
Trên thực tế, người ta thường phân chia các nút thắt cổ chai mà doanh nghiệp thường gặp làm hai loại chính:
- Tắc nghẽn dài hạn:
Đây là những nút thắt thường xuyên xảy ra trong doanh nghiệp, có chu kỳ lặp đi lặp lại nhiều lần, cần thời gian dài để sửa chữa, đôi khi không thể giải quyết. Những nút thắt này sẽ tiêu tốn nhiều chi phí và nguồn lực, do đó đây là loại tắc nghẽn cần được ưu tiên giải quyết đầu tiên.
Ví dụ minh họa: Phòng ban kế hoạch làm việc chậm chạp, không đáp ứng yêu cầu dẫn đến mọi hoạt động phía sau như nhập hàng, sản xuất, kiểm tra, giao hàng,... đều bị trì trệ theo.
- Tắc nghẽn ngắn hạn
Đây là loại nút thắt tạm thời, thường có khả năng giải quyết được nhanh. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng không nên lơ là bỏ qua các nút thắt này bởi chúng có thể là nhân tố tích tụ cho các tắc nghẽn dài hạn sau này nếu không được xử lý kịp thời.
Ví dụ minh họa: Một nhân viên trong một bộ phận xin nghỉ việc, điều này xảy ra khá thường xuyên ở các doanh nghiệp. Chuyện sẽ không có gì nếu như công việc mà người nhân viên này đảm nhiệm không thể có ai làm thay. Vậy là, chỉ cần nhân viên này nghỉ, thì mọi công việc ngày hôm đó sẽ bị ứ đọng, tạo nên một nút thắt cổ chai ngay lập tức.
>>>> TÌM HIỂU NGAY: Poka Yoke là gì? Cách triển khai Poka Yoke trong doanh nghiệp
3. Nút buộc cổ chai tác động như thế nào đến doanh nghiệp
Hiện tượng nút thắt cổ chai có khả năng gây nên nhiều hậu quả tiêu cực cho doanh nghiệp như:
- Mất nhiều chi phí để giải quyết các vấn đề, ngắn hoặc dài hạn.
- Doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp giảm.
- Tiến độ công việc chậm trễ, đánh mất niềm tin nơi khách hàng.
- Năng suất làm việc của doanh nghiệp không đạt yêu cầu.
- Tồn kho sản phẩm, không đảm bảo chất lượng.
- Phát sinh các mâu thuẫn nội bộ…
4. Cách xác định nút thắt cổ chai trong sản xuất
Hiện tượng nút thắt cổ chai rất thường thấy trong doanh nghiệp sản xuất và có nhiều tác hại. Do đó, việc xác định các nút thắt này là vô cùng quan trọng. Để xác định các nút thắt cổ chai, doanh nghiệp cần đi theo các bước sau:
4.1 Bước 1 - Nhận biết qua các dấu hiệu dễ thấy
Nút thắt cổ chai xuất hiện nhiều trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần phát hiện ra các nút thắt này càng sớm càng tốt, bằng các biểu hiện đầu tiên dễ thấy như:
- Đối tác thường xuyên phàn nàn về sự chậm trễ của doanh nghiệp trong khâu ký kết hợp đồng, giao hàng,...
- Khách hàng không hài lòng vì không có nhân viên tư vấn kịp thời.
- Chi phí bảo quản, hoặc chi phí lưu kho trong tháng bất ngờ tăng cao mà không rõ lý do.
- Công việc giữa các phòng ban được phân bổ không đều…
4.2 Bước 2 - Đo lường và phân tích dữ liệu qua phần mềm 1C:Company Management
Chỉ nhìn thấy bằng mắt thường thì không phải nút thắt nào cũng có thể dễ dàng phát hiện. Điều này có thể khiến doanh nghiệp bỏ sót các nút thắt quan trọng, cấp bách cần giải quyết.
Chính vì vậy, doanh nghiệp cần sử dụng một phần mềm chuyên đo lường cũng như phân tích dữ liệu chính xác, kịp thời, nhanh chóng, hiệu quả. 1C:Company Management là phần mềm dành riêng cho các doanh nghiệp sản xuất giúp quản lý quy trình một cách chuyên nghiệp, từ bước lập kế hoạch, theo dõi tiến độ cho tới quản lý sản phẩm đầu ra.
Với phần mềm 1C:Company Management, nhà quản trị có thể dễ dàng phát hiện được các nút thắt cổ chai tồn đọng trong chính doanh nghiệp. Ngoài ra, phần mềm cũng sẽ tự động hóa công tác quản trị và kết nối các bộ phận lại với nhau, dễ dàng tìm ra vấn đề và nguyên nhân gây ra hiện tượng nút buộc cổ chai, từ đó tìm ra hướng giải quyết phù hợp. Nêu doanh nghiệp hướng tới quy trình sản xuất tinh gọn thì không thể bỏ qua phần mềm này.
4.3 Bước 3 - Khảo sát những người tham gia vào quy trình sản xuất
Những người tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất có khả năng nhận diện và tìm kiếm các nút thắt nhanh chóng hơn do họ tiếp xúc với công việc hàng ngày. Bằng việc khảo sát những người này, doanh nghiệp có thể thu thập nhiều thông tin đáng tin cậy về các hiện tượng nút thắt cổ chai trong tồn tại.
5. Nguyên nhân điển hình gây nên nút thắt cổ chai
Dưới đây là một số nguyên nhân điển hình gây nên hiện tượng nút thắt cổ chai:
- Quy trình làm việc lỗi thời: Quy trình chính là yếu tố then chốt để một doanh nghiệp vận hành hiệu quả. Vì thế, nếu quy trình không được cập nhật thì chắc chắn doanh nghiệp sẽ bị bỏ lại phía sau, tốn kém nhiều thời gian, tiền bạc.
- Khối lượng công việc vượt quá khả năng: Những công việc được giao cho những nhân viên không có đủ khả năng chắc chắn sẽ là nút thắt lớn cho doanh nghiệp. Khối lượng công việc quá lớn, khả năng đáp ứng không đủ là nguyên nhân làm cho chuỗi sản xuất bị trì trệ, kéo theo nhiều hệ quả đáng lường.
- Sử dụng phương pháp thủ công để xử lý dữ liệu: Việc thu thập và xử lý dữ liệu tốn khá nhiều thời gian và công sức, nếu chỉ sử dụng các phương pháp thủ công thì sẽ không hiệu quả. Thêm vào đó, phương pháp thủ công có thể dẫn đến những sai sót, khó tìm ra và khó giải quyết.
- Chưa tối ưu được thời gian làm việc: Mất quá nhiều thời gian cho một công việc nhưng lại không hiệu quả. Hoặc làm đi làm lại một công việc nhàm chán, vô bổ mà không được chuyên môn hóa, tiêu chuẩn hóa. Đó là sự lãng phí, cũng chính là nút thắt cổ chai đang tồn đọng ở rất nhiều doanh nghiệp hiện nay.
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: Smart Factory là gì? Lợi ích khi sử dụng smart factory trong doanh nghiệp
6. Bí quyết vượt qua hiện tượng nút thắt cổ chai trong doanh nghiệp
Để vượt qua các nút thắt cổ chai, doanh nghiệp cần trang bị những bí quyết sau:
6.1 Tự động hóa quy trình sản xuất, quy trình làm việc
Tự động hóa quy trình được hiểu là một chuỗi các hành động được tạo ra xuyên suốt cả một quá trình, đảm bảo các công việc chạy trôi chảy. Việc áp dụng tự động hóa quy trình sản xuất, quy trình làm việc tự động khiến hoạt động của doanh nghiệp được triển khai nhanh chóng, dễ dàng, quy củ hơn. Từ đó tiết kiệm thời gian và phát hiện ngay lập tức nút thắt cổ chai khi quá trình bị dừng lại tại một giai đoạn nào đó.
6.2 Thực hiện các giải pháp sáng tạo
Trong một số trường hợp, doanh nghiệp đã nhìn ra được các nút thắt nhưng lại không thể gỡ bỏ nó, bởi nút thắt đó đã quá quen thuộc, khó có giải pháp. Tuy nhiên, nếu sử dụng nguồn lực từ nhiều phòng ban, đặc biệt kích thích sự sáng tạo của mỗi nhân viên, chắc chắn rằng nút thắt khó nhằn này có thể được tháo ra một cách nhanh chóng.
6.3 Cải tiến liên tục
Cải tiến liên tục ngay cả khi các nút thắt cổ chai chưa được hình thành chính là giải pháp lâu dài mà doanh nghiệp nên hướng tới. Một trong những quy trình cải tiến được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng chính là P-D-C-A (Plan, Do, Check, Action) tức là lập kế hoạch, triển khai, kiểm tra và đưa ra hành động khắc phục). Việc duy trì cải tiến liên tục với sự tham gia của toàn thể nhân viên sẽ khiến bộ máy vận hành của doanh nghiệp được ngày càng hoàn thiện.
Như vậy, nút thắt cổ chai xuất hiện trong chính nội tại của doanh nghiệp, gây ra nhiều hệ quả, và cần được xử lý nhanh chóng, dứt điểm. Việc nhìn nhận, phân tích, đưa ra các hành động tháo gỡ các nút thắt này cần được triển khai ngay lập tức. Để giúp giải quyết các vấn đề tồn đọng của nút thắt cổ chai trong doanh nghiệp, việc đưa vào sử dụng phần mềm 1C:Company Management là vô cùng cần thiết. Nếu có nhu cầu sử dụng phần mềm, liên hệ ngay 1C Việt Nam để được hỗ trợ.
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: