#10 khó khăn khi làm việc nhóm điển hình và cách giải quyết
Làm việc nhóm là hình thức làm việc rất phổ biến hiện nay bởi những lợi ích to lớn như tăng hiệu suất, sự sáng tạo và tiết kiệm thời gian hoàn thành công việc. Tuy nhiên, những khó khăn khi làm việc nhóm lại gây ra rào cản lớn cho các doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây 1C Việt Nam sẽ tổng hợp 10 khó khăn khi làm việc nhóm điển hình, từ đó đưa ra cách khắc phục để doanh nghiệp có thể làm việc hiệu quả hơn.
>>> ĐỌC THÊM: Quản lý tiến độ dự án là gì? 6 bước quản lý tiến độ hiệu quả
1. "Cái tôi" của mỗi thành viên quá cao
Một trong những khó khăn khi làm việc nhóm cần nhắc tới đầu tiên đó là cái tôi của các thành viên quá cao. Mỗi một đội nhóm sẽ gồm nhiều cá nhân với cá tính, trình độ, cũng như cách làm việc khác nhau. Đặc biệt với những thành viên có chuyên môn cao, kỹ năng tốt thường có xu hướng thích làm việc độc lập và không theo hướng dẫn của quản lý.
Một số trường hợp mà doanh nghiệp dễ gặp nhân viên có “cái tôi” lớn khi làm việc nhóm:
- Nhân có chuyên môn cao hơn hoặc ngang với người quản lý.
- Nhân viên có tính cá tính mạnh, tính cách cứng đầu.
“Cái tôi” quá lớn có thể gây ra mâu thuẫn với các thành viên và cả quản lý trong quá trình xử lý công việc. Khi nội bộ không còn tính đoàn kết thì khó tránh khỏi việc ảnh hưởng đến mục tiêu chung và hiệu quả công việc, rộng hơn nữa là kết quả kinh doanh của cả tổ chức.
Hướng giải quyết, khắc phục:
Đối khó khăn khi làm việc nhóm liên quan đến “cái tôi” của nhân viên thì vai trò quản lý lại càng trở nên quan trọng. Cụ thể:
- Đối với thành viên có “cái tôi” lớn, không làm theo kế hoạch đề ra: Quản lý cần chia sẻ thẳng thắn về thái độ của nhân viên, đồng thời thuyết phục họ rằng việc tuân thủ kế hoạch là rất quan trọng để đạt mục tiêu đề ra. Bên cạnh đó, quản lý nhóm cũng cần xây dựng tính kỷ luật cao để các thành viên thực hiện đúng.
- Đối với thành viên gây có xu hướng gây ra các mâu thuẫn nội bộ do “cái tôi” cao: Quản lý nên khuyến khích nhân viên chia sẻ suy nghĩ một cách cởi mở để có cái nhìn thấu hiểu và thông cảm hơn đối với các đồng nghiệp. Từ đó, các thành viên sẽ có cái nhìn tôn trọng lẫn nhau cũng như đoàn kết hơn để hướng đến mục tiêu chung.
>>>> XEM THÊM: Công thức tính hiệu suất làm việc chính xác nhất 2024
2. Thiếu sự tin tưởng lẫn nhau
Thiếu niềm tin cũng là một trong những khó khăn khi làm việc nhóm cần được nhắc tới. Niềm tin là yếu tố quan trọng giúp thúc đẩy và nâng cao hiệu suất làm việc của các thành viên.
Khi có sự tin tưởng lẫn nhau, các thành viễn sẽ sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp khi cần thiết. Ngược lại, khi không tin vào đồng đội của mình, họ sẽ có tâm lý nghi hoặc và e dè về khả năng giải quyết vấn đề của đối phương.
Hướng giải quyết, khắc phục:
Để khắc phục khó khăn này, người quản lý cần tạo cơ hội để các thành viên có thể giao tiếp với nhau nhiều hơn. Việc được trao đổi và bày tỏ ý kiến cũng giúp giảm bớt khó khăn khi làm việc nhóm.
3. Thiếu tương tác và kết nối khi trao đổi
Trao đổi, tương tác là những từ khóa quan trọng quyết định hiệu quả của phương thức làm việc nhóm. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp vấn đề tương tác giữa các thành viên vẫn còn rất hạn chế. Đặc biệt vấn đề này là một trong những khó khăn khi làm việc nhóm online. Sau khi đại dịch Covid xảy ra, hình thức làm việc online trở nên phổ biến thì việc gặp mặt và tương tác giữa khác thành viên trong team cũng hạn chế hơn.
Hướng giải quyết, khắc phục:
Để tăng cường kết nối khi làm việc nhóm, quản lý có thể tổ chức các hoạt động để tăng tương tác giữa các thành viên như tổ chức teambuilding, lập group tán gẫu sau giờ làm, tổ chức teabreak các buổi chiều trong tuần. Những việc này có thể giúp các thành viên thân thiết và gắn kết hơn.
>>>> XEM THÊM: Scrum là gì? Quy trình tổ chức dự án theo Scrum
4. Tồn tại cá nhân thụ động, ỷ lại vào nhóm
Một trong những khó khăn khi làm việc nhóm thường gặp nhất đó chính là sự vô trách nhiệm và ỷ lại đến từ một số cá nhân. Nhiều thành viên cho rằng đây không phải công việc của riêng mình, vì vậy họ không cần thiết phải dốc hết sức mình để hoàn thành nó. Ngoài ra, những suy nghĩ như “mình không làm sẽ có người khác làm” có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ công việc chung.
Hướng giải quyết, khắc phục:
Để tránh việc có những cá nhân lười biếng, ỷ lại, quản lý nên phân chia công việc cho các thành viên một cách rõ ràng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể lập bảng kế hoạch công việc cho mỗi cá nhân, kèm theo KPI, deadline cụ thể. Có như vậy, nhân viên mới chủ động với nhiệm vụ được giao và hoàn thành đúng tiến độ.
>>>> XEM THÊM: Download mẫu báo cáo công việc & quy trình tạo form chi tiết
5. Cạnh tranh không lành mạnh
Khó khăn khi làm việc nhóm tiếp theo có thể thấy đó là vấn đề cạnh tranh không lành mạnh, tư duy hơn thua, tranh đấu giữa các thành viên. Khi đó, cá nhân nào cũng muốn bảo vệ quan điểm cá nhân, thể hiện lý trí của mình để so với những người khác. Vấn đề này thoạt nhìn có thể chưa thật sự ảnh hưởng đến công việc, tuy nhiên nếu nhìn rộng ra thì cạnh tranh không lành mạnh khi làm việc nhóm có thể dẫn tới:
- Sự mâu thuẫn trong nội bộ nhóm, kéo theo các vấn đề như giảm hiệu suất công việc, chậm trễ tiến độ.
- Gây bất hòa giữa các thành viên dẫn tới nhóm dễ tan rã, bất hòa, không thể cùng nhau đạt được những mục tiêu chung.
Hướng giải quyết, khắc phục:
Để khắc phục vấn đề này, người quản lý sẽ đóng vai trò như người phân xử, đưa ra các luận điểm phù hợp để giải quyết hợp tình hợp lý cho cả 2 bên. Người quản lý nên dùng cách lạt mềm buộc chặt để giải quyết vấn đề được êm xuôi, chỉ rõ những điểm được và chưa được của các thành viên để cùng khắc phục.
6. Không quan tâm đến mục tiêu chung
Trong một đội nhóm sẽ luôn có những cá nhân chỉ quan tâm đến lợi ích cá nhân. Đây được xem là một trong những khó khăn khi làm việc nhóm điển hình. Biểu hiện của những người này là chỉ ưu tiên hoàn thành công việc cá nhân mà không để ý đến tiến độ của nhóm.
Tuy nhiên, kết quả của làm việc nhóm chỉ đạt được khi tất cả các thành viên đều hoàn thành. Điều này có nghĩa là nếu một thành viên có năng lực nhưng tiến độ cả đội không đạt thì mục tiêu chung vẫn không thể hoàn thành.
Hướng giải quyết, khắc phục:
Lợi ích cá nhân và lợi ích nhóm luôn tồn tại và bổ sung cho nhau. Do đó, bên cạnh việc đặt mục tiêu cá nhân, các thành viên cần quan tâm tới việc hỗ trợ mục tiêu chung. Hơn nữa, khi quan tâm giúp đỡ đồng nghiệp, các cá nhân cũng có thể tích lũy thêm kinh nghiệm và học được những kiến thức bổ ích. Bên cạnh đó, nhà quản trị cũng có thể khích lệ nhân viên cống hiến hơn vì mục tiêu chung bằng cách có những khoản lương thưởng nhất định.
7. Thông tin được chia sẻ thiếu hoặc không đồng nhất
Việc truyền tải thông tin không chính xác và thiếu tính thống nhất cũng là một trong những khó khăn phổ biến khi làm việc nhóm. Đặc biệt, với những dự án có nhiều người tham gia thì việc mỗi thành viên nắm chính xác nhiệm vụ của mình là vô cùng quan trọng. Chỉ cần một mắt xích bị sai lệch thông tin thì kết quả có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng, khó mà hoàn thành được.
Hướng giải quyết, khắc phục:
Nhà quản trị, quản lý cần đảm bảo truyền đạt thông tin một cách chính xác, chi tiết và đồng nhất về cả nhiệm vụ, mục đích của công việc cũng như các yêu cầu đặt ra. Bên cạnh đó, người quản lý cũng cần kiểm soát tất cả các nhiệm vụ đã đề ra để đảm bảo mọi thứ đang diễn ra đúng kế hoạch. Các doanh nghiệp cũng có thể thêm vào quá trình giao nhiệm vụ thời gian phản hồi và thắc mắc về công việc được giao, sao cho nhân viên hiểu đúng, đủ những nhiệm vụ mình cần làm.
>>>> XEM THÊM: 6 nguyên tắc quản lý thời gian khoa học, hiệu quả 2024
8. Tâm lý nể nang, không dám phản biện
Khó khăn khi làm việc nhóm tiếp theo có thể kể đến đó là tâm lý “nể nang”. Đây là loại tâm lý thường tồn tại ở những thành viên có mối quan hệ thân thiết với nhau.
Biểu hiện của vấn đề này là dấu hiệu bao che, không nêu ý kiến quan điểm dù cảm thấy vấn đề chưa hợp lý. Việc này có thể gây giảm hiệu quả công việc vì khi một vấn đề đưa ra nhận 100% sự đồng tình thì sẽ không còn ai tranh luận để đào sâu hay tìm ra những giải pháp tốt hơn.
Hướng giải quyết, khắc phục:
Doanh nghiệp có thể hạn chế tình trạng này bằng cách phân trao đổi trực tiếp với nhân viên về việc tách bạch tình cảm riêng tư và công việc. Khuyến khích nhân viên nêu ra ý kiến bằng cách tạo một môi trường tranh luận tích cực, cũng như các phần thưởng nhỏ cho câu hỏi tốt, hay những thành viên có khả năng nhìn ra các vấn đề của các ý tưởng hay bản kế hoạch.
9. Cá nhân thiếu nhận thức về bản thân
Bên cạnh các vấn đề kể trên thì việc các cá nhân thiếu nhận thức về bản thân cũng gây ra khó khăn khu làm việc nhóm. Họ có thể quá tự tin hoặc quá tự ti, khiến công việc bị sai lệch và ảnh hưởng đến kết quả chung. Những cá nhân chưa có nhận thức đúng đắn về bản thân sẽ dễ bị mất cân bằng giữa khả năng của chính mình và các nhiệm vụ công việc.
Hướng giải quyết, khắc phục:
Người quản lý lúc này sẽ đóng vai trò những người “mentor”, hướng dẫn, quan sát và tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu của từng cá nhân để đưa ra lời khuyên hợp lý. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể dựa trên những phân tích này để phân chia công việc phù hợp với từng người trong nhóm.
>>>> XEM THÊM: [TẢI XUỐNG] 5 mẫu biên bản bàn giao công việc mới nhất 2024
10. Sự khác biệt trong thói quen làm việc
Mỗi thành viên trong nhóm sẽ có cá tính riêng cũng như thói quen làm việc khác nhau. Điều này được thể hiện ở một số hành vi như chỉ làm việc vào ban đêm, không có thói quen lưu file sau khi làm, không kiểm tra tin nhắn,...thậm chí là thói quen ăn uống sinh hoạt hay phong cách làm việc. Các vấn đề này có thể gây ra xung đột và tranh cãi trong quá trình làm việc.
Hướng giải quyết, khắc phục:
Để giải quyết vấn đề này doanh nghiệp cần đặt ra một bộ quy tắc ứng xử chung cho tất cả mọi người. Các quy tắc này sẽ được xây dựng dựa trên nguyên tắc cân bằng lợi ích tập thể và tự do cá nhân của các thành viên. Sau đó, người quản lý cần có quy định thưởng phạt rõ ràng đối với những thành viên hoàn thành tốt hoặc không hoàn thành tốt.
>>>> XEM THÊM: Mô hình Agile là gì? Phương pháp quản lý dự án linh hoạt Agile
11. Phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management giúp làm việc nhóm hiệu quả hơn
Các khó khăn khi làm việc nhóm nếu không được giải quyết triệt để có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng, ảnh hưởng đến kết quả của cả tập thể. Với sự phát triển của công nghệ hiện nay, 1C Việt Nam đã cho ra mắt phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management - giải pháp tự động hóa quản lý quy trình và điều hành công việc, giúp tiết kiệm thời gian, quản lý nhân lực hiệu quả, đặc biệt là trong làm việc nhóm.
Giải pháp 1C:Document Management sẽ giúp doanh nghiệp khắc phục những khó khăn khi làm việc nhóm nhờ các ưu điểm nổi bật:
- Phần mềm có quy trình quản lý hỗ trợ ban lãnh đạo, nhân viên quản lý toàn bộ công việc được phân công từ nhiều nguồn khác nhau như công việc phát sinh, công việc theo kế hoạch, công việc dự án, công việc định kỳ,...
- Giải pháp có đầy đủ các công cụ để hỗ trợ quản lý toàn bộ các hạng mục công việc từ lập kế hoạch, thực thi, kiểm soát tiến độ…
- Phần mềm giúp loại bỏ các công việc dư thừa trong quá trình quản lý nguồn nhân lực, giảm thiểu tối đa các rủi ro tiềm ẩn và tăng khả năng thành công cho dự án.
- Phần mềm còn có app di động giúp người sử dụng xử lý công việc, tích hợp chữ ký điện tử giúp cấp trên có thể dễ dàng ký duyệt văn bản, tờ trình,... mọi lúc mọi nơi.
Trên đây là toàn bộ các khó khăn khi làm việc nhóm và cách khắc phục. Để làm việc nhóm hiệu quả hơn doanh nghiệp có thể tham khảo các phần mềm hỗ trợ quản lý như 1C:Document Management. Nếu còn bất kỳ thắc mắc gì hãy liên hệ 1C Việt Nam để được hỗ trợ.
>>>> XEM THÊM: