6 nguyên tắc quản lý thời gian khoa học, hiệu quả 2024

Nguyên tắc quản lý thời gian là một trong các yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả làm việc và sử dụng nguồn nhân lực tối ưu. Cùng 1C Việt Nam tham khảo ngay 6 nguyên tắc quan trọng giúp quản lý thời gian đơn giản, dễ dàng áp dụng trong doanh nghiệp.

1. Quản lý thời gian là gì? 

Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch công việc mỗi ngày, nhằm xác định những mục tiêu công việc rõ ràng, cụ thể, đảm bảo mỗi nhân viên đều sử dụng có ích thời gian trong ngày. Khi áp dụng đúng các nguyên tắc quản lý thời gian, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu suất và hoàn thành công việc trong thời gian ngắn nhất. 

>>>> ĐỌC THÊM: Công thức tính hiệu suất làm việc chính xác nhất 2024

2. Vì sao cần quản lý thời gian trong doanh nghiệp? 

Áp dụng nguyên tắc quản lý thời gian sẽ mang lại những lợi ích khác nhau cho từng đối tượng. Dưới đây là 3 lợi ích mà doanh nghiệp có thể đạt được khi áp dụng đúng cách:

• Đạt hiệu suất tối đa trong công việc: Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp nhân viên phân bổ thời gian cho các đầu công việc một cách hợp lý, xác định được các công việc nào cần ưu tiên và cần thực hiện sau. Ngoài ra, nếu sắp xếp và quản lý thời gian một cách khoa học, nhân viên có thể tiết kiệm được tối đa thời gian, công sức, tối ưu hiệu suất công việc.
• Giảm áp lực, có thời gian dành cho bản thân: Việc phân bổ thời gian hợp lý sẽ giúp giảm áp lực công việc mỗi ngày, nhân viên có nhiều thời gian hơn để phát triển bản thân, thư giãn,...
• Nắm bắt các cơ hội mới: Áp dụng nguyên tắc quản lý thời gian là cách nhanh nhất để nhân viên có thể lên kế hoạch học hỏi và tích lũy kiến thức mới. Đồng thời, nhân viên có thể đánh giá chất lượng công việc, đưa ra giải pháp cho những vấn đề làm chậm tiến độ hoặc không đi đến thống nhất chung trong công việc để tránh những quyết định sai lầm, hấp tấp. 

3. 6 nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả  không thể bỏ qua

Để đạt được hiệu quả tốt nhất khi quản lý thời gian, nhân viên cần tuân theo những quy tắc cụ thể. Dưới đây là 6 nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả và khoa học nhất mà nhân viên có thể tham khảo.

3.1. Nguyên tắc SMART

Nguyên tắc SMART là bộ tiêu chí được lập ra nhằm đảm bảo nhân viên có thể đạt được các mục tiêu trong những khung thời gian nhất định. Nguyên tắc quản lý thời gian trong SMART được tạo thành từ 5 yếu tố với các chữ cái đại diện lần lượt là S - M - A - R - T, cụ thể:

• S (Specific - Tính cụ thể): Yếu tố này yêu cầu nhân viên phải đề ra những mục tiêu cụ thể như đặt tên, đưa ra lý do, người tiến hành, cách thức, các bước thực hiện,... 
• M (Measurable - Có thể đo lường): Yếu tố này chỉ việc định lượng mục tiêu bằng các con số cụ thể. Đây là cơ sở để nhân viên theo dõi tiến độ và hiệu suất công việc. 
• A (Achievable - Có thể đạt được): Đây là yếu tố chỉ ra tính thực tế của các mục tiêu. Nghĩa là, nhân viên phải đảm bảo các mục tiêu đặt ra có thể thực hiện được, phù hợp với năng lực và nguồn lực hiện có của doanh nghiệp. 
• R (Relevant - Có liên quan): Các mục tiêu đặt ra cần phải gắn với các lợi ích cụ thể. Đây là cách giúp nhân viên có cái nhìn tổng quan về quá trình hoàn thành các mục tiêu, tránh lãng phí thời gian và công sức.
• T (Time bound - Giới hạn thời gian): Mỗi mục tiêu đặt ra đều cần có thời hạn để hoàn thành. Đây là yếu tố quan trọng trong việc đo lường hiệu quả cho các mục tiêu.

3.2. Nguyên tắc 4D

Nguyên tắc quản lý thời gian 4D giúp nhân viên kiểm soát công việc một cách dễ dàng hơn bằng phương pháp này. Cụ thể, nhân viên có thể tiến hành theo các quy tắc sau:

• D1 (Do - Làm): nhân viên nên ưu tiên giải quyết nhanh chóng các công việc quan trọng. 
• D2 (Dump - Từ bỏ): Sẵn dàng từ bỏ hoặc để làm sau với những công việc không mang đến giá trị và không cần thiết. Điều này sẽ giúp nhân viên có thể tập trung hoàn thành các công việc quan trọng tạo ra giá trị lớn.  
• D3 (Delegate - Giao việc): Sẵn sàng giao các công việc quan trọng cho những người có trình độ hoặc khả năng hoàn thành tốt nhất. Điều này giúp cân đối được khối lượng công việc mà vẫn đảm bảo hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn.
• D4 (Defer - Hoãn lại): Tiến hành hoãn lại và lập kế hoạch làm sau đối với các công việc kém quan trọng, không thể hoàn thành ngay. Tuy nhiên, nhân viên cần lưu ý không nên hoãn lại quá nhiều nhiệm vụ trong một ngày. 

3.3. Nguyên tắc Pareto 80/20 

Nguyên tắc 80/20 (hay còn gọi là Pareto) cho rằng 80% thành tựu được tạo ra từ 20% các công việc có giá trị. Nghĩa là nhân viên cần xác định và ưu tiên thực hiện các công việc sẽ tạo ra nhiều giá trị nhất. Sau khi hoàn thành xong các mục này, nhân viên có thể tiếp tục hoàn thiện những công việc không trực tiếp hoặc tạo ra hiệu quả thấp hơn.

3.4. Nguyên tắc 40 - 30 - 20 -10 

Cũng tương tự như nguyên tắc 80/20, quy tắc 40 - 20 - 30 - 10 được áp dụng cho các đối tượng không thể xác định trong 20% việc quan trọng cần ưu tiên. Với phương pháp này, nhân viên có thể sắp xếp, phân bổ thời gian chi tiết cho từng đầu công việc. Nhân viên có thể áp dụng nguyên tắc quản lý thời gian 40 - 30 - 20 -10 cụ thể như sau:

• Phân bổ 40% thời gian dành cho các việc quan trọng nhất.
• Phân bổ 30% thời gian dành cho các việc quan trọng thứ hai.
• Phân bổ 20% thời gian cho những việc quan trọng thứ ba.
• 10% thời gian còn lại để liên kết các công việc với nhau.

Thực tế, quy tắc 40 - 20 - 30 - 10 thường được áp dụng khi nhân viên có quá nhiều việc cần phải ưu tiên thực hiện mỗi ngày. Vào thời điểm này, nhân viên cần sắp xếp công việc và phân bổ thời gian dựa vào các mức độ quan trọng khác nhau. Để đạt hiệu quả công việc, nhân viên phải đảm bảo hoàn được các hoạt động trong 3 nhóm đầu tiên. Đây cũng là lý do 3 nhóm công việc này chiếm tới 90% thời lượng làm việc. Do đó, việc sắp xếp, phân bổ thời gian để xác định thứ tự công việc cần ưu tiên là chìa khóa để thành công đối với nguyên tắc này. 

3.5. Nguyên tắc Pomodoro

Pomodoro là nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả dành cho người dễ bị xao lãng, thiếu tập trung hoặc khi bị hạn chế về thời gian mà có quá nhiều công việc để hoàn thành. Nhân viên có thể áp dụng Pomororo theo các bước sau:

• Bước 1: Xác định các công việc cần ưu tiên thực hiện. 
• Bước 2: Cài đặt chế độ đếm thời gian trong vòng 25 phút ( thời gian có thể tăng hoặc giảm tùy theo khối lượng công việc). Sau đó, nhân viên cần “thôi miên” trí não về việc hoàn thành công việc trong khoảng thời gian đó.
• Bước 3: Tập trung tinh thần và năng lượng để hoàn thành mục tiêu và chỉ ngừng lại khi đồng hồ bấm giờ reo. 
• Bước 4: Sau khi hoàn thành mục tiêu, nhân viên hãy đánh dấu những công việc đã làm, kiểm tra hiệu quả của việc tập trung tối đa và dành ra 5 - 10p để nghỉ ngơi.
• Bước 5: Tiếp tục lặp lại quá trình này liên tục, khi kết thúc 4 chu kỳ Pomodoro, nhân viên có thể dành thời gian giải lao dài hơn, khoảng 15 - 30 phút. 

3.6. Luật Parkinson 

Theo nguyên tắc quản lý thời gian Parkinson, nếu một người dành càng nhiều thời gian cho một công việc thì sẽ càng tốn nhiều công sức để hoàn thành công việc đó. Do đó, nhân viên cần quy định thời lượng riêng cho mỗi đầu công việc.

Để áp dụng nguyên tắc Parkinson hiệu quả, nhân viên phải tự tạo ra áp lực thời gian bằng cách bắt buộc bản thân hoàn thành công việc đúng deadline. Bằng cách này sẽ giúp rèn luyện tính kỷ luật, nâng cao tinh thần tập trung và thói quen hoàn thành deadline đúng hạn.

Ngoài ra, việc kết hợp nguyên tắc quản trị thời gian Parkinson với phương pháp 2 phút sẽ giúp làm tăng hiệu quả quản lý thời gian. Theo đó, nhân viên cần hoàn thành ngay các công việc có thể làm từ 2 phút trở xuống. Thay vì lưỡng lự giữa các công việc, nhân viên có thể hoàn thành các đầu công việc nhỏ một cách nhanh chóng, đẩy nhanh tốc độ hoàn thành các công việc trong ngày hiệu quả.

>>>> ĐỌC THÊM: 8 kỹ năng quản lý dự án quan trọng, hữu ích cho nhà quản trị

4. Bí quyết quản lý thời gian trong công việc 

• Xác định rõ mục tiêu công việc

Bản chất của việc quản lý thời gian là sắp xếp và phân chia các công việc hợp lý. Vì vậy, nhân viên cần thiết lập mục tiêu rõ ràng để phấn đấu hoàn thành. Việc ghi chú chi tiết các nhiệm vụ sẽ giúp nhân viên làm việc có chủ đích, hiệu quả hơn. 

• Sắp xếp mức độ ưu tiên công việc

Việc tạo một kế hoạch chi tiết thôi vẫn chưa đủ, theo các nguyên tắc quản lý thời gian, nhân viên cần sắp xếp mức độ ưu tiên cho từng công việc. Điều này sẽ giúp định hướng được nên ưu tiên hoàn thành nhiệm vụ nào trước và sau. Dưới đây là 4 mức độ ưu tiên mà nhân viên có thể tham khảo:

• Quan trọng và khẩn cấp: Đây là các công việc bắt buộc nhân viên phải thực hiện trước và hoàn thành trong ngày.
• Quan trọng và không khẩn cấp: Đây thuộc các công việc chưa cần phải làm ngay.
• Khẩn cấp và không quan trọng: Đây là nhóm những công việc cần làm ngay nhưng lại không quá quan trọng. Vì vậy, nhân viên có thể hoàn thành các nhiệm vụ này trước nhưng không cần dành quá nhiều thời gian.
• Không khẩn cấp và không quan trọng: Đây là những công việc nên được thực hiện cuối hoặc có thể bỏ qua nếu không đủ thời gian.

• Kiểm soát sự tập trung

Kiểm soát sự tập trung là một trong các nguyên tắc quản trị thời gian cực kỳ hữu hiệu. Trên thực tế, nhân viên dễ dàng phân tâm và chi phối do có xu hướng mất tập trung trong công việc. Nguyên nhân khiến nhân viên bị sao lãng nhiều nhất là điện thoại, máy tính, do đó nhân viên cần kiểm soát bản thân khỏi những tác nhân này.

• Lên kế hoạch, phân bổ thời gian có hiệu quả

Việc xây dựng một kế hoạch công việc chi tiết là nguyên tắc quản lý thời gian quan trọng giúp nhân viên cần xác định thời gian bắt đầu, kết thúc cho mỗi nhiệm vụ. Đặc biệt, nhân viên có thể sử dụng quỹ thời gian trong ngày hợp lý, tránh ảnh hưởng đến các công việc khác. 

Ngoài ra, nhân viên không nên cùng lúc làm quá nhiều việc, bởi tính chất công việc và năng suất làm việc của mỗi người là khác nhau. Do đó, nhân viên nên thực hiện từng nhiệm vụ để đạt được hiệu quả và chất lượng công việc tốt nhất.

• Nhận thức và thay đổi để phù hợp nhất

Thực tế, khối lượng công việc vào từng thời điểm sẽ có sự khác biệt. Do đó, nhân viên cần có sự đánh giá và điều chỉnh cho phù hợp với quỹ thời gian của mình. 

• Đảm bảo tính logic, khoa học

Đảm bảo tính logic trong kế hoạch làm việc là nguyên tắc quản lý thời gian quan trọng. Việc thiết lập bảng thời gian biểu khoa học sẽ giúp nhân viên thuận lợi hơn trong quá trình hoàn thành công việc. Nếu nhân viên chưa biết cách phân bổ thời gian hợp lý thì có thể học hỏi từ những người có kinh nghiệm hoặc qua tài liệu và phần mềm hỗ trợ. 

• Hạn chế tối đa thời gian “chết”

Việc có quá nhiều thời gian “chết” trong ngày sẽ khiến nhân viên mất phương hướng và lười biếng. Do đó, nhân viên nên sắp xếp “deadline” cho mỗi nhiệm vụ sao cho hợp lý nhất để hạn chế tối đa thời gian “chết”. Tuy nhiên, nhân viên cũng nên dành cho bản thân những khoảng thời gian nghỉ ngơi phù hợp để thư giãn và nạp lại năng lượng.

• Tạo lập tính kỷ luật cho bản thân

Nhân viên cần tạo lập tính kỷ luật cho bản thân để áp dụng các nguyên tắc quản trị thời gian có hiệu quả. Nếu quá dễ dãi, nhân viên sẽ phá vỡ mọi nguyên tắc,  kế hoạch và giảm chất lượng công việc.

5. Những sai lầm thường gặp khi quản lý thời gian 

Việc áp dụng các nguyên tắc quản lý thời gian tuy mang lại nhiều lợi ích, tuy nhiên không phải ai cũng có thể áp dụng một cách có hiệu quả. Dưới đây là những sai lầm khi quản lý thời gian mà nhà quản lý nên lưu ý để tránh.

• Không có kế hoạch, mục tiêu: Đây là sai lầm thường gặp nhất của nhà quản trị doanh nghiệp, việc không có một lịch trình hay mục tiêu rõ ràng dẫn đến tình trạng làm việc không mang lại hiệu quả và hoàn thành mục tiêu.
• Kiểm soát thời gian không đúng cách: Các nhà quản trị dành quá nhiều thời gian để giải quyết vấn đề nhỏ và xao nhãng bởi các yếu tố bên ngoài. Hoặc chỉ quản lý thời gian trên giấy thủ công mà không có phần mềm hỗ trợ nên khó kiểm soát được các vấn đề về deadline, tiến độ.
• Không xác định được mức độ ưu tiên trong công việc: Các nhà quản lý nên biết ưu tiên những công việc quan trọng nhất và đảm bảo rằng sẽ hoàn thành đúng thời hạn. Tuy nhiên, nhiều người sẽ không đánh giá đúng độ ưu tiên hoặc thậm chí quên phải ưu tiên các công việc quan trọng.
• Thiếu đánh giá lại kế hoạch: Nhà quản trị cần đánh giá lại kế hoạch công việc thường xuyên để đảm bảo vẫn phù hợp với mục tiêu và các công việc hiện tại. Nếu không đánh giá lại kế hoạch, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ những thay đổi quan trọng, dẫn đến việc thất bại trong việc hoàn thành mục tiêu.

>>>> ĐỌC THÊM: 8 phần mềm quản lý dự án kiểm soát tiến độ công việc hiệu quả

6. Phần mềm 1C:Document Management hỗ trợ quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian là hoạt động quản trọng nhằm đảm bảo tính hiệu quả và nâng cao hiệu suất vận hành của tổ chức. Để quá trình trên diễn ra suôn sẻ và trơn tru, doanh nghiệp có thể ứng dụng giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management. Phần mềm được phát triển trên nền tảng công nghệ hiện đại, cho phép lưu trữ tài liệu tập trung, tối ưu hóa quy trình vận hành và quản trị doanh nghiệp, cụ thể: 

• Quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu đã số hóa: Cho phép quản lý, lưu trữ tất cả các loại tài liệu, văn bản, giúp giảm tối đa diện tích kho lưu trữ vật lý cho doanh nghiệp. Sử dụng 1C:Document Management giúp doanh nghiệp tra cứu thông tin một cách nhanh chóng, chính xác tại bất kỳ thời điểm và địa điểm giúp tiết kiệm không gian, tài nguyên.
• Tìm kiếm nâng cao: Có tính năng truy xuất thông tin nhanh chóng từ mọi văn bản bằng phương pháp tìm kiếm metadata, giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm thông tin chính xác chỉ với một con số hoặc từ khóa.
• Quản lý quy trình: 1C:Document Management hỗ trợ tự động hóa quy trình quản lý các loại văn bản điện tử, hạn chế các lỗi sai do thao tác thủ công từ đó đảm bảo quy trình vận hành chuẩn xác.
• Phân quyền và bảo mật tuyệt đối: Được trang bị hệ thống phân quyền chi tiết cho từng phòng ban, cá nhân, chỉ cho phép người có thẩm quyền truy cập vào từng loại văn bản cụ thể giúp bảo mật thông tin và dữ liệu tuyệt đối.
• Ứng dụng di động: Tích hợp cùng ứng dụng di động, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa tốc độ xử lý công việc, cho phép nhân viên trình sếp ký duyệt đơn mọi lúc, còn sếp có thể quản lý nhân viên và phê duyệt văn bản ở bất kỳ đâu. 

Trên đây là toàn bộ các thông tin chi tiết về nguyên tắc quản lý thời gian. Hy vọng rằng thông qua những quy tắc quản lý thời gian mà 1C Việt Nam đã chia sẻ sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất công việc. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể ứng dụng những giải pháp công nghệ nhằm hỗ trợ quản trị công việc như 1C:Document Management, từ đó tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả vận hành. Mọi thông tin chi tiết về phần mềm, vui lòng liên hệ 1C Việt Nam ngay hôm nay.
>>>> ĐỌC THÊM: 

• Quy trình lập kế hoạch và triển khai quản lý nhân lực dự án
• Quản lý tài chính dự án là gì? Phần mềm quản lý tài chính cho doanh nghiệp