Quản lý dự án là gì? Vai trò, quy trình quản lý dự án bài bản
Quản lý dự án là hoạt động quan trọng quyết định đến khả năng vận hành và phát triển bền vững của doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực hoặc ngành nghề nào. Trong bài viết sau đây, 1C Việt Nam mời quý doanh nghiệp khám phá chi tiết về vai trò của quản lý dự án cùng các kỹ năng quan trọng để trở thành một nhà quản lý chuyên nghiệp.
>>>> XEM THÊM:
- Dự án là gì? Các bước xây dựng dự án thành công
- 6 phương pháp và nguyên tắc lập kế hoạch hiệu quả
1. Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án (Project Management) được hiểu là quá trình áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để kiểm soát, điều chỉnh dự án sao cho đáp ứng được các yêu cầu trong phạm vi về thời gian, chi phí và nguồn lực của doanh nghiệp.
Một quy trình quản trị dự án thường bao gồm các hoạt động như: Xác định mục tiêu, lập kế hoạch, phân bổ tài nguyên, theo dõi tiến độ, quản lý rủi ro, giám sát chất lượng và trao đổi với các bên liên quan. Theo đó, quản lý dự án phải tuân theo các phương pháp quản lý dự án tiêu chuẩn, đồng thời sử dụng các giải pháp hỗ trợ như: Biểu đồ Gantt, sơ đồ PERT, phần mềm quản lý dự án để quản lý và theo dõi tiến độ.
>>>> XEM NGAY: Hoạch định chiến lược là gì? Quy trình lập kế hoạch chuyên nghiệp
2. Ban quản lý dự án là gì?
Ban quản lý dự án (Project Management Office) là nhóm người chịu trách nhiệm hỗ trợ việc quản lý dự án trong doanh nghiệp. Ban quản lý dự án có thể được tổ chức theo nhiều cách khác nhau tùy vào quy mô, mức độ phức tạp và các yêu cầu cụ thể. Ngoài ra, PMO cũng có thể được tổ chức dựa theo chức năng, dự án hoặc khu vực địa lý.
Dù được tổ chức theo nhiều cách khác nhau, tuy nhiên Ban quản lý dự án cũng cần được dẫn dắt bởi một nhà quản lý có kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn. Đồng thời có trách nhiệm đảm bảo ban quản lý dự án hoạt động hiệu quả và hoàn thành được mục tiêu của tổ chức.
3. Những lĩnh vực nào cần áp dụng quản lý dự án?
Hầu hết các lĩnh vực hoạt động trên thị trường đều cần có một quản lý dự án để nâng cao hiệu quả công việc. Một số lĩnh vực quan trọng có thể kể đến như: Tài chính ngân hàng, bất động sản, viễn thông, phát triển phần mềm… Mỗi dự án đều có những đặc thù, ngành nghề, quy mô và mức độ phức tạp khác nhau, vì vậy nhà quản lý cần điều chỉnh các nội dung về quản lý quy trình dự án, kiến thức chuyên môn để phù hợp với bản chất của dự án đang thực hiện.
4. Ví dụ công việc quản trị dự án trong các lĩnh vực
Quản lý dự án là một công việc đòi hỏi đảm bảo kế hoạch dự án sao cho hoàn thành đúng tiến độ và mục tiêu đề ra. Bao gồm lên kế hoạch, phân bổ nguồn lực và sử dụng ngân sách phù hợp để đem lại kết quả tối ưu cho dự án. Dưới đây là một số ví dụ điển hình cho công việc quản lý dự án trong lĩnh vực xây dựng, công nghệ thông tin và Marketing.
4.1 Quản lý dự án xây dựng
Nhà quản lý xây dựng là người lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi và điều phối các hoạt động của dự án xây dựng trong các giai đoạn. Công việc của bộ phận này bao gồm các nhiệm vụ sau:
Giai đoạn chuẩn bị
- Khảo sát và lập báo cáo hiện trạng.
- Lập kế hoạch tổng thể cho dự án và kế hoạch chi tiết cho từng hạng mục công việc.
- Lập dự toán chi phí dự án xây dựng.
- Tìm kiếm và lựa chọn nhà thầu phù hợp.
- Đàm phán và ký kết hợp đồng.
Giai đoạn thi công
- Giám sát quá trình thi công, kiểm tra chất lượng vật tư và thiết bị thi công.
- Trực tiếp giải quyết các sự cố trong quá trình thi công.
- Cập nhật tiến độ thi công.
Giai đoạn hoàn thiện dự án
- Kiểm tra, nghiệm thu công trình xây dựng.
- Bàn giao và bảo hành công trình.
4.2 Quản lý dự án công nghệ thông tin
Công việc quản lý dự án có thể thay đổi dựa vào quy mô và phạm vi của dự án. Dưới đây là một số công việc phổ biến mà nhà quản lý dự án thường đảm nhận:
- Định rõ mục tiêu, phạm vi và yêu cầu của dự án.
- Lập kế hoạch về thời gian, nguồn lực, kỹ thuật và kinh phí dự án.
- Giám sát tiến độ và thực hiện điều chỉnh để đảm bảo dự án được diễn ra thuận lợi.
- Trao đổi với các bên liên quan để hiểu và phân tích các yêu cầu từ họ. Từ đó xác định các chức năng và yêu cầu kỹ thuật của hệ thống/ ứng dụng,
- Phân bổ nguồn lực hiệu quả như con người, thiết bị và ngân sách dự án.
- Phân công nhiệm vụ, giám sát công việc và tạo ra môi trường làm việc tích cực.
- Quản lý và đánh giá rủi ro để phát triển các chiến lược ứng phó kịp thời.
- Hợp tác với các bên liên quan, thông báo về tiến trình, vấn đề phát sinh và kết quả dự án.
- Tạo ra tiêu chuẩn chất lượng, kiểm tra và đảm bảo các tiêu chuẩn được tuân thủ.
4.3 Quản lý dự án Marketing
Quản trị dự án Marketing là quá trình lập kế hoạch, lãnh đạo và giám sát công việc tiếp thị để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn và mục tiêu đặt ra. Công việc của một nhà quản lý dự án Marketing sẽ bao gồm:
- Xác định mục tiêu dự án, các chỉ tiêu đo lường và kế hoạch để đạt được mục tiêu đó.
- Triển khai kế hoạch chi tiết, bao gồm lịch trình công việc, phân bổ nguồn lực, xác định ngân sách…
- Giám sát tiến độ dự án và phối hợp với các bên liên quan để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn, đạt được kết quả mong muốn.
- Phân bổ và sử dụng nguồn lực hiệu quả, cũng như tuân thủ ngân sách dự án.
- Đánh giá, giám sát và thực hiện các biện pháp nhằm kiểm soát, giảm thiểu tác động của rủi ro.
- Duy trì sự liên kết chặt chẽ với các bên liên quan để đảm bảo mọi người đều đang cùng làm việc theo một hướng.
- Nhận xét và rút ra bài học từ dự án. Đồng thời so sánh với mục tiêu ban đầu để cải thiện cho những dự án tiếp theo.
>>>> KHÁM PHÁ NGAY: 6 phương pháp và nguyên tắc lập kế hoạch hiệu quả
5. Tầm quan trọng của quản lý dự án trong doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp sẽ có vai trò và chức danh khác nhau tùy vào từng quy mô và lĩnh vực hoạt động. Tuy nhiên nhìn chung, mọi quản lý dự án đều có những vai trò tổng thể như sau:
5.1 Đạt được mục tiêu đề ra
Nhà quản lý dự án có thể áp dụng các kỹ năng, kiến thức để đạt được mục tiêu đề ra, đồng thời đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ, kinh phí và chất lượng. Điều này có thể được thực hiện bằng cách xác định và quản lý nguồn lực, lập dự án, theo dõi, quản lý rủi ro dự án, quản lý các vấn đề phát sinh, giao tiếp, phối hợp cùng các bên liên quan.
5.2 Phân bổ nguồn lực dự án hiệu quả
Trong nhiều dự án, việc phân bổ nguồn lực đúng đắn là hoạt động vô cùng quan trọng. Mỗi dự án có thể sử dụng nhiều nguồn lực từ doanh nghiệp hoặc cần đến sự huy động nguồn lực từ các quan hệ thị trường khác. Lúc này, nhà quản trị dự án có nhiệm vụ phân bổ nguồn lực dự án sao cho phù hợp và đúng mục đích. Đồng thời đảm bảo công việc và giai đoạn trong dự án nhận đủ nguồn lực cần thiết, hoàn thành mục tiêu mà không tạo ra sự lãng phí.
5.3 Hoàn thành đúng tiến độ dự án
Nhà quản lý dự án có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy dự án. Họ là người lập kế hoạch, quản lý, điều phối các hoạt động của dự án để đảm bảo tiến độ được tuân thủ. Thông qua việc phân công nhiệm vụ rõ ràng, hợp lý, giải quyết các vấn đề phát sinh và giám sát định kỳ, các nhà quản lý dự án có thể dự án được hoàn thành, hạn chế gây ra những tổn thất về ngân sách, công sức của đội ngũ nhân viên.
5.4 Xử lý các vấn đề phát sinh
Giải quyết các khó khăn trong quá trình thực hiện dự án là một trong những vai trò chính của nhà quản lý dự án ở mọi doanh nghiệp hiện nay. Thông thường, các nhà quản lý sẽ được đào tạo và trang bị các kỹ năng cần thiết cho công cuộc xác định, đánh giá và xử lý vấn đề.
Bằng cách xác định vấn đề sớm hơn trước khi trở nên nghiêm trọng thông qua việc giám sát chặt chẽ tiến độ dự án, trao đổi với các bên liên quan và tổ chức các cuộc kiểm tra chất lượng định kỳ. Nhà quản lý dự án có thể kịp thời tìm ra các giải pháp hiệu quả, ít tốn kém, cũng như có thể thực hiện trong thời gian và phạm vi phù hợp.
5.5 Báo cáo về tiến độ dự án cho các bên liên quan
Báo cáo tiến độ dự án là phương pháp để nhà quản lý chia sẻ với các bên liên quan về tình hình dự án, sau đó nhận được những phản hồi từ họ để cải tiến độ. Báo cáo tiến độ dự án có thể được trình bày theo nhiều hình thức khác nhau, ví dụ như: Bảng biểu, đồ thị, văn bản. Lúc này, nhà quản lý dự án cần lựa chọn hình thức báo cáo phù hợp với mục tiêu và đối tượng tiếp cận báo cáo.
>>>> THAM KHẢO THỂM: Quy trình kinh doanh là gì? Các bước thiết kế bản đồ quy trình
6. Cách đặt mục tiêu quản lý dự án thành công
Quản trị dự án cần được thực hiện theo một quy trình rõ ràng, liền mạnh và có tính hiệu quả cao. Trong đó, việc đặt mục tiêu dự án là kim chỉ nam để nhà quản lý theo dõi và nắm bắt tiến độ dự án. Dưới đây là 4 cách giúp doanh nghiệp đặt mục tiêu quản lý dự án hiệu quả:
6.1 Có mục đích rõ ràng
Mục tiêu quản lý dự án cần được khởi đầu bằng cách diễn đạt mục đích một cách rõ ràng và gãy gọn. Điều này giúp đảm bảo dự án phù hợp với các mục tiêu rộng hơn của doanh nghiệp.
6.2 Áp dụng tiêu chí SMART
Việc phân bổ các mục tiêu quản lý dự án thành các tiêu chí SMART ( Specific - Cụ thể, Measurable - Có thể đo lường, Achievable - Có thể đạt được, Relevant - Thực tiễn và Time-bound - Có kỳ hạn) cung cấp một khung làm việc có cấu trúc và dễ thực hiện. Qua đó, giúp nhà quản lý dự án làm rõ được những mong đợi và trao quyền cho nhóm dự án hướng đến các kết quả được hoạch định rõ ràng.
6.3 Thu hút sự tham gia của các bên liên quan
Có được sự tham gia của các bên liên quan là điều rất quan trọng trong việc đặt ra mục tiêu quản lý tiến độ dự án. Những tham vấn của họ đóng góp rất lớn vào việc nắm bắt toàn diện về các yêu cầu của dự án, thúc đẩy ý trách nhiệm và cam kết của nhân sự. Đồng thời, việc lôi kéo các bên liên quan ngay từ đầu giúp đảm bảo quan điểm của họ được nhìn nhận và nâng cao khả năng thành công của dự án.
6.4 Các yếu tố then chốt giúp quản lý dự án hiệu quả
Ngoài những cách đặt mục tiêu kể trên, doanh nghiệp cần nắm rõ các yếu tố then chốt để quản lý dự án hiệu quả. Các yếu tố này sẽ được liệt kê như sau:
- Mô hình SMART: Như đã đề cập ở trên, SMART giúp doanh nghiệp đảm bảo các mục tiêu như: Tính cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, thực tiễn và có kỳ hạn. Qua đó, cung cấp một khuôn khổ rõ ràng và toàn diện.
- Cột mốc và thời hạn: Tạo ra các điểm kiểm tra và thời hạn cụ thể trong suốt quá trình thực hiện dự án, giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ và đảm bảo điều chỉnh hướng đi kịp thời.
- Sắp xếp thứ tự ưu tiên: Xếp hạng thứ tự ưu tiên dựa vào tác động của mục tiêu đối với thành công của dự án. Việc giải quyết các yếu tố quan trọng trước tiên giúp nhà quản lý phân bổ hợp lý các nỗ lực và nguồn lực.
- Hợp cộng: Thúc đẩy sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm bằng cách khuyến khích giao tiếp và đảm bảo mọi người đều nắm rõ các mục tiêu để nâng cao hiệu quả dự án.
- Giao tiếp: Thường xuyên truyền đạt các mục tiêu của dự án. Đồng thời khẳng định lại tầm quan trọng của từng mục tiêu, đảm bảo sự đồng lòng và động lực trong suốt thời gian thực hiện dự án.
- Khả năng thích ứng: Theo dõi tiến độ dự án và sẵn sàng điều chỉnh các mục tiêu (nếu cần) để giải quyết các bài toán khó về thách thức hoặc cơ hội.
>>>> KHÁM PHÁ NGAY: OKR là gì? Tổng hợp mọi thông tin về mô hình OKR
7. Các kỹ năng cần có của người làm quản lý dự án
Để quản lý tiến độ dự án thành công, người làm quản lý không chỉ vững vàng về kiến thức chuyên môn, mà còn phải cần có một bộ kỹ năng tinh chỉnh sau đây:
- Tầm nhìn xa trông rộng
Nhà quản lý dự án cần có tầm nhìn xa trông rộng để hiểu được tổng quát dự án, phát hiện những xu hướng tiềm năng và định hướng phát triển trong tương lai. Kỹ năng này giúp nhà quản lý nhận biết các thách thức và cơ hội từ các yếu tố bên ngoài, chẳng hạn như: Thay đổi thị trường, phát triển công nghệ, xu hướng xã hội, đối thủ cạnh tranh và các vấn đề về chính trị… Qua đó, nhà quản lý dự án sẽ có những kế hoạch và chiến lược phù hợp để doanh nghiệp “thích nghi" với những thay đổi này.
Ngoài ra, tầm nhìn xa trông rộng còn cho phép nhà quản lý dự án nhìn nhận các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp, khách hàng. Đồng thời có khả năng phối hợp với các bên liên quan và các đội ngũ làm việc khác để tạo ra sự kết nối chặt chẽ giữa các dự án, mục tiêu chung của doanh nghiệp.
- Có trách nhiệm cao
Nhà quản lý dự án cần chịu trách nhiệm cho mọi khía cạnh của dự án như: Lập kế hoạch, triển khai, theo dõi và hoàn thiện. Đồng thời đảm bảo dự án được hoàn thành đúng kỳ hạn, phù hợp với ngân sách và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.
Một tinh thần trách nhiệm giúp nhà quản lý dự án xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với các bên liên quan, giải quyết các vấn đề xung đột và tạo động lực cho nhóm dự án hoàn thành nhiệm vụ.
- Chịu được áp lực
Công việc quản trị dự án thường đòi hỏi sự chịu đựng áp lực từ nhiều khía cạnh như thời gian, chi phí, chất lượng và yêu cầu của các bên liên quan. Vì vậy, khả năng chịu được áp lực là một trong những kỹ năng cần có đối với người làm quản lý dự án. Nếu không có kỹ năng này, nhà quản lý tiến độ dự án sẽ dễ bị căng thẳng, làm chậm tiến độ dự án hoặc thậm chí có thể đưa ra những quyết định sai lầm, chệch hướng.
- Kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp là phương tiện hữu ích trong việc truyền đạt thông tin rõ ràng và hiệu quả giữa các bên liên quan như khách hàng, nhà cung cấp, đội ngũ dự án… Kỹ năng giao tiếp còn giúp nhà quản lý giải quyết những xung đột, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhân sự trong doanh nghiệp, đồng thời thu thập phản hồi và thực hiện điều chỉnh dự án.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề
Quá trình quản lý dự án sẽ xảy ra vô vàn vấn đề phát sinh, từ những khó khăn nhỏ như thiếu nguyên liệu, nhân sự đến những thách thức lớn hơn như thay đổi yêu cầu khách hàng hoặc sự cố kỹ thuật. Nhà quản lý cần biết cách xác định vấn đề một cách nhanh chóng và chính xác để đưa ra những giải pháp hiệu quả.
Bên cạnh đó, kỹ năng giải quyết vấn đề giúp dự án được hoàn thành đúng thời hạn, đáp ứng được ngân sách và chất lượng kỳ vọng. Đồng thời hạn chế tối đa những rủi ro cũng như tăng sự hài lòng của các khách hàng và các bên liên quan.
- Kỹ năng lãnh đạo
Khả năng lãnh đạo là yếu tố bắt buộc nếu muốn trở thành nhà quản trị dự án tài ba. Kỹ năng này giúp tạo động lực, củng cố mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm và định hướng công việc hiệu quả. Từ đó tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nâng cao sự hợp tác và giải quyết các xung đột trong quá trình triển khai dự án.
Đồng thời, kỹ năng lãnh đạo còn giúp nhà quản lý dự án đưa ra những quyết định đúng đắn, biết cách tạo động lực để phát triển cá nhân và thành viên trong nhóm, đồng thời mở rộng cơ hội học tập và thúc đẩy sự tiến bộ.
- Kỹ năng giao việc
Giao việc là một trong những trách nhiệm chính của nhà quản trị dự án để đảm bảo mọi người trong nhóm đều hiểu rõ công việc của mình và hoàn thành dự án đúng hạn. Kỹ năng giao việc cho phép nhà quản lý thiết lập tiến độ và thời hạn, phân bổ tài nguyên một cách hợp lý cho từng nhiệm vụ cụ thể. Qua đó giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, giảm thiểu xung đột và sai sót không cần thiết.
- Kỹ năng làm việc nhóm
Nhà quản lý dự án sẽ phải làm việc với nhóm người có vai trò và kỹ năng khác nhau để hoàn thành dự án. Kỹ năng làm việc nhóm giúp họ quản lý đội ngũ nhân sự hiệu quả, tạo sự đồng lòng, xử lý xung đột, lắng nghe và khuyến khích sự phát huy tài năng của từng thành viên.
8. Mức lương của vị trí quản lý dự án là bao nhiêu?
Đặc thù của công việc quản lý dự án chính là đầy rẫy sự thách thức và phức tạp đối với những dự án lớn, khó thực hiện. Vì vậy, vị trí này đòi hỏi phải có đủ kiến thức, bộ kỹ năng sâu rộng, am hiểu về xã hội và trải nghiệm nhiều. Đi đôi với những điều kể trên thì mức lương của nhà quản trị dự án cũng thật sự hấp dẫn và không hề nhỏ. Đối với sinh viên mới ra trường và chưa có kinh nghiệm thì mức lương sẽ giao động khoảng 6 - 7 triệu/tháng. Kinh nghiệm càng nhiều thì mức lương càng tăng, thậm chí có thể lên đến 20 triệu/tháng. Đặc biệt đối với kỹ sư chuyên nghiệp, mức thu nhập sẽ giao động từ 50 - 60 triệu/tháng.
9. 1C:ERP- Giải pháp quản trị nguồn lực, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dự án chuyên nghiệp
1C:ERP là một giải pháp được phát triển một cách toàn diện, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả trên mọi loại hình và quy mô dự án khác nhau. Với 1C:ERP, nhân viên lẫn doanh nghiệp có thể dễ dàng lên kế hoạch, sắp xếp ưu tiên công việc và giám sát tiến độ dự án một cách trực quan và thuận tiện. Cụ thể:
- Cung cấp các công cụ lập kế hoạch dự án một cách chi tiết, tạo mới hoặc chỉnh sửa dự án. Đồng thời phân bổ nguồn lực, giao việc linh hoạt theo từng vị trí, phòng ban.
- Với 1C:ERP, nhà quản lý dự án có thể dễ dàng lập báo cáo quản trị theo thời gian thực và thay đổi phương án báo cáo mà không cần hiểu về lập trình.
- Hỗ trợ tối ưu quy trình làm việc, loại bỏ các công việc trùng lặp hoặc những thao tác thủ công.
- Khả năng mã hóa và phân quyền chặt chẽ, 1C:ERP giúp nhà quản lý dự án dễ dàng phân luồng thông tin, đồng thời ghi nhận lại các phiên bản chỉnh sửa, thao tác của người dùng.
- Hỗ trợ nhà quản lý kiểm soát mục tiêu dự án, ước tính hiệu quả hoạt động và hiệu suất của nhân viên, bộ phận để hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Như vậy, 1C Việt Nam đã đề cập đến vai trò của quản lý dự án và những kỹ năng cần có để trở thành nhà quản lý dự án chuyên nghiệp trong bài viết trên đây. Hy vọng bài viết sẽ mang lại nhiều thông tin bổ ích cho quý doanh nghiệp để đưa ra những quyết định phù hợp. Để chi tiết hơn về giải pháp 1C:ERP hãy liên hệ ngay đến 1C Việt Nam để được tư vấn tận tình nhất.
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: