Quản lý là gì? Vai trò, chức năng của nhà quản lý

Quản lý là gì? Quản lý không chỉ là việc giám sát và điều phối công việc mà còn là nghệ thuật thúc đẩy và phát triển tiềm năng của đội ngũ. Trong bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về khái niệm, vai trò, chức năng cũng như những yêu cầu cơ bản đối với người làm quản lý trong doanh nghiệp. Cùng tham khảo nhé! 

1. Quản lý là gì?

Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, điều phối, kiểm soát nguồn lực và các hoạt động của tổ chức để đạt mục tiêu cụ thể. Điều này bao gồm hoạch định rõ mục tiêu, thu thập và phân tích thông tin, giao tiếp, ra quyết định, phân công nhiệm vụ, điều hành, giám sát hoạt động, và đánh giá cải thiện hiệu suất.

Nhà quản lý chịu trách nhiệm lãnh đạo và điều hành các hoạt động của tổ chức, bao gồm xây dựng chiến lược, quản lý nguồn lực, định hướng, tạo động lực, giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt động. Nhà quản lý tương tác với các thành viên trong tổ chức để đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng kế hoạch và đạt mục tiêu đề ra.

Ví dụ về quản lý doanh nghiệp trong thời đại 4.0 như: 

• Quản lý kinh doanh trong công ty 
• Quản lý nhà hàng 
• Quản lý khách sạn...

>>>> XEM THÊM: 4 chức năng quản trị là gì? Vai trò của từng chức năng quản trị

2. Vai trò của người quản lý là gì?

Vậy vai trò của quản lý là gì? Tùy theo lĩnh vực hoạt động hoặc quy mô của công ty, trách nhiệm của quản lý sẽ có sự khác biệt. Tuy nhiên, có một số vai trò của quản lý ở mọi tổ chức đều phải đảm nhiệm như sau: 

• Dẫn dắt đội ngũ: Trách nhiệm chính của nhà quản lý là lãnh đạo nhân sự thông qua các hoạt động như chỉ dẫn, giải đáp thắc mắc, giao nhiệm vụ, và đảm bảo việc thực hiện dự án đúng hướng và đạt được mục tiêu chung.
• Đào tạo nhân viên: Các nhà quản lý thường chịu trách nhiệm đào tạo nhân viên, cung cấp cơ hội phát triển nghề nghiệp. Đồng thời, nhà quản lý cũng đóng vai trò là người cố vấn, hướng dẫn các kỹ năng cần thiết để thăng tiến trong sự nghiệp. 
• Đưa ra quyết định: Nhà quản lý đảm nhận nhiệm vụ đưa ra các quyết định quan trọng trong doanh nghiệp và chịu trách nhiệm cho những qyết định đó. 
• Quản lý xung đột: Nhà quản lý cần có kỹ năng hòa giải tốt để giải quyết xung đột trong nhóm cũng như duy trì môi trường làm việc tích cực. 
• Quản lý ngân sách của đội ngũ: Nhà quản lý chịu trách nhiệm về việc quản trị ngân sách của các bộ phận, sử dụng công cụ tài chính kế toán để thiết lập ngân sách và xác định nguồn lực cần thiết.
• Tiến hành đánh giá hiệu suất: Một trách nhiệm chính khác của các nhà quản lý là định kỳ đánh giá hiệu suất nhân viên, cung cấp phản hồi, đề xuất cải thiện để giúp nhân viên nâng cao năng lực và gia tăng hiệu quả công việc. 

3. Quản lý có chức năng gì?

Bên cạnh những vai trò trên, nhà quản lý cũng đảm nhiệm một số chức năng khác nhau trong tổ chức. Vậy cụ thể chức năng của nhà quản lý là gì? Dưới đây sẽ là một số chức năng phổ biến mà các nhà quản lý thường đảm nhiệm: 

3.1 Chức năng lãnh đạo

Lãnh đạo là một trong các chức năng của quản lý quan trọng và có tác động lớn đến thành công của tổ chức. Cụ thể: 

• Lãnh đạo và quản lý nhân sự: Nhà quản lý cần tạo môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự sáng tạo và đóng góp của nhân viên để đạt mục tiêu phát triển.
• Quản lý tài chính: Bao gồm việc lập chiến lược tài chính, đưa ra quyết định đầu tư và sử dụng tài chính hiệu quả để đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức.
• Quản lý mối quan hệ với đối tác và khách hàng: Chức năng này giúp tổ chức đáp ứng nhu cầu của khách hàng bằng cách cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp. Đồng thời từ những mối quan hệ chất lượng với khách hàng, doanh nghiệp có thể tăng khả năng chuyển đổi cũng như giá trị đơn hàng theo vòng đời của họ. 
• Lãnh đạo và quản lý chiến lược: Bao gồm nghiên cứu thị trường, phân tích yếu tố ảnh hưởng và đề xuất chiến lược phù hợp.

3.2 Chức năng hoạch định

Chức năng hoạch định của nhà quản lý bao gồm xác định mục tiêu ngắn hạn và chiến lược, phân tích các yếu tố nội, ngoại cảnh, lập kế hoạch và đưa ra quyết định để đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả. Các nhiệm vụ cụ thể có chức năng hoạch định như sau:

• Xác định mục tiêu và chiến lược cụ thể dựa trên sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi của tổ chức. 
• Phân tích và đánh giá các yếu tố nội, ngoại cảnh của hoạt động kinh doanh để đưa ra những quyết định chính xác.
• Lên kế hoạch với các hoạt động cụ thể, phân công công việc và lịch thực hiện để đảm bảo đạt được mục tiêu.
• Có khả năng đánh giá, quản trị rủi ro, giải quyết xung đột và đưa ra các quyết định phù hợp cho tổ chức.

3.3 Chức năng tổ chức thực hiện

Tổ chức và phân bổ tài nguyên là chức năng quan trọng của nhà quản lý. Chức năng của quản lý này bao gồm việc phân bổ nhiệm vụ và nguồn lực cho các thành viên trong đội nhóm, đảm bảo họ có đủ tài nguyên để thực hiện công việc. Điều này đòi hỏi nhà quản lý phải có khả năng phân tích và đánh giá nhu cầu để đưa ra các quyết định phân bổ hợp lý.

3.4 Chức năng huấn luyện, hỗ trợ

Trong môi trường làm việc hiện đại, người quản lý cũng đảm nhận vai trò đào tạo và huấn luyện nhân viên. Việc này giúp các thành viên trong tổ chức có đủ kiến thức, kỹ năng để hoàn thành công việc. Nhà quản lý nên hỗ trợ nhân viên trong công việc hàng ngày để tạo nên môi trường làm việc tích cực, hiệu quả. 

3.5 Chức năng kiểm tra, kiểm soát

Bên cạnh việc hoạch định và tổ chức triển khai, nhà quản lý cần đồng thời kiểm tra, kiểm soát, đo lường, đánh giá các hoạt động của tổ chức. Chức năng của quản lý này sẽ giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả và năng suất làm việc để từ đó đưa ra các quyết định cũng như hướng đi phù hợp. 

Để thực hiện chức năng này, người quản lý cần có kiến thức chuyên môn sâu, kinh nghiệm thực tế và tính trung thực cao. Bên cạnh đó, việc biết cách áp dụng các công cụ hỗ trợ hiện đại, chuyên nghiệp cũng giúp công việc trở nên chính xác và hiệu quả hơn.

>>>> BÀI VIẾT CÙNG CHỦ ĐỀ: 14 mẫu sơ đồ tổ chức công ty và cách xây dựng chi tiết 2024

4. Phân loại nhà quản lý

Bên cạnh việc hiểu rõ quản lý là gì thì việc phân loại nhà quản lý cũng là một cách tiếp cận quan trọng giúp tổ chức hiểu rõ hơn về các vai trò và trách nhiệm cụ thể của vị trí này. Mỗi vị trí quản lý đều đảm nhận những nhiệm vụ khác nhau nhằm đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả và đạt được những mục tiêu đề ra.

4.1 Nhà quản lý cấp cao

Nhà quản lý cấp cao nhất bao gồm CEO, CFO, Chủ tịch và Giám đốc điều hành, là những người chịu trách nhiệm lãnh đạo tổ chức, định hướng chiến lược dài hạn và quản lý các nguồn lực để thúc đẩy sự phát triển bền vững. Ngoài ra, công việc của nhà quản lý cấp cao cần đảm bảo vai trò dẫn dắt, thực hiện hiệu quả hoạt động quản trị đội ngũ nhằm ổn định tổ chức và hướng đến mục tiêu chung của công ty.

4.2 Nhà quản lý cấp trung

Người quản lý cấp trung là những nhà lãnh đạo trung gian trong tổ chức doanh nghiệp, thực hiện vai trò dẫn dắt và quản lý nhân viên cấp dưới, phụ trách một phòng ban hoặc bộ phận cụ thể như: marketing, sản xuất, nhân sự,...Quản lý cấp trung đóng vai trò quan trọng trong thực hiện chiến lược kinh doanh và vận hành hệ thống quản lý để đảm bảo sự thống nhất, liền mạch của doanh nghiệp.

4.3 Nhà quản lý cấp cơ sở

Nhà quản lý cấp cơ sở là những lãnh đạo tương tác trực tiếp với nhân viên, hoạt động dưới sự điều hành của trưởng phòng để thực hiện các kế hoạch, chiến lược của quản lý cấp cao và cấp trung. Vai trò của họ là lãnh đạo, động viên, kiểm soát nhân viên, đồng thời giải đáp các thắc mắc, lắng nghe mong muốn, kỳ vọng tại doanh nghiệp. 

>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: Mô hình kinh doanh là gì? Hướng dẫn xây dựng chi tiết từ A-Z

5. Nhà quản lý cần đáp ứng những yêu cầu gì? 

Nghiệp vụ quản lý là một trong những công việc yêu cầu bộ kỹ năng phức tạp nhất trong tổ chức. Vậy cụ thể để trở thành quản lý cần đáp ứng những yêu cầu gì?

• Linh hoạt, nhạy bén: Một nhà quản lý cần có khả năng thích ứng nhanh chóng với các biến động, có khả năng quản trị sự thay đổi trong môi trường kinh doanh để đảm bảo tiến độ công việc theo đúng mục tiêu. Nhà quản lý đồng thời cần có khả năng điều chỉnh kế hoạch và chiến lược theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. 
• Tư duy chiến lược giúp nhà quản lý định hướng các hoạt động dài hạn của tổ chức. Để làm được điều đó, nhà quản lý cần nhìn ra những cơ hội kinh doanh tiềm năng và biết cách vận dụng nguồn lực hợp lý để đưa doanh nghiệp phát triển trong môi trường đầy cạnh tranh. 
• Trung thực và đạo đức là phẩm chất quan trọng của nhà quản lý xuất sắc, giúp xây dựng một môi trường làm việc tin cậy, tôn trọng lẫn nhau, thúc đẩy sự chia sẻ thông tin hiệu quả và đảm bảo sự công bằng trong việc quyết định cũng như xử lý vấn đề.
• Trí tuệ cảm xúc: Nhà quản lý với trí tuệ cảm xúc cao có khả năng kiểm soát và tạo ra môi trường làm việc tích cực, giao tiếp hiệu quả, xây dựng mối quan hệ tốt với nhân sự. Họ cũng giỏi trong việc quản lý xung đột và giải quyết vấn đề, nhờ vào khả năng nhận biết, đánh giá cảm xúc của bản thân và nhân sự. 

>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: Quy trình thực hiện 5s tại nơi làm việc chi tiết và hiệu qu

6. Quản lý cần kỹ năng gì?

Một người quản lý giỏi cần có cả các kiến thức chuyên môn vững chắc, kinh nghiệm dày dắt cũng như bộ kỹ năng quản trị doanh nghiệp tốt. Dưới đây là một số kỹ năng quan trọng nhà quản lý cần có: 

• Kỹ năng lãnh đạo: Nhà quản lý cần kỹ năng lãnh đạo để truyền cảm hứng, xây dựng môi trường tích cực và thúc đẩy phát triển cá nhân của nhân viên.
• Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp hiệu quả giúp nhà quản lý định hướng công việc, truyền tải thông tin, giải quyết xung đột và xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên và đồng nghiệp.
• Kỹ năng đưa ra quyết định: Nhà quản lý là người đưa ra các quyết định quan trọng, ảnh hưởng đến thành công của doanh nghiệp, vì vậy  kỹ năng này là vô cùng quan trọng để tránh tổn thất không đáng có.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp nhà quản lý tìm ra giải pháp cho các vấn đề hiện tại và dự đoán được các vấn đề tiềm ẩn trong tương lai. Từ đó họ có thể xây dựng môi trường làm việc ổn định, gia tăng sự tin tưởng và hài lòng của nhân viên.
• Kỹ năng chăm sóc khách hàng: Kỹ năng chăm sóc khách hàng xuất sắc là yếu tố then chốt quyết định sự thành bại của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh gay gắt. Kỹ năng này giúp nhà quản lý hiểu rõ nhu cầu của khách hàng cũng như đáp ứng tốt những gì họ cần, duy trì mối quan hệ với khách cũ cũng như thu hút khách hàng mới, từ đó tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận.

7. Phân biệt khái niệm quản lý và quản trị

Nhiều người cho rằng việc quản lý và quản trị doanh nghiệp là một. Tuy nhiên, trên thực tế hai khái niệm này lại có sự khác nhau cơ bản về các tiêu chí như phạm vi, công việc, mục tiêu,...Cùng 1C Việt Nam phân biệt “quản lý” và “quản trị” qua bảng thông tin sau:

8. Quản lý doanh nghiệp hiệu quả với phần mềm 1C:ERP

Đối với môi trường kinh doanh đầy biến động như hiện nay thì việc quản lý một doanh nghiệp, tổ chức hiệu quả là không hề đơn giản. Chính vì vậy, rất nhiều giải pháp hỗ trợ quản lý doanh nghiệp đã được tạo ra với mong muốn tự động hóa toàn diện, từ đó hỗ trợ các nhà quản lý hoàn thành công việc dễ dàng hơn. 

1C Việt Nam tự hào giới thiệu đến quý doanh nghiệp sản phẩm 1C:ERP - giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, được phát triển hướng tới các doanh nghiệp đa dạng lĩnh vực, và có thể sẵn sàng ứng dụng ngay vào các mô hình hoạt động của doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích mà 1C:ERP mang lại: 

• Hệ thống báo cáo theo thời gian thực: Nhà quản lý có thể lập báo cáo quản trị theo nhu cầu bất kỳ lúc nào. Hệ thống báo cáo hỗ trợ hợp nhất các công ty, phòng ban và cho phép thay đổi phương án báo cáo mà không cần kiến thức lập trình.
• Cải tiến chất lượng sản phẩm dịch vụ: Đồng bộ dữ liệu trong toàn tổ chức, kiểm tra nhanh mức tồn kho, chính sách vận chuyển và phản hồi khách hàng giúp tối ưu dịch vụ cũng như phát hiện sớm các vấn đề.
• Bảo vệ sự cam kết, tăng cường tính bảo mật: Khả năng mã hóa dữ liệu và phân quyền chặt chẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý thông tin. Hệ thống ghi nhận các thay đổi dữ liệu theo từng người dùng, đảm bảo tính minh bạch và lịch sử thao tác rõ ràng.
• Gia tăng hiệu quả giá trị đầu tư: 1C:ERP giúp tối ưu chi phí vận hành, kiểm soát KPI và đánh giá hiệu suất để đạt mục tiêu tài chính.

Như vậy trong bài viết trên, 1C Việt Nam đã giải thích quản lý là gì, các kỹ năng cần có để trở thành một nhà quản lý giỏi. Ngày nay, bên cạnh việc có kiến thức chuyên môn tốt, bộ kỹ năng mềm hoàn thiện, các nhà quản lý cần nhanh nhạy và linh hoạt trong việc tích hợp các phần mềm chuyên nghiệp để tăng chất lượng, hiệu quả công việc. Liên hệ ngay với 1C Việt Nam để được tư vấn về giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể 1C:ERP nhé!

>>>> BÀI VIẾT CÙNG CHỦ ĐỀ: 

• MOU là gì? Vai trò và cách thức hoạt động của MOU
• Quản trị doanh nghiệp là gì? Chức năng và nguyên tắc áp dụng