Quy trình kinh doanh là gì? Các bước thiết kế bản đồ quy trình

Quy trình kinh doanh hỗ trợ doanh nghiệp trong việc điều hành và phân chia công việc hiệu quả. Vậy chính xác quy trình kinh doanh là gì? Làm thế nào để quản lý và xây dựng một quy trình kinh doanh chính xác? 1C Việt Nam sẽ giải đáp ngay tại bài viết dưới đây.  

1. Quy trình kinh doanh là gì?

Quy trình kinh doanh là một chuỗi các bước hợp nhất và có sự liên kết chặt chẽ, được phân chia cho các bộ phận có liên quan để thực hiện nhằm đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp, giúp tăng cường hiệu suất và đảm bảo sự đồng đều trong mọi hoạt động kinh doanh.   ​​​​​​

>>>> XEM NGAY: 

• Mô hình kinh doanh là gì? 14 mô hình kinh doanh phổ biến
• Chi tiết các bước lập kế hoạch kinh doanh bài bản từ A-Z

2. Lợi ích của quy trình kinh doanh đối với doanh nghiệp

Quy trình kinh doanh là giải pháp hàng đầu giúp doanh nghiệp tổ chức và quản lý công việc, gia tăng năng suất và duy trì vị thế bền vững trên thị trường. Dưới đây là một số lợi ích của việc áp dụng quy trình kinh doanh: 

2.1 Tăng sức cạnh tranh so với đối thủ

Quy trình kinh doanh giúp doanh nghiệp có thể tạo ra nền tảng để triển khai các chiến lược đổi mới và phát triển sản phẩm. Từ đó, doanh nghiệp có thể tìm ra các mục tiêu và cơ hội để tăng sức cạnh tranh so với đối thủ. 

2.2 Phục vụ khách hàng tốt hơn

Quy trình kinh doanh giúp tối ưu hóa trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng. Một quy trình thực hiện có hệ thống (từ quá trình đặt hàng đến dịch vụ hỗ trợ sau bán) giúp cho việc chăm sóc khách hàng trở nên hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.  

2.3 Xác định công việc cần làm và trình tự thực hiện

Quy trình kinh doanh giúp quản lý doanh nghiệp trong thời đại 4.0 thông minh bằng cách tổ chức công việc một cách minh bạch và có hệ thống, giảm thiểu sự lạc lõng và tăng hiệu quả làm việc. Qua đó, các nhân viên sẽ ý thức được trong việc lập kế hoạch và thực hiện công việc theo thứ tự ưu tiên, đem lại kết quả rõ ràng. 

• 

2.4 Tạo sự đồng thuận, thống nhất cao

Dựa vào quy trình kinh doanh, nhà quản trị có thể xác định được sự thay đổi và biến chuyển trong tổ chức của mình để truyền đạt cho các bộ phận, nhân viên nhanh chóng và chính xác. Mỗi thành viên trong công ty đều hiểu rõ về vai trò và trách nhiệm của mình, tạo sự đồng thuận và thống nhất trong nội bộ công ty. 

>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: BSC là gì? 4 thước đo BSC triển khai chiến lược hiệu quả

3. Các loại quy trình kinh doanh

Có rất nhiều loại quy trình kinh doanh khác nhau. Dựa vào vai trò của từng loại trong doanh nghiệp, quy trình kinh doanh có thể được chia thành 6 loại:

• Nhân lực: Bao gồm giới thiệu nhân viên, tuyển dụng, kỷ luật, hướng dẫn sàng lọc hồ sơ và phỏng vấn. 
• Tài chính: Lập kế hoạch thu chi, báo cáo ngân sách.
• Quản lý: Đề ra các mục tiêu kinh doanh, giám sát các quy trình và đánh giá hiệu quản công việc, quản lý toàn bộ công ty. 
• Bán hàng: Lên chiến lược, tìm kiếm và đáp ứng nhu cầu khách hàng tiềm năng, bán hàng và xây dựng kế hoạch phát triển sản phẩm.
• Chăm sóc khách hàng: Hỗ trợ tư vấn và giải quyết vấn đề cho khách hàng, xử lý các sự cố xảy ra.
• Sản xuất và vận hành doanh nghiệp: Thực hiện quy trình quản lý chặt chẽ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. 

>>>  XEM THÊM: Chiến lược kinh doanh là gì? Nguyên tắc và 5 bước xây dựng

4. Một số mẫu sơ đồ quản lý quy trình kinh doanh chuyên nghiệp

Để xây dựng một quy trình kinh doanh toàn diện và hiệu quả, doanh nghiệp cần dựa trên các sơ đồ quản lý chuyên nghiệp. Tham khảo ngay các mẫu sơ đồ quản lý kinh doanh quan trọng dưới đây:

• Sơ đồ quy trình quản lý nhân lực

Sơ đồ này giúp truyền đạt rõ ràng các chính sách và quy trình hoạt động của công ty, định hướng và thúc đẩy nhân viên tham gia hiệu quả. Đồng thời, sơ đồ cũng đảm bảo quá trình tuyển dụng được diễn ra thống nhất và minh bạch, nâng cao chất lượng đào tạo nhân viên. 

• Sơ đồ quy trình quản lý công ty

Sử dụng sơ đồ quy trình quản lý công ty giúp cho các nhà quản trị đạt được những mục tiêu dài hạn, định hướng nhân viên đi theo hoạch định đã đề ra. Từ những kế hoạch ban đầu và các bước đã thực hiện, các nhà quản trị có thể so sánh để đưa ra những hướng giải quyết hợp lý và kịp thời. 

>>> THAM KHẢO THÊM: 14 mẫu sơ đồ tổ chức công ty và cách xây dựng chi tiết

• Sơ đồ duy trì làm việc

Với sơ đồ duy trì làm việc, người quản lý có thể theo dõi và kiểm soát các mục tiêu quan trọng nhằm hoàn thành dự án đúng tiến độ. Đồng thời, sơ đồ này cũng giúp nhân viên xây dựng hệ thống hỗ trợ khách hàng tốt nhất, xử lý được các tình huống phát sinh bất ngờ. 

• Sơ đồ quy trình làm việc phòng kinh doanh

Sơ đồ này thường dùng để thể hiện các bước và quy trình mà các nhân viên trong phòng kinh doanh phải thực hiện để đạt được mục tiêu kinh doanh. 

Nếu không thực hiện theo các bước của quy trình kinh doanh, doanh nghiệp sẽ không thể hoạt động một cách chỉn chu và tiến bộ. Vì vậy, sở hữu một quy trình kinh doanh phù hợp chính là tiền đề giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất. 

>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: Dashboard là gì? 5 bước lập Dashboard nhanh chóng

5. Các bước thiết kế bản đồ quy trình kinh doanh hiệu quả

Để có thể thiết kế bản đồ quy trình kinh doanh đúng cách, các nhà quản trị cần tuân thủ các nguyên tắc quan trọng và thực hiện theo 4 bước dưới đây: 

5.1 Thu thập thông tin doanh nghiệp và chọn sơ đồ quy trình

Thu thập thông tin doanh nghiệp là một bước cần thiết, giúp doanh nghiệp xác định được lợi thế của mình và làm nổi bật lợi thế đó trong quy trình kinh doanh. Một số thông tin mà nhà quản trị nên chú ý:

• Nhiệm vụ của từng nhân viên. 
• Cung cấp tổng quát về quy trình hoạt động kinh doanh và những công việc cần làm cho nhân viên mới. 
• Đề ra thời gian cần làm của từng phần trong quy trình. 
• Nêu các điểm trọng yếu, quan trọng. 

Sử dụng lưu đồ để dễ dàng chỉnh sửa và bổ sung các thông tin như người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ hoặc thời gian mà nhiệm vụ đó có thể thực hiện. Đây được xem là lựa chọn hợp lý và tiện dụng nhất trong trường hợp này. 

>>> ĐỌC THÊM: Hướng dẫn đánh giá và phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh

5.2 Sử dụng kiểu dáng, kích thước và hình dạng nhất quán

Một sơ đồ hoàn chỉnh nên được sắp xếp và đề ra những bước cụ thể để tránh bị lộn xộn và khó theo dõi. Doanh nghiệp có thể cân nhắc thiết lập sơ đồ quy trình theo cách sau: 

• Lựa chọn hình ảnh phù hợp và có chung kích thước. 
• Mỗi bước cần sử dụng các trình kết nối bắt đầu và kết thúc. 
• Khoảng cách của mỗi bước và các luồng quyết định phải được nhất quán. 
• Các nhánh trong đường kết nối không nên quá nhiều. 

​​​​​​ 5.3 Chọn màu sắc, biểu tượng và kí hiệu

Với sơ đồ đòi hỏi sự hiểu nhanh thì màu sắc và hình ảnh là hai yếu tố quan trọng trong thiết kế sơ đồ, giúp nhân viên có thể tiếp nhận nhanh chóng thông tin công việc. Nhà quản trị nên ưu tiên sử dụng các màu sắc tương phản cho các ý đối lập và sử dụng các biểu tượng để tạo sự chú ý ở các bước quan trọng cần làm.  

5.4 Chọn nhãn hoặc chú giải trong sơ đồ quy trình kinh doanh

Ngoài màu sắc, nhà quản trị cũng có thể cân nhắc thêm vào các nhãn hoặc chú giải để giúp cho sơ đồ kinh doanh dễ sử dụng, người đọc cũng sẽ nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng. 

>>>> THAM KHẢO THÊM: 5 bước xây dựng bộ quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả

6. 2 yếu tố chính giúp cải tiến quy trình kinh doanh hiệu quả

Quy trình kinh doanh sẽ phụ thuộc vào rất nhiều điều kiện và yếu tố khác nhau. Trong đó, 2 yếu tố giúp cải tiến quy trình kinh doanh hiệu quả chính là phân tích hoạt động và phân tích giá trị tạo ra khách hàng

• Phân tích hoạt động

Phân tích hoạt động chính là xác định được công việc cần thực hiện để gia tăng sự hài lòng của khách hàng như: Tiếp thị, đặt hàng, bán hàng, vận hành, chăm sóc khách hàng… Đồng thời, nhà quản trị cũng cần liệt kê các hoạt động mang đến lợi ích cụ thể cho công ty và sắp xếp chúng theo một sơ đồ quy trình sản xuất kinh doanh đơn giản. 

• Phân tích giá trị tạo ra cho khách hàng

Nhà quản trị nên liệt kê những yếu tố cốt lõi tạo ra giá trị cho khách hàng và đưa vào bên cạnh những hoạt động đã vạch ra trước đó. Từ đó, doanh nghiệp có căn cứ để đề ra những việc cần thực hiện để mang lại giá trị lớn hơn. Bên cạnh đó, để gia tăng hiệu quả của quy trình kinh doanh, doanh nghiệp có thể tham khảo và sử dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp hiện đại và chuyên nghiệp. 

>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: 

• 4 chức năng quản trị trong doanh nghiệp và vai trò của từng chức năng
• 14 mẫu sơ đồ tổ chức công ty phổ biến sử dụng hiệu quả nhất

Như vậy, 1C Việt Nam đã giúp doanh nghiệp tìm hiểu về quy trình kinh doanh là gì và các bước thiết kế sơ đồ quy trình hiệu quả. Để quy trình kinh doanh diễn ra thuận lợi hơn, nhà quản trị có thể lựa chọn phần mềm 1C:Company Management với các tính năng linh hoạt giúp tự động hóa công tác quản trị quy trình kinh doanh, kết nối các bộ phận và phòng ban lại với nhau, giúp gia tăng hiệu suất công việc. Nếu còn bất kỳ thắc mắc gì về quy trình kinh doanh, vui lòng liên hệ ngay đến 1C Việt Nam để biết thêm chi tiết.