Quy trình thực hiện 5s tại nơi làm việc chi tiết và hiệu quả
Hiện nay, việc thực hiện 5S tại nơi làm việc đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng với mong muốn tạo nên một môi trường làm việc thoải mái, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Vậy mô hình 5S là gì? Quy trình này đem lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? Cùng 1C Việt Nam tìm hiểu thông tin qua bài viết này nhé.
>>>> XEM THÊM:
- BCP là gì? Vai trò và quy trình xây dựng kế hoạch liên tục chuẩn
- Sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) là gì? Nguyên tắc áp dụng
1. Thực hiện 5s nơi làm việc là gì?
Thực hiện 5S tại nơi làm việc là quy trình sắp xếp, quản lý văn phòng được bắt đầu áp dụng với 5 chữ S đơn giản bao gồm sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc và sẵn sàng. Quy trình này có nguồn gốc từ Nhật Bản và hiện nay đang được rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới áp dụng thành công.
>>>> XEM THÊM: 5M là gì? Phân tích mô hình 5M được sử dụng trong doanh nghiệp
2. Lợi ích ứng dụng 5s trong doanh nghiệp
Việc thực hiện 5S tại văn phòng được nhiều doanh nghiệp ứng dụng để tối ưu thời gian và không gian, nâng cao tinh thần và chất lượng công việc. Cụ thể, 5S mang đến nhiều lợi ích quan trọng như:
2.1. Không gian được sử dụng tối ưu nhất
Trong văn phòng áp dụng 5s giúp loại bỏ những công cụ, phương tiện dư thừa, giúp tiết kiệm không gian, tạo ra môi trường làm việc rộng rãi, thông thoáng. Từ đó, quy trình này giúp tối ưu việc phân bổ không gian nơi làm việc với những vật dụng hữu ích.
2.2. Cải thiện quản lý thời gian
Khi nơi làm việc được sắp xếp hợp lý, gọn gàng và vật dụng, công cụ được đặt đúng chỗ sẽ giúp người lao động tiết kiệm thời gian tìm kiếm đồ dùng. Nhờ vậy, sử dụng 5s văn phòng sẽ được tối ưu hóa và nâng cao hiệu suất làm việc.
2.3. Giảm các tai nạn trong khi làm việc
Lợi ích lớn nhất của việc sắp xếp phòng làm việc gọn gàng khi áp dụng 5s là giúp giảm thiểu các tai nạn lao động có thể xảy ra trong quá trình công tác. Ngoài ra, việc sắp xếp không gian theo 5s không chỉ làm tăng tính thẩm mỹ cho nơi làm việc mà còn giúp chiếm được thiện cảm của mọi người kể cả khách hàng.
2.4. Tăng sự nhất quán và chất lượng công việc
Một trong những lợi ích tiếp theo của việc thực hiện 5S là chuẩn hóa quy trình tại nơi làm việc, giúp giảm thiểu các sai sót ở mức thấp nhất, từ đó nâng cao chất lượng và năng suất trong công việc.
2.5. Nâng cao tinh thần làm việc
Mỗi nhân viên đóng vai trò là một mắt xích cực kỳ quan trọng trong quy trình này. Điều doanh nghiệp cần làm giúp nhân viên hiểu rõ về vị trí và tầm quan trọng của mình trong mô hình sàng lọc 5s áp dụng trong văn phòng, để họ thấy những đóng góp của bản thân được coi trọng. Từ đó, thúc đẩy tinh thần làm việc và hoàn thành tốt trách nhiệm của mình trong thực tiễn khi áp dụng mô hình 5S.
>>>> XEM THÊM: 5 whys là gì? Cách ứng dụng 5 whys tìm ra gốc rẽ vấn đề
3. Các bước thực hiện 5s tại văn phòng làm việc
Dưới đây 5 bước mà 1C Việt Nam tổng hợp sau đây, sẽ giúp doanh nghiệp hiểu thêm về các bước thực hiện 5S và từng nhân viên đại điện cho hình ảnh 5s tại nơi làm việc:
3.1.Seiri (Sàng lọc)
Quy trình sàng lọc trong mô hình thực hiện 5s tại nơi làm việc là bước đầu tiên giúp loại bỏ những vật dụng không cần thiết, chỉ giữ lại số lượng vừa đủ dùng những vật cần thiết, sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng và chỉ tiêu đã đặt ra trước đó. Nhờ việc áp dụng bước sàng lọc này mà doanh nghiệp và nhân viên sẽ đạt được các lợi ích sau:
- Giảm thiểu các đồ dùng văn phòng dư thừa.
- Tiết kiệm chi phí đồ dùng, thiết bị, văn phòng phẩm.
- Tận dụng tối đa không gian làm việc và diện tích bàn làm việc.
3.2. Seiton (Sắp xếp)
Seiton là sắp xếp lại các vật dụng trong phòng làm việc gọn gàng theo từng nhóm để thuận tiện hơn cho việc thao tác sử dụng. Ví dụ, nhân viên sẽ đặt các đồ vật thường xuyên sử dụng ở những nơi trong tầm với và đặt những đồ dùng ít sử dụng ở nơi xa hơn hoặc trong góc khuất. Áp dụng Seiton khi vận dụng 5s tại văn phòng làm việc giúp đạt được các lợi ích như:
- Hạn chế trường hợp làm mất dụng cụ, đồ dùng làm việc.
- Tránh tiêu tốn quá nhiều thời gian khi tìm kiếm các vật dụng.
- Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, gọn gàng, sạch sẽ.
3.3. Seiso (Sạch sẽ)
Sau khi tiến hành sắp xếp trong 5s, bước tiếp theo Seiso (Sạch sẽ) chỉ cần giữ vệ sinh cho không gian làm việc của mỗi nhân viên. Để thực hiện một cách hiệu quả, doanh nghiệp nên phân chia từng khu vực cho từng cá nhân chịu trách nhiệm vệ sinh cụ thể. Ngoài ra, nhân viên sẽ phải tự thiết lập các tiêu chuẩn vệ sinh riêng biệt cho từng thiết bị và vật dụng cụ thể. Một số lợi ích của việc triển khai bước Seiso (Sạch sẽ) tại văn phòng, gồm:
- Các đồ dùng, thiết bị văn phòng được bảo quản tốt hơn.
- Xây dựng hình ảnh đẹp mắt, chuyên nghiệp cho văn phòng, nhà máy.
- Xây dựng môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp hơn.
- Tạo cảm giác thoải mái cho nhân viên khi làm việc.
3.4. Seiketsu (Săn sóc)
Seiketsu (Săn sóc) là bước tối ưu và thúc đẩy việc triển khai mô hình 5s tại chỗ làm việc một cách chỉn chu nhất. Đây là bước tiếp theo trong quy trình áp dụng 5s giúp không gian văn phòng sạch sẽ. Một số lợi ích mà Seiketsu (Săn sóc) đem đến cho doanh nghiệp:
- Thiết lập tiêu chuẩn cho các phương pháp ở S1, S2, S3.
- Tạo ra hướng dẫn chi tiết và dần hoàn thiện S5.
3.5. Shitsuke (Sẵn sàng)
Shitsuke (Sẵn sàng) là đào tạo nhân sự theo một quy trình tiêu chuẩn 5s nhất định với mục đích dần dần tạo nên thói quen làm việc tích cực cho đội ngũ nhân viên. Giai đoạn này được thực hiện 5s trong văn phòng thông qua 3 bước gồm: Lập kế hoạch, chuẩn bị tài liệu, đào tạo thực tế và đánh giá hiệu quả sau đào tạo. Nhờ việc triển khai Shitsuke, doanh nghiệp sẽ đạt được các lợi ích gồm:
- Nâng cao tối đa tinh thần trách nhiệm cho các nhân viên cấp dưới.
- Tạo thành tính kỷ luật và tự giác trong công việc.
>>>> XEM THÊM:
- Kaizen là gì? Nguyên tắc cốt lõi và quy trình cải tiến Kaizen hiệu quả
- Manager là gì? Các cách để trở thành Manager chuyên nghiệp
4. Những điều cần chú ý để chắc chắn áp dụng 5s thành công
Thực hiện 5S cho chỗ làm việc tuy mang đến nhiều lợi ích to lớn trong việc phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên để áp dụng quy trình này một cách có hiệu quả, các chủ đầu tư cần chú ý 4 bước dưới đây.
- Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ
Đây được xem là điều kiện tiên quyết cho sự thành công của một công ty khi áp dụng 5S tại nơi làm việc. Tất cả các nhân viên đều mong muốn nhận được sự ủng hộ và hỗ trợ từ lãnh đạo của mình. Và cũng chính điều đó đã giúp ban lãnh đạo công ty nhận được sự tin tưởng tuyệt đối của toàn thể nhân viên.
- Bắt đầu bằng đào tạo
Đối với toàn bộ nhân viên (nhân viên mới hoặc cũ) nên được đào tạo chuyên sâu để hiểu được ý nghĩa của nguyên tắc 5S tại văn phòng. Đồng thời, doanh nghiệp nên cung cấp cho nhân viên những thông tin và quy trình thực hiện rõ ràng là bước đầu tiên của sự thành công.
- Mọi người cùng tự nguyện tham gia
Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là xây dựng một môi trường đoàn kết, chung sức, đồng lòng tại nơi làm việc. Doanh nghiệp B2B và B2C nên khuyến khích mọi nhân viên cùng nhau tham gia và phát triển quy trình này.
- Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn
Thực hiện nguyên tắc 5S tại văn phòng là quá trình lặp đi lặp lại không ngừng các hoạt động cải tiến và sắp xếp nhằm duy trì, tối ưu công tác quản lý.
5S là quy trình vô cùng quan trọng và cần thiết trong việc quyết định sự thành công, phát triển của một doanh nghiệp trong tương lai. Việc thực hiện 5S tại nơi làm việc có thể giúp doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp với đầy đủ các quy chuẩn cần thiết. Ngoài ra, quy trình này còn giúp tiết kiệm một khoảng lớn chi phí vận hành cũng như tăng cường hiệu suất công việc. Đừng quên theo dõi các bài viết khác trên website 1C Việt Nam để cập nhật những thông tin hữu ích về quản trị doanh nghiệp nhé!
>>>> XEM THÊM: