BCP là gì? Vai trò và quy trình xây dựng kế hoạch liên tục chuẩn

Trong giai đoạn khó khăn của dịch bệnh, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều cản trở trong quá trình làm việc và trao đổi công việc. Vì vậy, BCP ra đời tựa như giải pháp tối ưu trong việc giữ cho hoạt động kinh doanh hoạt động ổn định và hạn chế các rủi ro liên quan. Vậy cụ thể BCP là gì? Vai trò và quy trình thực hiện BCP trong doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng 1C Việt Nam làm rõ ngay trong bài viết dưới đây. 

1. Business Continuity Plan (BCP) là gì?

Business Continuity Plan (kế hoạch kinh doanh liên tục) là những bản mô tả hoặc phác thảo trình bày cách doanh nghiệp xử lý và vận hành khi gặp những nguy cơ tiềm tàng từ bên ngoài. Chính vì vậy, BCP được xem là một giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp vượt qua được những giai đoạn khủng hoảng, cũng như giảm thiểu rủi ro và hỗ trợ phục hồi kinh tế sau này. 

Ví dụ: Trong đại dịch Covid - 19, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng hình thức làm việc từ xa và thực hiện công tác quản lý, đào tạo nhân viên từ xa thông qua các nền tảng mạng xã hội. Từ đó giúp đảm bảo được hiệu suất công việc ngay cả trong thời gian giãn cách.

>>>> XEM THÊM: 

• OKR là gì? Tổng hợp mọi thông tin về mô hình OKR
• Key result là gì? Cách xây dựng OKRs chi tiết, hiệu quả 

2. Vai trò của bản kế hoạch kinh doanh liên tục

Một mô hình BCP hoàn hảo không chỉ giúp doanh nghiệp xử lý được những mối nguy hiểm tiềm tàng, mà còn đem lại nhiều lợi ích to lớn cho nhân viên, đối tác, tổ chức và doanh nghiệp. Vậy vai trò cụ thể của Business Continuity Plan là gì? Hãy cùng 1C Việt Nam tham khảo dưới đây.

2.1  Đối với nhân viên

Thực hiện BCP giúp tạo dựng niềm tin cho đội ngũ nhân viên, duy trì được hoạt động kinh doanh ổn định, giảm thiểu các rủi ro dẫn đến phá sản hoặc trên bờ phá sản. Ngoài ra, việc lập kế hoạch liên tục tăng sự tin tưởng của nhân viên vào năng lực giải quyết và ứng phó của doanh nghiệp. 

2.2  Đối với đối tác, khách hàng

Trong thời điểm khó khăn như hiện nay, việc doanh nghiệp không có kế hoạch kinh doanh liên tục có thể dẫn đến việc mất khách hàng và mất đi lợi thế cạnh tranh. Nguyên tắc lập kế hoạch BCP này không chỉ giúp doanh nghiệp vượt qua khủng hoảng mà còn đảm bảo rằng khách hàng sẽ luôn tin tưởng vào khả năng hoạt động cũng như khả năng giải quyết và phục hồi từ những rủi ro xuất hiện.

Bằng cách chuẩn bị kế hoạch kinh doanh liên tục, giúp khách hàng cảm thấy an tâm hơn trong việc hợp tác và tìm kiếm giải pháp hiệu quả cho các vấn đề cụ thể. Bằng cách này, BCP không chỉ tạo điều kiện cho một mối quan hệ đối tác lâu dài mà còn tạo ra cơ hội để phát triển và mở rộng mối quan hệ này trong tương lai.

2.3 Đối với doanh nghiệp

BCP giúp doanh nghiệp duy trì phát triển ổn định, tạo ra các lợi ích đa chiều với khách hàng, đối tác và cả nội bộ của tổ chức. Qua đó, doanh nghiệp thể hiện sự sẵn sàng và khả năng phối hợp đối với các nhà lãnh đạo trong bối cảnh khủng hoảng. 

Điều này giúp doanh nghiệp khẳng định vị thế cạnh tranh và sẵn sàng đối mặt với những thách thức trong tương lai. Ngoài ra, BCP cũng giúp tăng cường khả năng phục hồi sau khủng hoảng, từ đó nâng cao uy tín và tầm nhìn của thương hiệu trong mắt khách hàng và đối tác.

>>>> TÌM HIỂU NGAY: Quy trình kinh doanh là gì? Các bước thiết kế bản đồ quy trìn

3. Quy trình xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục BCP chi tiết

3.1 Phân tích, đánh giá hoạt động của doanh nghiệp

Bước đầu tiên trong quy trình là xác định bối cảnh hoạt động, khi đó nhà quản trị phải nắm được tổng thể quy trình và các mắt xích trong bộ máy tổ chức, đồng thời biết được đâu là yếu tố quyết định đến khả năng vận hành của doanh nghiệp. Cụ thể: 

• Xác định loại hình kinh doanh của doanh nghiệp để lập BCP phù hợp. Mỗi loại hình kinh doanh sẽ có cách thức hoạt động riêng biệt, có những doanh nghiệp cho phép làm từ xa, nhưng cũng có những ngành nghề đặc thù đòi hỏi phải làm trực tiếp hoặc thậm chí là tạm ngưng hoạt động. 
• Hiểu được sơ đồ tổ chức bộ máy doanh nghiệp và các quy trình phòng ban gắn bó chặt chẽ với sơ đồ tổ chức. 
• Những yếu tố bên ngoài tác động đến quá trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ như: Tình hình chính trị, KT-XH, công nghệ, pháp luật, môi trường. 

Sau khi đã phân tích và nắm được doanh nghiệp cần phát huy điều gì để quá trình kinh doanh được diễn ra bình thường, nhà quản lý cần tiến hành xác định mức độ rủi ro khi khủng hoảng xảy ra. 

Ví dụ: Trong tình hình dịch bệnh diễn biến căng thẳng, doanh nghiệp xác định rủi ro nhờ vào nguy cơ lây nhiễm của tổ chức (N) và mức độ tổn thương của doanh nghiệp trước những rủi ro (X). Tất cả sẽ được trình bày qua bảng sau: 

Thông qua bảng xác định bối cảnh và mức độ rủi ro, bộ phận BCP sẽ tiến hành đánh giá và đưa ra chiến lược ứng phó tương ứng với từng mức độ thông qua bảng sau: 

>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: BSC là gì? 4 thước đo BSC triển khai chiến lược hiệu quả

3.2 Phân tích tác động kinh doanh (BIA)

Đây là quá trình thu thập, đo lường mức độ ảnh hưởng và sắp xếp các thông tin theo tứ tự ưu tiên xử lý các rủi ro. Để phân tích tác động kinh doanh hiệu quả, nhà quản trị cần xác định các yếu tố quan trọng dưới đây:

• Nhân sự: Doanh nghiệp nên thống kê lại số lượng nhân viên đã sẵn sàng làm việc, gồm thông tin chức vụ, công việc đảm nhiệm và thông tin liên lạc. 
• Nguồn cung: Doanh nghiệp cần nắm rõ thông tin liên lạc và khả năng cung ứng hàng hóa của các bên thứ ba. 
• Dữ liệu: Doanh nghiệp cần lưu trữ và tạo file tổng hợp về các tài liệu quan trọng như hồ sơ, nghiên cứu/báo cáo, biểu mẫu, tài liệu kế toán - tài chính, bản sao lưu… 
• Cơ sở vật chất: Doanh nghiệp cần liệt kê số lượng máy móc còn sử dụng được như máy in, máy tính, máy fax… 
• Hàng tồn kho: Doanh nghiệp cần thống kê lại số lượng và hạn sử dụng của trang thiết bị, vật tư, hàng hóa tồn kho.

3.3 Lập kế hoạch ứng phó

Việc lập kế hoạch ứng phó rủi ro giúp doanh nghiệp giải quyết kịp thời và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục khi nguy cơ xảy ra. Để lập được bản ứng phó rủi ro hoàn chỉnh, nhà quản trị cần thực hiện theo trình tự sau: 

• Xác định nguy cơ đã có hoặc tiềm tàng có khả năng ảnh hưởng đến quy trình làm việc của tổ chức. 
• Xem xét khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến hoạt động kinh doanh để tiến hành phân tích và đánh giá. 
• Từ các phân tích và đánh giá ban đầu, doanh nghiệp sẽ sắp xếp mức độ rủi ro ưu tiên, đi kèm là biện pháp xử lý kịp thời.

3.4 Lên kế hoạch hành động

Sau khi đã lập kế hoạch ứng phó, nhà quản lý cần đề ra những chiến lược cụ thể, sao cho bám sát thực tế và phù hợp với từng mức độ rủi ro. Nhà quản trị sẽ dựa vào các cơ sở sau đây để lên kế hoạch hành động chính xác nhất: 

• Phân bổ nguồn lực như thế nào, các nguồn lực đó có đáp ứng được với các mức độ rủi ro sắp xảy ra hay không?
• Chi phí và lợi ích đạt được khi thực hiện các hành động ứng phó rủi ro?

3.5 Đánh giá, đo lường cải tiến

Đánh giá và đo lường có nhiệm vụ giúp doanh nghiệp xác định xem chiến lược BCP đã thực sự hiệu quả so với thực tế hay chưa. Các tiêu chí bắt buộc phải có trong kế hoạch bao gồm: 

• Các yếu tố nào trong BCP cần được đo lường, đánh giá? 
• Phương thức đo lường và đánh giá nào được xem là hiệu quả trong việc đảm bảo tính hiệu dụng của BCP? 
• Thời gian để thực hiện đánh giá và đo lường là bao lâu? 
• Ai là người chịu trách nhiệm thực thi các công việc đánh giá và đo lường? 
• Quy trình thống nhất để đưa bản kế hoạch ra thực tế sau mỗi lần đánh giá là gì? 

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần đạt những yêu cầu trong việc đánh giá và đo lường như sau:

• Thực hiện ghi chép và lưu trữ những thông tin liên quan đến kết quả đánh giá, quy trình đánh giá thành văn bản để làm cơ sở thực thi các chương trình liên quan.
• Cần có phương án khắc phục kịp thời nếu quá trình đánh giá có điểm thiếu sót, đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

Trong quá trình thực hiện kế hoạch kinh doanh liên tục, sẽ không tránh khỏi những hạn chế khiến kế hoạch không phát huy hiệu quả. Để giải quyết điều đó, doanh nghiệp cần lưu ý những biện pháp khắc phục kịp thời như: 

• Nhanh chóng xem xét và kiểm soát các hành vi không tuân thủ mô hình BCP, sau đó tìm phương án khắc phục hậu quả để tránh ảnh hưởng nặng nề cho doanh nghiệp. 
• Phân tích để biết được nguyên nhân nào dẫn đến việc không tuân thủ BCP.
• Dự đoán và quản lý các nguy cơ không tuân thủ có khả năng sẽ xảy ra. 
• Doanh nghiệp nên hiểu được mức độ rủi ro nếu không tuân thủ BCP là gì và mô hình đặt ra có lỗ hổng nào ảnh hưởng đến việc thực thi, sau đó đưa ra giải pháp kịp thời.  

>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: Mô hình Kanban là gì? Cách thức hoạt động và nguyên tắc áp dụng 

4. Yếu tố quyết định thành công của BCP 

4.1 Sự ủng hộ và cam kết từ phía ban lãnh đạo

Ban lãnh đạo là người trực tiếp điều hành, giám sát thực thi và giữ cho hoạt động kinh doanh nằm trong tầm kiểm soát. Vì vậy, đội ngũ ban lãnh đạo cần phải cam kết những điều sau:

• Những chính sách và mục tiêu của BCP phải đi theo đúng mục tiêu và định hướng kinh doanh của doanh nghiệp. 
• Phân bổ và cung cấp đầy đủ nguồn lực trong quá trình thực hiện kế hoạch BCP.
• Đồng bộ các yêu cầu của BCP và bộ máy nội bộ để việc thực hiện kế hoạch kinh doanh liên tục đạt được hiệu quả thực tế. 
• Điều hành các chiến lược truyền thông để toàn thể nhân viên ý thức được tầm quan trọng của BCP. 
• Đề ra các phương hướng và hỗ trợ kịp thời đối với bộ phận nhân sự đang thực hiện kế hoạch kinh doanh liên tục.

4.2 Truyền thông nội bộ hiệu quả

Kế hoạch truyền thông nội bộ là giải pháp giúp đội ngũ nhân viên ý thức được những gì cần làm, cùng doanh nghiệp xử lý những rủi ro ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Nội dung truyền thông phải giúp nhân sự nhận thức được chính sách BCP, liên quan đến lợi ích của việc thực hiện BCP, hậu quả khi không tuân thủ BCP, cũng như nhân sự cần làm gì trước, trong và sau khi hoạt động kinh doanh bị gián đoạn?

Đồng thời để kế hoạch truyền thông nội bộ được hoàn chỉnh, doanh nghiệp cần xác định cụ thể và phân công đúng vai trò của từng cá nhân trong tổ chức như: Ai là người trực tiếp truyền thông? Những ai cần được truyền thông và truyền thông theo hình thức nào? Do đó, một kế hoạch truyền thông nội bộ chỉ thực sự có kết quả nếu toàn thể nhân viên quan tâm và chấp hành nghiêm chỉnh. 

4.3 Ứng dụng công nghệ để cải thiện BCP

Việc sử dụng các công nghệ chính là giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp đã tìm ra những giải pháp thuận tiện để có thể làm việc và trao đổi tiến độ công việc hiệu quả. Ví dụ như: Thực hiện chấm công qua camera giám sát và nhận diện khuôn mặt thay cho hình thức chấm công truyền thống bằng vân tay.  

>>>> BÀI VIẾT CÙNG CHỦ ĐỀ: 

• Tổng hợp mẫu thư cảm ơn đối tác khách hàng chuyên nghiệp
• Hướng dẫn đánh giá và phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh

Như vậy, 1C Việt Nam đã giải thích về khái niệm BCP là gì, vai trò của BCP cũng như các yếu tố quyết định đến thành công của việc lập kế hoạch kinh doanh liên tục. Mong rằng với những chia sẻ trên, các nhà quản trị đã có thể áp dụng thành công vào quy trình quản lý và phát triển tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, đừng quên theo dõi các thông tin quản trị được cập nhật tại 1C Việt Nam nhé!