5 whys là gì? Cách ứng dụng 5 whys tìm ra gốc rễ vấn đề
5 whys được ứng dụng khá phổ biến không chỉ trong kinh doanh mà còn rất nhiều lĩnh vực khác trong cuộc sống. Vậy 5 whys là gì? Nếu các nhà quản trị đang muốn tìm hiểu và ứng dụng phương pháp này hoặc đã sử dụng nhưng chưa đạt hiệu quả, thì bài viết dưới đây của 1C Việt Nam sẽ hữu ích cho doanh nghiệp.
>>>> XEM THÊM:
- Quy trình kinh doanh là gì? Các bước thiết kế bản đồ quy trình
- BCP là gì? Vai trò và quy trình xây dựng kế hoạch liên tục chuẩn
- Data Driven là gì? Quy trình ứng dụng Data Driven hiệu quả
- Chi tiết các bước lập kế hoạch kinh doanh bài bản từ A-Z
1. 5 whys là gì?
5 whys hiểu một cách đơn giản nghĩa là 5 câu hỏi tại sao. Mỗi một câu hỏi sẽ tạo cơ sở cho câu tiếp theo, nối tiếp nhau thành 5 lần lặp lại cần thiết để giải quyết toàn diện một vấn đề.
Phương pháp 5 whys có thể giúp doanh nghiệp loại bỏ những tác nhân ảnh hưởng bên ngoài để khám phá và đi sâu vào các vấn đề nhỏ hơn giúp tìm ra nguyên nhân cốt lõi.
Toyoda Sakichi một nhà phát minh và người sáng lập Toyota đã phát triển kỹ thuật 5 Whys vào những năm 1930. Và đến năm 1970 phương pháp này trở nên phổ biến hỗ trợ nhà quản trị giải quyết các vấn đề triệt để ngăn tình trạng tái diễn sau 5 lần hỏi "tại sao". Phương pháp 5 why được sử dụng trong giai đoạn cải tiến chất lượng Six Sigma, tối ưu quy trình sản xuất tinh gọn,...
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý kỹ thuật 5 whys chỉ phù hợp với những vấn đề có mối tương quan về nguyên nhân, kết quả và có độ khó vừa phải. Các vấn đề phức tạp sẽ yêu cầu kết hợp với kỹ thuật khác để đạt hiệu quả.
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ:
- Quản lý là gì? Nhà quản lý đóng vai trò gì trong tổ chức?
- CEO là gì? Vai trò, kỹ năng cần thiết để trở thành CEO
- TOP 9 phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả dễ sử dụng
2. Ví dụ về ứng dụng 5 whys trong kinh doanh
Để hiểu rõ hơn 5 whys là gì, hãy cùng tìm hiểu ví dụ cụ thể dưới đây.
Ví dụ:
Công ty A cho ra mắt một sản phẩm dầu gội mới từ thiên nhiên nhưng lại không nhận được sự đón nhận từ người dùng, dẫn tới doanh số bán ra thấp. Khi áp dụng phương pháp 5 whys vào để giải quyết vấn đề, chủ doanh nghiệp có thể tham khảo một số câu hỏi ví dụ như sau:
- Câu hỏi 1: Tại sao các chiến dịch lại thất bại? – Vì truyền thông chưa đạt hiệu quả như mong đợi.
- Câu hỏi 2: Tại sao truyền thông chưa đạt hiệu quả như mong đợi? – Vì hình ảnh và nội dung không phù hợp nhóm khách hàng mục tiêu.
- Câu hỏi 3: Tại sao hình ảnh và nội dung không phù hợp nhóm khách hàng mục tiêu? – Vì team chưa nghiên cứu kỹ thị trường.
- Câu hỏi 4: Tại sao không chưa nghiên cứu kỹ thị trường trước khi thực hiện? – Vì không đủ thời gian và có nhiều vấn đề phát sinh.
- Câu hỏi 5: Tại sao có nhiều vấn đề phát sinh? – Vì giám đốc phân bổ các nguồn lực chưa hợp lý.
Sau khi thực hiện phương pháp 5 whys nhà quản lý nhận ra nguyên nhân chính dẫn đến thất bại của dự án là do Giám đốc chưa phân bổ nguồn lực một cách hợp lý. Giải pháp được đặt ra là cần điều chỉnh thời gian chuẩn bị và có kế hoạch phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn.
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN:
- 5M là gì? Phân tích mô hình 5M được sử dụng trong doanh nghiệp
- Ma trận BCG là gì? Cách phân tích và ứng dụng hiệu quả
- Mô hình Canvas là gì? Cách xây dựng và triển khai hiệu quả
3. Cách sử dụng kỹ thuật 5 whys hiệu quả
Sau khi nắm được 5 whys là gì chắc chắn sẽ có những lúc nhà quản trị cần 5 whys vào trong cuộc sống và công việc. Cách để áp dụng phương pháp này vào thực tế cụ thể ra sao, cùng 1C Việt Nam tìm hiểu ngay nhé.
3.1 Bước 1: Xác định vấn đề
Để có thể đặt câu hỏi 5 whys đúng và khai thác thông tin hiệu quả doanh nghiệp cần xác định chính xác vấn đề. Nhà quản lý có thể tổng hợp dữ kiện quan trọng liên quan đến các khâu then chốt như truyền thông, quy trình, sản phẩm, chất lượng,... và tìm ra vấn đề doanh nghiệp đang phải đối mặt.
- Tình huống giả định là doanh số bán hàng của một công ty giảm đột ngột.
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: 4 chức năng quản trị là gì? Vai trò của từng chức năng quản trị
3.2 Bước 2: Đặt ra câu hỏi "Tại sao" để tìm ra nguyên nhân cốt lõi
Sau khi đã xác định được vấn đề chính xác, nhà quản trị sẽ tiến hành đặt lần lượt các câu hỏi vì sao và ghi chép lại câu trả lời để làm cơ sở. Câu hỏi sau sẽ dựa trên kết quả của câu hỏi trước. Nhà quản lý sẽ 5 câu hỏi đến khi tìm ra được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Đôi khi số câu hỏi sẽ nhiều hơn để tìm ra gỗc rễ vấn đề.
Với tình huống giả định là doanh số bán hàng giảm đột ngột và nhà quản trị đang tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ thông qua 5 câu hỏi cụ thể:
- Tại sao doanh số bán hàng của công ty giảm đột ngột? - Vì số lượng khách hàng mua sản phẩm giảm.
- Tại sao số lượng khách hàng mua sản phẩm giảm? - Vì khách hàng không hài lòng với chất lượng sản phẩm.
- Tại sao khách hàng không hài lòng với chất lượng sản phẩm? - Vì sản phẩm bị lỗi và không đạt tiêu chuẩn chất lượng.
- Tại sao sản phẩm bị lỗi và không đạt tiêu chuẩn chất lượng? - Vì quy trình kiểm soát chất lượng trong sản xuất không hiệu quả.
- Tại sao quy trình kiểm soát chất lượng trong sản xuất không hiệu quả? - Vì không có đủ nhân viên kiểm tra chất lượng và không có kế hoạch đào tạo nhân viên đầy đủ.
>>> TÌM HIỂU THÊM:
- Hướng dẫn đánh giá và phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh
- BOD là gì? Vai trò của BOD trong việc quản trị doanh nghiệp
3.3 Bước 3: Đề xuất giải pháp khắc phục
Sau khi áp dụng 5 whys, doanh nghiệp cần đề xuất giải pháp để khắc phục nguyên nhân được tìm ra. Giải pháp nên trực diện và rõ ràng để có thể dễ dàng áp dụng vào thực tế.
Tiếp tục ví dụ trên, nhà quản trị thấy rằng nguyên nhân gốc rễ của việc giảm doanh số bán hàng là do quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm không hiệu quả, dẫn đến việc sản phẩm bị lỗi và khách hàng không hài lòng. Từ đó, công ty cần cải thiện quy trình kiểm soát chất lượng và tăng cường đào tạo nhân viên để giải quyết vấn đề này.
3.4 Bước 4: Thực hiện các giải pháp và đánh giá kết quả
Giải pháp nào cũng cần thời gian để đánh giá tính hiệu quả. Vì thế khi áp dụng 5 whys vào thực tế, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi, ghi chép các chỉ số để thực hiện điều chỉnh nếu cần thiết.
>>>> XEM THÊM:
- Biểu đồ nhân quả là gì? Nguyên nhân gốc rễ và quy trình áp dụng
- Cách vẽ biểu đồ phân tán Scatter Diagram và lưu ý khi áp dụng
4. Lợi ích khi phân tích 5 whys trong tổ chức?
5 whys có thể mang lại nhiều lợi ích mà doanh nghiệp có thể nhận thấy bao gồm:
- Tìm ra nguyên nhân chính của vấn đề: Doanh nghiệp áp dụng 5 whys có thể đào sâu vào các nguyên nhân thực sự của vấn đề thay vì chỉ nhận diện những nguyên nhân bề mặt. Điều này giúp đảm bảo giải pháp sẽ có giá trị lâu dài và hạn chế việc lặp lại các vấn đề trong tương lai gần.
- Tiết kiệm chi phí và thời gian nhờ việc tập trung vào việc tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề. Từ đó doanh nghiệp có thể giảm nguồn lực cho việc xử lý các nguyên nhân và triệu chứng thứ cấp.
- 5 whys giúp tăng sự chủ động trong việc khắc phục và xử lý nhờ việc hiểu rõ nguyên nhân cốt lõi gây ra vấn đề.
>>>> TÌM HIỂU THÊM: Kaizen là gì? Nguyên tắc cốt lõi và quy trình cải tiến Kaizen hiệu quả
5. Cách áp dụng 5 whys đơn giản, hiệu quả
Mặc dù 5 whys có nhiều ưu điểm và dễ áp dụng vào thực tế. Tuy nhiên doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số điều dưới đây để có thể tăng hiệu quả của phương pháp này:
-
Biết khi nào nên dừng lại: Hãy ngừng đặt câu hỏi "Tại sao?" khi các câu trả lời không còn cung cấp thông tin hữu ích nữa. Điểm dừng đúng lúc giúp nhà quản trị xác định được nguyên nhân gốc rễ thực sự của vấn đề và tiết kiệm thời gian để không tiếp tục khai thác các thông tin không còn mang lại giá trị bổ sung.
- Không giới hạn số lượng câu hỏi: Theo như khái niệm, 5 whys là 5 câu hỏi tại sao. Tuy nhiên trong thực tế nhà quản trị sẽ linh hoạt số lượng câu hỏi tùy vào độ phức tạp của vấn đề đang phải đối diện. Nhà quản lý hoàn toàn có thể dừng ở 4 câu hoặc tăng lên 6 câu nếu chưa thật sự tìm được nguyên nhân cốt lõi.
- Đặt đặt câu hỏi đúng trọng tâm vấn đề: Muốn xác định đúng nguyên nhân khi áp dụng 5 whys thì việc đặt câu hỏi đúng là rất quan trọng. Nếu câu hỏi sai có thể dẫn tới hướng phân tích sai và không thể giải quyết tận gốc các vấn đề đang gặp phải.
- Trả lời thật khách quan và không nên đưa ra các dự đoán: Các câu trả lời phải được đưa ra dựa trên số liệu và tình hình thực tế, trả lời một cách khách quan và không lan man. Ngoài ra, việc dự đoán sẽ làm ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng nên cần hạn chế tối đa trong quá trình thực hiện 5 whys.
- Tận dụng góc nhìn đa chiều: Nếu doanh nghiệp đang áp dụng 5 whys theo nhóm, nhà quản lý nên hỏi từng người một và ghi lại câu trả lời để có được kết quả tổng quan nhất.
-
Liên kết giữa các câu hỏi: Điều này giúp có được cái nhìn tổng quan về vấn đề trước khi đưa ra bất kỳ kết luận nào. Sự liên kết giữa các câu hỏi sẽ giúp duy trì đà phân tích và tránh việc bỏ sót nguyên nhân quan trọng.
-
Giữ đầu óc mở và kiên nhẫn: Quá trình này yêu cầu sự kiên nhẫn và sẵn sàng lắng nghe. Đôi khi, câu trả lời có thể không rõ ràng ngay lập tức và cần sự tư duy phản biện để xác định được gốc rễ của vấn đề.
Bài viết trên 1C Việt Nam đã tổng hợp chi tiết các thông tin về 5 whys là gì, cách áp dụng và những lưu ý quan trọng khi sử dụng phương pháp này. Mong rằng nhà quản lý đã có thêm cho mình những kiến thức bổ ích trong việc nhận diện và tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề.
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: