Workflow là gì? Cách thiết kế Workflow hiệu quả từ A đến Z
Workflow là gì? Làm thế nào để xây dựng Workflow chính xác và dễ hiểu? Trong bài viết dưới đây, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu chi tiết về khái niệm mô hình này là gì, cách ứng dụng và thiết kế Workflow trong doanh nghiệp từ A đến Z nhé!
1. Workflow là gì?
Workflow dịch sang tiếng Việt là dòng chảy công việc, trong đó "Work" là công việc còn "Flow" là dòng chảy. Đây là quy trình lặp đi lặp lại, thể hiện các nhiệm vụ cần thực hiện theo một trình tự nhất định. Workflow giúp công việc được xử lý một cách tự động theo một quy trình nhất định. Từ đó, công việc được hoàn thành một cách nhanh chóng, chính xác, tăng năng suất và hiệu quả làm việc. Đồng thời, workflow cũng hạn chế tối đa tình trạng sai sót, tắc nghẽn trong công việc.
Các workflow thường được biểu diễn trực quan qua biểu đồ workflow diagram. Workflow diagram là biểu đồ sử dụng hệ thống hình ảnh và ký hiệu để thể hiện quy trình làm việc một cách tổng quan và dễ hiểu. Theo dõi cách xây dựng workflow đơn giản ngay bên dưới để áp dụng vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Các bước xây dựng workflow hiệu quả cho doanh nghiệp
Việc nắm được workflow là gì không đủ để doanh nghiệp có thể áp dụng ngay vào thực tế. Để có thể xây dựng workflow hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
2.1 Xác định các nguồn lực đầu vào
Để xây dựng một sơ đồ workflow hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định các tài nguyên hiện có. Cụ thể, các tài nguyên này có thể là biểu mẫu giấy, biểu mẫu điện tử hay chuỗi email để quản lý quy trình làm việc.
Bên cạnh biểu mẫu và thủ tục, các nguồn lực này cũng bao gồm những người tham gia trong quy trình hiện tại. Doanh nghiệp cần xác định rõ workflow được thực hiện bởi cá nhân nào, nhiệm vụ thuộc về ai và ai sẽ là người phê duyệt chúng.
2.2 Thống kê các nhiệm vụ cần làm
Sau khi hoàn thành việc tìm kiếm nguồn lực đầu vào, doanh nghiệp cần phải lên danh sách những nhiệm vụ cần thực hiện theo thứ tự trước sau và nối tiếp nhau. Nếu flow làm việc có độ phức tạp cao thì cần được mô hình hóa dưới dạng biểu đồ và chuỗi liên kết song song. Mục tiêu, nhiệm vụ ngay từ đầu phải rõ ràng để tránh trường hợp sai sót.
2.3 Xác định vai trò và người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ
Sau khi đã có chi tiết các nhiệm vụ cần thực hiện, bước tiếp theo doanh nghiệp cần phân chia các nhiệm vụ đó cho từng cá nhân cụ thể. Các cá nhân sẽ được lựa chọn sao cho thực hiện tốt nhất các nhiệm vụ trong quy trình lập sẵn. Lưu ý khi thực hiện bước này doanh nghiệp phải phân chia trách nhiệm rõ ràng, xây dựng các mục tiêu cho từng người để nhân sự nắm bắt được thông tin chính xác và nhanh chóng nhất.
2.4 Thiết kế sơ đồ quy trình làm việc
Doanh nghiệp cần lên ý tưởng trình bày sơ đồ workflow sao cho phù hợp nhất với quy trình làm việc thực tế. Việc mô hình hóa sẽ giúp người thực hiện hình dung rõ hơn và ghi nhớ nhiệm vụ của mình lâu hơn. Đồng thời, nó cũng giúp ích cho việc theo dõi chi tiết thời gian thực hiện trên thực tế, nắm bắt cập nhật để từ đó đưa ra những điều chỉnh kịp thời.
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng những công cụ hỗ trợ để vẽ một workflow. Các phần mềm với những tính năng hữu ích có thể hỗ trợ trình bày bất kỳ ý tưởng mô hình làm việc nào chỉ với các thao tác chuột đơn giản.
2.5 Kiểm tra quy trình công việc đã tạo
Để xác định xem workflow đã tạo có thật sự hiệu quả thì khâu kiểm tra là vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp cần sự hợp tác của các thành viên trong quy trình đã tạo để chạy chương trình thử nghiệm, giúp đánh giá chính xác những điểm thiếu hoặc thừa để thực hiện các thay đổi cần thiết trước khi ứng dụng rộng rãi.
2.6 Đào tạo về quy trình làm việc mới
Việc tất cả các thành viên nắm được và hiểu rõ về quy trình là vô cùng quan trọng. Vì thế, doanh nghiệp cần có một bước hướng dẫn, đào tạo cho các thành viên để họ tự tin áp dụng workflow hiệu quả trong công việc. Bên cạnh đó, bước này cũng giúp chia sẻ được cách thiết lập các workflow hoàn chỉnh để người thực hiện nắm rõ nhất nhiệm vụ của mình.
2.7 Triển khai quy trình làm việc mới
Sau khi đã thực hiện đầy đủ các bước xây dựng và thử nghiệm, doanh nghiệp sẽ tiến hành triển khai mô hình này trên thực tế. Cách tốt nhất là doanh nghiệp nên thực hiện trước với một nhóm nhỏ, thực hiện các điều chỉnh cần thiết để hoàn thiện rồi tiến hành ứng dụng rộng rãi trên toàn bộ tổ chức.
>>>> TÌM HIỂU NGAY: Hướng dẫn cách vẽ Workflow hiệu quả trong doanh nghiệp
3. Ví dụ về quy trình làm việc workflow
Để giúp người đọc hiểu rõ hơn về workflow là gì và cách ứng dụng workflow hiệu quả, 1C Việt Nam cung cấp ví dụ thực tế về một sơ đồ làm việc trong doanh nghiệp.
Giả sử như doanh nghiệp xây dựng quy trình tiếp nhận nhân viên mới với các bước như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị trước khi nhân viên mới đến (chuẩn bị tài liệu, công việc bàn giao, chuẩn bị chỗ ngồi)
- Bước 2: Tiếp nhận và giới thiệu (giới thiệu công ty, phòng ban, công việc, quy định chung,...)
- Bước 3: Đào tạo và hướng dẫn (cung cấp các tài liệu tự học và tự tìm hiểu, tổ chức các buổi training nội bộ,...)
- Bước 4: Giao nhiệm vụ và bắt đầu làm việc.
Khi đó, HR sẽ tuân thủ theo các bước trong quy trình này để thực hiện tiếp nhận nhân viên mới vào công ty. Quy trình này được gọi là workflow.
4. Tầm quan trọng của workflow đối với hoạt động kinh doanh
Như vậy, chúng ta đã vừa tìm hiểu workflow là gì. Vậy workflow có thể mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp? Dưới đây là 5 lợi ích chính mà doanh nghiệp có thể nhận được khi sử dụng workflow:
4.1 Cải thiện quy trình làm việc
Workflow giúp doanh nghiệp xây dựng được một sơ đồ làm việc trực quan theo một trình tự logic, rõ ràng. Điều này giúp các nhiệm vụ được xử lý theo một quy trình nhất định, hạn chế tối đa sai sót xảy ra cũng như không rơi vào tình trạng quá tải. Từ đó, người quản lý và cả người thực hiện có thể dễ dàng nắm bắt công việc, kích thích sự ghi nhớ của trí não.
>>>> XEM THÊM: TOP 5 phần mềm quản lý quy trình ưu việt cho doanh nghiệp
4.2 Loại bỏ các quá trình và hoạt động dư thừa
Tùy thuộc vào quy mô công ty, các quy trình và hoạt động sẽ có sự khác nhau. Các doanh nghiệp lớn với nhiều phòng ban, quy mô nhân sự lớn sẽ có quy trình nhiều bước, phức tạp hơn. Vì thế, nếu không đưa công việc vào một mô hình hoạt động cụ thể có thể dẫn tới tình trạng xuất hiện các điểm dư thừa, lãng phí nguồn lực.
Khi đó, việc doanh nghiệp triển khai workflow cho phép kiểm soát chặt chẽ từng hoạt động từ đầu đến cuối. Đồng thời, doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện các thay đổi để tối ưu quy trình làm việc, loại bỏ các bước dư thừa và hoạt động không cần thiết.
4.3 Giảm chi phí hoạt động
Workflow giúp mô hình hóa và hợp nhất các quy trình thực hiện cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Khi công việc được tự động hóa theo luồng thì doanh nghiệp sẽ cần ít tài nguyên hơn để thực hiện công việc đó. Điều này vừa giúp giảm chi phí vừa giúp gia tăng lợi nhuận.
4.4 Nâng cao tinh thần trách nhiệm
Doanh nghiệp sử dụng workflow để làm việc sẽ giúp nhân viên hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ cụ thể của mình, đặt ra KPI riêng biệt cho từng cá nhân. Điều này giúp nâng cao tinh thần tự giác, trách nhiệm, thúc đẩy công việc được giải quyết nhanh hơn.
4.5 Tạo trật tự cho công việc
Ứng dụng workflow có thể giúp doanh nghiệp nắm được rõ ràng các vấn đề như cách để bắt đầu, cách làm việc ra sao, mục tiêu hướng tới là gì, quy trình như thế nào cũng như cách để hạn chế các lỗi xảy ra. Điều này cho phép tạo trật tự cụ thể cho công việc và nâng cao năng suất trong công việc.
>>>> XEM NGAY: Flowchart là gì? Các bước vẽ Flowchart chuẩn cho doanh nghiệp
5. Khi nào nên áp dụng workflow?
Workflow đóng một vai trò vô cùng quan trọng nhằm hỗ trợ tạo một quy trình làm việc đúng chuẩn, gia tăng hiệu quả làm việc. Vậy doanh nghiệp nên sử dụng workflow khi nào? Thực tế cho thấy, doanh nghiệp có thể xây dựng và triển khai workflow trong những trường hợp sau:
- Sử dụng workflow trong các dự án phức tạp, nhiều quy trình.
- Công việc cần sự phối hợp giữa nhiều nhân sự, phòng ban, yêu cầu sự hợp tác và khả năng làm việc nhóm.
- Doanh nghiệp lớn, có nhiều phòng ban bộ phận cần sự phối hợp chặt chẽ trong quy trình.
- Doanh nghiệp muốn cải thiện quy trình làm việc để tiết kiệm công sức, nhân lực.
6. 5 lý thuyết giúp cải tiến quy trình làm việc hiệu quả
Để có thể ứng dụng workflow một cách hiệu quả, thống kê của Joseph M. Juran và W. Edwards Deming đã đưa ra 5 mô hình lý thuyết giúp cải tiến quy trình làm việc cụ thể như sau:
- Six Sigma: Lý thuyết này đề cập đến vấn đề loại bỏ tối đa các nhầm lẫn và sai sót trong sản phẩm ở các quy trình cuối. Để có thể áp dụng tốt Six Sigma, nhân lực buộc phải có kỹ năng phân tích cao và khả năng quan sát tốt.
- Hệ thống tinh gọn: Lý thuyết này có tên tiếng anh là Lean Systems, đề cập đến một cách tiếp cận có hệ thống tới việc xác định và loại bỏ các hoạt động thừa thãi, không có giá trị trong khi vẫn tối đa hóa hiệu suất. Từ đó, doanh nghiệp có thể gia tăng khả năng cạnh tranh và thích ứng nhanh với những thay đổi của thị trường.
- Quản lý chất lượng: Lý thuyết này tập trung vào việc khuyến khích các nhà quản lý và nhân viên phối hợp với nhau để nâng cao chất lượng sản xuất, cải thiện những thiếu sót dù là nhỏ nhất. Từ đó, doanh nghiệp có thể gia tăng sự hài lòng của khách hàng và cắt giảm chi phí.
- Tái cấu trúc kinh doanh: Các nhà lãnh đạo có thể sử dụng lý thuyết này để dễ dàng phân tích các cấp độ đa dạng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Lý thuyết ràng buộc (OTC): Lý thuyết này giúp doanh nghiệp nhận ra các mối liên kết còn yếu để cân nhắc loại bỏ khỏi quy trình làm việc.
Trên đây là những thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp hiểu được workflow là gì, lợi ích và cách để xây dựng workflow. Ngoài ra, những công cụ số như phần mềm 1C:Document Management cũng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý, theo dõi, đánh giá và hỗ trợ tự động hóa workflow nhanh chóng, chính xác hơn. Để được hỗ trợ và tư vấn về phần mềm này, vui lòng liên hệ 1C Việt Nam ngay.
>>>> XEM THÊM: