Offboarding là gì? Quy trình Offboarding chuyên nghiệp 2024

Offboarding là gì? Đây là một câu hỏi phổ biến và cũng là thuật ngữ tưởng chừng xa lạ nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong quản lý nhân sự và quy trình làm việc của nhiều tổ chức. Trong bài viết này, hãy cùng 1C Việt Nam khám phá khái niệm, tầm quan trọng, cũng như những bước cần thiết để thực hiện một quy trình Offboarding thành công.

1. Offboarding là gì? 

Offboarding là quy trình chính thức tách biệt giữa một nhân viên và tổ chức, doanh nghiệp thông qua việc từ chức, thôi việc hoặc nghỉ hưu. Quy trình này bao gồm các quyết định và thủ tục liên quan đến việc nhân viên rời khỏi tổ chức, như quyết định chấm dứt hợp đồng, tìm kiếm người thay thế, đồng thời hoàn tất các vấn đề liên quan đến công việc và pháp lý.

>>>> XEM THÊM: Onboarding là gì? Bí quyết xây dựng quy trình Onboarding hiệu quả

2. Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng quy trình Offboarding bài bản? 

Quy trình Offboarding đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống nhân sự của doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích mà quy trình mang lại: 

• Quy trình Offboarding đảm bảo thu hồi tài sản công ty và xóa dữ liệu cá nhân, bảo vệ tài sản trí tuệ và tránh rủi ro mất mát dữ liệu.
• Quy trình Offboarding rõ ràng giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật lao động, giảm nguy cơ tranh chấp pháp lý.
• Xử lý việc nghỉ việc một cách chuyên nghiệp thể hiện văn hóa tôn trọng người lao động, tạo uy tín và thu hút nhân tài.
• Phản hồi từ phỏng vấn và khảo sát Offboarding giúp cải thiện môi trường làm việc.
• Offboarding là cách để công ty thể hiện sự tôn trọng và biểu hiện lòng biết ơn đối với những đóng góp của nhân viên, cũng như tạo ấn tượng tốt với họ khi họ rời đi.
• Sự quan tâm đến nhân viên khi họ nghỉ việc tăng động lực cho nhân viên đang làm việc.
• Offboarding tạo cơ hội cho lãnh đạo lắng nghe và hiểu rõ hơn về nguyện vọng của nhân viên, tăng gắn kết và tin tưởng.
• Xây dựng quy trình Offboarding tối ưu giúp giải quyết các vấn đề tiêu cực khi có nhân viên rời đi, giảm thiểu tác động đến tổ chức.
• Giúp nhân viên rời đi có cảm giác thoải mái và hài lòng, tạo điều kiện cho họ quay lại làm việc trong tương lai.

>>>> TÌM HIỂU NGAY: 

• Mentorship là gì? Lợi ích và quy trình xây dựng Mentorship

• HRBP là gì? Vai trò của vị trí HR Business Partner

3. Quy trình Offboarding chuyên nghiệp và chi tiết 2024 

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc xây dựng một quy trình Offboarding chuyên nghiệp là vô cùng cần thiết. Dưới đây là 6 bước chi tiết để xây dựng một quy trình nghỉ việc hoàn chỉnh mà doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng:

3.1 Bước 1: Xử lý yêu cầu nghỉ việc 

Khi một nhân viên quyết định rời bỏ, bộ phận nhân sự sẽ thực hiện các bước sau:

• Chuẩn bị hồ sơ chấm dứt hợp đồng: Bộ phận Nhân sự chuẩn bị hồ sơ chấm dứt hợp đồng lao động theo mẫu quy định, bao gồm các thông tin cơ bản về nhân viên, thời gian làm việc, lý do nghỉ việc,...để nhân viên ký xác nhận.
• Lên kế hoạch phỏng vấn sau nghỉ việc: Xác định lịch trình cho cuộc trò chuyện sau khi nhân viên nghỉ việc, có thể là trong buổi gặp mặt chia tay hoặc sự kiện tương tự.
• Thông báo cho các bộ phận liên quan: Gửi thông tin đến các phòng ban liên quan, đặc biệt là bộ phận nhân sự, để lên kế hoạch tuyển dụng hoặc điều động nhân sự thay thế.

3.2 Bước 2: Chuẩn bị giấy tờ liên quan 

Sau khi xử lý yêu cầu nghỉ việc, bộ phận Nhân sự và bộ phận quản lý trực tiếp sẽ phối hợp chuẩn bị các giấy tờ, thủ tục cần thiết để đảm bảo quá trình bàn giao và thanh lý hợp đồng diễn ra suôn sẻ, bao gồm:

• Hồ sơ chấm dứt hợp đồng nghỉ việc.
• Bản cam kết về bảo mật thông tin giữa nhân viên và công ty.
• Biên bản bàn giao công việc, tài liệu và dữ liệu quan trọng.
• Kiểm kê các trang thiết bị công ty cung cấp cho nhân viên.
• Giấy tờ về công nợ, thuế và các vấn đề tài chính cá nhân.
• Lời mời tham dự buổi tiệc chia tay (nếu có). 

3.3 Bước 3: Lập kế hoạch bàn giao công việc 

Bàn giao công việc hiệu quả là chìa khóa để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp không bị gián đoạn khi có nhân viên nghỉ việc hoặc thay đổi vị trí. Dưới đây là bí quyết để thực hiện bàn giao công việc một cách nhanh chóng:

• Xác định vị trí thay thế: Quyết định xem có nên phân công cho nhân viên hiện tại hay tuyển dụng mới cho vị trí cần thay thế.
• Chuẩn bị tài liệu và thông tin: Thu thập đầy đủ tài liệu, thông tin liên quan đến công việc, quy trình và nhiệm vụ của nhân viên nghỉ việc. Bao gồm tài liệu tham khảo, danh sách công việc cần hoàn thành và thông tin liên hệ quan trọng.
• Bàn giao công việc: Tổ chức các buổi gặp gỡ trực tiếp giữa người bàn giao và người tiếp nhận để trao đổi thông tin. Người bàn giao trình bày và chia sẻ kinh nghiệm làm việc, đồng thời giải đáp thắc mắc của người tiếp nhận.
• Hỗ trợ và theo dõi: Cung cấp hỗ trợ cho người mới trong giai đoạn đầu làm việc. Đồng thời theo dõi tiến độ, đảm bảo người mới nhận được đầy đủ thông tin và nguồn lực cần thiết. 

           

3.4 Bước 4: Thực hiện phỏng vấn sau nghỉ việc 

Cuộc phỏng vấn sau khi nghỉ việc là dịp để nhân viên chia sẻ ý kiến và nhận xét về công ty, môi trường làm việc và chính sách nhân sự. Điều này giúp doanh nghiệp nhận biết các vấn đề cần cải thiện và tạo ra những thay đổi tích cực.

3.5 Bước 5: Thu hồi các tài nguyên nội bộ 

Việc nhân viên nghỉ việc có thể tiềm ẩn rủi ro về bảo mật thông tin và tài sản của công ty. Do đó, bộ phận Nhân sự cần thực hiện các bước sau để đảm bảo an toàn và hiệu quả:

• Thu hồi tất cả thiết bị và tài sản công ty từ nhân viên, bao gồm ID, máy tính, điện thoại di động, đồng phục, chìa khóa, và bất kỳ tài sản nào khác.
• Hủy quyền truy cập vào email và các hệ thống nội bộ bằng cách thay đổi mật khẩu và thu hồi quyền truy cập vào các tài khoản công ty.
• Cập nhật thông tin liên lạc để chuyển hướng email và cuộc gọi đến người thích hợp mới.
• Cập nhật sơ đồ tổ chức công ty để phản ánh sự thay đổi trong nhân sự.
• Loại bỏ tên nhân viên khỏi lịch làm việc và các cuộc họp để đảm bảo họ không còn được liên kết với các sự kiện trong tương lai.
• Thông báo cho các nhóm, đối tác và khách hàng về sự thay đổi trong nhân sự và sự thay thế của họ.

3.6 Bước 6: Kết thúc quy trình nghỉ việc 

Tổ chức một buổi tiệc chia tay là cách tốt để kết thúc quy trình Offboarding. Điều này giúp duy trì mối quan hệ tốt và thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty. Ngoài ra, đây cũng là dịp để nhân viên cảm thấy được tôn trọng và nhận được sự công nhận cho những đóng góp của họ trong thời gian qua. 

>>>> THAM KHẢO NGAY: TOP 7 phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp, hiệu quả

4. Mẫu Offboarding Checklist đầy đủ nhất cho doanh nghiệp 

Để quá trình Offboarding diễn ra suôn sẻ, bộ phận nhân sự nên chuẩn một bản Checklist có đầy đủ các hạng mục về bàn giao tài sản, lương thưởng, tình trạng dự án, thông tin liên hệ,...Dưới đây là mẫu Offboarding Checklist chi tiết mà doanh nghiệp có thể tham khảo: 

4.1 Bàn giao tài sản cho công ty 

Bàn giao tài sản luôn là một bước quan trọng trong quy trình Offboarding. Bộ phận nhân sự có thể sử dụng danh sách kiểm tra sau để đảm bảo rằng không có bước nào bị bỏ sót:

• Yêu cầu nhân viên trả lại các tài sản sau đây mà công ty đã cung cấp:
  • Máy tính xách tay và túi đựng máy tính.
  • Điện thoại di động.
  • ID nhân viên và mật khẩu truy cập.
  • Thẻ đậu xe.
  • Xe công ty…
• Hạn chế quyền truy cập đăng nhập:
  • Truy cập đăng nhập vào mạng và máy tính.
  • Tài khoản email, hội nghị điện thoại và nhắn tin tức thì.
  • Mật khẩu phần mềm của bên thứ ba (truy cập vào các hệ thống quan trọng của công ty như Intranet, Salesforce, Marketo, Website CMS, Analytics,...).
  • Truy cập vào các tài liệu nhạy cảm của công ty.
  • Bảng lương và các thủ tục giấy tờ khác.

4.2 Cập nhật lương và hệ thống giấy tờ 

Việc cập nhật lương và hệ thống giấy tờ được thực hiện nhằm đảm bảo lợi ích của người lao động, đồng thời tránh những rủi ro pháp lý sau này liên quan đến công ty. Tiền lương và giấy tờ sẽ được xử lý như sau: 

• Thỏa thuận về tiền lương tháng cuối cùng, bao gồm thanh toán tất cả ngày nghỉ phép chưa sử dụng.
• Yêu cầu nhân viên ký vào biên bản chấm dứt hợp đồng.
• Yêu cầu nhân viên ký cam kết không cạnh tranh và cam kết bảo mật thông tin.
• Cung cấp tài liệu về quyền lợi sau khi nghỉ việc nếu có, bao gồm chăm sóc sức khỏe, hưu trí, bảo hiểm thất nghiệp.
• Truyền đạt thông tin cho nhân viên về các quy trình và giấy tờ cần thiết.
• Hướng dẫn nhân viên về thủ tục tiếp theo và các giấy tờ liên quan.

>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: Lương tháng 13 là gì? Cách tính lương tháng 13 chính xác

4.3 Bàn giao tình trạng dự án hiện tại 

Nhằm đảm bảo sự liên tục của dự án khi một nhân viên sắp nghỉ việc, việc bàn giao tình trạng dự án hiện tại là rất quan trọng. Doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Yêu cầu nhân viên sắp nghỉ việc bàn giao và hướng dẫn công việc cho người tiếp nhận.
• Loại bỏ quyền truy cập vào các dữ liệu làm việc của nhân viên nghỉ việc.
• Nhận danh sách địa chỉ liên hệ trong và ngoài công ty từ nhân viên.
• Phỏng vấn nhân viên về lý do nghỉ việc và xem xét phản hồi.
• Hỏi về các vấn đề mà công ty có thể cải thiện để nâng cao môi trường làm việc.
• Tạo cơ hội cho nhân viên có tiềm năng quay trở lại công ty nếu cần.

4.4 Thông tin liên hệ 

Để thông báo về việc nhân viên sắp nghỉ việc, doanh nghiệp có thể thực hiện:

• Thông báo về việc nhân viên sắp nghỉ việc cho những người liên quan bằng lời nói, văn bản hoặc email. Bao gồm cả thông tin về ngày nghỉ việc và người tiếp nhận công việc sau.
• Thông báo cho các bên khác như khách hàng, nhà cung cấp và đối tác mà nhân viên sắp nghỉ việc phụ trách. Cung cấp thông tin liên hệ mới của người tiếp nhận công việc để đảm bảo sự liên tục trong quan hệ kinh doanh.

>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: Truyền thông nội bộ là gì? Vai trò và kênh truyền thông chính

5. Sự khác biệt giữa Offboarding và Onboarding 

Trong quản lý nhân sự, Onboarding và Offboarding là hai khái niệm đối lập với nhau. 

>>>> BÀI VIẾT CÙNG CHỦ ĐỀ: Cập nhật 7 mẫu đơn xin nghỉ việc cho nhân viên mới nhất 2024

6. Quản lý quy trình Offboarding hiệu quả qua phần mềm 1C:Company Management 

Phần mềm 1C:Company Management là một giải pháp mở với những tính năng linh hoạt giúp tự động hóa công việc quản trị cho các doanh nghiệp SMEs.Với khả năng kết nối tất cả các bộ phận Bán hàng, Mua hàng, Sản xuất, Kho, Tài chính, Nhân sự tiền lương, và CRM trên cùng một hệ thống, phần mềm này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng tới 60% năng suất vận hành.

Trong đó, phân hệ quản trị nhân sự của phần mềm 1C:Company Management cung cấp một loạt các tính năng cần thiết để quản lý quy trình Offboarding một cách hiệu quả. Từ việc lưu trữ thông tin nhân sự đầy đủ, quản lý hợp đồng lao động, đến việc xử lý các thủ tục thôi việc và quản lý tuyển dụng, tất cả đều được tự động hóa và tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của từng tổ chức. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì một quy trình Offboarding chuyên nghiệp, bảo vệ quyền lợi cho người lao động và lợi ích của tổ chức, đồng thời xây dựng thương hiệu tuyển dụng tốt đẹp trong mắt các ứng viên. 

Như vậy, 1C Việt Nam đã trình bày khái niệm Offboarding là gì và quy trình xây dựng Offboarding chuyên nghiệp năm 2024. Nếu Qúy doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp phần mềm đa năng để quản lý các quy trình liên quan đến hệ thống nhân sự, hãy tham khảo ngay phần mềm 1C:Company Management nhé! 

>>>> BÀI VIÊT LIÊN QUAN:

• Tổng hợp các tiêu chí đánh giá nhân viên cuối năm chi tiết nhất
• Employer Branding là gì? Các bước xây dựng thương hiệu