4 chức năng quản trị là gì? Vai trò của từng chức năng quản trị
Trong môi trường kinh doanh phức tạp và cạnh tranh ngày nay, quản trị là yếu tố then chốt để đảm bảo sự thành công và phát triển của một doanh nghiệp. Trong bài viết này, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu về 4 chức năng quản trị dành cho doanh nghiệp nhé!
1. Chức năng của quản trị là gì?
Quản trị là quá trình điều hành và tổ chức các hoạt động trong một doanh nghiệp để đạt được mục tiêu kinh doanh. Chức năng của quản trị là tập hợp các hoạt động riêng biệt của quản trị nhằm điều hành tổ chức một cách hiệu quả để đạt được các mục tiêu và kết quả mong muốn. Theo đó, quản trị được chia thành 4 chức năng chính: hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát.
Trên thực tế, quản trị là một khái niệm được hiểu và tiếp cận theo nhiều góc độ khác nhau.
- Theo PGS.TS.Văn Tất Thu - Nguyên Thứ trưởng Bộ Nội vụ: Quản trị là sự tác động có chủ đích của nhà quản trị tới đối tượng quản trị qua các hoạt động như hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra, đồng thời sử dụng các nguồn lực sẵn có của tổ chức để đạt mục tiêu đề ra.
- Theo Harold Koontz và Cyril O’Donnell – Hai giáo sư tại Đại học California: Quản trị là quá trình thiết lập và duy trì một môi trường mà ở đó, các cá nhân làm việc cũng như phối hợp với nhau hiệu quả.
- Theo ames Stoner và Stephen Robbins – Hai học giả, tác giả nổi tiếng trong lĩnh vực quản trị tại Hoa Kỳ: Quản trị là tiến trình gồm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát mọi hoạt động của các thành viên bên trong tổ chức. Ngoài ra, quản trị còn nhắc đến việc khai thác nguồn lực để đạt các mục tiêu đề ra của tổ chức.
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ:
- Kaizen là gì? Nguyên tắc cốt lõi và quy trình cải tiến Kaizen hiệu quả
- 5M là gì? Phân tích mô hình 5M được sử dụng trong doanh nghiệp
2. Bản chất của quản trị
Quản trị giữ vai trò then chốt trong tổ chức, có thể dễ dàng bắt gặp ví dụ về quản trị ở hầu hết mọi doanh nghiệp. Bản chất của quản trị thể hiện qua các đặc điểm cơ bản sau đây:
-
Sự tham gia của nhiều chủ thể: Quản trị bản chất là sự kết hợp giữa “chỉ huy” và “thực thi”, vì vậy cần có ít nhất 2-3 cá nhân cùng tham gia vào quá trình này.
-
Tính chất làm việc nhóm: Do khối lượng công việc trong quản trị thường khá lớn, việc tổ chức và phân chia công việc theo nhóm là điều thiết yếu để cùng nhau hoàn thành mục tiêu chung.
-
Vai trò lãnh đạo và giám sát: Một người lãnh đạo sẽ đóng vai trò chỉ đạo, định hướng và duy trì sự hoạt động hiệu quả của tập thể. Đồng thời, họ còn chịu trách nhiệm giám sát để đảm bảo mọi công việc diễn ra đúng kế hoạch.
-
Mục tiêu cụ thể và rõ ràng: Quản trị cần xác định những mục tiêu chi tiết cho từng cá nhân và cấp bậc. Mục tiêu này đóng vai trò như kim chỉ nam, định hướng mọi hành động của tổ chức và cần được xây dựng sao cho thực tế và phù hợp.
-
Xác định và tối ưu nguồn lực: Nguồn lực trong quản trị bao gồm nhân sự, tài chính, thông tin, v.v. Người làm công tác quản trị phải có khả năng khai thác và sử dụng các nguồn lực này một cách hiệu quả nhất.
3. Vai trò của quản trị
Theo Giáo sư Henry Mintzberg từ Đại học McGill (Canada), một nhà quản trị trong doanh nghiệp đảm nhiệm 10 vai trò khác nhau, được chia thành 3 nhóm chính:
Nhóm vai trò của quản trị liên quan đến tương tác cá nhân và tổ chức:
Vai trò này nhấn mạnh khả năng giao tiếp và kết nối của nhà quản trị, không chỉ với tư cách cá nhân mà còn đại diện cho toàn bộ tổ chức. Cụ thể:
- Đóng vai trò là người đại diện của doanh nghiệp trong các sự kiện, hoạt động quan trọng, đồng thời là "bộ mặt" chính thức của tổ chức.
- Dẫn dắt, khích lệ và truyền cảm hứng để nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
- Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các đối tác bên ngoài như khách hàng, nhà đầu tư, cổ đông hoặc nhà tài trợ.
Nhóm vai trò của quản trị liên quan đến thu thập và truyền tải thông tin
Thông tin được xem là “cầu nối” giữa doanh nghiệp với xã hội và cũng là công cụ quan trọng để gắn kết nội bộ. Vai trò của nhà quản trị trong nhóm này bao gồm:
- Tiếp nhận, thu thập thông tin từ các nguồn nội bộ và bên ngoài để phân tích, đánh giá tình hình, từ đó xác định các cơ hội hoặc thách thức.
- Truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, đầy đủ đến các phòng ban và đội nhóm trong doanh nghiệp.
- Là người phát ngôn chính thức, đại diện tổ chức trả lời các câu hỏi từ truyền thông, đối tác hoặc công chúng.
Nhóm vai trò của quản trị liên quan đến việc ra quyết định
Dựa trên tình hình thực tế và nguồn lực sẵn có, nhà quản trị cần thực hiện các quyết định chiến lược để xử lý vấn đề hiệu quả. Vai trò này được thể hiện qua:
- Đưa ra các giải pháp và chiến lược nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển tổ chức.
- Xử lý những biến động trong và ngoài doanh nghiệp để đảm bảo hoạt động kinh doanh luôn đi đúng hướng.
- Phân bổ các nguồn lực như tài chính, nhân sự, tài sản… sao cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.
- Đàm phán và thương lượng với các bên liên quan để đạt được những thỏa thuận mang lại lợi ích tối ưu cho doanh nghiệp.
>>>> KHÁM PHÁ NGAY:
- Biểu đồ nhân quả là gì? Nguyên nhân gốc rễ và quy trình áp dụng
- 4 cấp độ của ma trận quản lý thời gian Eisenhower chi tiết
- Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp hiện nay
4. 4 chức năng quản trị trong doanh nghiệp
Như đã đề cập ở trên, quản trị bao gồm 4 chức năng của quản trị chính là hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát. Nội dung chi tiết của từng chức năng được trình bày cụ thể như sau:
4.1 Chức năng hoạch định
Chức năng đầu tiên trong 4 chức năng quản trị là hoạch định. Chức năng này đề cập đến việc các nhà quản trị cần xác định được mục tiêu tổ chức, xây dựng chiến lược và phương pháp quản trị để điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Chức năng hoạch định cho phép nhà quản trị đưa ra các chiến lược và kế hoạch bổ sung nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Nằm trong 4 chức năng quản trị, chức năng hoạch định có các vai trò chính như sau:
- Đánh giá thực trạng tổ chức, nguồn lực hiện có bao gồm nhân lực, ngân sách và vật lực.
- Xác định mục tiêu lâu dài của tổ chức như tăng lợi nhuận, tăng doanh thu hoặc mở rộng số lượng nhân viên,...
- Xây dựng chiến lược hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu trong từng giai đoạn cụ thể.
4.2 Chức năng tổ chức
Chức năng tổ chức có liên quan đến việc người quản lý cần xác định công việc cần thực hiện, phân công người chịu trách nhiệm và xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý. Trong 4 chức năng của quản trị, chức năng tổ chức đóng vai trò quan trọng đảm bảo sự hiệu quả của hoạt động doanh nghiệp.
Các yếu tố quan trọng trong chức năng tổ chức bao gồm:
- Xây dựng môi trường nội bộ: Tạo ra một môi trường làm việc nội bộ trong công ty để đạt được mục tiêu.
- Xây dựng mô hình quản lý: Thiết lập cơ cấu tổ chức và phân quyền cho các bộ phận, cá nhân phù hợp với nhiệm vụ công việc.
- Truyền đạt thông tin, chỉ thị, mệnh lệnh cần thiết để thực hiện công việc và tiếp nhận thông tin phản hồi.
>>>> KHÁM PHÁ NGAY:
- TOP 9 phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả dễ sử dụng
- BOD là gì? Vai trò của BOD trong việc quản trị doanh nghiệp
4.3 Chức năng điều khiển
Nằm trong 4 chức năng quản trị, chức năng điều khiển đóng vai trò quan trọng trong việc quản trị bao gồm hướng dẫn, lãnh đạo và định hướng hoạt động của nhân viên. Chức năng này giúp nhân viên thực hiện công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả, tránh trường hợp chậm trễ hoặc tồn đọng công việc. Bên cạnh đó, đóng vai trò quan trọng nhất trong 4 chức năng của quản trị chức năng điều khiển có vai trò kích thích, động viên, phối hợp các nhân sự để đạt các mục tiêu kế hoạch và giải quyết vấn đề.
Ví dụ, khi một doanh nghiệp đặt mục tiêu ra mắt sản phẩm mới (hoạch định) và đã sắp xếp công việc cho các bộ phận (marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng...), chức năng điều khiển sẽ đảm nhận vai trò chỉ huy và điều phối các nhân sự để đạt được hiệu quả. Mục tiêu là đưa sản phẩm đến khách hàng nhanh chóng và đạt doanh số tốt.
>>>> KHÁM PHÁ NGAY:
- 5 whys là gì? Cách ứng dụng 5 whys tìm ra gốc rẽ vấn đề
- Six Sigma là gì? Một số nguyên tắc doanh nghiệp cần nắm được
4.4 Chức năng kiểm soát
Chức năng kiểm soát đề cập đến việc nhà quản trị cần theo dõi các hoạt động của doanh nghiệp để thu thập thông tin về kết quả thực tế và so sánh với mục tiêu đã đặt ra, từ đó tiến hành điều chỉnh nếu có sai lệch. Điều này đảm bảo rằng các công việc được thực hiện theo kế hoạch và mang lại hiệu quả cao.
So với 4 chức năng của quản trị, chức năng kiểm soát có thể áp dụng các hình thức khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu công việc:
- Kiểm soát lường trước: Hình thức này đề cập đến việc đưa ra dự đoán về các sự cố có thể xảy ra trong tương lai và lập kế hoạch trước để xử lý (nếu có). Ví dụ, khi ra mắt sản phẩm mới, doanh nghiệp dự đoán phản ứng của khách hàng và xác định cách xử lý tương ứng.
- Kiểm soát đồng thời: Hình thức này được thực hiện trong quá trình làm việc giúp mọi người nhận biết những trở ngại và khó khăn, từ đó đưa ra điều chỉnh ngay lập tức để tránh sai sót và ảnh hưởng đến hệ thống.
- Kiểm soát phản hồi: Hình thức này đánh giá kết quả đạt được so với mục tiêu đề ra ban đầu. Từ những đánh giá này, doanh nghiệp có thể rút ra bài học, kinh nghiệm cho các hoạt động kế tiếp có thể làm tốt hơn.
Chức năng kiểm soát giúp đảm bảo sự suôn sẻ và ít sai sót hơn trong các hoạt động đóng vai trò quan trọng là một trong 4 chức năng quản trị không thể thiếu. Điều này không chỉ áp dụng cho quản lý cấp cao mà đôi khi cả nhân viên cấp dưới cũng cần kiểm tra và đánh giá lại công việc của mình để tránh sai sót.
Như vậy, quản trị đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Hy vọng rằng với những chia sẻ về 4 chức năng quản trị trên đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu và áp dụng hiệu quả trong các hoạt động hàng ngày. Đừng quên theo dõi các bài viết khác trên website của 1C Việt Nam để cập nhật những thông tin, kiến thức hữu ích về quản trị và điều hành doanh nghiệp nhé!
>>>> KHÁM PHÁ NGAY: