Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp hiện nay
Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt, hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng giúp quá trình ra quyết định chính xác, đúng đắn. Vậy hệ thống thông tin quản lý là gì? Có các hệ thống thông tin quản lý nào trong doanh nghiệp? Hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu ngay.
>>>> XEM THÊM:
- Quản trị doanh nghiệp là gì? Chức năng và nguyên tắc áp dụng
- CEO là gì? Vai trò, kỹ năng cần thiết để trở thành CEO
- Ma trận BCG là gì? Cách phân tích và ứng dụng hiệu quả
1. Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp là gì?
Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp là một hệ thống tích hợp bao gồm con người, quy trình, phần mềm và phần cứng, được thiết kế để thu thập, lưu trữ, phân tích, cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý cũng như ra quyết định trong môi trường kinh doanh.
>>> ĐỪNG BỎ LỠ:
- Doanh nghiệp số là gì? 5 mô hình doanh nghiệp số hiện nay
- CCO là gì? Các tiêu chí trở thành Giám đốc kinh doanh CCO
- Kinh tế thị trường là gì? Tổng quan về ưu và nhược điểm
2. Vai trò của hệ thống thông tin quản lý
Ứng dụng hệ thống thông tin quản lý có ý nghĩa quan trọng không chỉ đối với hoạt động nội bộ mà còn các hoạt động ngoài doanh nghiệp. Một số các lợi ích của hệ thống này bao gồm:
2.1 Đối với hoạt động nội bộ trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp sẽ đóng vai trò là một cầu nối hữu ích giúp kết nối các phòng ban trong tổ chức. Nhờ hệ thống này, các phòng ban, bộ phận nội bộ của doanh nghiệp sẽ trở nên có tổ chức và hiệu quả hơn. Đặc biệt, hệ thống thông tin có khả năng cung cấp thông tin nhanh chóng cho nhiều đơn vị khác nhau theo nhu cầu và mục đích cụ thể.
>>> XEM THÊM:
- Hướng dẫn đánh giá và phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh
- Chi tiết các bước lập kế hoạch kinh doanh bài bản từ A-Z
2.2 Đối với hoạt động ngoài doanh nghiệp
Ứng dụng hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp giúp các nhà quản lý có thể thu thập nhanh chóng nhiều dữ liệu, thông tin từ bên ngoài như thông tin về đối thủ cạnh tranh, biến động thị trường,... Sau đó, chúng được phân tích, đánh giá và lưu trữ để phục vụ cho hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, nhờ thiết lập hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp mà những thông tin liên quan tới doanh nghiệp cũng có thể được phổ biến rộng rãi tới thị trường và khách hàng như nhu cầu sử dụng, giá cả, chính sách mới của nhà nước,...
>>>> KHÁM PHÁ NGAY: Các loại hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp hiện nay
3. Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý
Một hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp được cấu trúc bởi 4 hệ thống con bao gồm hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu và hệ thống hỗ trợ ra quyết định.
3.1 Hệ thống ghi chép nội bộ
Hệ thống này cung cấp các số liệu thay đổi trong doanh nghiệp một cách nhanh chóng bằng phần mềm cài đặt sẵn trên máy tính. Điều này cho phép doanh nghiệp cập nhật đầy đủ về các thông tin cần thiết để phục vụ quá trình ra quyết định.
3.2 Hệ thống tình báo
Hệ thống tình báo làm nhiệm vụ cung cấp các thông tin thường xuyên liên quan đến diễn biến của các yếu tố bên ngoài như thị trường, đối thủ, đối tác,...
3.3 Hệ thống nghiên cứu
Hệ thống này thu thập các thông tin liên quan đến một vấn đề cụ thể đặt ra trước mắt cho doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi cần có phương pháp nghiên cứu phù hợp, xây dựng mô hình, định lượng tỷ lệ chi phí/lợi ích giá trị của thông tin.
3.4 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định
Hệ thống này bao gồm các phương pháp thống kê và mô hình ra quyết định nhằm hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định đúng đắn và chính xác hơn.
>>>> ĐỌC THÊM: TOP 9 phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả tốt hiện nay
4. Các loại thông tin quản lý trong doanh nghiệp
4.1 Thông tin chiến lược
Thông tin chiến lược là những thông tin sử dụng cho các định hướng, chính sách dài hạn của doanh nghiệp, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cấp cao khi đưa ra các dự đoán trong tương lai. Dữ liệu để xử lý loại thông tin này thường được thu thập từ bên ngoài tổ chức. Đây là những thông tin đặc biệt được cung cấp trong những trường hợp đặc biệt.
4.2 Thông tin chiến thuật
Thông tin chiến thuật là những thông tin sử dụng cho các định hướng, chính sách ngắn hạn của doanh nghiệp, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cấp trung. Loại thông tin này đòi hỏi mức độ chi tiết hơn so với thông tin chiến lược và được cung cấp định kỳ để hỗ trợ ra quyết định.
4.3 Thông tin điều hành
Thông tin điều hành hay còn được gọi là thông tin tác nghiệp, là những thông tin sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hằng ngày của doanh nghiệp và chủ yếu phục vụ cho các giám sát viên hoặc nhân viên trực tiếp thực hiện công việc. Loại thông tin này đòi hỏi mức độ chi tiết cao và cần được cung cấp thường xuyên.
>>> ĐỌC THÊM:
- Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Ý nghĩa và cách tối ưu hiệu quả
- 6 bước xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban hiệu quả
5. Các loại hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp phổ biến
5.1 Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM)
Phần mềm CRM quản trị quan hệ khách hàng là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp xác định và đo lường trải nghiệm dịch vụ của khách hàng. Việc này được thực hiện thông qua thu thập tất cả các thông tin về hành vi mua sắm, nhu cầu của khách hàng. Thông qua đó, doanh nghiệp sẽ nắm rõ được những thông tin có giá trị về khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng.
5.2 Hệ thống thông tin quản lý (MIS)
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) được sử dụng nhằm thu thập, xử lý và phân tích toàn bộ thông tin để hỗ trợ quá trình ra quyết định của doanh nghiệp. MIS chủ yếu giúp cho doanh nghiệp xác định được các vấn đề đang tồn đọng. Ví dụ như: Xác định được các hoạt động gây lãng phí, không hiệu quả và tạo ra chi phí ẩn trong kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp có thể nhận định đúng và đưa ra những hành động hiệu quả để cải thiện các hoạt động kinh doanh.
5.3 Hệ thống quản trị nhân sự (HRM)
Hệ thống HRM là hệ thống quản lý toàn bộ các hoạt động liên quan đến nhân sự trong một doanh nghiệp. Hệ thống này tập trung vào công tác tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân sự chất lượng cho tổ chức. Phần mềm HRM còn giúp doanh nghiệp quản lý các chính sách phúc lợi và tiền lương của nhân sự.
5.4 Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction processing system)
Hệ thống xử lý giao dịch (TPS) có chức năng thu thập, xử lý và theo dõi thông tin của các giao dịch kinh doanh và tài chính trong doanh nghiệp. Hệ thống này hỗ trợ quản lý các giao dịch mua bán, thanh toán cũng như các giao dịch khác liên quan đến dịch vụ và sản phẩm của doanh nghiệp. Đảm bảo rằng các giao dịch trong hệ thống được xử lý một cách hiệu quả và chính xác.
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: Mô hình Canvas là gì? 8 bước lập kế hoạch Canvas hiệu quả
5.5 Hệ thống thông tin điều hành (Executive Information system)
Hệ thống Thông tin điều hành (EIS) là hệ thống thông tin doanh nghiệp được sử dụng để cung cấp và phân tích các thông tin kinh doanh chi tiết cho đối tượng là quản lý cấp cao. Các thông tin chi tiết bao gồm như: Báo cáo, đồ thị, kế hoạch chi tiết, phân tích dự đoán... Từ đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng đưa ra quyết định mà không cần phải tìm kiếm thêm dữ liệu.
5.6 Hệ thống quản trị kiến thức (Knowledge management system)
Hệ thống quản trị kiến thức (KMS) được thiết kế để thu thập, quản lý, sắp xếp và chia sẻ các kiến thức, thông tin và kinh nghiệm trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Sử dụng KMS giúp tăng cường việc học tập và chia sẻ kiến thức, từ đó nâng cao năng lực nhân sự và chuyên gia trong tổ chức. Đây cũng chính là một lợi thế cạnh tranh quan trọng trên thị trường. KMS có thể bao gồm các tài liệu, kiến thức, cơ sở dữ liệu, mạng xã hội nội bộ, các tài liệu đào tạo,...
Như vậy, hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp đóng vai trò thiết yếu giúp thu thập, xử lý, phân tích và lưu trữ dữ liệu hiệu quả, an toàn. Tùy thuộc vào mục tiêu của doanh nghiệp mà có hệ thống tin quản lý khác nhau. Doanh nghiệp cần phân loại và ứng dụng cho phù hợp với tình hình của mình. Để tìm hiểu thêm các nội dung hữu ích khác về quản lý doanh nghiệp, đừng quên theo dõi website của 1C Việt Nam nhé!
>>>> TÌM HIỂU NGAY: