Cross functional là gì? Xây dựng chiến lược nhóm đa chức năng
Trong môi trường kinh doanh hiện đại, Cross functional đang trở thành xu hướng tất yếu để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động. Vậy Cross functional là gì? Làm thế nào để xây dựng chiến lược nhóm đa chức năng hiệu quả? Trong bài viết này, 1C Việt Nam sẽ cung cấp những thông tin hữu ích về cross functional. Tìm hiểu ngay!
1. Cross functional là gì?
Cross functional hay còn gọi là chức năng chéo là một phương pháp làm việc đặc trưng bởi sự hợp tác giữa các thành viên có kỹ năng và kiến thức chuyên môn khác nhau để đạt được mục tiêu chung.
Thông thường, những nhóm đa chức năng được hình thành để thực hiện dự án chuyên biệt hoặc công việc đòi hỏi sự kết hợp kiến thức từ nhiều ngành nghề khác nhau. Điều này có thể bao gồm các thành viên từ các bộ phận như marketing, thiết kế, kinh doanh, phát triển sản phẩm, và thậm chí cả đại diện từ bên ngoài tổ chức hoặc đối tác.
>>>> THAM KHẢO THÊM: Kanban vs Scrum: Phương pháp nào tối ưu cho doanh nghiệp?
2. Ví dụ về Cross functional team trong doanh nghiệp
Một ví dụ điển hình về Cross functional là việc thành lập một nhóm dự án để phát triển sản phẩm mới cho doanh nghiệp. Trong đó, các thành viên đảm nhận các vai trò cụ thể như sau:
- Nghiên cứu thị trường: Thu thập và phân tích dữ liệu để hiểu rõ đối tượng khách hàng, hành vi tiêu dùng.
- Phát triển sản phẩm: Dựa trên thông tin thị trường, tiến hành nghiên cứu và thiết kế sản phẩm mới.
- Sản xuất: Hợp tác với nhà cung ứng và nhà sản xuất để quản lý quy trình sản xuất, bao gồm kiểm soát chất lượng, nguyên vật liệu.
- Tiếp thị: Lập kế hoạch tiếp thị để giới thiệu sản phẩm mới đến khách hàng.
>>>> XEM THÊM: Download mẫu báo cáo công việc & quy trình tạo form chi tiết
3. Lợi ích của việc xây dựng nhóm Cross functional
Cross functional là một yếu tố quan trọng trong thành công tổ chức bởi lợi ích mà đội nhóm đa chức năng mang lại sau đây:
3.1 Nâng cao tính sáng tạo
Nhóm đa chức năng mang lại sự đổi mới trong suy nghĩ so với các nhóm truyền thống, từ đó khuyến khích sáng tạo qua mọi góc độ của tổ chức, giúp nhận biết, triển khai cải tiến trên chuỗi giá trị một cách hiệu quả. Hơn nữa, các thành viên đa dạng ngành nghề có thể là nguồn cảm hứng giúp nhóm mở rộng tầm nhìn, cải thiện khả năng giải quyết vấn đề, tạo một giải pháp vượt trội, đổi mới toàn diện.
>>>> XEM THÊM: Sơ đồ PERT là gì? Cách vẽ sơ đồ mạng PERT chi tiết, chuyên nghiệp
3.2 Mang lại sự đa dạng
Điểm mạnh lớn nhất của nhóm cộng tác liên chức năng là khả năng tiếp cận đa chiều với cùng một vấn đề nhờ vào ý tưởng của thành viên ở đa lĩnh vực khác nhau. Hơn nữa, sự đa dạng của nhóm đa chức năng cung cấp cơ hội công bằng bình đẳng cho tất cả các thành viên trong tổ chức, khi đó ai cũng có thể tham gia và đóng góp vào các dự án đặc biệt.
3.3 Phát triển kỹ năng lãnh đạo
Một lợi thế quan trọng của sự hợp tác liên chức năng là cho phép mỗi nhân viên trải nghiệm vai trò quản lý dự án. Điều này khuyến khích phát triển kỹ năng lãnh đạo thông qua làm việc trong một nhóm tạm thời, thúc đẩy kỹ năng giao tiếp, cộng tác, giải quyết xung đột theo yêu cầu của nhóm. Các nhà lãnh đạo mới có thể đem lại sự đổi mới cho công việc và cải thiện kỹ năng quản lý, lãnh đạo trong tương lai.
3.4 Tạo môi trường làm việc nhóm tích cực
Nhóm Cross-functional giúp tạo ra môi trường làm việc nhóm tích cực, thúc đẩy tinh thần đồng đội và sự đồng thuận. Đồng thời, Cross-functional giúp xây dựng lòng tin, tăng cường sự gắn kết, nâng cao hiệu suất làm việc giữa các thành viên. Cross-functional còn giúp phá vỡ rào cản giao tiếp, thúc đẩy sự hợp tác trong tổ chức, bằng cách cho phép các thành viên cộng tác trực tiếp và phối hợp kỹ năng nghiệp vụ khác nhau để giải quyết các vấn đề.
3.5 Nâng cao hiệu suất nhóm
Nâng cao hiệu suất của nhóm đòi hỏi sự giao tiếp, cộng tác và giải quyết xung đột hiệu quả. Hợp tác liên chức năng là chìa khóa thành công, khi các thành viên đặt mục tiêu cá nhân song hành cùng mục tiêu của nhóm. Mô hình này có thể được áp dụng rộng rãi, trong mọi tổ chức. Đây còn được đánh giá là phương pháp hữu ích giúp doanh nghiệp có thể ứng dụng để nâng cao năng suất đội nhóm.
>>>> XEM THÊM: Scrum là gì? Quy trình tổ chức dự án theo Scrum
4. Các bước xây dựng chiến lược nhóm đa chức năng hiệu quả
Nắm được quy trình trong việc tối ưu hóa hiệu suất tổ chức là cách xây dựng một chiến lược nhóm đa chức năng hiệu quả tận dụng được tối đa lợi ích. Vậy, làm thế nào để thực hiện điều này một cách hiệu quả nhất? Cùng tìm hiểu các bước cụ thể dưới đây để xây dựng một chiến lược nhóm cross functional thành công cho doanh nghiệp.
4.1 Bước 1. Xác định kỹ năng chuyên môn cần thiết
Bước đầu tiên trong việc xây dựng một nhóm đa chức năng cross functional là xác định rõ mục đích của nhóm. Doanh nghiệp cần quyết định liệu nhóm sẽ tập trung vào một dự án cụ thể hay đảm nhiệm nhiều dự án khác nhau, cũng như liệu nhóm sẽ hoạt động cố định hay tạm thời. Sau đó, cần xác định các kỹ năng chuyên môn cần thiết cho nhóm, như sáng tạo nội dung, dự toán ngân sách, hoặc quản lý quan hệ khách hàng.
4.2 Bước 2. Tuyển và lựa chọn thành viên phù hợp
Dựa trên yêu cầu về kỹ năng, tổ chức sẽ lựa chọn các thành viên phù hợp. Khả năng làm việc trong môi trường đa chức năng là yếu tố quan trọng cần xem xét, bên cạnh kiến thức chuyên môn. Các ứng viên sẽ được đánh giá dựa vào các yếu sau:
- Hợp tác tốt: Khả năng phối hợp chặt chẽ với các thành viên khác là quan trọng, vì nhóm đa chức năng phụ thuộc vào sự cộng tác.
- Giao tiếp tốt: Ứng viên có khả năng giao tiếp hiệu quả giúp trao đổi, thảo luận và giải quyết vấn đề nhanh chóng.
- Kỹ năng đa dạng: Ưu tiên những ứng viên có kiến thức, kỹ năng đa dạng, giúp họ hiểu và trao đổi thông tin một cách hiệu quả với các thành viên khác.
4.3 Bước 3. Bình chọn trưởng nhóm quản lý
Bước tiếp theo là bầu mỗi nhóm cross functional một thủ lĩnh có năng lực và tầm ảnh hưởng để dẫn dắt. Thủ lĩnh này phải hiểu rõ vai trò của từng chuyên môn nghiệp vụ để chọn người phù hợp cũng như tận dụng tối đa ưu điểm của từng thành viên. Trưởng nhóm đa chức năng sẽ thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Xác định và xây dựng kế hoạch làm việc cho nhóm.
- Tạo ra lịch trình công việc và phân công nhiệm vụ cho từng thành viên.
- Theo dõi và đảm bảo hiệu suất làm việc của nhóm.
- Giải quyết xung đột và xử lý các vấn đề phát sinh trong nhóm.
- Thực hiện báo cáo tiến độ công việc cho cấp quản lý cao hơn.
4.4 Bước 4. Thiết lập các nguyên tắc chung
Bộ nguyên tắc ứng xử chung quyết định cách các thành viên làm việc, hợp tác với nhau. Những nguyên tắc này xác định vai trò và trách nhiệm của từng thành viên, từ đó tạo môi trường cộng tác lành mạnh, công bằng, bình đẳng. Các nguyên tắc cần phù hợp với mục tiêu chung và bảo vệ quyền lợi của mọi thành viên.
Điều quan trọng nhất là quy định nhóm phải được tất cả các thành viên đồng thuận, để giảm thiểu xung đột, mâu thuẫn trong tương lai. Vì vậy, ban quản lý và trưởng nhóm cần lắng nghe ý kiến của các thành viên, cho phép nhân viên đóng góp vào việc xây dựng quy tắc làm việc chung cho nhóm.
4.5 Bước 5. Xác định phương thức liên lạc
Bản chất của nhóm đa chức năng là kết hợp các thành viên từ nhiều phòng ban khác nhau, thường không có cơ hội gặp mặt và làm việc trực tiếp. Do đó, phương thức liên lạc phải được xác định rõ từ đầu để đảm bảo công tác hiệu quả.
Các phương tiện liên lạc, môi trường làm việc chung có thể bao gồm kho tài liệu trực tuyến, giao tiếp qua email và lên lịch cho các cuộc họp trực tuyến định kỳ. Trong quá trình này, cần đề xuất các chiến lược quản lý xung đột, ví dụ như sử dụng biểu quyết số đông trong trường hợp không đạt được sự thống nhất.
>>>> XEM THÊM: [TẢI XUỐNG] 5 mẫu biên bản bàn giao công việc mới nhất 2024
5. Bí quyết tạo dựng Cross functional team chuyên nghiệp
Để xây dựng một đội ngũ Cross functional team hiệu quả, không chỉ đòi hỏi kiến thức chuyên môn mà cần có sự kết hợp với một số bí quyết cần sau:
- Chọn thành viên có tầm ảnh hưởng: Lựa chọn những người có khả năng lãnh đạo và ảnh hưởng để truyền cảm hứng, tạo sự hòa nhập trong nhóm.
- Thúc đẩy vai trò của người có chuyên môn giỏi: Tạo cơ hội cho các thành viên có kiến thức sâu rộng để chia sẻ và hỗ trợ nhau trong quá trình làm việc.
- Khuyến khích tương tác ngẫu nhiên: Tạo điều kiện cho các cuộc trò chuyện tự nhiên giữa các thành viên để khuyến khích sự sáng tạo và ý tưởng mới.
- Đo lường hiệu quả: Đảm bảo rằng các thành viên nhận được phản hồi về công việc của họ và thấy được kết quả từ những nỗ lực của mình.
- Giảm bớt số lượng cuộc họp: Hạn chế số lượng cuộc họp và tối ưu hóa thời gian họp để tăng hiệu suất làm việc.
>>>> XEM THÊM: Mô hình Agile là gì? Phương pháp quản lý dự án linh hoạt Agile
6. 1C:Document Management - Phần mềm hỗ trợ thúc đẩy làm việc nhóm Cross functional hiệu quả
Nếu muốn xây dựng Cross functional team chuyên nghiệp và thúc đẩy làm việc nhóm hiệu quả, doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng phần mềm 1C:Document Management. Đây là một giải pháp hữu ích giúp điều hành công việc một cách tự động, đồng thời số hóa hệ thống văn bản điện tử trong doanh nghiệp.
Phần mềm cung cấp nhiều tính năng hữu ích liên quan đến quy trình làm việc nhóm như:
- Quản lý văn bản một cách hệ thống, phân quyền truy cập theo từng loại văn bản nội bộ cho các thành viên trong Cross functional team.
- Quy trình phân công công việc linh hoạt, đảm bảo đúng người - đúng việc - đúng phúc lợi, để mỗi thành viên trong team đều phát huy điểm mạnh của chính mình.
- Hỗ trợ quản lý dự án theo từng hạng mục và công việc thực hiện.
- Dễ dàng trích xuất báo cáo công việc và gửi đến các thành viên trong team.
- Quản lý lịch làm việc, kiểm soát công việc của các thành viên trong Cross functional team một cách chặt chẽ, chi tiết….
Bằng phần mềm 1C:Document Management, doanh nghiệp sẽ đồng bộ hóa quy trình làm việc xuyên suốt trong team, thúc đẩy làm việc nhóm, tối ưu thời gian và chi phí vận hành.
Như vậy, bài viết đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khái niệm “Cross functional là gì” và quy trình xây dựng chiến lược nhóm đa chức năng. Hy vọng rằng, thông qua các thông tin 1C Việt Nam đã chia sẻ doanh nghiệp có thể tạo ra những nhóm đa chức năng hiệu quả, khả năng hợp tác mạnh mẽ và mang lại kết quả tích cực. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm các giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý công việc và tối ưu hóa hiệu suất làm việc, hãy liên hệ ngay với 1C Việt Nam
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: