Trong kỷ nguyên công nghệ số, phần mềm ERP chính là giải pháp toàn diện giúp các doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa quy trình kinh doanh hiệu quả hơn. Vậy ERP là gì? Những lợi ích mà hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp là gì? Hãy cùng 1C Việt Nam khám phá ngay qua bài viết dưới đây.
ERP viết tắt của Enterprise Resource Planning, là hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Phần mềm ERP giúp nhà lãnh đạo quản lý mọi hoạt động và mọi bộ phận/phòng ban trong doanh nghiệp.
ERP là giải pháp công nghệ hiện đại tích hợp nhiều tính năng khác nhau, từ quản lý tài chính, quản lý sản xuất, quản lý kho, quản lý khách hàng,...Điểm nổi bật là hệ thống ERP tự động hóa toàn bộ quy trình vận hành, tối ưu hóa hiệu suất, đồng thời gia tăng mối liên kết giữa các bộ phận/phòng ban trong tổ chức.
ERP được cấu thành từ Enterprise - Resource - Planning, ý nghĩa của từng thành phần như sau:
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ:
Hệ thống ERP gồm nhiều mô-đun (phân hệ) khác nhau, mỗi mô-đun có nhiệm vụ và chức năng riêng phù hợp với các hoạt động kinh doanh cụ thể. Các mô-đun này kết nối với hệ thống ERP lõi để chia sẻ dữ liệu chính xác giữa các phòng ban, tạo nên sự thống nhất trong doanh nghiệp. Các mô-đun phổ biến bao gồm:
>>>> BÀI VIẾT CÙNG CHỦ ĐỀ: Hướng dẫn cách sử dụng hệ thống ERP chi tiết cho doanh nghiệp
Phần mềm ERP xuất hiện như một giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp tích hợp và quản lý tất cả các hoạt động cốt lõi từ tài chính, sản xuất đến chuỗi cung ứng và dịch vụ. Tìm cách sử dụng phần mềm ERP giúp doanh nghiệp có được những lợi ích như sau:
Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp là tập trung và đồng bộ hóa dữ liệu doanh nghiệp. Thay vì duy trì nhiều cơ sở dữ liệu rời rạc, ERP cho phép quản lý dữ liệu tập trung, giúp nhân viên dễ dàng truy cập, lập báo cáo kịp thời và chính xác. Điều này khắc phục tình trạng chậm trễ trong việc tổng hợp số liệu, đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp lớn với hệ thống thông tin phức tạp. Hơn nữa, quản lý dữ liệu tập trung tạo điều kiện phân tích dữ liệu đa chiều, hỗ trợ nhà quản trị ra quyết định chính xác và hiệu quả hơn.
Các quy trình nghiệp vụ thường liên quan đến nhiều phòng ban, dẫn đến khả năng xảy ra sai sót dữ liệu tương đối cao. Ví dụ, trong quy trình bán hàng, nhân viên A tạo đơn hàng với 20 thùng hàng và tên khách hàng là "Nguyễn Văn A". Tuy nhiên, khi đơn hàng được chuyển đến bộ phận kho, có thể xảy ra sai sót khi nhập liệu thành 28 thùng hàng. Tương tự, khi đơn hàng đến phòng kế toán, tên khách hàng có thể bị nhập sai thành "Trần Văn A".
Những sai sót này phổ biến trong quy trình thủ công và ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh. Khi áp dụng ERP, hệ thống sẽ đồng bộ hóa dữ liệu giữa các phòng ban, giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót thông tin, tiết kiệm thời gian nhập liệu, đảm bảo quy trình làm việc nhất quán và hiệu quả.
Bộ phận tài chính - kế toán trong doanh nghiệp chịu trách nhiệm tổng hợp và nhập số liệu từ các phòng ban, bộ phận khác. Với hệ thống dữ liệu khổng lồ, các thao tác thủ công có thể dẫn đến sai sót.
Biết cách sử dụng hệ thống ERP sẽ giúp đơn giản hóa công việc này. Với hệ thống ERP, con số chỉ cần nhập một lần và hệ thống sẽ tự động cập nhật khi có thay đổi dữ liệu từ các bộ phận khác, đảm bảo tính chính xác và thống nhất. Doanh nghiệp có thể tổng hợp dữ liệu hàng ngày mà không cần chờ đến cuối kỳ giúp tiết kiệm thời gian cũng như nguồn lực.
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: SAAS là gì? Tất tần tật những điều cần biết về mô hình SAAS
Trong các doanh nghiệp lớn, quy trình làm việc thường nhiều bước phức tạp và thông tin thường xuyên di chuyển qua nhiều bộ phận. Để xử lý dữ liệu hàng ngày hiệu quả, cần đảm bảo đường dẫn thông tin mạch lạc, kịp thời, chính xác doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống hỗ trợ chuyên nghiệp. Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp giúp chuyển hồ sơ nhanh chóng và tự động, đồng thời đồng bộ hóa dữ liệu trên toàn hệ thống, giúp tăng năng suất, hiệu quả cho doanh nghiệp.
Các công ty áp dụng ERP có khả năng kiểm soát nội bộ thông qua tính năng theo dõi (Audit track), giúp xác định nguồn gốc dữ liệu và người thực hiện nhiệm vụ một cách nhanh chóng. Với sự hỗ trợ này, việc giám sát các công đoạn làm việc trở nên đơn giản hơn, cho phép quản trị viên theo dõi năng suất làm việc, số lượng hàng bán ra, doanh thu hàng ngày từ xa. Bên cạnh đó, tính năng phân tích dữ liệu tự động giúp cung cấp thông tin nhanh chóng để đưa ra các giải pháp cải tiến kịp thời.
Hệ thống ERP cung cấp công cụ giao tiếp giữa các bộ phận và nhân viên tương tự như mạng xã hội nội bộ của doanh nghiệp. Các tính năng như chat, gọi điện, cập nhật trạng thái hàng ngày đảm bảo thông tin được lưu chuyển kịp thời tăng tính gắn kết giữa các phòng ban.
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN:
Hệ thống ERP được cấu thành từ các phân hệ chức năng, được thiết kế phù hợp với các lĩnh vực kinh doanh cụ thể như ERP sản xuất, hệ thống ERP tài chính kế toán, sản xuất hay quy trình bán hàng ERP. Tuy nhiên, các hệ thống ERP thường cần đáp ứng mô hình cơ bản dưới đây:
Phần mềm ERP có thể được phân loại theo nguồn gốc và đặc tính, trong đó phổ biến nhất là phần mềm ERP nước ngoài và phần mềm ERP Việt Nam. Cụ thể:
Có thể ứng dụng ERP trong hầu hết các doanh nghiệp nhưng có những ngành nghề cụ thể đặc biệt phù hợp với hệ thống này. Một số loại hình doanh nghiệp nên sử dụng ERP như: Doanh nghiệp sản xuất quản lý, kho bãi; Doanh nghiệp bán lẻ quản lý bán hàng, kho hàng; Doanh nghiệp dịch vụ quản lý dịch vụ; Doanh nghiệp đa quốc gia quản lý hoạt động toàn cầu.
Các doanh nghiệp trong một số lĩnh vực như Xây dựng – Bất động sản, Vận tải – Logistic, Dược phẩm, cũng nên xem xét triển khai ERP sau khi cân nhắc kỹ lưỡng về quy mô, ngành nghề và khả năng tài chính. Triển khai ERP thành công mang lại lợi ích lớn nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro nếu không thực hiện đúng cách.
Phần mềm CRM và ERP đóng vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin doanh nghiệp. Quyết định triển khai phần mềm nào phụ thuộc vào nhu cầu và mục tiêu chiến lược của từng công ty. Thông thường, các doanh nghiệp tiếp cận CRM trước vì tính đơn giản và dễ ứng dụng hơn, phù hợp với các tổ chức quy mô nhỏ, hệ thống dữ liệu đơn giản. Trong khi đó, các doanh nghiệp lớn hướng tới chuyển đổi số toàn diện lại ưu tiên hệ thống ERP hơn.
Mặc dù ERP đòi hỏi nhiều thời gian, nguồn lực, tài chính để đầu tư nhưng hiệu quả mang lại vượt trội hơn hẳn so với các sản phẩm công nghệ khác. ERP và CRM đều có những ưu thế riêng, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ dựa trên nhu cầu thực tế để chọn ra hệ thống phần mềm phù hợp.
Một trong các doanh nghiệp ứng dụng ERP thành công phải kể đến Vinamilk. Vinamilk, nhãn hàng sữa hàng đầu của Việt Nam và luôn dẫn đầu thị trường. Với quy mô khổng lồ cùng hệ thống phân phối rộng khắp, điều gì đã giúp Vinamilk tổ chức và quản lý nguồn lực một cách hiệu quả? Đáp án nằm trong hệ thống ERP của Vinamilk - hệ thống quản lý quy trình kinh doanh một cách chính xác và tối ưu.
Vinamilk bắt đầu triển khai hệ thống ERP vào năm 2007. Hệ thống này tạo ra một nền tảng quản lý công việc liên tục giữa các bộ phận và phòng ban trong công ty. Chỉ sau 8 tháng sử dụng, Vinamilk đã thấy nhiều thay đổi tích cực. Quá trình sản xuất và kinh doanh diễn ra suôn sẻ, giúp doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh. Đến năm 2019, Vinamilk đã thành công vào danh sách 200 công ty có doanh thu cao nhất Châu Á – Thái Bình Dương.
Trước khi triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần triển khai kế hoạch cẩn thận về chi phí, nguồn lực, và thời gian để đảm bảo sự thành công.
Theo ERP Report từ Panorama, chi phí triển khai ERP trong doanh nghiệp cỡ trung dao động từ $150.000 đến $750.000, phụ thuộc vào quy mô công ty, loại phần mềm và tài nguyên bổ sung. Thời gian triển khai có thể kéo dài từ 2-5 năm, với nhiều lý do như cần thử nghiệm, cải tiến, chuẩn bị cơ sở hạ tầng mạng và thời gian để nhân viên thích ứng. Vì vậy việc lập kế hoạch trước khi triển khai quy trình ERP là vô cùng cần thiết.
Việc sử dụng ERP mang lại sự chính xác và tối ưu hóa quy trình công việc, nhưng cũng đi kèm với những rủi ro kỹ thuật cần lưu ý. Một vấn đề phát sinh trong một công đoạn có thể dẫn đến tắc nghẽn và đình trệ của toàn bộ quy trình. Hệ thống ERP tích hợp nhiều phân hệ như kế toán tài chính, quản lý sản xuất, quản lý mua hàng, bán hàng và phân phối, quản lý dự án, nên một thay đổi nhỏ có thể lan rộng cũng như gây ra lỗi diện rộng trong hệ thống.
Trước khi triển khai hệ thống, doanh nghiệp cần lên kế hoạch cho các biện pháp cải tiến và nâng cấp trong tương lai. ERP được coi là hệ thống "gần như cố định", do đó việc thay đổi hoặc nâng cấp sau khi triển khai cần được hạn chế càng nhiều càng tốt, vì thay đổi ERP sau khi đã khởi chạy có thể tốn kém tương đương với việc triển khai một hệ thống mới. Thậm chí, nếu doanh nghiệp thiếu sự nghiên cứu kỹ lưỡng có thể dẫn đến xung đột và lỗi trong cấu trúc của hệ thống ERP, gây gián đoạn quy trình làm việc chung.
Để hạn chế tình trạng phần mềm lỗi hay các hoạt động nâng cấp, doanh nghiệp có thể cân nhắc các phần mềm chất lượng với cấu trúc logic mở. 1C Việt Nam giới thiệu đến bạn giải pháp Quản trị nguồn lực tổng thể 1C:ERP với những điểm mạnh như sau:
Tuy nhiên, trong một vài trường hợp, doanh nghiệp vẫn cần phải thay đổi và nâng cấp hệ thống để đáp ứng nhu cầu thực tế. Trong tình huống này, việc sử dụng song song ERP hiện tại và phần mềm hỗ trợ được xem là phương án an toàn và tiết kiệm thời gian, chi phí hơn cho doanh nghiệp.
Hệ thống ERP là một giải pháp quản lý toàn diện, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc tăng cường tự động hóa, cải thiện quản lý, và tạo ra sự thống nhất trong hoạt động kinh doanh. Để áp dụng hiệu quả ERP, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ nhu cầu của mình, lên kế hoạch triển khai chi tiết, đồng thời tham khảo những hệ thống quản trị uy tín như 1C:ERP. Nếu còn bất kỳ thắc mắc gì về hệ thống 1C:ERP, hãy liên hệ ngay 1C Việt Nam để được hỗ trợ nhé.
>>>> BÀI VIẾT CÙNG CHỦ ĐỀ: