MOU là gì? Vai trò và cách thức hoạt động của MOU

MOU là gì? Hiện nay, thuật ngữ biên bản ghi nhớ MOU càng trở lên phổ biến và yêu cầu các doanh nghiệp tiếp cận để hiểu về ý nghĩa cũng như cách vận hành của tài liệu này. Hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu ngay khái niệm MOU là gì, điểm khác biệt với hợp đồng kinh doanh và cách thức hoạt động.

1. MOU là gì?

MOU viết tắt trong tiếng Anh là Memorandum of Understanding, được hiểu là tài liệu chính thức có sự thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều bên liên quan. Biên bản ghi nhớ MOU giúp doanh nghiệp giao tiếp chuyên nghiệp, tạo sự tín nhiệm đối với các bên liên quan. Ngoài ra, MOU còn được dùng trong ngoại giao quốc tế và quan hệ kinh doanh doanh nghiệp tạo tiền đề phát triển chính thức trong tương lai. 

Tài liệu MOU được soạn thảo trong thời gian ngắn, từ đó cho phép việc hợp tác nhanh chóng và thuận tiện bởi tài liệu MOU là không có sự ràng buộc quá lớn vì vậy mà hai bên đều rất cởi mở và chia sẻ những dự định sắp tới.

Tuy nhiên, khi sử dụng biên bản ghi nhớ MOU cũng có một vài điểm hạn chế. Do không ràng buộc, đặc biệt về pháp lý, nên những cam kết trong tài liệu MOU đều không có ý nghĩa và trong từng trường hợp có thể trở thành con dao 2 lưỡi. Chính vì vậy, đối với các tình huống quan trọng về tính thực thi, thì MOU dường như không phải lựa chọn tối ưu. 

>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: 

• 5M là gì? Phân tích mô hình 5M được sử dụng trong doanh nghiệp
• Mô hình Servqual là gì? 10 tiêu chí đánh giá của Servqual

2. Vai trò của biên bản ghi nhớ MOU trong hoạt động kinh doanh

MOU phù hợp với các mô hình kinh doanh khác nhau, sở hữu những vai trò như: 

2.1 Xác định mục tiêu và cam kết

MOU giúp các bên xác định rõ ràng mục tiêu mà họ muốn đạt được thông qua hợp tác kinh doanh. Cam kết trong mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác MOU thể hiện sự đồng ý, chấp nhận của các bên đối tác về mục tiêu và phạm vi của dự án hợp tác.

2.2 Bắt đầu quan hệ hợp tác

Biên bản ghi nhớ MOU thường là bước khởi đầu cho quan hệ hợp tác kinh doanh giữa các bên. Thay vì phải chờ đợi việc lập hợp đồng chi tiết, biên bản ghi nhớ MOU cho phép các bên bắt đầu hợp tác ngay lập tức sau khi đạt được thỏa thuận cơ bản. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tạo điều kiện thuận lợi cho việc bắt đầu thực hiện dự án hoặc hoạt động kinh doanh.

>>>> XEM NGAY: Bí quyết áp dụng thuyết con nhím trong kinh doanh hiệu quả 

2.3 Tạo sự tin cậy và tôn trọng

Việc ký kết biên bản ghi nhớ MOU thể hiện sự cam kết và chuyên nghiệp của các bên đối tác trong quan hệ kinh doanh. Điều này tạo ra một cơ sở tin cậy và tôn trọng giữa họ. MOU giúp xác định rõ ràng các điều khoản và điều kiện của sự hợp tác, giảm thiểu nguy cơ hiểu lầm và tranh chấp trong tương lai.

Như vậy, biên bản ghi nhớ MOU đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc xác định mục tiêu, bắt đầu quan hệ hợp tác và tạo sự tin cậy và tôn trọng giữa các bên đối tác trong hoạt động kinh doanh. Điều này giúp tạo nên cơ sở vững chắc cho sự hợp tác hiệu quả và bền vững.

3. Cách thức hoạt động của MOU (Memorandum of Understanding) trong kinh doanh

Trong kinh doanh, biên bản ghi nhớ MOU thường được sử dụng theo cách thức sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu của sự hợp tác

Các bên tham dự thông thường sau khi thảo luận sẽ đưa ra những mục tiêu rõ ràng về những gì họ muốn hợp tác trong tương lai. Mục tiêu này thường sẽ liên quan đến việc phát triển một sản phẩm chung, hoặc tiến hành nghiên cứu một lĩnh vực hay mở rộng thị trường, và hơn thế nữa là sự sáp nhập giữa hai công ty. 

Bước 2: Soạn MOU

Một biên bản ghi nhớ MOU được soạn thảo nhằm mục đích cam kết và đưa ra ý định hợp tác giữa các bên. Trong một bản MOU thường có các thông tin như: các bên liên quan, mục tiêu, thời hạn, điều kiện để diễn ra sự hợp tác,...

Bước 3: Ký kết MOU

Sau khi các bên hoàn thành việc soạn thảo và thỏa thuận được chấp nhận, sẽ tiến hành đi đến bước ký kết. 

Bước 4: Đánh giá quá trình

Sau khi ký kết, bản ghi nhớ được đưa vào hoạt động. Các bên liên quan sẽ thực hiện, đánh giá, theo dõi và có hành động bổ sung cho từng giai đoạn để đảm bảo rằng mọi mục tiêu của họ đều có khả năng đạt được trong tương lai. 

>>>> BÀI VIẾT CÙNG CHỦ ĐỀ: 

• 6 bước xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban hiệu quả
• Cách vẽ biểu đồ phân tán Scatter Diagram và lưu ý khi áp dụng

4. So sánh biên bản ghi nhớ MOU và Hợp đồng chính thức

Sau khi tìm hiểu MOU Memorandum Of Understanding là gì, có thể thấy về cơ bản, MOU và hợp đồng chính thức tương đối giống nhau. Tuy nhiên, xét về một số khía cạnh liên quan đến các quy định và thỏa thuận, MOU và hợp đồng chính thức cũng có nhiều điểm khác biệt. 

>>>> XEM THÊM: Doanh nghiệp số là gì? 5 mô hình doanh nghiệp số hiện nay

5. Ưu điểm của biên bản ghi nhớ MOU

Hiện nay, mẫu biên bản ghi nhớ hợp tác MOU ngày càng trở nên phổ biến trong giới kinh doanh. Vậy ưu điểm biên bản ghi nhớ MOU là gì? Dưới đây là những ưu điểm nổi bật của MOU đối với doanh nghiệp: 

5.1 MOU thường linh hoạt hơn hợp đồng chính thức

Linh hoạt chính là ưu điểm nổi bật đầu tiên khi sử dụng MOU vào doanh nghiệp. Trong bối cảnh kinh doanh toàn cầu như hiện nay, việc linh hoạt áp dụng các phương thức mới nhằm giảm thời gian, thủ tục chính là chìa khóa đánh bại đối thủ. 

Nhờ ưu điểm không cần soạn thảo văn bản chi tiết, một biên bản ghi nhớ MOU giúp doanh nghiệp thỏa thuận hợp tác và ký kết hợp đồng diễn ra nhanh chóng. 

5.2 MOU giúp các bên nhanh chóng đạt được thỏa thuận

Biên bản ghi nhớ MOU giúp các bên liên quan đi đến thỏa thuận nhanh chóng và soạn thảo ngay lập tức dựa trên cuộc đối thoại giữa các bên. Nếu hợp đồng chính thức cần sự nghiêm ngặt, suy xét nhiều yếu tố liên quan đến pháp luật thì bản ghi nhớ MOU khá đơn giản, không cầu kỳ, không tốn thời gian. 

5.3 MOU thường ít ràng buộc hơn

Nếu như hợp đồng chính thức có giá trị về mặt pháp lý thì biên bản ghi nhớ MOU giúp 2 bên cởi mở hơn và có thể điều chỉnh nhiều lần. Điều này cũng được xem là một trong số những ưu điểm khiến MOU ngày càng trở nên phổ biến trong kinh doanh và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. 

>>>> THAM KHẢO NGAY:

• Tổng hợp mẫu thư cảm ơn đối tác khách hàng chuyên nghiệp
• Hệ thống quản trị doanh nghiệp là gì? Cách xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp

6. Các nội dung cần có trong biên bản ghi nhớ MOU 

Biên bản ghi nhớ Memorandum of Understanding tiêu chuẩn cần có các nội dung chính như sau: 

• Thông tin các bên tham gia, bao gồm tên công ty, địa chỉ, cách thức liên lạc,...
• Nội dung đàm phán, yêu cầu nêu rõ vấn đề mà các bên thỏa thuận, ví dụ như vốn góp, kinh doanh quốc tế, đào tạo,...
• Các điều khoản bổ sung căn cứ theo yêu cầu của các bên, điển hình như tính bảo mật hay trách nhiệm của bên thứ ba,...
• Phân rõ trách nhiệm các bên tham gia thỏa thuận.
• Thời giạn hiệu lực của biên bản ghi nhớ MOU là gì, quy định về việc chấm dứt hay gia hạn MOU...
• Chữ ký, thời gian ký kết biên bản ghi nhớ MOU

7. Mẫu biên bản ghi nhớ MOU tiêu chuẩn 

Để thuận tiện cho các doanh nghiệp sử dụng, 1C Việt Nam đã tổng hợp mẫu biên bản ghi nhớ MOU tại đây. Các nhà quản lý có thể tải xuống miễn phí và sử dụng. 

>>> TẢI XUỐNG TẠI ĐÂY. 

Bài viết trên đã giải đáp MOU là gì? Ưu điểm của việc sử dụng MOU trong kinh doanh và những điểm nổi bật so với hợp đồng chính thức. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có hướng sử dụng bản ghi nhớ MOU hợp lý. Ngoài ra, để cập nhật nhiều hơn về thông tin quản trị doanh nghiệp, đừng quên theo dõi các bài viết trên website của 1C Việt Nam nhé!    

>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

• Đòn bẩy kinh doanh là gì? Ví dụ và công thức tính đòn bẩy 
• Quy trình kinh doanh là gì? Các bước thiết kế bản đồ quy trình