5+ Mẫu hóa đơn điện tử mới nhất theo thông tư 78/2021/TT-BTC
Việc sử dụng hóa đơn điện tử cần tuân thủ theo căn cứ pháp lý và quy định của pháp luật hiện hành. Trong bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ đề cập đến các thông tin chung về mẫu hóa đơn điện tử cùng các quy định mà bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân nào cũng cần phải quan tâm. Xem ngay nhé!
>>>> XEM THÊM:
- Biểu mẫu báo cáo tài chính theo Thông tư 200 (Mới nhất)
- TOP 9 phần mềm quản lý doanh thu hiệu quả hiện nay
1. Tìm hiểu chung về hóa đơn điện tử hợp lệ
Hóa đơn điện tử chỉ hợp lệ và đảm bảo về giá trị pháp lý nếu đảm bảo được các điều kiện sau đây:
- Đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin được thể hiện ở hóa đơn điện tử kể từ lúc thông tin đó được tạo ra là thông tin ở dạng cuối cùng.
- Tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử được xem xét dựa trên sự đầy đủ và không có sai sót (ngoại trừ trường hợp thay đổi phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ, hiển thị hóa đơn điện tử).
- Đảm bảo truy cập thông tin trong hóa đơn điện tử dưới dạng hoàn thiện nhất.
Để đảm bảo tính minh bạch và nhất quán, nội dung bắt buộc phải tuân thủ theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử dưới đây:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử và số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên bán hàng.
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua hàng (có mã số thuế).
- Tên, đơn vị tính, số lượng và đơn giá hàng hóa/ dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT và tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT.
- Tổng tiền thanh toán.
- Chữ ký số và chữ ký điện tử của người bán.
- Chữ ký số và chữ ký điện tử của người mua hàng (nếu có).
- Thời gian lập hóa đơn điện tử.
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử đã có mã của cơ quan thuế.
- Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước cùng các nội dung khác liên quan (nếu có).
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến các thông tin khi lập mẫu hóa đơn điện tử quan trọng sau đây:
- Hóa đơn phải đảm bảo đúng chính tả, diễn đạt bằng tiếng Việt. Trường hợp muốn thêm chữ nước ngoài, doanh nghiệp cần đật bên phải trong dấu ngoặc đơn hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có kích thước nhỏ hơn tiếng Việt.
- Các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ khi lập và sử dụng hóa đơn điện tử không cần thiết phải có chữ ký điện tử của người mua và dấu của người bán đối với trường hợp: Hóa đơn điện, nước, hóa đơn viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng đủ điều kiện tự in.
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ:
- [Download] Mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất 2024
- Mẫu Báo cáo kết quả kinh doanh 2024 (Tải xuống miễn phí)
2. Tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử mới nhất
Để thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử một cách chính xác nhất, doanh nghiệp có thể tham khảo 6 mẫu hóa đơn điện tử mà 1C Việt Nam tổng hợp dưới đây:
2.1 Mẫu hóa đơn GTGT dùng cho doanh nghiệp
Tải mẫu hóa đơn điện tử GTGT dùng cho doanh nghiệp TẠI ĐÂY
2.2 Mẫu hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia
Tải hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia TẠI ĐÂY
2.3 Mẫu phiếu xuất kho hàng và vận chuyển nội bộ
Tải mẫu phiếu xuất kho bán hàng TẠI ĐÂY
>>>> XEM NGAY:
- 10 Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng phổ biến (Tải miễn phí)
- [Download] Mẫu bảng tổng hợp công nợ đầy đủ, chi tiết 2024
2.4 Mẫu hóa đơn bán tài sản công
Tải mẫu hóa đơn điện tử bán tài sản công TẠI ĐÂY
2.5 Mẫu hóa đơn GTGT do Cục Thuế ban hành
Tải mẫu hóa đơn GTGT TẠI ĐÂY
2.6 Mẫu hóa đơn bán hàng do Cục Thuế ban hành
Tải mẫu hóa đơn điện tử bán hàng TẠI ĐÂY
>>>> THAM KHẢO NGAY:
- [Miễn phí] Mẫu file Excel quản lý thu chi công ty chi tiết 2024
- 4 mẫu giấy biên nhận tiền đúng chuẩn hiện nay và lưu ý khi viết
3. Định dạng của mẫu hóa đơn điện tử
Trong quá trình sử dụng mẫu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chú ý đến định dạng hóa đơn điện tử để đảm bảo tính chuyên nghiệp. Dưới đây là quy định về định dạng hóa đơn theo Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML. Trong đó, XML là viết tắt của cụm từ "eXtensible Markup Language", tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin.
- Định dạng của mẫu hóa đơn điện tử được chia thành 2 phần: Phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn và phần chứa dữ liệu chữ ký số. Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, sẽ có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.
4. Các quy định về mẫu số hóa đơn điện tử
Để giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và đảm bảo tính minh bạch trong kinh doanh, mẫu hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định của pháp luật về hình thức, mẫu số hóa đơn và cách đánh số hóa đơn dưới đây:
4.1 Quy định về hình thức hóa đơn điện tử theo Nghị định 123
Thông thường, đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sẽ bao gồm:
- Doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh có mã số thuế.
- Đơn vị có nhu cầu thực hiện giao dịch thương mại, dịch vụ, sản xuất và kinh doanh hàng hóa, dịch vụ trên toàn quốc.
- Đơn vị cần thực hiện giao dịch với cơ quan nhà nước, đơn vị hành chính sự nghiệp và đơn vị tài chính ngân sách nhà nước.
Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử không có mã cơ quan thuế bao gồm:
- Doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân không có mã số thuế đăng ký kinh doanh với cơ quan thuế.
- Đơn vị cần hóa đơn điện tử để thực hiện giao dịch trong phạm vi một tỉnh, thành trực thuộc trung ương hoặc trong một khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế cửa khẩu.
4.2 Quy định Thông tư 78 về hóa đơn điện tử và ký hiệu
Ký hiệu hóa đơn điện tử bao gồm mã số thuế của người bán và mã số thuế của người mua. Ký hiệu này được phân cách bằng dấu gạch ngang và được trình bày với định dạng: “MST bên bán hàng – MST bên mua hàng”.
Bên cạnh đó, ký hiệu hóa đơn điện tử cũng được quy định tại Thông tư 37/2017/TT-BTC như sau:
- Số 1: Mô tả về loại hóa đơn điện tử GTGT.
- Số 2: Mô tả về loại hóa đơn điện tử bán hàng.
- Số 3: Mô tả về loại hóa đơn điện tử bán tài sản công.
- Số 4: Mô tả về loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
- Số 5: Mô tả về các loại hóa đơn điện tử khác, ví dụ như: Tem điện tử, vé điện tử, phiếu thu điện tử, thẻ điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng vẫn có nội dung của hóa đơn điện tử được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Số 6: Mô tả các chứng từ điện tử như: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
4.3 Quy định về cách đánh số hóa đơn theo Nghị định 123
Căn cứ vào Thông tư 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính Việt Nam, các hóa đơn điện tử phải được ký hiệu theo một quy tắc nhất định để đảm bảo tính nhất quán trong việc quản lý hóa đơn. Cụ thể như sau:
- Ký hiệu hóa đơn:
Ký hiệu hóa đơn điện tử bao gồm 10 chữ số, trong đó:
- 3 chữ số đầu là mã số thuế của bên bán hàng/cung cấp dịch vụ.
- 2 chữ số tiếp theo là mã số hóa đơn điện tử.
- 5 chữ số cuối là số thứ tự của hóa đơn.
- Mã số loại hóa đơn được quy định:
- 01: Hóa đơn bán hàng.
- 02: Hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ.
- 03: Hóa đơn bán dịch vụ.
- 04: Hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ.
- Số thứ tự của hóa đơn:
Số thứ tự hóa đơn dùng để phân biệt các hóa đơn cùng loại, gồm chuỗi dãy số từ 00001 đến 99999.
Bài viết trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết về mẫu hóa đơn điện tử và các quy định về mẫu số hóa đơn điện tử mới nhất theo quy định pháp luật. Thông qua đó, doanh nghiệp cần lưu ý về đối tượng sử dụng để lựa chọn mẫu hóa đơn điện tử phù hợp. Nếu có thêm bất cứ thắc mắc nào, hãy nhanh chóng liên hệ với 1C Việt Nam để được tư vấn kịp thời nhé.
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: