[Download] Mẫu giấy đề nghị tạm ứng đầy đủ, chi tiết nhất 2024
Giấy đề nghị tạm ứng là một tài liệu quan trọng liên quan đến hạch toán trong các báo cáo tài chính, kế toán của doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ giới thiệu chi tiết về những mẫu giấy đề nghị tạm ứng phổ biến, thường được sử dụng.
1. Giới thiệu về giấy đề nghị tạm ứng hiện nay
Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng là bảng kê khai của người nhận tạm ứng về các khoản tiền đã nhận và đã sử dụng. Đây là căn cứ để thanh toán tiền, ghi sổ kế toán sau khi nhận mẫu giấy tạm ứng và được người có thẩm quyền phê duyệt.
Đối tượng sử dụng mẫu giấy đề nghị thanh toán tạm ứng là người lao động đang làm việc, công tác tại doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, được giao nhiệm vụ và được cấp khoản tiền tạm ứng để chi tiêu cho công việc đó. Người nhận tạm ứng có thể là cá nhân hoặc tập thể. Mục đích của đơn đề nghị tạm ứng là làm cơ sở cho việc xét duyệt, lập phiếu chi tiền và xuất quỹ cho các khoản tạm ứng.
Mẫu giấy giúp nhân viên đề nghị tạm ứng là chứng từ dùng để thanh toán các khoản tiền tạm ứng cho người lao động trong các trường hợp đi công tác và mua hàng hóa, vật tư. Cụ thể:
- Trong trường hợp đi công tác, người lao động cần chuẩn bị hồ sơ gồm: quyết định cử đi công tác, dự toán chi phí công tác, lịch trình công tác, phiếu báo giá vé máy bay (đối tượng được thanh toán vé máy bay), đề nghị tạm ứng tiền. Phòng Tài chính - Kế toán lập phiếu chi tiền cho người đề nghị thanh toán sau khi được duyệt. Thủ quỹ chi tiền và người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ.
- Trong trường hợp mua hàng hóa, vật tư, người mua hàng cần chuẩn bị hồ sơ gồm: đề nghị mua hàng hóa, vật tư, bảng báo giá hoặc hợp đồng. Người đề nghị thanh toán sẽ nhận được phiếu chi tiền từ phòng Tài chính - Kế toán sau khi được duyệt. Thủ quỹ chi tiền cho người nhận tiền và người tạm ứng tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ vào phiếu chi tiền.
Về yêu cầu trách nhiệm, người nhận tạm ứng phải quản lý, sử dụng khoản tiền tạm ứng theo đúng quy định, cụ thể như sau:
- Chỉ được sử dụng khoản tiền tạm ứng theo mục đích đã được phê duyệt hoặc theo chỉ định.
- Người nhận tạm ứng chỉ được sử dụng số tiền cho mục đích được duyệt.
- Khi hoàn thành công việc, người nhận tiền tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng kèm theo chứng từ gốc.
- Nếu khoản tạm ứng sử dụng không hết hoặc không sử dụng phải nộp lại quỹ hoặc dùng để trừ vào lương tháng.
>>>> DOWNLOAD NGAY: [Miễn phí] Mẫu file Excel quản lý thu chi công ty chi tiết nhất 2023
2. Nội dung thông tin quan trọng trong giấy đề nghị thanh toán
Giấy đề nghị tạm ứng là một loại giấy tờ quan trọng, được sử dụng để xin cấp một khoản tiền trước để thực hiện một công việc nào đó. Khi sử dụng mẫu file tạm ứng có sẵn hay viết phiếu đề nghị tạm ứng, người xin tạm ứng cần lưu ý những thông tin sau:
- Thông tin cơ bản bộ phận, phòng ban, người xét duyệt tạm ứng.
- Thông tin người đề nghị tạm ứng: Họ tên, phòng ban, bộ phận và số tiền xin tạm ứng (viết bằng số và bằng chữ).
- Mục đích sử dụng: Nêu rõ mục đích sử dụng của khoản tạm ứng như: Tiền công tác phí, mua văn phòng phẩm, chiêu đãi khách...
- Thời hạn thanh toán: Ghi rõ ngày, tháng hoàn trả số tiền đã tạm ứng.
>>>> XEM THÊM: [Download] Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt dùng cho VNĐ và ngoại tệ
3. Lưu ý khi đề nghị thanh toán tạm ứng
Tạm ứng là khoản tiền được doanh nghiệp cho phép người lao động sử dụng trước khi thanh toán cho nhà cung cấp hoặc chi tiêu cho các hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khoản tạm ứng cũng có thể bị một số cá nhân lợi dụng để trục lợi, gây thất thoát ngân quỹ của doanh nghiệp. Do đó, các doanh nghiệp cần lưu ý một số điều sau để quản lý thanh toán tạm ứng hiệu quả:
- Quy định chặt chẽ về việc cấp tạm ứng: Người nhận tạm ứng phải được sự phê duyệt của trưởng bộ phận, kế toán trưởng và ban giám đốc. Doanh nghiệp cần có quy định rõ ràng về mức tạm ứng, mục đích tạm ứng, thời hạn thanh toán tạm ứng.
- Kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng tạm ứng: Doanh nghiệp cần có quy định nghiêm ngặt về việc sử dụng tạm ứng, đảm bảo khoản tạm ứng được sử dụng đúng mục đích, đúng hạn. Ngoài ra, công ty cũng cần có quy định xử phạt đối với các trường hợp sử dụng tạm ứng không đúng quy định.
- Hoàn thiện hệ thống quản lý tạm ứng: Doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống quản lý tạm ứng chuyên nghiệp để kiểm soát chặt chẽ việc cấp, sử dụng và thanh toán tạm ứng. Hệ thống đó cần đảm bảo các tính năng như quản lý hồ sơ tạm ứng, theo dõi việc sử dụng tạm ứng, lập báo cáo thống kê.
- Xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm: Khi phát hiện có trường hợp nhận tạm ứng để trục lợi, doanh nghiệp cần xử lý nghiêm theo quy định của pháp luật. Các hình thức xử lý có thể bao gồm cảnh cáo, kỷ luật, sa thải, bồi thường thiệt hại, truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Tăng cường công tác tuyên truyền, giáo dục: Doanh nghiệp cần tăng cường công tác tuyên truyền, giáo dục cho cán bộ, nhân viên về ý thức chấp hành quy định về cách sử dụng khoản tiền tạm ứng trong quá trình việc. Bên cạnh đó, tổ chức cần xây dựng văn hóa công ty lành mạnh, đề cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên.
>>>> THAM KHẢO: [Dowload] Mẫu bảng tổng hợp công nợ đầy đủ, chi tiết nhất 2023
4. Quy trình làm thủ tục thanh toán tạm ứng
Quy trình tạo lập phiếu tạm ứng được tiến hành theo các bước sau:
Bước 1. Lập giấy đề nghị tạm ứng: Người nhận tạm ứng lập giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu số 04-TT được quy định bởi Thông tư 133/2016/TT-BTC. Giấy đề nghị phải nêu rõ mục đích, số tiền tạm ứng, thời gian tạm ứng và các giấy tờ chứng minh chi tiêu.
Bước 2. Ký duyệt giấy đề nghị tạm ứng: Giấy đề nghị tạm ứng được trưởng phòng hoặc trưởng bộ phận ký duyệt. Sau đó, người nhận tạm ứng nộp giấy đề nghị cho bộ phận kế toán kiểm tra.
Bước 3. Trình lên ban giám đốc: Giấy đề nghị tạm ứng sau khi được bộ phận kế toán ký duyệt sẽ trình lên ban giám đốc. Ban giám đốc sẽ phê duyệt hoặc không phê duyệt giấy đề nghị.
Bước 4. Lập phiếu chi: Nếu giấy đề nghị được ban giám đốc phê duyệt, bộ phận kế toán sẽ lập phiếu chi để chi tiền tạm ứng. Phiếu chi phải có chữ ký của kế toán trưởng và thủ quỹ.
Bước 5. Chi tiền tạm ứng: Thủ quỹ sẽ chi tiền tạm ứng cho người nhận tạm ứng. Người nhận tạm ứng phải ký nhận tiền và thủ quỹ phải đóng dấu "đã thanh toán".
Bước 6. Lưu trữ chứng từ: Bộ phận kế toán sẽ lưu trữ phiếu chi và giấy đề nghị tạm ứng để theo dõi khi thanh toán tạm ứng.
Bước 7. Lập giấy thanh toán tạm ứng: Sau thời gian sử dụng khoản tạm ứng, người nhận tạm ứng sẽ lập giấy thanh toán tạm ứng và chuẩn bị các giấy tờ chứng minh chi tiêu nộp cho trưởng bộ phận duyệt.
Bước 8. Kiểm tra giấy thanh toán tạm ứng: Kế toán viên sẽ kiểm tra về tính xác thực của chi phí, giấy tờ chứng minh và số dư tạm ứng. Nếu chưa chính xác thì kế toán viên sẽ chuyển lại cho người nhận tạm ứng điều chỉnh.
Bước 9. Phê duyệt giấy thanh toán tạm ứng: Khi các giấy tờ đã được xác thực tính chính xác, kế toán trưởng sẽ kiểm tra và ký duyệt, sau đó chuyển cho ban giám đốc phê duyệt.
Bước 10. Lập phiếu thu, phiếu chi: Kế toán viên sẽ lập phiếu thu, phiếu chi để quyết toán cho người nhận tạm ứng. Phiếu thu, phiếu chi phải có chữ ký của kế toán trưởng và thủ quỹ.
Bước 11. Quyết toán tạm ứng: Tùy theo số tiền thừa hay thiếu, thủ quỹ sẽ chuẩn bị cho người nhận tạm ứng nộp số tiền còn lại hoặc nhận số tiền còn thiếu. Thủ quỹ cần ký tên và đóng dấu "đã thanh toán" cho phiếu chi, phiếu thu rồi giao lại cho bộ phận kế toán kiểm tra trước khi lưu.
>>>> XEM THÊM: [Dowload] Mẫu bảng tổng hợp công nợ đầy đủ, chi tiết nhất 2023
5. Tổng hợp mẫu giấy đề nghị tạm ứng mới nhất 2024
Mẫu giấy thanh toán tạm ứng là một trong những giấy tờ quan trọng đối với doanh nghiệp, tổ chức, được sử dụng để đề nghị tạm ứng tiền cho các chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động. Dưới đây là tổng hợp 4 mẫu đề nghị tạm ứng tiền mặt mới nhất năm , bao gồm:
5.1. Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo thông tư 200
Mẫu giấy thanh toán tạm ứng theo thông tư 200 được ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Mẫu giấy tạm ứng trên được sử dụng cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức hành chính sự nghiệp và các tổ chức, cá nhân khác có hoạt động kinh tế, tài chính.
Download ngay mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo thông tư 200 tại đây.
>>>> XEM THÊM: 7 nguyên tắc "vàng" quản trị nguồn vốn cho doanh nghiệp
5.2. Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo thông tư 133
Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo thông tư 133 là mẫu giấy được sử dụng để làm căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng. Mẫu tạm ứng này được ban hành kèm theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 8 năm 2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Tải miễn phí mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo thông tư 133 tại đây.
5.3. Mẫu giấy tạm ứng tiền công trình
Mẫu giấy tạm ứng tiền công trình là giấy tờ được sử dụng trong các công trình xây dựng để đề nghị tạm ứng tiền cho những chi phí phát sinh trong quá trình thi công. Mẫu giấy này thường được lập bởi nhà thầu và gửi cho chủ đầu tư để xin cấp tiền tạm ứng.
Tham khảo ngay mẫu giấy tạm ứng tiền công trình tại đây.
5.4. Mẫu giấy đề nghị tạm ứng lương
Mẫu giấy đề nghị tạm ứng lương là mẫu giấy tờ được sử dụng trong doanh nghiệp để đề nghị tạm ứng tiền lương cho các nhân viên trước khi nhận lương chính thức. Mẫu giấy tạm ứng tiền này thường được lập bởi nhân viên và gửi cho bộ phận kế toán để xin cấp chi phí.
Download nhanh chóng, miễn phí phiếu đề nghị tạm ứng lương tại đây.
Tổng kết lại, mẫu giấy đề nghị tạm ứng là một trong những văn bản quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Biểu mẫu này được sử dụng để làm căn cứ xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ. Đừng quên theo dõi các bài viết khác trên website của 1C Việt Nam để cập nhật những nội dung hữu ích về quản lý doanh nghiệp.
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: