Quản trị sự thay đổi: Nguyên tắc, quy trình triển khai hiệu quả
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đặc biệt quan tâm tới việc quản trị sự thay đổi trong quá trình vận hành, phát triển. Vậy hoạt động quản trị này là gì? Đâu là nguyên tắc và quy trình triển khai hiệu quả? Trong bài viết dưới đây, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu chi tiết về chủ đề này nhé.
1. Quản trị sự thay đổi là gì?
Quản trị sự thay đổi (Change Management) là quá trình thực hiện có cấu trúc nhằm đảm bảo rằng những biến đổi trong tổ chức được thực hiện một cách hiệu quả, an toàn và có đủ sức mạnh để đạt được mục tiêu. Quy trình này không chỉ là việc áp dụng những thay đổi mới trong tổ chức mà còn là cách quản lý nhân sự, tổ chức và văn hóa.
Quản trị sự thay đổi đòi hỏi trong tổ chức cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng, kế hoạch một cách tỉ mỉ và triển khai theo đúng mục tiêu đề ra. Đặc biệt nhà quản trị cần giám sát, đánh giá thường xuyên để đảm bảo rằng quá trình thay đổi diễn ra đem lại giá trị thực tế cho tổ chức.
Doanh nghiệp cần triển khai quản trị khi xuất hiện những thay đổi trong môi trường kinh doanh hoặc nội bộ tổ chức, cụ thể:
- Thay đổi chiến lược: Doanh nghiệp quyết định điều chỉnh, đưa ra các sản phẩm mới hoặc mở rộng thị trường.
- Thay đổi hoạt động: Doanh nghiệp muốn tăng cường năng suất, cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc tối ưu hóa quy trình sản xuất.
- Thay đổi tổ chức: Đảm bảo tính hợp nhất và tối ưu hóa hiệu quả sau khi thay đổi.
- Thay đổi công nghệ: Doanh nghiệp muốn thay đổi quy trình làm việc hoặc chuyển đổi sang công nghệ mới.
- Thay đổi cạnh tranh: Đối mặt với cạnh tranh, doanh nghiệp cần tạo ra lợi thế cạnh tranh và bảo vệ vị thế trên thị trường.
>>>> XEM THÊM:
- Biểu đồ nhân quả là gì? Nguyên nhân gốc rễ và quy trình áp dụng
- CCO là gì? Các tiêu chí trở thành Giám đốc kinh doanh CCO
2. Vai trò của quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp
Trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày càng biến động, các doanh nghiệp cần phải chủ động thay đổi để thích ứng và phát triển. Hoạt động quản trị sự thay đổi của tổ chức giúp xác định, triển khai và quản lý một cách hiệu quả, bao gồm:
- Thay đổi ở từng cá nhân: Mô hình quản trị sự thay đổi bắt đầu từ từng cá nhân với phương châm chỉ khi mỗi người thay đổi thì tổ chức mới có thể thay đổi. Do đó, doanh nghiệp cần chú trọng đến việc truyền thông, đào tạo và hỗ trợ nhân viên trong quá trình điều chỉnh.
- Tối ưu hóa chi phí: Chi phí không được tối ưu có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng như: giảm năng suất, thiếu sự hỗ trợ từ nhà quản lý, gián đoạn hoạt động, mất nhân tài,... Để giảm thiểu những hậu quả này, mỗi doanh nghiệp cần chủ động tiếp cận quá trình thay đổi bằng cách đặt trọng tâm vào yếu tố con người.
- Thích nghi với sự thay đổi của môi trường kinh doanh: Sự thay đổi nhanh chóng và phức tạp của môi trường kinh doanh ngày nay đòi hỏi các doanh nghiệp phải liên tục đổi mới để thích ứng. Quản lý sự thay đổi trong doanh nghiệp hỗ trợ xác định, triển khai và đảm bảo sự thay đổi hoạt động bình thường.
- Tăng khả năng thành công: Quy trình quản trị sự thay đổi có vai trò quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp, đặc biệt là trong các trường hợp như đưa công nghệ mới vào quy trình hoạt động, thay đổi ban lãnh đạo, thay đổi văn hóa doanh nghiệp, sáp nhập và mua lại, khủng hoảng kinh tế.
>>>> XEM THÊM: Quản trị rủi ro là gì? Vai trò và quy trình quản trị rủi ro hiệu quả
3. Nguyên tắc cốt lõi áp dụng quản trị sự thay đổi thành công
Để thành công trong quản trị sự thay đổi, ngoài việc hiểu rõ về định nghĩa quản trị sự thay đổi là gì thì doanh nghiệp cũng cần nắm bắt và áp dụng chính xác các nguyên tắc cốt lõi. Dưới đây là 4 giá trị cơ bản công ty nên tuân thủ để đạt được hiệu quả trong quá trình quản lý thay đổi:
3.1. Kiểm soát tiến độ theo đúng kế hoạch
Thực hiện đúng theo kế hoạch là nguyên tắc đầu tiên doanh nghiệp cần tuân thủ để quản trị sự thay đổi thành công. Trong đó, các đơn vị kinh doanh cần đảm bảo thực hiện được những nhiệm vụ cụ thể, bao gồm:
- Giúp mọi người hiểu rõ về sự thay đổi, bao gồm ý nghĩa, mục đích và tác động đến họ.
- Xác định các tiêu chí đo lường sự thành công của kế hoạch và thường xuyên theo dõi, đánh giá kết quả đạt được.
- Phân tích các bên liên quan, xác định những người có ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch và đánh giá mức độ quan trọng của từng cá nhân.
- Cung cấp các hỗ trợ cần thiết để giúp mọi người chuyển đổi từ thói quen, phương pháp cũ sang điều chỉnh mới.
- Đảm bảo rằng mọi người luôn nhận được sự hỗ trợ từ các cấp lãnh đạo, chuyên gia, đồng nghiệp,... trong suốt quá trình thực hiện sự thay đổi.
3.2. Đảm bảo sự phù hợp trong kế hoạch thay đổi
Kế đến, doanh nghiệp cần tuân thủ nguyên tắc thứ hai là đảm bảo sự thay đổi phù hợp của kế hoạch. Điều này bao gồm việc xác định các yếu tố cần thiết để thực hiện thay đổi thành công, cụ thể:
- Sự hỗ trợ: Kế hoạch thay đổi cần có sự trợ giúp từ các bên liên quan, bao gồm lãnh đạo, nhân viên, khách hàng, đối tác,... Nhà quản trị cần xác định các nguồn hỗ trợ và tài trợ cần thiết để ủng hộ sự thay đổi, chẳng hạn như nguồn nhân lực, tài chính, vật chất,...
- Sự tham gia: Việc thay đổi sẽ thành công hơn nếu được sự tham gia của các bên, bao gồm cả nguồn lực nội bộ và bên ngoài.
- Sự quan tâm: Để sự thay đổi được chấp nhận, nhà quản lý cần thu hút sự quan tâm, ủng hộ từ nhân viên của chính tổ chức, các đối tác và bên liên quan. Điều này có thể được thực hiện thông qua các hoạt động truyền thông, đào tạo,...
- Sự tác động: Hoạt động thay đổi cần mang lại những tác động tích cực cho tổ chức. Nhà quản trị khi đó cần hình dung về thành công mà doanh nghiệp mong muốn, xác định những tác động mà sự thay đổi sẽ mang lại và những mục tiêu muốn đạt được.
3.3. Thấu hiểu sự thay đổi
Không chỉ quan tâm về kế hoạch triển khai, công ty còn cần đảm bảo sự thấu hiểu quy trình quản lý sự thay đổi. Nguyên tắc này bao gồm việc hiểu lý do cần thay đổi, mục tiêu, giá trị mang lại cho tổ chức, tác động của thay đổi đối với thành viên nhóm và phương pháp làm việc của mọi người.
Các câu hỏi sau đây có thể giúp doanh nghiệp khám phá, hiểu rõ hơn về nguyên tắc này:
- Lý do cần thay đổi là gì? Mục tiêu của những thay đổi này được đặt ra như thế nào?
- Giá trị mà những thay đổi này đem lại cho tổ chức là gì?
- Những điều chỉnh sẽ mang lại những lợi ích gì cho thành viên nhóm?
- Sự thay đổi sẽ làm thay đổi phương pháp làm việc của mọi người như thế nào?
- Để sự thay đổi thành công, mọi người cần làm gì?
3.4. Giao tiếp thường xuyên
Cuối cùng, giao tiếp thường xuyên sẽ là chìa khóa để tạo ra sự đồng thuận và ủng hộ cho sự thay đổi, giúp mọi người hiểu rõ về lý do, mục tiêu và tác động của hoạt động này. Giao tiếp thường xuyên cũng cho phép doanh nghiệp giải quyết các lo ngại, thắc mắc, nhằm giảm bớt sự phản kháng và thúc đẩy sự chấp thuận.
>>>> XEM THÊM:
- Mô hình Canvas là gì? 8 bước lập kế hoạch canvas hiệu quả
- Kinh tế thị trường là gì? Tổng quan về ưu và nhược điểm
4. Quy trình 6 bước thực hiện quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp
Bên cạnh những nguyên tắc cần đặc biệt tuân thủ thì để quản lý sự thay đổi trong doanh nghiệp, nhà quản trị cũng cần lưu ý triển khai chính xác quy trình 6 bước dưới đây:
4.1. Bước 1: Đánh giá và phân tích
Ở bước đầu tiên này, các đơn vị kinh doanh cần đảm bảo xác định rõ 3 vấn đề sau:
- Xác định nhu cầu thay đổi: Nhận định rõ ràng nguyên nhân và mục tiêu của sự thay đổi.
- Phân tích tình hình hiện tại: Đánh giá thực trạng của tổ chức, bao gồm các yếu tố như: văn hóa, con người, quy trình, công nghệ,...
- Phân tích tác động của sự thay đổi: Xem xét, ước tính tác động của sự thay đổi đối với tổ chức, bao gồm cả tác động tích cực và tiêu cực.
4.2. Bước 2: Lên kế hoạch triển khai các thay đổi
Để bản kế hoạch triển khai các thay đổi được hoàn thiện, giảm thiểu tối đa những sai sót, tổ chức cần chuẩn bị kỹ lưỡng các yếu tố bao gồm:
- Xác định các bước cần thực hiện để triển khai sự thay đổi.
- Ước định thời hạn cụ thể cho từng bước thực hiện.
- Phân định rõ ràng người chịu trách nhiệm cho từng bước triển khai.
- Xác định các nguồn lực cần thiết để triển khai sự thay đổi, bao gồm nhân lực, tài chính, công nghệ,...
- Xây dựng các phương án dự phòng cho những tình huống phát sinh ngoài dự kiến.
4.3. Bước 3: Triển khai thay đổi
Thực hiện các hoạt động đã được lên kế hoạch là bước quan trọng để đạt được mục tiêu, bao gồm việc triển khai các thay đổi về quy trình, công nghệ, hệ thống, văn hóa,... Hoạt động này cũng cần có sự dẫn dắt và cam kết mạnh mẽ từ cấp lãnh đạo thể hiện qua việc những nhà quản trị:
- Cung cấp tầm nhìn và định hướng rõ ràng cho sự thay đổi.
- Tạo ra môi trường thuận lợi cho sự thay đổi.
- Hỗ trợ và khuyến khích các thành viên trong tổ chức tham gia vào sự thay đổi.
Những yếu tố này có thể sẽ tạo ra sự ủng hộ và hợp tác từ các thành viên trong tổ chức, từ đó giúp cho quá trình thay đổi diễn ra suôn sẻ và đạt được kết quả mong muốn.
4.4. Bước 4: Theo dõi và đánh giá quy trình thực hiện
Sau khi những thay đổi đã được triển khai, hoạt động kế tiếp doanh nghiệp cần thực hiện là theo dõi và đánh giá. Cụ thể ở giai đoạn này, nhà quản trị cần hoàn thành một số nhiệm vụ chính như:
- Thiết lập các chỉ số để theo dõi hiệu quả của các thay đổi.
- Lấy dữ liệu và thông tin liên quan đến quá trình thực hiện các thay đổi.
- Xử lý dữ liệu và thông tin để đề xuất các giải pháp cải tiến.
- Kiến nghị các biện pháp để nâng cao hiệu quả của các thay đổi.
4.5. Bước 5: Cải tiến liên tục
Đặc biệt, hoàn tất quá trình kiểm tra và đánh giá doanh nghiệp có thể rút ra được những mặt tốt và chưa tốt của hoạt động quản trị sự thay đổi trong tổ chức. Lúc này, công ty cần có sự nhìn nhận, rút kinh nghiệm cũng như tìm phương án cải tiến, khắc phục những điểm yếu cũng như phát huy thêm những thành tựu. Nhiệm vụ cụ thể của bước này bao gồm:
- Thường xuyên theo dõi và đánh giá hiệu quả của các thay đổi.
- Nghiên cứu các cách để cải thiện các thay đổi.
- Áp dụng các cải tiến mới một cách kịp thời.
4.6. Bước 6: Dự phòng các trường hợp rủi ro
Đây là một nhiệm vụ quan trọng nhằm giảm thiểu những tác động tiêu cực của rủi ro đối với sự thành công của quá trình thay đổi toàn diện trong tổ chức. Bước này bao gồm các hoạt động như xác định những rủi ro tiềm ẩn, đánh giá khả năng tác động, tìm kiếm và áp dụng những giải pháp dự phòng. Việc dự phòng rủi ro là một quá trình cần được thực hiện xuyên suốt cũng như cập nhật thường xuyên để phù hợp với tình hình thực tế.
5. Phương pháp quản trị sự thay đổi hiệu quả cho doanh nghiệp
Sự thay đổi là một phần không thể tránh khỏi trong bất kỳ tổ chức nào. Để quản lý sự thay đổi thành công, các nhà quản lý cần áp dụng các phương pháp phù hợp. Dưới đây là một số gợi ý cụ thể mà doanh nghiệp có thể tham khảo, lựa chọn:
- Quản trị thay đổi tập trung vào con người: Nhân viên là yếu tố quan trọng nhất trong bất kỳ quá trình thay đổi nào. Bởi, nếu không có sự đồng thuận và hưởng ứng của nhân viên, hoạt động điều chỉnh, thích ứng của tổ chức sẽ không thể thành công. Do đó, các tổ chức cần tập trung vào con người trong kế hoạch quản trị thay đổi, thông qua các hoạt động sau: Xây dựng kế hoạch truyền thông rõ ràng, thực hiện các cuộc họp và đối thoại thường xuyên, triển khai đào tạo và hỗ trợ cá nhân.
- Đo lường và theo dõi tiến trình thay đổi: Việc đo lường và theo dõi tiến trình thay đổi giúp các tổ chức đánh giá được hiệu quả của quá trình điều chỉnh. Từ đó sẽ giúp nhà quản lý kịp thời khắc phục các kế hoạch và chiến lược nếu cần thiết.
- Ứng dụng công nghệ: Đây là một công cụ hữu ích giúp các tổ chức quản trị thay đổi hiệu quả. Các doanh nghiệp có thể áp dụng yếu tố này thông qua các giải pháp như: sử dụng các phần mềm quản lý dự án, tận dụng các công cụ truyền thông nội bộ, công cụ đào tạo trực tuyến.
6. 3 Mô hình quản trị sự thay đổi trong tổ chức
Dưới đây là 3 mô hình quản trị sự thay đổi trong tổ chức mà các doanh nghiệp có thể tham khảo, cân nhắc áp dụng:
- Mô hình Kurt Lewin: Đây là một trong những mô hình đơn giản và hiệu quả nhất để quản trị sự thay đổi trong tổ chức, giúp mô tả quá trình điều chỉnh như một quá trình chuyển đổi từ trạng thái cân bằng ban đầu sang trạng thái cân bằng mới. Mô hình Kurt Lewin sẽ bao gồm ba giai đoạn chính: Unfreeze (Rã đông), Change (Thay đổi), Refreeze (Đóng băng lại).
- Mô hình ADKAR của Prosci: Mô hình ADKAR thường tập trung vào việc cung cấp cho nhân viên những yếu tố cần thiết để thích nghi với sự thay đổi. ADKAR sẽ được thực hiện với 5 yếu tố: Awareness (Nhận thức), Desire (Mong muốn), Knowledge (Kiến thức), Ability (Khả năng), Reinforcement (Củng cố).
- Mô hình Bridges Transition: Với mô hình này, khi áp dụng doanh nghiệp sẽ chú trọng hơn vào việc xác định các giai đoạn chuyển đổi của nhân viên phải đối mặt với những sự điều chỉnh. Đây là cơ sở quan trọng để nhà quản lý có thể xây dựng chiến lược hỗ trợ người lao động trong quá trình quản trị thay đổi. Thông thường, mô hình Bridges Transition được triển khai với ba giai đoạn chính: Endings (Kết thúc), Neutral Zone (Vùng trung lập), New Beginnings (Khởi đầu mới).
Như vậy, quản trị sự thay đổi là một quá trình quan trọng đối với sự phát triển của các tổ chức, doanh nghiệp. Việc nắm vững các nguyên tắc, quy trình triển khai mô hình quản trị sự thay đổi hiệu quả sẽ giúp công ty vượt qua những khó khăn, thách thức trong quá trình thay đổi và đạt được mục tiêu mong muốn. Đừng quên theo dõi các bài viết khác trên website 1C Việt Nam để cập nhật những thông tin hữu ích về quản trị doanh nghiệp nhé!
>>>> XEM THÊM: