AOP là gì? 7 Bước xây dựng AOP mang lại hiệu quả cao
AOP là gì? Kế hoạch AOP là một yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình phát triển của doanh nghiệp, đặc biệt là trong các hoạt động kinh doanh. Để hiểu rõ khái niệm AOP là gì và các bước xây dựng AOP hiệu quả, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé!
>>>> TÌM HIỂU NGAY:
- Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp trong thời đại 4.0
- Hệ thống quản trị doanh nghiệp là gì? Cách xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp
1. AOP là gì?
AOP (Annual Operating Plan) là một công cụ giúp định hướng các mục tiêu hoạt động, kế hoạch kinh doanh và ngân sách thu chi dự kiến trong một năm. Một bảng AOP sẽ bao gồm các thông tin chính xác về công việc, nhiệm vụ, mục tiêu của từng bộ phận cùng các hạn mức tài chính tương ứng. Nhờ đó, các phòng ban, đội nhóm sẽ nắm rõ được mục tiêu cần đạt được để đưa ra những chiến lược cụ thể và nhanh chóng hoàn thành công việc được giao.
Mục tiêu của kế hoạch AOP chính là kết hợp các dự báo, ngân sách và kế hoạch từ các bộ phận khác nhau để tạo thành một khối thống nhất cho doanh nghiệp. AOP giúp các bộ phận, phòng ban thống nhất mục tiêu và đưa ra những tiêu chuẩn phù hợp để cùng nhau thực hiện. Qua đó, AOP sẽ đảm bảo doanh nghiệp hoạt động một cách trơn tru, đúng hướng và đem lại hiệu quả.
>>>> THAM KHẢO NGAY: Quản trị doanh nghiệp là gì? Chức năng và nguyên tắc áp dụng
2. Các tiêu chí cần có của một bản AOP tốt
Một kế hoạch AOP càng chi tiết thì càng đảm bảo ban lãnh đạo theo dõi tình hình và quản lý tốt các khâu vận hành hiệu quả. Dưới đây là những tiêu chí mà kế hoạch AOP cần có:
- Tương thích với mục tiêu chiến lược: Kế hoạch AOP cần đảm bảo các hoạt động được diễn ra theo đúng hướng đi của doanh nghiệp.
- Chính xác và thực tiễn: AOP cần được thiết lập dựa trên các dự báo kinh doanh đúng đắn và các mục tiêu thực tế để kế hoạch được diễn ra hiệu quả.
- Đầy đủ và cụ thể: Một kế hoạch AOP hoàn chỉnh cần bao gồm các hoạt động và mục tiêu cụ thể đối với từng bộ phận và khu vực của doanh nghiệp.
- Phân bổ rõ ràng: Kế hoạch AOP cần nêu rõ các hoạt động và mục tiêu của từng bộ phận và khu vực của doanh nghiệp.
- Linh hoạt và có thể điều chỉnh: Kế hoạch AOP cần đảm bảo tính linh hoạt và dễ dàng điều chỉnh để đáp ứng cho sự thay đổi trong quá trình thực hiện.
>>>> KẺO BỎ LỠ: Quy trình kinh doanh là gì? Các bước thiết kế bản đồ quy trình
3. Vai trò của AOP trong kinh doanh
Kế hoạch AOP đóng vai trò vô cùng lớn trong quá trình phát triển bền vững của doanh nghiệp. Đối tượng chính thực hiện kế hoạch AOP thường là CEO, các bộ phận quản lý chiến lược, quản lý kinh doanh, quản lý tài chính và quản lý sản xuất. Lúc này, nhà lãnh đạo cần chú trọng nghiên cứu thị trường, quan sát nguồn lực trước khi tiến hành thiết lập mục tiêu dựa trên định hướng rõ ràng.
3.1 Trong lĩnh vực kinh doanh
Xây dựng một AOP toàn diện là một nhiệm vụ hàng đầu và không thể thiếu trong kinh doanh, giúp thúc đẩy doanh nghiệp phát triển. Cụ thể:
- Hỗ trợ doanh nghiệp xác định đầy đủ và chính xác các mục tiêu, tạo nền tảng để các bộ phận phấn đấu và hướng đến một mục tiêu chính xác, thống nhất và không bị chệch hướng.
- Hỗ trợ ban lãnh đạo đánh giá, giám sát và điều chỉnh các hoạt động của phòng ban, bộ phận và quy trình trong doanh nghiệp.
- Đảm bảo doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tiến độ thực hiện mục tiêu.
- Là tiền đề để dự đoán và định hướng dễ dàng cho các hoạt động của doanh nghiệp trong nhiều năm tiếp theo.
3.2 Đối với các nhà tiếp thị và chủ doanh nghiệp
Kế hoạch AOP sẽ là trợ thủ đắc lực cho các nhà tiếp thị và chủ doanh nghiệp hoàn thiện kỹ năng lên kế hoạch, thực thi chiến lược và tạo ra một bức tranh tổng quát về 1 năm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Qua đó, giúp nhà tiếp thị và chủ doanh nghiệp ước tính khả năng tài chính, thực hiện thu chi hiệu quả và đảm bảo tối ưu về mặt lợi nhuận.
>>>> TÌM HIỂU NGAY: Quản lý thông tin doanh nghiệp là gì? Lợi ích đối với doanh nghiệp
4. 7 bước xây dựng AOP bài bản mang lại hiệu quả cao
4.1 Bước 1: Tập hợp đội ngũ nhân viên
Yếu tố quan trọng tạo nên thành công của bảng kế hoạch AOP chính là có mộ đội ngũ thực hiện lên kế hoạch chuyên nghiệp. Do đó, việc cho phép nhân viên tham gia và đưa ra ý kiến sẽ giúp nhà lãnh đạo có cái nhìn tổng thể về hoạt động của doanh nghiệp, từ đó định hướng và xác định những mục tiêu chính xác nhất. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng một số nhân viên tư vấn nội bộ hoặc thuê ngoài để hỗ trợ xây dựng kế hoạch được hiệu quả hơn.
4.2 Bước 2: Phân tích dữ liệu từ các năm trước
Sau khi đã tập hợp đội ngũ nhân viên, doanh nghiệp cần nhìn lại và đánh giá hiệu quả kinh doanh từ các năm trước, có thể thông qua báo cáo tài chính, báo cáo ngân sách… để định hướng cơ bản cho quá trình xây dựng kế hoạch AOP. Ngoài ra, việc đánh giá lại các hoạt động trong quá khứ còn giúp doanh nghiệp nắm bắt những giai đoạn cao điểm cần tập trung ngân sách, nguồn lực và các hoạt động cần thiết để xây dựng một bản kế hoạch hàng năm toàn diện nhất.
4.3 Bước 3: Đặt ra các mục tiêu cụ thể và thực tế
Việc đặt ra các mục tiêu cụ thể và sát thực tế là rất quan trọng, đặc biệt là khi xây dựng kế hoạch AOP. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau để tránh sai sót:
- Không nên đặt ra quá nhiều mục tiêu, thay vào đó chỉ cần đặt ra tối đa 5 mục tiêu chính để mọi phòng ban dễ dàng thực hiện.
- Quan sát và đánh giá tình hình hoạt động của từng bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp.
- Phân loại các yếu tố không mang lại hiệu quả hoạt động.
- Xác định những nội dung cần thay đổi hoặc điều chỉnh để đem lại hiệu quả hơn.
- Đánh giá cơ cấu tổ chức doanh nghiệp và đề xuất các thay đổi nếu có.
- Xác định những kết quả cụ thể nhằm phát triển hoạt động chung của toàn bộ doanh nghiệp.
4.4 Bước 4: Xác định và thiết lập KPI
Dựa vào các kết quả đạt được đã vạch ra ở bước trên, doanh nghiệp cần thiết lập những chỉ số đo lường hiệu quả và mức độ hoàn thành các mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp. Từ đó tiếp tục phát triển KPI và những nhiệm vụ cụ thể mà các nhân sự, phòng ban cần thực hiện, giúp toàn bộ quá trình được chú trọng vào những yếu tố cốt lõi nhất.
4.5 Bước 5: Lập ngân sách hàng tháng
Để duy trì khả năng tài chính và hoạt động thu chi trong một năm, doanh nghiệp có thể lập ngân sách hàng tháng để quản lý dễ dàng hơn. Đồng thời, áp dụng ngân sách riêng cho từng trường hợp như tăng giá vốn, giai đoạn không sinh lợi nhuận hoặc mua tài sản dài hạn để đảm bảo ngân sách chung không bị bội chi.
4.6 Bước 6: Chuẩn bị kế hoạch dự phòng cho các rủi ro
Việc xem xét những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình lập kế hoạch AOP là điều cần thiết, bao gồm: Điều gì ngăn doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình? Điều gì có thể xảy ra trong mọi khía cạnh của doanh nghiệp?
Sau đó, doanh nghiệp có thể xây dựng bộ giải pháp khả thi cho kế hoạch hoạt động hàng năm. Như vậy, doanh nghiệp sẽ chuẩn bị sẵn sàng nếu dự án thất bại nhưng không ảnh hưởng đến tổng thể chung.
4.7 Bước 7: Thực hiện kiểm tra định kỳ
Doanh nghiệp nên lựa chọn thời điểm phù hợp để đánh giá kế hoạch, công việc cần làm bao gồm: Giám sát, theo dõi tiến độ kế hoạch AOP, phân tích KPI, xác định các yếu tố gây cản trở… Điều này sẽ giúp doanh nghiệp xác nhận kế hoạch thành công hay thất bại để thực hiện các giải pháp cải thiện kịp thời.
>>>> XEM THÊM: Hoạch định chiến lược là gì? Quy trình lập kế hoạch chuyên nghiệp
5. Những tác hại khi không áp dụng AOP
Như đã đề cập, kế hoạch AOP có vai trò định hướng cho toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một năm. Vì thế, không có một kế hoạch toàn diện như AOP thì sẽ là một sự thiếu sót nghiêm trọng, gây nên những tác động tiêu cực cho doanh nghiệp. Chẳng hạn như:
- Nếu xác định mục tiêu không rõ ràng và đầy đủ sẽ khiến hoạt động của các phòng ban mất đi sự liền mạch, thiếu đồng nhất.
- Kế hoạch của từng giai đoạn trong năm sẽ trở nên lan man và chệch hướng nếu không có mục tiêu cụ thể.
- Nhiệm vụ của các nhân sự và phòng ban trong doanh nghiệp sẽ không được phân bổ hợp lý, dẫn đến nhiều vấn đề và rủi ro phát sinh.
- Gặp trở ngại khi đánh giá và quản lý hoạt động kinh doanh vì không có mục tiêu và định hướng ban đầu.
- Khó khăn trong việc xây dựng giải pháp hoặc các phương án dự phòng trong trường hợp xảy ra những thay đổi, rủi ro hoặc các tình huống xấu không thể lường trước.
>>>> XEM THÊM: Hướng dẫn đánh giá và phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh
6. Hỗ trợ quản lý xác định các chỉ số mục tiêu và chiến lược hiệu quả với 1C:ERP
Giải pháp quản trị doanh nghiệp 1C:ERP là một công cụ mạnh mẽ sở hữu nền tảng công nghệ hiện đại mang tính toàn cầu và khả năng triển khai nhanh ít hơn 2 lần so với các giải pháp khác. Đây là lựa chọn tối ưu, giúp doanh nghiệp quản lý mục tiêu và đưa ra chiến lược AOP phù hợp nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh, đồng thời vượt qua những thử thách về công nghệ trong thời đại số. Giải pháp 1C:ERP luôn được nhiều nhà quản trị áp dụng vào vận hành doanh nghiệp với những điểm mạnh sau đây:
- Hỗ trợ tự động hóa toàn bộ quy trình và công việc liên quan đến lập kế hoạch hàng năm.
- Hệ thống với tính mở giúp doanh nghiệp làm chủ công nghệ, làm chủ giải pháp và giảm thiểu sự phụ thuộc vào nhà cung cấp.
- Cung cấp tùy chỉnh nhanh chóng các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.
- Giải pháp tương thích với nhiều nền tảng sẵn có của doanh nghiệp, các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu, hệ điều hành hoặc trình duyệt phổ biến.
- 1C:ERP cho phép nhà quản trị xác định các chỉ số mục tiêu và thiết lập báo cáo theo thời gian thực. Đồng thời, dễ dàng truy cập hệ thống mọi lúc để kịp thời đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn.
- Giải pháp cung cấp nhiều lựa chọn về chỉ số hiệu suất, cho phép doanh nghiệp phân tích và so sánh các chỉ số một cách chi tiết và trực quan.
- Hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi các chỉ số mục tiêu để kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch.
- Sẵn sàng các biểu mẫu đa dạng, trực quan cho từng loại báo cáo phân tích, nhằm đưa ra các quyết định một cách hiệu quả.
- Tính năng linh hoạt giúp nhà quản trị dễ dàng truy cập vào hệ thống bằng thiết bị di động để thực hiện nghiệp vụ, bao gồm: Phân loại mục tiêu, truy cập vào các thông tin liên hệ của đối tác, đồng bộ dữ liệu nhằm tăng hiệu suất vận hành.
7. Câu hỏi thường gặp về AOP
Bên cạnh những kiến thức xoay quanh về kế hoạch AOP là gì, nhiều người thường thắc mắc về một số vấn đề về đối tượng thực hiện kế hoạch AOP là ai?, làm thế nào để phân biệt AOP và kế hoạch ngân sách?, và các biến thể của AOP trong doanh nghiệp?. Dưới đây là các câu trả lời vắn tắt cho những câu hỏi trên:
7.1 AOP bao gồm những gì?
Một kế hoạch AOP hoàn chỉnh phải bao gồm các kế hoạch chiến lược và chiến thuật của doanh nghiệp cho năm tiếp theo. Chẳng hạn như:
- Mô tả lại bối cảnh chiến lược và ngân sách thực hiện.
- Diễn giải về cơ cấu tổ chức và kế hoạch để hỗ trợ các chiến lược.
- Trình bày rõ ràng mục tiêu định hướng của doanh nghiệp và OKRs.
- Bảng phân tích các số liệu mà nhà quản trị sẽ sử dụng để theo dõi toàn bộ tiến trình.
7.2 Phân biệt AOP và kế hoạch ngân sách
Nhìn chung, cả AOP và kế hoạch ngân sách đều đề cập cấu trúc tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hai khái niệm này vẫn tồn tại sự khác biệt rõ rệt, cụ thể như: Kế hoạch AOP là một tài liệu mô tả các mục tiêu cụ thể, trọng tâm của từng bộ phận. Trong khi đó, kế hoạch ngân sách lại dựa trên nhiều con số hơn và bao gồm các mục tiêu về doanh thu, các giả định tài chính và dự báo chi phí.
Như vậy, bài viết trên đã trình bày chi tiết về AOP là gì và các bước xây dựng kế hoạch AOP hoàn chỉnh để giúp doanh nghiệp quản lý chỉ số mục tiêu và chiến lược hiệu quả. Thông qua đó, hy vọng các nhà quản trị đã hiểu được khái quát về chủ đề này, từ đó áp dụng hiệu quả vào thực tiễn để tạo ra hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu có thêm bất kỳ thắc mắc nào về giải pháp 1C:ERP, vui lòng liên hệ đến 1C Việt Nam để được hỗ trợ chi tiết và nhanh chóng nhất.
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: