Hệ thống quản trị doanh nghiệp là gì? Cách xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp
Hệ thống quản trị doanh nghiệp được xem như trung tâm của tổ chức, giúp điều hành, kiểm soát, tối ưu hóa mọi hoạt động kinh doanh từ quy trình sản xuất, quản lý nhân sự đến chiến lược tiếp thị và tương tác với khách hàng. Vậy hệ thống quản lý doanh nghiệp là gì? Cách để xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu ngay dưới đây.
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ:
- Quy trình kinh doanh là gì? Các bước thiết kế bản đồ quy trình
- Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Ý nghĩa và cách tối ưu hiệu quả
- 5M là gì? Phân tích mô hình 5M được sử dụng trong doanh nghiệp
1. Hệ thống quản trị doanh nghiệp là gì?
Hệ thống quản trị doanh nghiệp là một bộ công cụ, phương tiện hỗ trợ tổng thể cho doanh nghiệp trong quản lý, đánh giá, điều hành các dự án, nguồn nhân lực và tài nguyên. Thay vì quản lý rời rạc, thiếu liên kết, hệ thống quản lý doanh nghiệp sẽ giúp tăng cường tính hiệu quả và giảm thiểu sai sót trong hoạt động vận hành.
2. Lợi ích khi xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp
Xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp mang đến nhiều lợi ích vượt trội về tối ưu hóa quy trình, cải thiện hiệu suất hoạt động và tăng tính cạnh tranh:
2.1. Tăng lợi thế cạnh tranh
Triển khai hệ thống quản trị doanh nghiệp đòi hỏi một khoản đầu tư lớn, nhưng trong dài hạn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh. Thay vì áp dụng các quy trình làm việc lạc hậu, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nguồn lực thông qua phần mềm, giúp hiệu suất làm việc được cải thiện đáng kể. Từ đó, doanh nghiệp sẽ nổi bật hơn và giảm tỷ lệ sai sót so với đối thủ cạnh tranh.
2.2. Nâng cao hiệu quả làm việc
Hệ thống quản trị doanh nghiệp cung cấp một nền tảng toàn diện, loại bỏ các công việc lặp lại và giảm thiểu việc chuyển giao thông tin thủ công. Điều này giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả làm việc hàng ngày bằng cách tối ưu hóa quy trình. Tất cả nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận dữ liệu và kết nối với các phòng ban khác để hoàn thành nhiệm vụ.
2.3 Dự báo chính xác hơn về thị trường
Hệ thống quản lý doanh nghiệp cung cấp các báo cáo tổng hợp thời gian thực về khách hàng, doanh số bán hàng, giai đoạn cao điểm và nhiều thông tin khác. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về thị trường để dự báo tương lai. Dự báo chính xác hơn giúp doanh nghiệp tiết kiệm vốn, giảm chi phí kinh doanh và quản lý đội ngũ hiệu quả.
2.4 Tạo liên kết chặt chẽ trong nội bộ
Sự tương tác và liên kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp là yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động mạnh mẽ. Nếu doanh nghiệp hoạt động theo cách làm việc đơn lẻ, điều này có thể dẫn đến thất bại.
Áp dụng hệ thống ERP cho phép tập trung dữ liệu nhất quán trên một nền tảng, giúp các phòng ban chia sẻ thông tin, cộng tác mọi lúc, mọi nơi. Điều này giúp đội ngũ nhân sự duy trì giao tiếp, phối hợp xử lý công việc ngay cả khi ở các chi nhánh hoặc địa điểm khác nhau.
2.5 Sắp xếp các quy trình hợp lý
Hệ thống ERP hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa các quy trình công việc một cách dễ dàng và thuận tiện hơn. Dù là quy trình đơn giản hay phức tạp, doanh nghiệp cũng có thể sắp xếp và quản lý hợp lý bằng phần mềm, giảm thiểu các công đoạn thừa, không cần thiết.
2.6 Tiết kiệm chi phí
Hệ thống quản trị doanh nghiệp giúp giảm chi phí và cho phép doanh nghiệp sử dụng ngân sách vào các lĩnh vực cần thiết khác. Doanh nghiệp cũng có thể quản lý hoạt động một cách chủ động, ngăn chặn gián đoạn, chậm trễ và đưa ra quyết định nhanh chóng. Với giải pháp phù hợp và nhà cung cấp đáng tin cậy, doanh nghiệp sẽ đạt được ROI mạnh mẽ.
>>>> ĐỌC THÊM:
- TOP 9 phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả tốt hiện nay
- CEO là gì? Vai trò, kỹ năng cần thiết để trở thành CEO
- CMO là gì? Vai trò của giám đốc Marketing trong doanh nghiệp
2.7 Báo cáo tùy chỉnh
Phần mềm ERP giúp xây dựng báo cáo dễ dàng, linh hoạt, phù hợp với mọi nhu cầu. Doanh nghiệp có thể cải thiện khả năng báo cáo, phản hồi nhanh chóng đối với các yêu cầu dữ liệu phức tạp. Phần mềm ERP cũng cho phép người dùng dễ dàng truy xuất các dữ liệu mong muốn và trình bày theo hình thức biểu đồ, biểu mẫu theo yêu cầu. Người dùng có thể tự chạy báo cáo cá nhân mà không cần sự hỗ trợ công nghệ thông tin, giúp tiết kiệm thời gian xử lý công việc.
3. Vai trò của hệ thống quản lý trong doanh nghiệp
Với sự hỗ trợ của hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP, doanh nghiệp có thể thiết lập một bộ máy quản trị toàn diện, áp dụng những tiến bộ công nghệ phù hợp. Hệ thống quản trị doanh nghiệp còn đóng vai trò quan trọng trong các khía cạnh sau:
- ERP cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh theo nhu cầu, đặc thù riêng.
- ERP thích ứng tốt với sự thay đổi, phát triển của doanh nghiệp.
- ERP cung cấp nguồn dữ liệu đáng tin cậy, quyền truy cập từ các vị trí và thiết bị khác nhau.
- ERP cải thiện độ chính xác và nhất quán của dữ liệu.
- ERP bảo vệ tài nguyên thông tin và ngăn chặn rủi ro mất mát hoặc lộ dữ liệu.
>>>> TÌM HIỂU NGAY:
- 5 bước xây dựng bộ quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả
- Operation là gì? Tìm hiểu nhiệm vụ và lưu ý quan trọng
- Manager là gì? Các cách để trở thành Manager chuyên nghiệp
4. Các bước xây dựng hệ thống quản lý của một doanh nghiệp
Dưới đây là 6 bước quan trọng để xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP hiệu quả:
4.1 Thiết lập quy chế quản trị hệ thống
Doanh nghiệp sẽ tiến hành xây dựng quy chế quản lý nội bộ bao gồm các văn bản ban hành được áp dụng nội bộ nhằm điều hành, kiểm soát và quản lý công ty. Ngoài ra, các quy định này cũng liên quan đến hoạt động về tài chính, quản lý tài sản của doanh nghiệp.
4.2 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức
Trong giai đoạn này, nhà quản lý sẽ thực hiện các công việc sau:
- Tạo ra một sơ đồ tổ chức hợp lý để hỗ trợ thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp.
- Xây dựng bộ tài liệu chung, mô tả chức năng, nhiệm vụ của phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp.
- Thiết kế bản mô tả công việc cho các vị trí quan trọng.
- Xây dựng ma trận phân công nhiệm vụ, trách nhiệm giữa các phòng ban và bộ phận trong doanh nghiệp.
4.3 Xây dựng hệ thống quản trị về tài chính
Quản trị tài chính là việc quản lý các nguồn vốn của doanh nghiệp nhằm tối đa hóa lợi nhuận. Vì vậy, xây dựng hệ thống quản trị tài chính là nghiệp vụ quan trọng được thiết lập sau cơ cấu tổ chức và chức năng của các phòng ban. Trong giai đoạn này, cấp quản lý, các chuyên gia sẽ xây dựng quy trình, quy định, hướng dẫn để quản lý tạm ứng, quyết toán, theo dõi và thu hồi công nợ.
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ:
- Quản lý là gì? Nhà quản lý đóng vai trò gì trong tổ chức?
- Doanh số là gì? Doanh số và doanh thu khác nhau như thế nào?
4.4 Xây dựng hệ thống quản trị trong sản xuất kinh doanh
Hoạt động sản xuất kinh doanh là trụ cột của sự tồn tại và phát triển doanh nghiệp nhằm tạo ra lợi nhuận. Trong bước này, ban lãnh đạo cần thiết lập quy trình, hướng dẫn quản lý mua hàng, kiểm soát sản xuất, bán hàng, xử lý sản phẩm lỗi, quản lý xuất nhập tồn kho, xử lý thông tin khách hàng.
4.5 Xây dựng hệ thống quản trị nhân lực
Lao động là nguồn lực quan trọng của tổ chức và doanh nghiệp. Để quản lý hiệu quả đầu vào này, doanh nghiệp cần xây dựng các hệ thống bao gồm quy trình tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân sự, cũng như quy trình quản lý máy móc, bảo trì và sửa chữa.
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: Mô hình Canvas là gì? 8 bước lập kế hoạch Canvas hiệu quả
4.6 Xây dựng hệ thống quản trị hành chính
Trong bước này, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý thông tin, tài liệu, văn bản để đảm bảo sự hiệu quả và sắp xếp công việc hành chính một cách chặt chẽ, có tổ chức.
4.7 Kiểm soát ngân sách
Chi phí thực tế của hệ thống ERP thường vượt quá dự tính ban đầu của các tổ chức. Để kiểm soát chi phí một cách tối đa, doanh nghiệp cần thiết lập kế hoạch ngân sách chi tiết và thực hiện quyết toán định kỳ. Đồng thời, doanh nghiệp cần đề ra dự tính ngân sách từ giai đoạn đầu cho đến hai tháng sau khi hoàn thành công tác cải tiến hệ thống.
4.8 Theo dõi, đánh giá và đo lường hệ thống
Thành công trong việc áp dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP không chỉ phụ thuộc vào doanh số bán hàng mà còn liên quan đến quản lý sự thay đổi và tuân thủ của nhân viên. Do đó, doanh nghiệp cần thiết lập tiêu chuẩn đo lường dựa trên thời gian, hiệu suất hoặc kết quả bán hàng. Nhà lãnh đạo cũng nên theo dõi báo cáo công việc hàng ngày để nhận biết những ưu điểm và hạn chế trong quy trình làm việc mới.
Như vậy, xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp đúng cách là bước đi quan trọng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Để đạt được thành công trong triển khai hệ thống, lựa chọn đối tác kinh nghiệm và phù hợp là rất quan trọng. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu xây dựng và triển khai hệ thống quản trị doanh nghiệp, vui lòng liên hệ tới 1C Việt Nam để được hỗ trợ.
>>>> XEM THÊM: