Bảng tiến độ thi công: Quy trình lập bảng và tải mẫu mới nhất
Việc lập bảng tiến độ thi công đúng chuẩn giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và giám sát dự án nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu cách thiết lập bảng tiến độ cũng như mẫu tham khảo nhé.
>>> ĐỪNG BỎ LỠ:
- Quản lý tiến độ dự án là gì? 6 bước quản lý tiến độ hiệu quả
- Work From Home là gì? Cách Work From Home hiệu quả
1. Bảng tiến độ thi công là gì?
Bảng tiến độ thi công là một biểu đồ dùng để biểu diễn lịch trình hoặc công việc trong dự án theo thời gian. Đây là một công cụ quan trọng trong quản lý và lập kế hoạch dự án, giúp các công việc được theo dõi, lập kế hoạch và quản lý hiệu quả.
Bảng tiến độ thi công thường bao gồm những thành phần chính sau:
- Danh sách công việc: Liệt kê tất cả công việc hoặc nhiệm vụ cần thực hiện trong dự án. Những công việc này thường được xếp theo thứ tự và được đánh số hoặc đánh dấu để dễ nhận biết.
- Thời gian bắt đầu và kết thúc: Xác định thời gian dự kiến công việc sẽ bắt đầu cho tới khi hoàn thành.
- Thanh dấu thời gian: Được sử dụng để biểu diễn thời gian mà mỗi công việc sẽ diễn ra. Thanh này thường có độ dài tương ứng với thời gian ước tính cho từng công việc và có thể nối với nhau để thể hiện mối quan hệ giữa các công việc.
- Biểu đồ Gantt: Thường sử dụng những mũi tên hoặc đường kết nối để chỉ ra mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc. Điều này giúp xác định công việc nào phải hoàn thành trước khi công việc khác được thực hiện.
- Milestones (Cột mốc quan trọng): Được đánh dấu trên biểu đồ Gantt để làm nổi bật các sự kiện quan trọng trong tiến trình dự án.
>>>> XEM THÊM: Download mẫu báo cáo công việc & quy trình tạo form chi tiết
2. Download mẫu bảng tiến độ thi công bằng Excel chi tiết
Excel là một trong những công cụ được sử dụng trong nhiều tác vụ văn phòng. Doanh nghiệp có thể sử dụng Excel để lập bảng theo dõi tiến độ thi công. Dưới đây là mẫu bảng tiến độ thi công chi tiết mà doanh nghiệp có thể tham khảo, giúp quản lý dự án chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian hơn:
[Tải Ngay: Mẫu bảng tiến độ thi công bằng Excel]
>>> ĐỪNG BỎ LỠ: Tải mẫu bảng theo dõi công việc bằng Excel mới nhất 2024
3. Vì sao cần lập bảng theo dõi tiến độ thi công?
Lập bảng theo dõi tiến độ thi công là một yếu tố không thể thiếu trong quản lý dự án. Dưới đây là những lý do cụ thể tại sao cần lập bảng tiến độ thi công:
- Xác định kế hoạch và thời gian thực hiện: Bảng theo dõi tiến độ giúp xác định thời gian cần thiết cho từng công việc và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả. Điều này giúp tạo ra kế hoạch chi tiết để đảm bảo rằng các công việc được thực hiện theo đúng thời gian dự kiến.
- Theo dõi và đánh giá tiến độ: Lập bảng theo dõi tiến độ cho phép nhà quản trị theo dõi và so sánh tiến trình thực hiện dự án với kế hoạch ban đầu, cung cấp thông tin chi tiết về sự tiến triển của công việc và giúp xác định xem dự án đang diễn ra đúng hạn hay trễ hẹn không. Khi phát hiện sự chậm trễ, quản lý có thể đưa ra ngay biện pháp để khắc phục hoặc điều chỉnh để dự án vẫn đáp ứng được mục tiêu ban đầu.
- Quản lý nguồn lực: Theo dõi tiến độ giúp quản lý tài nguyên như lao động, vật liệu và thiết bị một cách hiệu quả. Điều này tránh lãng phí tài nguyên và giảm nguy cơ thiếu nguồn lực quan trọng trong quá trình thi công.
- Thông báo và giao tiếp: Bảng tiến độ thi công cung cấp thông tin minh bạch và rõ ràng về tiến trình dự án cho tất cả các bên liên quan, tạo cơ hội cho sự hiểu biết và giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong dự án, đảm bảo rằng mọi người có cùng một cái nhìn về tình hình dự án.
- Điều chỉnh kế hoạch: Khi có sự thay đổi hoặc vấn đề nảy sinh trong quá trình thi công, bảng theo dõi tiến độ giúp nhà quản lý thực hiện điều chỉnh kế hoạch một cách linh hoạt.
- Đánh giá hiệu suất: Dựa trên bảng tiến độ đã thiết lập, doanh nghiệp có thể đưa ra những đánh giá về hiệu suất dự án, xác định được đâu là điểm mạnh cần phát huy và đâu là điểm mạnh cần cải thiện để quy trình làm việc trong tương lai diễn ra tốt hơn.
>>>> XEM THÊM: [TẢI XUỐNG] 5 mẫu biên bản bàn giao công việc mới nhất 2024
4. Hướng dẫn lập bảng tiến độ thi công chi tiết
Bảng tiến độ thi công là một công cụ quan trọng để quản lý dự án một cách hiệu quả. Để lập bảng theo dõi tiến độ thi công chi tiết, doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình gồm các bước dưới đây:
4.1 Bước 1: Lên danh sách công việc
Bước đầu tiên trong việc lập bảng tiến độ là lên danh sách chi tiết về tất cả các công việc cần thực hiện trong dự án. Doanh nghiệp cần liệt kê tất cả công việc cần thực hiện trong dự án của bạn, bao gồm các công việc lớn và nhỏ. Dựa trên mục tiêu dự án, doanh nghiệp có thể bắt đầu với các ghi chú về các công việc cần thi công.
>>>> XEM THÊM: Scrum là gì? Quy trình tổ chức dự án theo Scrum
4.2 Bước 2: Xác định thời gian dự kiến
Tiếp theo, doanh nghiệp cần xác định thời gian dự kiến cần thiết cho từng công việc và nhiệm vụ. Dưới đây là cách mà nhà quản trị có thể thực hiện bước này:
- Xác định thời gian ước tính cho mỗi công việc: Sử dụng kinh nghiệm và thông tin từ những người chuyên môn trong lĩnh vực để ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi công việc.
- Xây dựng lịch trình ban đầu: Sắp xếp các công việc theo thứ tự và xây dựng một lịch trình ban đầu dựa trên thời gian ước tính, xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc.
- Xem xét yếu tố khó khăn và rủi ro: Khi xác định thời gian dự kiến, người quản lý cần xem xét những yếu tố khó khăn và rủi ro có thể ảnh hưởng đến tiến độ thi công, từ đó đưa ra phương án dự phòng hoặc điều chỉnh nếu cần.
4.3 Bước 3: Xác định mối quan hệ giữa các công việc
Bước tiếp theo trong quá trình lập bảng tiến độ là xác định mối quan hệ giữa các công việc. Cụ thể, doanh nghiệp cần xem xét công việc nào phải hoàn thành trước khi công việc khác bắt đầu. Các mối quan hệ này có thể là "bắt đầu - kết thúc" (FS - Finish to Start), "bắt đầu - bắt đầu" (SS - Start to Start), "kết thúc - kết thúc" (FF - Finish to Finish) hoặc bất kỳ kết hợp nào phù hợp với dự án của doanh nghiệp.
>>>> XEM THÊM: 8 phần mềm quản lý dự án kiểm soát tiến độ công việc hiệu quả
4.4 Bước 4: Sử dụng phần mềm hỗ trợ
Tại bước này, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hoặc công cụ hỗ trợ để xây dựng bảng tiến độ, tạo một biểu đồ thời gian dễ đọc và dễ quản lý.
4.5 Bước 5: Thêm các cột quan trọng
Một bảng tiến độ thi công chi tiết cần được thêm các cột quan trọng sau:
- Công việc: Thể hiện danh sách các công việc cần thực hiện.
- Thời gian thực hiện: Thể hiện thời gian dự kiến và kết thúc của từng đầu việc.
- Người thực hiện: Xác định người hoặc đội ngũ có trách nhiệm thực hiện từng công việc nhằm phân định rõ trách nhiệm và tạo sự minh bạch trong quản lý dự án.
- Trạng thái: Thể hiện trạng thái hiện tại của công việc (hoàn thành, đang thực hiện, chưa bắt đầu, chậm tiến độ,...).
- Chất lượng công việc: Đối với các công việc yêu cầu kiểm tra chất lượng, thêm cột để ghi chú kết quả kiểm tra và các biện pháp cần thực hiện nếu cần điều chỉnh.
4.6 Bước 6: Điền thông tin vào bảng tiến độ
Bước này yêu cầu nhập thông tin chi tiết về từng công việc vào bảng tiến độ với những cột thông tin chi tiết như đã tạo lập ở bước trên. Khi điền thông tin, doanh nghiệp chú ý đến cách trình bày thông tin như chế độ điền tự động, dạng hộp kiểm, dạng số liệu,... để mang đến cái nhìn trực quan và dễ nắm bắt nhất.
4.7 Bước 7: Cập nhật bảng tiến độ thường xuyên
Bảng tiến độ không chỉ là một tài liệu tĩnh mà cần phải được cập nhật thường xuyên để theo dõi tiến trình thực hiện dự án:
- Xác định thời gian cập nhật: Doanh nghiệp cần xác định lịch trình cụ thể cho việc cập nhật bảng tiến độ. Thông thường, bảng tiến độ nên được cập nhật hàng tuần hoặc hàng tháng.
- Thu thập thông tin từ người thực hiện: Liên hệ với người hoặc đội ngũ thực hiện công việc để thu thập thông tin về tiến độ thực hiện, thời gian hoàn thành hoặc bất kỳ vấn đề nào đang xảy ra.
4.8 Bước 8: Theo dõi và quản lý tiến độ
Bước cuối cùng trong quá trình lập bảng tiến độ là theo dõi và quản lý tiến độ dự án:
- Xem xét bảng tiến độ thường xuyên: Doanh nghiệp cần xem xét bảng tiến độ thường xuyên để theo dõi tiến trình dự án, phát hiện sớm các vấn đề và thực hiện điều chỉnh nếu cần.
- Xác định nguyên nhân của sự thay đổi: Khi có sự thay đổi trong tiến độ, doanh nghiệp xác định nguyên nhân của sự thay đổi, có thể là do vấn đề kỹ thuật, thiếu nguồn lực hay yếu tố ngoại vi.
- Đưa ra biện pháp điều chỉnh: Dựa trên thông tin về sự thay đổi và nguyên nhân, doanh nghiệp sẽ đưa ra các biện pháp điều chỉnh như điều chỉnh lịch trình, cấp thêm nguồn lực hoặc giải quyết vấn đề kỹ thuật.
- Lập báo cáo và giao tiếp: Doanh nghiệp cần báo cáo tiến độ cho những bên liên quan và trao đổi về tình hình dự án. Điều này giúp duy trì sự minh bạch và sự hiểu biết trong dự án.
- Theo dõi chất lượng và an toàn: Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng tiến độ không ảnh hưởng đến chất lượng công việc và an toàn lao động. Điều này đặc biệt quan trọng trong các dự án xây dựng.
>>> BẠN CÓ THỂ QUAN TÂM: Cross functional là gì? Xây dựng chiến lược nhóm đa chức năng
5. Phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management hỗ trợ lập và theo dõi tiến độ thi công
Phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management là một công cụ mạnh mẽ được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại, với mục đích hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa công tác quản lý văn bản, quy trình và điều hành công việc. Phần mềm cho phép lưu trữ thông tin tập trung trên một hệ thống duy nhất, hỗ trợ bảo mật và tiết kiệm chi phí tài chính một cách hiệu quả cũng như gia tăng hiệu suất vận hành.
Bên cạnh các phân hệ liên quan đến quản lý văn bản, quy trình và quản lý văn phòng số, phần mềm quản lý tiến độ thi công như 1C:Document Management còn cung cấp đầy đủ những tính năng cần có để lập và theo dõi tiến độ thi công hiệu quả bao gồm:
- Lập kế hoạch: 1C:Document Management cho phép doanh nghiệp tạo mới, điều chỉnh các công việc và phân bổ nhân sự hợp lý. Phần mềm có thể gán thời gian thực hiện của từng công việc, liên kết và thể hiện mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc theo FS, SS, SF, FF. Ngoài ra, thời gian kế hoạch của dự án được tính tự động trên cơ sở liên kết giữa các nhiệm vụ của dự án, lịch làm việc.
- Quản lý các hạng mục công việc của dự án: Người quản lý dễ dàng theo dõi các hạng mục của nhân viên từ chưa hoàn thành, đã hoàn thành, quá hạn, đang thực hiện quá hạn, thực hiện đúng hạn,… Đồng thời, 1C:Document Management còn hỗ trợ kiểm soát trạng thái công việc đang thực hiện và đã hoàn thành (dựa trên kế hoạch và thực tế), phân tích công lao động của nhân viên và biểu diễn sơ đồ Gantt trực quan. Từ đó, nhà quản lý có thể theo dõi và đánh giá tiến độ hạng mục công việc một cách chính xác hơn.
- Kiểm soát tiến độ dự án: Tính năng nhắc việc qua thông báo trên phần mềm, qua app di động, qua Email, SMS để người thực hiện nắm được mọi lúc mọi nơi. Phần mềm cũng dễ dàng thực hiện xin gia hạn và phê duyệt gia hạn. Nhà quản lý có thể phân tích dự án dựa trên hệ thống báo cáo trực quan, đa dạng cũng như thiết lập điểm kiểm soát Milestones (cột mốc quan trọng).
Với giao diện thân thiện, thông minh, người dùng dễ dàng thực hiện các thao tác và xử lý mọi công việc trên một hệ thống duy nhất. Đặc biệt, giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management còn được tích hợp trên ứng dụng di động nên người dùng có thể thực hiện công việc ở mọi lúc mọi nơi một cách nhanh chóng và tiện lợi. Ngoài ra, phần mềm cũng có thể dễ dàng được tùy chỉnh nhằm phục vụ các yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp mà không mất nhiều thời gian, nguồn lực. Đây cũng là điểm mạnh của 1C:Document Management giúp doanh nghiệp tăng tính linh hoạt trong điều hành và quản lý dự án.
Hy vọng rằng thông tin trong bài viết này đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quá trình lập bảng tiến độ thi công. Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ, doanh nghiệp có thể ứng dụng các phần mềm để hỗ trợ quản lý tiến độ dễ dàng, thuận tiện hơn bao giờ hết. Liên hệ ngay tới 1C Việt Nam để biết thêm thông tin chi tiết và nhận tư vấn hỗ trợ về phần mềm phù hợp với doanh nghiệp!
>>>> XEM THÊM: