Hệ thống thông tin nhân sự HRIS là gì? Chức năng và lưu ý triển khai
Trong thời đại cạnh tranh thị trường khốc liệt cùng sự phát triển của nền kinh tế 4.0, doanh nghiệp đòi hỏi phải đầu tư lực lượng nhân sự đủ vững vàng. Để làm được điều đó, trước hết các nhà quản lý cần phải hiểu rõ về tiềm lực con người thông qua hệ thống thông tin nhân sự (HRIS). Vậy HRIS là gì và hệ thống này đóng vai trò gì trong việc quản trị nguồn nhân lực tại doanh nghiệp? Cùng 1C Việt Nam tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây nhé.
>>>> XEM THÊM: TOP 7 phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp, hiệu qu
1. Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) là gì?
Hệ thống thông tin nhân sự hay còn gọi là HRIS (Human resource information system) là phần mềm hỗ trợ tổ chức và quản lý thông tin, dữ liệu chi tiết của nhân viên cùng các chính sách, thủ tục liên quan đến đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự giúp các nhà quản trị khai thác và sử dụng nguồn lực, phục vụ hiệu quả cho quá trình vận hành của doanh nghiệp.
>>>> XEM THÊM: Cách tính thuế thu nhập cá nhân chi tiết 2024
2. Chức năng chính trong phần mềm quản lý nhân sự
Khi áp dụng hệ thống thông tin nhân sự, doanh nghiệp có thể đạt được nhiều lợi ích trong công tác quản lý nhân sự. Một số chức năng cụ thể của hệ thống HRIS bao gồm:
- Tìm kiếm, lựa chọn các ứng viên phù hợp với yêu cầu, mục tiêu của doanh nghiệp.
- Tiến hành phân tích, đánh giá từng ứng viên, nhân sự một cách thông minh, có hệ thống và kế hoạch.
- Thực hiện quản lý và tổ chức việc luân chuyển nhân lực khi khi có nhu cầu phát sinh.
- Quản lý chế độ phúc lợi, đãi ngộ của nhân viên một cách có hợp lý và có tổ chức hơn.
- Cung cấp các báo cáo và cảnh báo cho ban quản lý theo yêu cầu của cấp trên.
- Xây dựng các bản kế hoạch ngắn, trung và dài hạn cho bài toán về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
- Đào tạo, phát triển đội ngũ nhân viên hiệu quả và liên tục.
>>>> XEM THÊM: Xây dựng bản mô tả công việc chi tiết với 5 bước đơn giản
3. Lợi ích khi quản trị thông tin nhân sự bằng hệ thống
3.1. Xây dựng, đánh giá tiềm lực nguồn nhân lực dễ dàng
Con người là yếu tố cốt lõi quyết định đến khả năng cạnh tranh và phát triển của một doanh nghiệp trong chiến lược dài hạn. Hệ thống thông tin nhân sự giúp việc tìm kiếm, thu hút và phát triển nguồn nhân sự trở nên dễ dàng, hiệu quả hơn. Ngoài ra, việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự còn hỗ trợ việc điều phối tài nguyên, phân bổ nguồn lực, xây dựng và thực thi kế hoạch.
Hệ thống HRIS còn đảm bảo cho các nhu cầu về chất lượng và số lượng của nguồn nhân lực. Với những lợi ích trên, hệ thống này được sử dụng nhiều trong các hoạt động sản xuất hàng hóa, dịch vụ với nhiệm vụ tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
3.2. Quản lý hồ sơ nhân sự và lưu trữ thông tin nhân viên
Hệ thống thông tin quản lý được thiết kế dành riêng cho việc quản lý nhân sự trong một doanh nghiệp. Phần mềm này cho phép người quản lý dễ dàng kiểm soát, chỉnh sửa thông tin và quản lý đồng thời nhiều nhân sự trên cùng một hệ thống. Từ đó, quá trình sẽ trở nên đơn giản hơn dù là tạo hồ sơ hay thay đổi hoặc cập nhật thông tin nhân sự, hạn chế tối đa các sai sót có thể xảy ra.
3.3. Thu thập thông tin một cách dễ dàng và hiệu quả
Hệ thống thông tin nhân sự hỗ trợ các nhà quản trị truy cập thông tin nhân sự một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn. Việc truy cập hoặc chuyển đổi các tệp thông tin trên hệ thống cũng được sắp xếp theo tiêu đề để thuận tiện cho thao tác tra cứu, tìm kiếm và di chuyển các tệp tài liệu.
3.4. Báo cáo và phân tích hiệu suất nhân sự đơn giản
Hệ thống thông tin nhân sự còn có các tính năng hỗ trợ báo cáo và phân tích giúp các nhà quản lý có thể lập ra dữ liệu tuyển dụng hợp lý, cung cấp thông tin chuyên sâu cho các quyết định mang tính chiến lược.
3.5. Quản lý thông tin hai chiều giữa quản lý và nhân viên
Hệ thống thông tin quản trị HRIS được xem là cầu nối giữa ban quản trị và toàn thể nhân sự, thông qua việc cho phép truyền tải, tiếp nhận thông tin 2 chiều giữa đôi bên. Nhờ đó, ban lãnh đạo có thể tiếp nhận tất cả các ý kiến đóng góp hay khiếu nại của nhân viên, giúp nâng cao chất lượng quản trị. Đồng thời phía nhân sự cũng có thể chủ động theo dõi thông tin trên hệ thống như hồ sơ nhân viên, bảng công, phiếu lương,…
>>>> XEM THÊM: Lương tháng 13 là gì? Quy định, cách tính lương tháng thứ 13
4. Lưu ý khi chọn và triển khai HRIS trong doanh nghiệp
4.1. Đảm bảo tính bảo mật và an toàn thông tin
Hệ thống thông tin nhân sự có thể lưu trữ nhiều thông tin cá nhân quan trọng của nhân viên nên cần bảo mật để tránh rò rỉ dữ liệu. Đồng thời, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng các quy định của pháp luật trong các vấn đề liên quan đến việc thu thập, lưu trữ và sử dụng dữ liệu cá nhân.
4.2. Phù hợp với yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp
Hệ thống HRIS cần phải được tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp như: Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), hệ thống kế toán,... để đảm bảo được hiệu quả hoạt động.
4.3. Chấp nhận từ phía nhân viên
Có một số trường hợp, nhân sự có thể cảm thấy lo lắng hoặc khó chịu khi sử dụng hệ thống mới. Do đó, doanh nghiệp cần phải có chiến lược kiểm soát, quản lý sự thay đổi này để đảm bảo nhân viên chấp nhận và sử dụng hệ thống mới.
Trên đây là toàn bộ các thông tin về hệ thống thông tin nhân sự mà doanh nghiệp có thể tham khảo. Hy vọng rằng qua bài viết trên của 1C Việt Nam đã cung cấp cho doanh nghiệp những kiến thức bổ ích về hệ thống quản lý nhân sự và những lợi ích khi sử dụng phần mềm này. Nếu còn thắc mắc hay cần tư vấn, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số hotline để được tư vấn miễn phí ngay nhé.
>>>> XEM THÊM: