Payroll là gì? Hướng dẫn xây dựng bảng lương hiệu quả cho doanh nghiệp
Payroll là gì? Đây là câu hỏi mà nhiều người quản lý và chủ doanh nghiệp gặp phải khi bắt đầu xây dựng hệ thống quản lý nhân sự. Hiểu rõ về Payroll và cách xây dựng bảng lương đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi cho nhân viên mà nâng cao hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa chi phí. Trong bài viết này, 1C Việt Nam sẽ hướng dẫn chi tiết từ khái niệm cơ bản đến các bước thực hiện để giúp tổ chức quản lý Payroll một cách chuyên nghiệp nhất.
1. Payroll là gì? Các yếu tố cần có trong một Payroll hoàn chỉnh
Payroll dịch ra tiếng Việt là bảng lương, sổ lương hay tổng quỹ lương, là danh sách các nhân viên trong doanh nghiệp được nhận các khoản thanh toán, phúc lợi cũng như số tiền mà mỗi người sẽ nhận được. Thuật ngữ này xuất hiện phổ biến ở nhiều doanh nghiệp Việt Nam, từ danh nghiệp lớn đến những doanh nghiệp nhỏ.
Vậy các yếu tố cần có trong Payroll là gì? Một bảng lương đầy đủ và chính xác cần có các thông tin sau:
- Danh sách thông tin nhân viên - hệ thống thông tin nhân sự.
- Số buổi chấm công, nghỉ phép, tăng ca, làm việc ngoài giờ.
- Mức lương của từng nhân viên và các khoản thu nhập bổ sung như lương cơ bản, thưởng hiệu quả, thưởng KPIs, thưởng doanh số, phụ cấp, trợ cấp.
- Các khoản giảm trừ theo quy định như bảo hiểm xã hội (BHXH), thuế thu nhập cá nhân (TNCN), tiền phạt hay khấu trừ khác.
>>>> XEM THÊM:
- Lương khoán là gì? Cách tính lương khoán mới nhất 2025
- Lương tháng 13 là gì? Cách tính lương tháng 13 chính xác
2. Chức năng chính của Payroll trong doanh nghiệp
Payroll hay bảng lương, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Công cụ này không chỉ đảm bảo việc chi trả lương cho nhân viên mà còn tích hợp nhiều chức năng quản lý khác. Cùng khám phá chi tiết các chức năng chính của Payroll trong phần dưới đây.
2.1 Quản lý chế độ lương thưởng cho nhân viên
Dựa trên khái niệm Payroll là gì, có thể định nghĩa đây là công cụ được sử dụng cho mục đích tính toán tiền lương của mỗi nhân viên dựa trên số giờ làm việc, mức lương cơ bản, các khoản phụ cấp cũng như khấu trừ. Nhờ các thông tin trong Payroll, bộ phận nhân sự (HR) có thể dễ dàng kiểm soát, quản lý hiệu quả chi phí trả lương cho người lao động và các chi phí nhân sự khác.
2.2 Căn cứ hợp pháp cho báo cáo tài chính và hoạt động trả lương
Payroll đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng báo cáo tài chính của doanh nghiệp do ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và các khoản chi phí phải trả. Thông tin về lương, phụ cấp, thuế và các khoản khấu trừ trên Payroll cung cấp dữ liệu quan trọng để tính toán và phân bổ chi phí cho từng bộ phận.
Đồng thời, Payroll đảm bảo tính hợp pháp của quy trình tính lương, là cơ sở để tuân thủ đúng các chính sách, quy định pháp luật, tránh tranh chấp về tiền lương hoặc trách nhiệm pháp lý. Do đó, việc xây dựng Payroll đòi hỏi sự chính xác và cẩn trọng tuyệt đối.
>>>> TÌM HIỂU THÊM:
- 3 Mẫu bảng chấm công theo giờ excel mới nhất (Tải miễn phí)
- [Download] 10+ file bảng chấm công chính xác nhất 2025
2.3 Tối ưu nguồn nhân lực
Nếu Payroll được tính toán sai hoặc không công bằng, nhân viên có thể bất bình, không hài lòng với doanh nghiệp và giảm hiệu suất làm việc. Do đó, việc xây dựng Payroll cần đảm bảo công bằng và minh bạch, đồng thời cần thúc đẩy, động viên nhân viên bằng cách đưa ra các phương án tăng lương, thưởng và thu nhập hấp dẫn.
>>>> BÀI VIẾT CÙNG CHỦ ĐỀ:
- HRIS là gì? Vai trò của của hệ thống quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
- HRBP là gì? Vai trò của vị trí HR Business Partner
3. Cơ sở để xây dựng Payroll và hoàn thiện bảng lương định kỳ
Sau khi hiểu rõ về Payroll là gì và vai trò của công cụ này trong doanh nghiệp, ở nội dung tiếp theo 1C Việt Nam sẽ chỉ ra cơ sở cần thiết trong quá trình xây dựng Payroll. Cùng tìm hiểu ngay nhé!
3.1. Quy định pháp luật
Khi xây dựng Payroll, các quy định pháp luật về tiền lương là yếu tố quan trọng hàng đầu cần lưu ý. Khoản mục này bao gồm mức lương tối thiểu vùng, quy định về các khoản trích từ lương như BHXH, BHYT, BHTN, cách tính thuế thu nhập cá nhân và các quy định khác theo Bộ luật Lao động. Doanh nghiệp phải tuân thủ đầy đủ các quy định này để đảm bảo tính hợp pháp, công bằng và minh bạch trong quá trình trả lương cho nhân viên.
3.2 Quy chế lương của doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp đều có quy chế tiền lương riêng nhằm đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong việc tính lương, đồng thời hạn chế tối đa các tranh chấp giữa người lao động và người sử dụng lao động. Thông thường, quy chế tiền lương tại các doanh nghiệp bao gồm những nội dung cơ bản sau:
- Nguyên tắc và quy định về tính lương: Phương pháp, tiêu chuẩn và quy trình tính lương cho nhân viên.
- Nguyên tắc và quy định về trả lương: Phương thức, thời điểm, tần suất và cách thức trả lương.
- Quy định về các khoản trích và phụ cấp: Các khoản trích từ lương như thuế TNCN, BHXH, BHYT và các phụ cấp như phụ cấp chức vụ, công tác, thâm niên.
- Chính sách và quy định khác liên quan đến tiền lương: Thời gian làm việc, làm thêm giờ, chế độ nghỉ phép, quy chế thưởng phạt trong công ty.
3.3 Mức lương tối thiểu vùng
Tính từ ngày 01.07.2022, theo Nghị định 90/2019/NĐ-CP, mức lương tối thiểu vùng được quy định như sau:
- Vùng I: 4.680.000 đồng/tháng
- Vùng II: 4.160.000 đồng/tháng
- Vùng III: 3.640.000 đồng/tháng
- Vùng IV: 3.250.000 đồng/tháng
3.4 Mức lương trung bình ngành
Thông thường, các công ty xác định mức lương thực tế cao hơn nhiều so với mức lương tối thiểu vùng. Mức lương trung bình được thỏa thuận giữa người lao động và nhà tuyển dụng, dựa trên kinh nghiệm, năng lực, yêu cầu của vị trí ứng tuyển cũng như căn cứ vào mức lương trung bình của vị trí đó trên thị trường lao động.
3.5 Bảng chấm công hàng tháng
Bảng chấm công là công cụ quan trọng để tính lương và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Bảng chấm công cung cấp thông tin về thời gian làm việc, nghỉ phép, tăng ca,...giúp người quản lý tính công và lương của từng nhân viên. Bên cạnh đó, bảng chấm công hỗ trợ nhà quản lý Payroll Management trong việc theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc, từ đó đưa ra các quyết định về chính sách khen thưởng, xử lý vi phạm quy định một cách hợp lý, chính xác.
>>>> XEM NGAY:
- Phụ cấp lương là gì? Cập nhật quy định phụ cấp lương mới nhất
- Tổng hợp các tiêu chí đánh giá nhân viên cuối năm chi tiết nhất
4. Một số vấn đề phát sinh khi tính toán Payroll
Trong quá trình xử lý lương, việc xây dựng Payroll và các chính sách liên quan có thể gặp phải nhiều sai sót. Các lỗi thường gặp bao gồm:
- Tính lương sai do tổng hợp công không khớp với thực tế, thiếu các khoản thu nhập như thưởng KPI, thưởng doanh số, phụ cấp, hoặc tính toán thuế TNCN không chính xác.
- Sự thiếu rõ ràng trong quy chế lương và không minh bạch với nhân viên. Điều này dẫn đến việc nhân viên không hài lòng, giảm tỷ lệ gắn bó và nỗ lực trong công việc.
- Xây dựng quy chế thưởng không cụ thể có thể gây ra tâm lý chán nản và thiếu động lực cho nhân viên.
- Các vấn đề khác bao gồm việc trả lương muộn và mất thời gian trong quá trình tổng hợp công cũng như chi trả.
- Việc chưa xây dựng các khoản tăng lương theo cấp bậc, chức danh, thâm niên và năng lực làm việc có thể dẫn đến tình trạng chảy máu nhân sự.
>>>> BÀI VIẾT CÙNG CHỦ ĐỀ:
- Download 5 mẫu xác nhận lương mới nhất 2025
- OT là gì? Quy định và cách tính lương Overtime cho nhân viên
5. Xây dựng và quản lý Payroll hiệu quả với 1C:Company Management
Trong thời đại hiện nay, sự phát triển của các phần mềm tính lương tiên tiến đã giúp công việc chấm công và tính lương trong doanh nghiệp trở nên thuận tiện hơn đáng kể. 1C:Company Management tự hào là một trong những giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện hiệu quả hiện nay, trong đó nổi bật với tính năng tính lương đa dạng và linh hoạt.
Cụ thể, phần mềm hỗ trợ quản lý mọi thông tin của nhân sự, từ thông tin chi tiết đến mức lương, dạng tính lương, lịch biểu làm việc. Đồng thời, 1C:Company Management còn cho phép khai báo nhiều mức lương; tự động tính toán lương và các khoản bảo hiểm hay trợ cấp; theo dõi công khoán một cách minh bạch, khoa học.
Trong bài viết này, 1C Việt Nam đã giúp quý doanh nghiệp tìm hiểu về khái niệm Payroll là gì cũng như cách xây dựng Payroll chuyên nghiệp. Ngày nay, bằng cách áp dụng các quy trình và công nghệ phù hợp, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính chính xác, hiệu quả của quá trình tính lương, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững trong tương lai. Nếu còn bất kỳ thắc mắc gì liên quan đến phần mềm 1C:Company Management, hãy liên hệ với 1C Việt Nam để được tư vấn.
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: