HRIS là gì? Vai trò của của hệ thống quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
HRIS là một thuật ngữ ngày càng trở nên phổ biến trong lĩnh vực quản lý nhân sự, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về công cụ này. Vậy HRIS là gì? Hãy cùng 1C Việt Nam khám phá HRIS cũng như tầm quan trọng của hệ thống này trong việc quản lý và phát triển nguồn lực của một tổ chức.
>>> ĐỌC THÊM:
- HRBP là gì? Vai trò của vị trí HR Business Partner
- TOP 10 phần mềm quản lý nhân sự HRM hiệu quả
1. HRIS là gì? Các chức năng của phần mềm HRIS
HRIS (Human Resources Information System) là hệ thống quản trị nguồn nhân lực, giúp doanh nghiệp thu thập và lưu trữ thông tin của toàn bộ nhân sự trong tổ chức.
Một số tính năng tiêu biểu của HR Information System:
- Lưu trữ, trình bày hồ sơ nhân viên một cách khoa học.
- Quản lý cấp bậc trong doanh nghiệp.
- Tạo ra quy trình khoa học bao gồm: Tuyển dụng - thử việc - ký kết hợp đồng - nghỉ việc.
- Hỗ trợ chấm công, nghỉ phép, quản lý tiền lương, phụ cấp cho người lao động.
- Theo dõi hiệu suất làm việc của người lao động.
- Tra cứu lịch sử làm việc, năng lực nhân viên để đưa ra kế hoạch bổ nhiệm hợp lý.
- Hỗ trợ tổng hợp, trình bày thông tin từ tổng quát đến chi tiết để nhà quản trị có cái nhìn đúng đắn nhất về nhân sự.
2. Lợi ích của hệ thống HRIS đối với doanh nghiệp
Sau khi hiểu HRIS là gì, có thể thấy hệ thống thông tin nhân sự này giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả trong việc quản lý nhân lực, tạo điều kiện bồi dưỡng nguồn nhân lực chất lượng. Đồng thời, HR Information System cũng tạo tiền đề phát triển bền vững cho doanh nghiệp. Các lợi ích cụ thể có để kể đến:
- Dễ dàng quản lý, kiểm soát thông tin nhân sự, hạn chế tối đa sai sót trong quá trình quản lý nhân viên.
- Giúp người dùng dễ dàng quản lý, tra cứu, chuyển đổi thông tin nhân sự nhờ hệ thống hóa thông tin theo tiêu đề.
- Tăng độ hiệu quả của quá trình onboarding nhờ sử dụng hệ thống thông tin đào tạo, sổ tay hướng dẫn được lưu trữ tập trung trên HRIS.
- Theo dõi hiệu suất nhân viên, ứng viên để nắm được tiềm năng, năng lực làm việc và điểm số để tạo báo cáo trực quan trên hệ thống.
- Đảm bảo thông tin kịp thời, chính xác nhờ tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót do con người gây ra.
>>>> XEM THÊM: Truyền thông nội bộ là gì? Vai trò và kênh truyền thông chính
3. Khi nào doanh nghiệp cần sử dụng HRIS?
Việc sử dụng HR Information System sẽ mang lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, tuy nhiên đi kèm với đó là phát sinh về chi phí vận hành. Để tránh gây lãng phí nguồn lực, doanh nghiệp chỉ nên sử dụng HRIS khi thấy những dấu hiệu sau:
- Trong môi trường đa tác vụ như mỗi quy trình quản lý nguồn nhân lực, tuyển dụng, chấm công đều yêu cầu giải pháp riêng. Để tránh lãng phí tài nguyên, đồng bộ hóa các quy trình thì việc sử dụng HR Information System là cần thiết.
- Việc sử dụng Excel, Google Sheet không phù hợp để quản lý thông tin, theo thời gian dữ liệu sẽ trở nên phức tạp và mất an toàn. Khi đó, HRIS sẽ là một sự lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp cần làm việc với dữ liệu cồng kềnh, phức tạp và phải tổng hợp dữ liệu thủ công mỗi khi báo cáo, gây lãng phí nhiều thời gian, công sức chuẩn bị. Lúc này, một hệ thống quản trị nguồn nhân lực sẽ tự động hóa mọi thứ, hỗ trợ việc theo dõi thông tin và đưa ra quyết định dễ dàng hơn
>>>> TÌM HIỂU THÊM: Applicant Tracking System là gì? Vai trò và cách thức hoạt động
4. Hướng dẫn lựa chọn phần mềm HRIS phù hợp
Do đặc thù của từng doanh nghiệp, phần mềm HRIS cũng sẽ cần tinh chỉnh sao cho phù hợp với văn hóa, quy trình làm việc của tổ chức. Dưới đây sẽ là các bước cần lưu ý khi lựa chọn phần mềm HRIS:
4.1 Nâng cao kiến thức về hệ thống HRIS
Để chọn lựa được phần mềm HRIS phù hợp, doanh nghiệp cần nắm được tổng quan các tính năng, mục đích và hiệu quả của HRIS. Dựa trên kiến thức có được, nhà quản trị có thể đưa ra các điều chỉnh phù hợp, nâng cao chất lượng sử dụng của phần mềm trên thực tế. Hiện nay thông tin về hệ thống quản lý nhân sự HRIS có thể tìm thấy trên Internet, các trang web của nhà cung cấp hoặc doanh nghiệp có thể liên hệ với chuyên gia để được tư vấn.
4.2 Xác định cụ thể nhu cầu và mong muốn của doanh nghiệp
Xác định chính xác nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp sẽ giúp nhà quản trị lựa chọn được phần mềm quản lý nhân sự phù hợp. Đồng thời, doanh nghiệp nên tập trung vào những tính năng cần thiết sẽ tối ưu nguồn lực, tránh gây lãng phí về ngân sách.
4.3 Thiết lập ngân sách
Việc hiểu rõ HRIS là gì cũng như biết được yêu cầu của doanh nghiệp sẽ giúp quá trình xác định ngân sách đầu tư cho phần mềm dễ dàng hơn. Doanh nghiệp cần phân bổ nguồn lực ngân sách phù hợp để góp phần đảm bảo khả năng vận hành của tổ chức.
4.4 Tìm kiếm nhà cung cấp và xin báo giá
Khi đã có thông tin về yêu cầu của phần mềm, ngân sách có thể đầu tư, doanh nghiệp tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp. Doanh nghiệp nên lựa chọn các nhà cung cấp có nhiều năm kinh nghiệm, đội ngũ tiềm năng và có danh sách khách hàng tương tự với doanh nghiệp. Người dùng cũng có thể trao đổi trực tiếp với nhà cung cấp hoặc thông qua đối tác để xin báo giá cụ thể về phần mềm.
Một trong những nhà cung cấp phần mềm quản trị doanh nghiệp hiện nay không thể không nhắc đến 1C Việt Nam, nổi tiếng với phần mềm 1C:Company Management. Đây là phần mềm kết nối mọi phòng ban, bộ phận lại với nhau, cung cấp hàng loạt các tính năng hữu ích. Với phân hệ quản lý nhân sự, 1C:Company Management gần như đáp ứng mọi yêu cầu của một hệ thống HRIS, vừa có khả năng lưu trữ thông tin nhân sự, vừa quản lý hiệu quả năng suất làm việc của nhân viên, quản lý tiền lương, hợp đồng lao động, tối ưu quy trình tuyển dụng...
>>>> THAO KHẢO NGAY: Xây dựng bản mô tả công việc chi tiết với 5 bước đơn giản
4.5 Đàm phán với nhà cung cấp để đưa ra lựa chọn phù hợp
Đến bước này, doanh nghiệp đã có đầy đủ thông tin để đưa ra quyết định. Tùy thuộc vào năng lực của nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ tiếp tục trao đổi để đưa ra các yêu cầu chỉnh sửa, thay đổi, phát triển thêm để cá nhân hóa hệ thống quản lý nhân sự sao cho phù hợp nhất với thực tế sử dụng.
Bài viết trên của 1C Việt Nam đã giúp quý doanh nghiệp hiểu HRIS là gì cũng như cách lựa chọn hệ thống HRIS phù hợp. Sự tích hợp linh hoạt HRIS giúp doanh nghiệp thích nghi và phát triển trong một môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp và cạnh tranh. Với các tính năng quản lý nhân sự hiệu quả, 1C:Company Management đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của một hệ thống HRIS. Liên hệ ngay 1C Việt Nam để trải nghiệm phần mềm!
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: