9 bước phân công công việc hiệu quả kèm biểu mẫu mới nhất
Phân công công việc đóng vai trò quan trọng, đảm bảo quy trình vận hành của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi, đúng tiến độ và nâng cao hiệu suất như mong đợi. Vậy làm thế nào để phân chia công việc hợp lý? Bài viết dưới đây của 1C Việt Nam sẽ gợi ý cách thực hiện hiệu quả và một số biểu mẫu phân công công việc mới nhất hiện nay.
>>>> XEM THÊM:
- Quy trình lập kế hoạch và triển khai quản lý nhân lực dự án
- Kỹ năng giao việc là gì? Cách giao việc ủy quyền cho cấp dưới
1. Phân công công việc là gì?
Phân công công việc là các hoạt động phân tích, sắp xếp và bàn giao nhiệm vụ cũng như quyền hạn thực hiện cho từng cá nhân, phòng ban trong đội ngũ của mình. Người chịu trách nhiệm phân công công việc phải đảm bảo sự công bằng, minh bạch và phù hợp với năng lực người thực hiện. Điều này giúp tăng cường sự đoàn kết trong tập thể, đồng thời nâng cao năng suất làm việc và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
>>>> TÌM HIỂU NGAY: TOP 8 phần mềm lập kế hoạch công việc hiệu quả, chi tiết
2. Lợi ích của phân công công việc
Trong doanh nghiệp, phân công công việc hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru, mà còn đem lại nhiều lợi ích cho cả nhà quản lý, nhân viên và tập thể. Từ đó giúp doanh nghiệp tận dụng năng lực của từng cá nhân, nâng cao tinh thần làm việc nhóm và đảm bảo công việc được hoàn thành đúng mục tiêu chung của doanh nghiệp.
2.1 Đối với quản lý
Phân chia công việc giúp nhà quản lý:
- Giảm thiểu áp lực công việc.
- Có thêm nhiều thời gian để hoàn thành các công việc quan trọng.
- Hoàn thành tốt mục tiêu đặt ra.
- Thể hiện được trình độ quản lý.
- Xây dựng lòng tin, sự tin tưởng đối với nhân viên của mình.
- Kế thừa nguồn nhân lực.
- Xác định điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên.
2.2 Đối với nhân viên
Đối với nhân viên, phân công công việc hiệu quả giúp đem lại nhiều lợi ích như sau:
- Nâng cao tinh thần làm việc vì được làm đúng công việc yêu thích.
- Hiểu rõ công việc và có kế hoạch phù hợp để đạt được mục tiêu.
- Có thêm động lực, tạo sự hài lòng khi hoàn thành tốt công việc được giao.
- Có cơ hội trau dồi kỹ năng, thể hiện bản thân và học hỏi thêm nhiều chuyên môn.
- Nâng cao giá trị bản thân.
2.3 Đối với tập thể
Phân chia công việc trong tập thể sẽ mang lại nhiều lợi ích tích cực cho cả công việc chung và từng cá nhân khác. Dưới đây là một số lợi ích phân công công việc cho tập thể:
- Các thành viên trong nhóm có thể phát huy tối đa khả năng, nâng cao hiệu suất công việc
- Phát triển năng lực chuyên môn
- Hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí
- Đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn
>>>> KHÁM PHÁ NGAY: Bật mí 10 cách sắp xếp công việc hợp lý, khoa học 2024
3. Nguyên tắc phân công công việc
Một trong những khó khăn khi phân công công việc là các nhà quản lý không biết nên giao những nhiệm vụ nào vào thời điểm phù hợp. Đặc biệt là những người quản lý mới, họ sẽ khó phân biệt đâu là những nhiệm vụ tự làm và đâu là nhiệm vụ nên được ủy thác. Để phân công công việc đạt hiệu quả, nhà quản lý cần nắm rõ các nguyên tắc giao việc sau đây:
- Xác định mục tiêu công việc cụ thể
Một trong những cách giúp phân chia công việc hiệu quả chính là đảm bảo mục tiêu công việc được rõ ràng, cụ thể. Điều này giúp cho người được phân công công việc hiểu được mục tiêu công việc và tập trung vào các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu. Do đó, nhà quản lý nên dành thời gian để trao đổi rõ ràng với nhân viên về dự án, mục tiêu cũng như thời gian hoàn thành.
- Hiểu rõ điểm mạnh của từng nhân viên
Trước khi phân công công việc, việc hiểu rõ vai trò và điểm mạnh của từng nhân viên là bước quan trọng, giúp nhà quản lý phân bổ nhiệm vụ phù hợp.
- Sắp xếp các nhiệm vụ ưu tiên
Không phải nhiệm vụ nào cũng đều quan trọng như nhau. Do đó, nhà quản lý cần sắp xếp và ưu tiên cho các nhiệm vụ quan trọng hơn, sau đó chia nhỏ các đợt giao việc hoặc thời gian hoàn thành để nhân viên tự điều phối công việc của mình, giúp nâng cao hiệu quả công việc.
Bên cạnh đó, việc ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng còn giúp nhà quản lý phân bổ thời gian và nguồn lực hợp lý, giảm tình trạng quá tải cho nhân viên và đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ.
- Quan sát sở thích của nhân viên
Khi phân công công việc, lựa chọn công việc phù hợp với sở thích và thế mạnh của nhân viên là yếu tố quan trọng cần được xem xét. Nếu nhân viên được làm công việc mà họ thật sự thích, họ sẽ có thêm sự hứng thú và động lực để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa tài năng của nhân viên và đạt được hiệu quả cao trong công việc.
- Duy trì sự kết nối giữa các nhóm công việc
Chia nhóm và đảm bảo sự kết nối giữa các nhóm công việc là cách hiệu quả để phân chia công việc trong một dự án. Tại bước này, các thành viên sẽ nhận nhiệm vụ và mỗi nhiệm vụ sẽ liên kết với nhau để hoàn thành mục tiêu chung.
Tuy nhiên, việc này không chỉ đơn thuần là phân công nhiệm vụ, mà còn đòi hỏi sự quản lý, tương tác và hỗ trợ lẫn nhau. Từ đó giúp gia tăng tính hiệu quả của công việc và đảm bảo mọi thành viên đều được hỗ trợ khi gặp khó khăn.
- Cân bằng khối lượng công việc
Cân bằng khối lượng công việc giúp đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn và đạt chất lượng tốt nhất. Do đó, người quản lý cần phân bổ công việc một cách đồng đều giữa các thành viên.
Nếu một nhân viên bị giao quá nhiều việc, họ sẽ không đủ thời gian và năng lực để hoàn thành, dẫn đến căng thẳng, áp lực tâm lý, khiến công việc không đạt được chất lượng mong muốn.
- Hướng dẫn và phản hồi rõ ràng
Khi phân công công việc, nhà quản lý cần đảm bảo nhân viên hiểu rõ yêu cầu, kỳ vọng và mục tiêu để hoàn thành dự án và đạt kết quả tốt. Phản hồi thường xuyên cũng rất quan trọng để giúp nhân viên cải thiện hiệu suất của mình. Những lời phản hồi nên cụ thể, rõ ràng, kèm hướng dẫn cụ thể để nhân viên nâng cao kỹ năng và hoàn thành công việc tốt hơn..
- Điều phối công việc linh hoạt
Điều phối công việc là khả năng thích ứng và thay đổi kế hoạch khi gặp phải vấn đề bất ngờ. Khi sự cố xảy ra, nhà quản lý cần đánh giá rõ nguyên nhân và tình cách giải quyết, điều này bao gồm việc xem xét nguồn lực có đủ kỹ năng để xử lý.
Đồng thời, việc linh hoạt trong điều phối cũng giúp doanh nghiệp thích ứng với thay đổfi đột xuất hoặc thiếu hụt nguồn lực. Khi điều chỉnh nhân lực, nhà quản lý cần tránh gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc và phân bổ nhiệm vụ một cách hợp lý để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn.
>>>> XEM THÊM: Tải mẫu bảng theo dõi công việc bằng Excel mới nhất 2024
4. Các bước phân công công việc đem lại hiệu quả tối ưu
Bên cạnh việc hiểu rõ các nguyên tắc phân bổ công việc kể trên, nhà quản lý cần biết cách xây dựng quy trình phân công công việc một cách hoàn chỉnh để áp dụng một cách tốt nhất. Dưới đây là quy trình gồm 10 bước cơ bản:
4.1 Bước 1: Thiết lập mục tiêu rõ ràng
Thiết lập mục tiêu cho từng công việc sẽ giúp nhà quản lý làm chủ được quá trình phân bổ công việc. Do đó, nhà quản lý cần giải thích rõ ràng cho nhân viên về nội dung, yêu cầu cũng như xác định những công việc cần được ưu tiên hoàn thành.
4.2 Bước 2: Phân công công việc dựa trên năng lực
Để đảm bảo tính công bằng và hạn chế xảy ra tranh chấp giữa các thành viên, nhà quản lý cần hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu để phân công công việc hợp lý. Nhờ đó, nhân viên có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và hạn chế lãng phí chất xám.
Ngoài ra, việc xây dựng danh sách công việc với yêu cầu cụ thể và cho phép nhân viên lựa chọn nhiệm vụ phù hợp, sẽ giúp nâng cao tính tự chủ và phát huy tối đa sáng tạo. Đồng thời, để đảm bảo công việc được suôn sẻ, nhà quản lý cần có kế hoạch dự phòng trong trường hợp nhân viên không thể thực hiện công việc được giao.
4.3 Bước 3: Đưa ra thời hạn hoàn thành công việc
Để đảm bảo công việc được phân bổ hiệu quả, nhà quản lý cần xác định mốc thời gian hoàn thành cho từng nhiệm vụ của mỗi nhân viên trong dự án. Khi có deadline cụ thể, nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ hoàn thành và có góc nhìn tổng quát hơn về quy trình làm việc của đội ngũ.
4.4 Bước 4: Hướng dẫn và hỗ trợ các thông tin cần thiết
Nhà quản lý cần chủ động trao đổi, hướng dẫn cách thực hiện công việc và cung cấp các thông tin quan trọng cũng như đưa ra những kỳ vọng về kết quả cho nhân viên. Ngoài ra, nhà quản lý cũng nên theo dõi quá trình làm việc và đưa ra nhắc nhở để xử lý kịp thời những sai sót, giúp nhân viên hạn chế rơi vào tình trạng lúng túng khi thiếu thông tin.
4.5 Bước 5: Chia sẻ công việc
Trong quá trình phân công công việc, nhà quản lý không nên ôm đồm quá nhiều bởi điều này chỉ mang lại kết quả không mấy khả quan. Bước chia sẻ công việc sẽ giúp nhà quản lý giảm bớt khối lượng công việc và tạo ra cơ hội để nhân viên được thể hiện năng lực làm việc. Ngoài ra, nhà quản lý cũng nên hạn chế can thiệp vào nhiệm vụ của nhân viên, điều này chỉ khiến nhân viên cảm thấy không được tin tưởng và không cải thiện những kỹ năng mềm còn thiếu sót.
4.6 Bước 6: Trao quyền
Để nhân viên hoàn thành công việc theo đúng mục tiêu đề ra, nhà quản lý cần tạo điều kiện thuận lợi nhất bằng cách trao quyền làm việc, cũng như cung cấp nguồn lực và công cụ hỗ trợ khi cần.
4.7 Bước 7: Duy trì sự liên kết giữa các thành viên
Mỗi nhân viên sẽ đảm nhận những nhiệm vụ riêng, tuy nhiên trong môi trường làm việc nhóm, các nhiệm vụ này đều có mối liên kết với nhau. Do đó, nhà quản lý cần đảm bảo các thành viên luôn duy trì sự tương tác và hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành tốt công việc.
4.8 Bước 8: Điều phối linh hoạt
Trong giai đoạn thực hiện công việc, nhà quản lý cần đưa ra những đánh giá rõ ràng để điều phối nhân lực linh hoạt khi xuất hiện rủi ro, tránh ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
Bước 9: Đo lường, đánh giá và ghi nhận kết quả
Dựa vào kết quả công việc, nhà quản lý sẽ đưa ra đánh giá về điểm mạnh và điểm yếu của từng cá nhân để điều chỉnh phù hợp. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ về năng lực bản thân để rút kinh nghiệm và nâng cao chất lượng công việc. Đồng thời, việc khen thưởng và cảm ơn tinh thần cống hiến của nhân viên còn giúp họ cảm thấy được trân trọng và tự tin vào năng lực của mình, có động lực để hoàn thành tốt các nhiệm vụ trong tương lai.
5. Mẫu phân công công việc mới nhất
Dưới đây, 1C Việt Nam giới thiệu đến quý doanh nghiệp một số bảng phân công công việc chuẩn form, giúp thực hiện hiệu quả các dự án của mình.
Mẫu 1: Mẫu phân công công việc theo tháng
Mẫu phân chia công việc theo tháng được dùng để tổ chức và quản lý công việc trong một tháng. Điều này giúp đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành theo đúng lịch trình đặt ra.
Mẫu 2: Kế hoạch thực hiện công việc theo tuần
Mẫu kế hoạch theo tuần được thiết kế giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ công việc của từng cá nhân. Bảng kế hoạch bao gồm thời gian thực hiện, nội dung công việc và đánh giá sau khi hoàn thành.
Mẫu 3: Phân công công việc theo từng dự án
Mẫu phân công công việc này được thiết kế để quản lý hiệu quả các hoạt động trong dự án. Từ đó, cung cấp một góc nhìn tổng quan về từng nhiệm vụ, người phụ trách, tiến độ và các nguồn lực cần thiết.
>>>> KHÁM PHÁ NGAY: [TẢI XUỐNG] 5 mẫu biên bản bàn giao công việc mới nhất 2024
6. Phân công công việc hiệu quả nhờ giải pháp văn phòng số 1C:Document Management
1C:Document Management là giải pháp văn phòng số giúp quản lý và điều hành công việc hiệu quả. Giải pháp cung cấp vô vàn tính năng vượt trội, hỗ trợ tăng cường hiệu suất cũng như sắp xếp các công việc một cách thông minh.
Cho tới nay, 1C:Document Management đã nhận được sự tin tưởng từ hơn 5000 doanh nghiệp. Phần mềm dễ dàng triển khai và phù hợp với mọi loại hình tổ chức, từ các cơ quan nhà nước đến mô hình tập đoàn đông nhân viên.
Với 1C:Document Management, nhà quản lý có thể dễ dàng phân công và quản lý công việc bởi:
- Giao việc qua nhiều hình thức khác nhau: Nhập nội dung, hình ảnh, âm thanh,...
- Tự động hóa quá trình phân công công việc, cho phép tạo nhiều nhiệm vụ con từ nhiệm vụ lớn theo cơ cấu vai trò chức vụ, phòng ban, doanh nghiệp,...
- Giao và thực hiện công việc từ xa mọi lúc mọi nơi, có thông báo trên ứng dụng di động tích hợp, Email, SMS khi có nhiệm vụ mới.
Nhìn chung, phân công công việc hợp lý là một trong những bước quan trọng, giúp nhà quản lý giám sát và đưa ra những tiêu chí đánh giá công việc dựa trên năng lực và mong muốn của mỗi cá nhân. Nếu còn thắc mắc gì về các bước phân công công việc hay muốn dùng thử giải pháp văn phòng số 1C:Document Management hỗ trợ phân chia và giao việc hiệu quả, hãy liên hệ ngay với 1C Việt Nam.
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: