11 cách quản lý công việc hiệu quả giúp đạt kết quả tốt
Quản lý công việc là hoạt động xử lý các nhiệm vụ xảy ra trong hiện tại và tương lai. Nếu không biết cách quản lý công việc hiệu quả, số lượng công việc cần thực hiện sẽ bị trì hoãn, ảnh hưởng đến hiệu suất công việc chung của toàn bộ đội, nhóm. Trong bài viết này, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu ngay các phương pháp giúp sắp xếp công việc một cách khoa học và đạt được mục tiêu đề ra.
>>>> XEM THÊM:
- 8 phần mềm quản lý dự án kiểm soát tiến độ công việc hiệu quả
- Quản lý tiến độ dự án là gì? 6 bước quản lý tiến độ hiệu quả
1. Liệt kê danh sách những công việc cần làm
Lập danh sách công việc là bước quan trọng trong các cách quản lý công việc hiệu quả. Việc này sẽ giúp nhà quản lý kiểm soát được số lượng công việc và đảm bảo được mức độ hoàn thành tốt nhất.
Sau khi đã có danh sách đầy đủ các công việc cần làm, nhà quản lý có thể sắp xếp các đầu việc theo phương pháp Eisenhower. Đây là phương pháp quản lý thời gian được nhiều doanh nghiệp áp dụng, giúp nâng cao hiệu quả công việc và loại bỏ các nhiệm vụ gây lãng phí thời gian cũng như làm cản trở tiến độ hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp.
Để áp dụng phương pháp Eisenhower, các nhà quản lý hãy liệt kê những nhiệm vụ phải làm, kể cả những nhiệm vụ không quan trọng. Sau đó sắp xếp các nhiệm vụ đó dựa trên từng cấp độ như sau:
- Ưu tiên hàng đầu: Mô tả những công việc bắt buộc phải tập trung giải quyết và hoàn thành ngay trong ngày.
- Lên kế hoạch trước: Là những công việc quan trọng nhưng không cần phải làm ngay lập tức. Nhà quản lý cần lên kế hoạch và sắp xếp thời gian hợp lý để hoàn thành tốt công việc.
- Giải quyết kịp thời: Là những công việc cần xử lý ngay nhưng không quá quan trọng. Nhà quản lý hãy dành thời gian để giải quyết nhưng đừng để những công việc này chiếm quá nhiều thời gian của mình.
- Có thể loại bỏ: Những công việc này có thể được hoàn thành sau cùng hoặc bỏ qua nếu nhà quản lý không có đủ thời gian.
>>>> TÌM HIỂU NGAY: 9 bước lập kế hoạch dự án thành công và hiệu quả
2. Lập thời gian biểu hợp lý
Sau khi đã có danh sách làm việc rõ ràng, việc lập thời gian biểu chính là cách để quản lý công việc hiệu quả. Nhà quản lý có thể tận dụng thời gian nghỉ cuối tuần để sắp xếp nhiệm vụ cũng như thời hạn cho các kế hoạch trong tuần tới. Đồng thời, các nhiệm vụ cần được gắn với khung giời gian cụ thể sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi, ghi nhớ và tạo thói quen tuân thủ kế hoạch đã đặt ra.
>>>> KHÁM PHÁ NGAY: 8 kỹ năng quản lý dự án quan trọng, hữu ích cho nhà quản trị
3. Đặt mục tiêu và giới hạn thời gian hoàn thành
Mục tiêu là chìa khóa giúp nhà quản lý làm việc hiệu quả, tạo động lực làm việc hăng say và hiệu quả hơn. Để đạt được mục tiêu đề ra, nhà quản lý hãy đặt ra thời gian hoàn thành công việc cuối cùng cho mình. Thời hạn này sẽ giúp hạn chế sự trì hoãn và nâng cao sự tập trung để hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả.
4. Tránh việc trì hoãn công việc
Trì hoãn là một trong những yếu tố gây cản trở quá trình đạt được mục tiêu. Trì hoãn có thể xuất phát từ hai nguyên nhân: Công việc quá khó hoặc quá dễ.
- Công việc quá khó: Việc đối mặt với những công việc quá khó khiến bạn không biết nên bắt đầu từ đâu, dẫn đến việc tìm lý do để trì hoãn.
- Công việc quá dễ: Những công việc đơn giản sẽ khiến nhà quản lý chủ quan và nghĩ rằng bản thân sẽ hoàn thành bất cứ lúc nào. Điều này sẽ khiến công việc bị trì hoãn và đối mặt với áp lực khi thời hạn đến gần.
Để vượt qua sự trì hoãn trong công việc và tìm cách quản lý công việc hiệu quả, nhà quản lý hãy áp dụng chiến lược sau:
- Xác định nguyên nhân: Bản thân đang sợ hãi, thiếu tự tin hay cảm thấy công việc quá tải? Hay đơn giản là không có sự hứng thú với công việc?...
- Tìm cách đối mặt: Nếu sợ hãi, nhà quản lý hãy nhắc nhở bản thân rằng sai lầm là điều cơ bản trong quá trình phát triển và trau dồi bản thân. Nếu thiếu tự tin, hãy chia nhỏ công việc thành từng mục nhỏ để dễ quản lý.
- Bắt đầu: Nhà quản lý cần bắt đầu công việc ngay lập tức, đừng chờ đợi thời điểm hoàn hảo. Điều này sẽ giúp nhà quản lý cảm nhận được sự nỗ lực tiến về phía trước của mình.
>>>> KHÁM PHÁ NGAY: Bật mí 10 cách sắp xếp công việc hợp lý, khoa học 2024
5. Không ôm đồm quá nhiều việc
Nếu lịch trình đã đầy, hãy học cách từ chối các yêu cầu mới để tránh ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ công việc. Nhà quản lý có thể trao đổi với ban lãnh đạo để cân nhắc khối lượng công việc và deadline phù hợp hơn. Khi nhận thấy công việc trở nên quá tải, hãy tìm sự hỗ trợ từ đồng nghiệp để san sẻ nhiệm vụ, giúp tạo ra sự gắn kết trong công việc cũng như tìm cách quản lý công việc hiệu quả.
6. Hạn chế cố gắng quá sức
Một sức khỏe tốt có thể giúp nhà quản lý giải quyết công việc một cách nhanh chóng và triệt để. Vì vậy, hãy dành thời gian chăm sóc bản thân, nghỉ ngơi đúng cách và ăn uống đầy đủ để lấy lại năng lượng và tiếp tục công việc trong thời gian dài.
Ngoài ra, thường xuyên vận động sau những giờ làm việc căng thẳng cũng là cách giúp nhà quản lý giảm thiểu áp lực rất tốt. Đừng để công việc chiếm toàn bộ thời gian của mình, điều này không chỉ gây hại cho sức khỏe mà còn khiến công việc không đạt được mục tiêu đặt ra.
7. Có sự kỷ luật đối với bản thân
Kỷ luật là yếu tố then chốt giúp nhà quản lý duy trì sự tập trung, vượt qua cám dỗ và hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Để rèn luyện tính kỷ luật, nhà quản lý hãy xác định rõ mục tiêu muốn đạt được, chia nhỏ mục tiêu lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để tránh cảm giác quá tải. Đồng thời, lên kế hoạch chi tiết về cách để hiện thực hóa mục tiêu đặt ra và thường xuyên đánh giá hiệu quả làm việc của ban thân và xem xét tiến độ hoàn thành công việc của mình.
Ngoài ra, nhà quản lý có thể tham khảo thêm một số phương pháp dưới đây để duy trì sự kỷ luật hiệu quả.
- Xây dựng lịch trình làm việc cố định và tuân thủ một cách nghiêm ngặt.
- Tạo không gian làm việc thoải mái, tránh xa điện thoại, mạng xã hội.
- Sử dụng kỹ thuật Pomodoro: Làm việc trong thời gian 25 phút và nghỉ ngơi 5 phút. Lặp lại chu kỳ này nhiều lần.
8. Luôn có sổ tay ghi chú công việc
Trong giai đoạn công việc bận rộn, việc ghi chú một cách có hệ thống là rất quan trọng. Một cuốn sổ tay sẽ giúp nhà quản lý theo dõi nhiệm vụ, ý tưởng và thông tin quan trọng, tránh bỏ sót.
Khi có ý tưởng mới, hãy ghi lại tất cả các thông tin quan trọng cùng với ngày tháng để dễ dàng theo dõi. Mỗi ngày, nhà quản lý cần xem lại sổ tay ghi chú, cập nhật tiến độ và lên kế hoạch cho ngày tiếp theo. Từ đó giúp nhà quản lý biết cách quản lý công việc hiệu quả, đánh giá hiệu suất làm việc và tìm ra những điểm cần cải thiện.
9. Sắp xếp công việc khoa học
Đây là bước quan trọng cần chú ý trong cách quản lý công việc hiệu quả. Thông thường, con người có sự tập trung cao nhất vào buổi sáng, vì vậy nhà quản lý hãy tận dụng thời gian này để giải quyết các công việc khó khăn. Ngoài ra, các cuộc họp hoặc trao đổi các vấn đề công việc nên được tổ chức vào gần trưa để tối ưu thời gian. Việc duy trì thói quen này sẽ giúp nhà quản lý kiểm soát và xử lý nhiệm vụ một cách có trật tự, đem lại hiệu quả cao.
10. Đánh giá kết quả sau khi đã hoàn thành
Đánh giá kết quả công việc là quá trình thu thập và phân tích thông tin về các nhiệm vụ đã được thực hiện. Thông thường, quy trình này sẽ được diễn ra hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.
Việc đánh giá là một trong các cách quản lý thời gian hiệu quả, giúp nhà quản lý kiểm tra công việc đã hoàn thành tốt hay chưa, phát hiện các vấn đề đang gặp phải và đưa ra những giải pháp cải thiện hiệu quả hơn trong tương lai.
>>>> KẺO BỎ LỠ: Quy trình lập kế hoạch và triển khai quản lý nhân lực dự án
11. Ứng dụng giải pháp văn phòng số 1C:Document Management hỗ trợ quản lý công việc
Dù trong bất kỳ lĩnh vực nào, việc áp dụng phần mềm hỗ trợ luôn đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp giải quyết những khó khăn tồn đọng một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí. 1C:Document Management của 1C Việt Nam là một trong những giải pháp văn phòng số, hỗ trợ quản lý công việc chuyên nghiệp một cách khoa học và hiệu quả nhất.
Với 1C:Document Management, doanh nghiệp sẽ dễ dàng phân công công việc từ nhiều nguồn khác nhau như: Công việc phát sinh, công việc dự án, công việc theo kế hoạch, công việc định kỳ… theo một quy trình hoàn chỉnh. Từ đó làm cơ sở để nhà quản lý đánh giá năng lực của nhân viên, đảm bảo quy tắc ”đúng người - đúng việc - đúng chế độ đãi ngộ”.
Dưới đây là một số tính năng nổi bật của giải pháp 1C:Document Management:
- Quản lý thông tin tập trung, toàn diện
- Theo dõi công việc cụ thể cho từng nhân viên
- Quản lý và sắp xếp hồ sơ riêng cho từng cá nhân
- Tích hợp tính năng giao việc linh hoạt
- Hệ thống nhắc việc trực quan
- Tối ưu thời gian và quy trình cộng tác giữa các bộ phận, phòng ban…
Trên đây là những cách quản lý công việc hiệu quả mà bất kỳ cá nhân hay nhà quản lý nào cũng cần phải có để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Bằng cách sử dụng các phương pháp trên, doanh nghiệp có thể đảm bảo dự án đúng thời hạn, giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa hiệu quả kinh doanh. Hy vọng bài viết trên đã chia sẻ nhiều thông tin hữu ích. Nếu quý doanh nghiệp muốn biết thêm về giải pháp văn phòng số hỗ trợ quản lý công việc chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với 1C Việt Nam để được giải đáp.
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: