Quản lý nhân sự là gì? Chức năng, quy trình quản lý nhân sự tốt
Nguồn nhân lực là yếu tố then chốt quyết định trực tiếp đến thành công của doanh nghiệp. Do đó, công tác quản lý nhân sự luôn phải được đặt lên hàng đầu. Bài viết dưới đây của 1C Việt Nam sẽ đi vào phân tích về quản lý nhân sự là gì, vai trò và quy trình quản lý nhân sự hiệu quả của một tổ chức. Xem ngay nhé!
>>>> XEM THÊM:
- Xây dựng bản mô tả công việc chi tiết với 5 bước đơn giản
- HRBP là gì? Vai trò quan trọng của HRBP đối với doanh nghiệp
1. Quản lý nhân sự là gì?
Quản lý nhân sự là quá trình quản lý và điều hành tất cả các khía cạnh liên quan đến nguồn lực, nhân sự, con người trong một doanh nghiệp. Quá trình quản lý nhân sự không chỉ nhắm tới mục tiêu đảm bảo các hoạt động kinh doanh được vận hành thuận lợi nhất, mà còn góp phần tạo ra một môi trường làm việc tích cực, duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. Từ đó, nhà quản lý có thể tạo nên một khối sức mạnh nội tại hùng hậu và vững chắc, tạo ra giá trị quốc tế cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong bối cảnh hội nhập và toàn cầu hóa như hiện nay.
>>>> TÌM HIỂU NGAY: Truyền thông nội bộ là gì? Vai trò và kênh truyền thông chính
2. Vai trò của quản lý nhân sự
Trong giai đoạn cạnh tranh gay gắt như hiện nay, quản lý nhân sự hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp khai thác tối đa nguồn lực lao động, mà còn góp phần quan trọng vào việc đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp. Hiện nay, công tác quản trị nhân sự luôn là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp lớn, đặc biệt là các công ty công nghệ hàng đầu như: Google, Facebook, Amazon,...góp phần tạo ra một môi trường làm việc tốt nhất thế giới.
Bên cạnh vai trò tăng cường năng suất lao động, giữ chân nhân tài và đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật…công tác quản trị nhân sự còn là bàn đạp để tạo nên một nền tảng vững chắc cho sự phát triển của nền kinh tế, xã hội. Đồng thời, đây cũng là yếu tố tiên quyết giúp doanh nghiệp đạt được thành công và vị trí bền vững trên thị thường.
>>>> THAM KHẢO NGAY: Tổng hợp các tiêu chí đánh giá nhân viên cuối năm chi tiết nhất
3. 7 chức năng nổi bật của quản lý nhân sự
Hệ thống quản lý nhân sự quyết định đến chất lượng điều hành và phát triển của doanh nghiệp. Người làm quản trị nhân sự sẽ cần đảm bảo các chức năng sau:
3.1 Tuyển dụng, lựa chọn nhân sự phù hợp
Tìm kiếm và giữ chân nhân tài là một mục tiêu quan trọng trong quản lý nhân sự. Điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự cạnh tranh và khả năng thích ứng của doanh nghiệp trong môi trường đầy biến động như hiện nay.
Với những kế hoạch tuyển dụng bài bản, nhà tuyển dụng có thể thu hút ứng viên phù hợp với vị trí đang cần, đồng thời áp dụng các phương pháp và công cụ khác nhau để tăng hiệu quả và tối ưu chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp.
3.2 Quản trị hiệu suất công việc
Quản trị hiệu suất công việc là một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý trong việc giám sát và nâng cao năng suất công việc của nhân viên. Bằng cách giao nhiệm vụ hoặc KPI theo tuần, tháng, quý hoặc năm cho nhân viên, nhà quản trị nhân sự sẽ nắm bắt được quy trình làm việc, trực tiếp dẫn dắt và hỗ trợ toàn bộ nhân sự hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
Thông thường, một quy trình quản lý hiệu suất công việc sẽ bao gồm lập kế hoạch, giám sát, đánh giá và khen thưởng. Qua đó, ban lãnh đạo sẽ có thể đánh giá tổng quan, phân loại và loại bỏ các nhân sự yếu kém, không đáp ứng được yêu cầu công việc.
3.3 Đào tạo, phát triển nguồn nhân lực
Môi trường kinh doanh ngày càng đòi hỏi sự linh hoạt và khả năng thích ứng nhanh chóng với thay đổi, đặc biệt là về mặt công nghệ. Nhân viên được đào tạo tốt sẽ có thể đưa ra những giải pháp sáng tạo, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh. Việc đầu tư vào sự phát triển nguồn nhân lực không chỉ nâng cao năng lực và trình độ của nhân viên mà còn thúc đẩy sự sáng tạo và cạnh tranh của doanh nghiệp.
Quá trình đào tạo và phát triển nhân lực sẽ được lên kế hoạch và triển khai bởi bộ phận quản trị nhân sự. Vì vậy, nhà quản lý cần lập kế hoạch cụ thể về ngân sách, thời gian, địa điểm, số lượng và đối tượng tham gia.
3.4 Lập kế hoạch dự phòng nguồn lực
Trong doanh nghiệp, quản lý nhân sự còn giúp doanh nghiệp lập kế hoạch dự phòng nguồn để đối phó với những tình huống bất ngờ như nhân viên nghỉ đột xuất. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các vị trí chủ chốt như quản lý, trưởng phòng, ban lãnh đạo.
Trong trường hợp này, quản lý nhân sự cần xây dựng các phương án dự phòng, bao gồm việc chuẩn bị các nhân sự thay thế để đảm bảo các hoạt động diễn ra liên tục, đồng thời bù lấp các khoảng trống và vị trí cấp cao trong doanh nghiệp.
3.5 Xác định quyền lợi và phúc lợi phù hợp
Quản lý quyền lợi và phúc lợi là một trong những chức năng quan trọng của quản trị nhân sự, đặc biệt là trong việc duy trì và phát triển nguồn lực của doanh nghiệp. Thông qua việc quản lý hiệu suất, nhà quản lý có thể đề xuất các chính sách khen thưởng xứng đáng cho những đóng góp của nhân viên. Từ đó, giúp chữ chân nhân viên và thúc đẩy tinh thần cống hiến, trung thành với doanh nghiệp.
3.6 Hệ thống thông tin nhân sự
Trong công tác quản lý nhân sự, việc cập nhật hệ thống thông tin nhân sự là một nhiệm vụ quan trọng. Việc áp dụng các giải pháp quản trị nhân sự thông minh giúp doanh nghiệp lưu trữ, giám sát và đánh giá nhân viên một cách hiệu quả và chính xác. Nhờ đó, các ban lãnh đạo có thể nắm rõ điểm mạnh, điểm yếu của từng cá nhân, từ đó đưa ra các phương án điều chỉnh hoặc chiến lược phát triển phù hợp.
3.7 Phân tích và đánh giá dữ liệu nhân lực
Có thể thấy, xu hướng chuyển đổi số và mô hình văn phòng số đang mang lại nhiều tiện ích cho công tác quản lý nhân sự. Việc sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự nhân sự có thể giúp nhà quản lý giám sát và đánh giá nhân viên mọi lúc mọi nơi. Đồng thời giúp họ đưa ra những chiến lược đúng đắn và đem lại hiệu quả.
4. Quy trình quản lý nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp
Để đảm bảo hiệu quả trong hệ thống quản lý nhân sự, việc xây dựng một quy trình quản lý bài bản là điều vô cùng quan trọng, giúp doanh nghiệp thu hút nhân tài, phát triển và khai thác tối đa nguồn nhân lực. Quy trình này bao gồm giai đoạn tuyển dụng, đào tạo, phát triển và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
4.1 Bước 1: Thiết lập quy trình tuyển dụng nhân sự
Thiết lập quy trình tuyển dụng bài bản, khoa học và tối ưu không chỉ giúp doanh nghiệp thu hút ứng viên tài năng và phù hợp mà còn giúp quá trình quản lý nhân sự trở nên hiệu quả hơn. Nhìn chung, một quy trình tuyển dụng nhân sự thường được triển khai theo các bước bao gồm: Xác định cơ cấu nhân sự, lập kế hoạch, xác định nguồn tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên, phỏng vấn, chọn lọc và hướng dẫn nhân viên làm quen với doanh nghiệp.
4.2 Bước 2: Xây dựng các chính sách nhân sự
Trong một doanh nghiệp, việc xây dựng các chính sách, chế độ cho nhân viên là yếu tố then chốt trong việc giữ chân nhân tài và tăng cường hiệu suất công việc. Qua đó, giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc tích cực, năng động và thoải mái về cả vật chất lẫn tinh thần cho nhân viên.
4.3 Bước 3: Đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên
Đào tạo và phát triển nhân lực là yếu tố không thể thiếu trong quy trình quản lý nhân sự. Việc đầu tư vào các chương trình này không chỉ giúp nhân viên phát triển và nâng cao trình độ chuyên môn, cải thiện hiệu suất công việc, mà còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc, thúc đẩy sự hài lòng và tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
4.4 Bước 4: Xác định mục tiêu công việc và đánh giá hiệu suất
Tại bước này, nhà quản lý sẽ đặt ra những mục tiêu tương ứng với từng giai đoạn của các bộ phận trong doanh nghiệp. Mục tiêu càng rõ ràng thì mức độ thành công sẽ càng cao. Sau đó, nhà quản lý sẽ dựa vào bảng đánh giá hiệu suất công việc để đưa ra những hình thức thưởng phạt khách quan, nhằm khích lệ hoặc răn đe để mỗi cá nhân hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả.
4.5 Bước 5: Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp
Ở bất kỳ mô hình kinh doanh nào, văn hóa doanh nghiệp là nền tảng quan trọng, quyết định đến hiệu quả công việc và phát triển của tổ chức. Quản lý nhân sự có trách nhiệm xây dựng và nuôi dưỡng văn hóa, duy trì các giá trị cốt lõi nhằm giúp doanh nghiệp duy trì danh tiếng, thu hút nhân tài và quyết định đến sự tăng trưởng và hiệu quả kinh doanh.
>>>> THAM KHẢO NGAY: Tải miễn phí 3+ mẫu đánh giá nhân viên thử việc mới nhất
5. Những kỹ năng cần có của nhà quản lý nhân sự
Trong bối cảnh kinh doanh hiện nay, quản lý nhân sự là một trong những vị trí quan trọng, góp phần đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để xây dựng một môi trường làm việc tích cực, giữ chân nhân tài và nâng cao hiệu suất công việc, nhà quản lý nhân sự cần có những kỹ năng nào? Hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu ngay tại phần dưới đây:
- Kỹ năng chuyên môn
Đây được xem là yếu tố then chốt đối với một nhà quản lý nhân sự. Kỹ năng chuyên môn cho phép họ dự đoán những nhu cầu nhân sự, từ đó đưa ra những chiến lược và chân dung ứng viên tiềm năng.
Ngoài ra, một nhà quản lý nhân sự giỏi cũng sẽ biết cách làm chủ buổi phỏng vấn, đặt ra những câu hỏi nhằm khai thác hết tính cách và bản chất của ứng viên. Đồng thời hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên mới, giúp họ nhanh chóng hòa nhập với văn hóa doanh nghiệp.
- Kỹ năng quản lý nhân sự
Kỹ năng nhân sự cho phép nhà quản lý thực hiện các công việc liên quan đến nguồn nhân lực như: Xác định và thực thi các chiến lược quản lý nhân sự, hoạch định và định hướng phát triển nguồn nhân lực, thiết lập bộ máy tổ chức, lên kế hoạch tuyển dụng và thu hút nhân tài…Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, mà còn đảm bảo mọi hoạt động đều hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp.
- Kỹ năng lãnh đạo
Nhà quản lý nhân sự cần có kỹ năng lãnh đạo để định hướng và hỗ trợ nhân viên giải quyết khó khăn. Đồng thời xây dựng và phát triển một môi trường làm việc chuyên nghiệp, nơi nhân viên được thoải mái, hài lòng và tận tâm với doanh nghiệp. Ngoài ra, kỹ năng lãnh đạo cũng giúp nhà quản lý nhân sự đưa ra các quyết định thông minh, giải quyết hiệu quả các xung đột và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
- Kỹ năng quản lý thời gian
Bộ phận quản lý nhân sự sẽ phải giải quyết công việc trong khoảng thời gian giới hạn, bao gồm quản lý đội ngũ nhân viên, xử lý vấn đề, đưa ra quyết định cho đến việc triển khai các chiến lược kinh doanh. Chính vì vậy, kỹ năng quản lý thời gian sẽ giúp nhà quản lý nhân sự thiết lập lịch trình làm việc khoa học, đảm bảo mọi cá nhân đều hiểu rõ nhiệm vụ và thời hạn hoàn thành để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.
- Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp là chìa khóa quan trọng, giúp nhà quản lý nhân sự xây dựng một cộng đồng làm việc đoàn kết. Kỹ năng này có thể bao gồm giác quan nhạy bén, khéo léo để xử lý tình huống, hiểu rõ nhiệm vụ, đặc thù công việc, tính cách từng người và đưa ra những lời khuyên phù hợp cho mỗi nhân viên trong doanh nghiệp.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề
Kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ thể hiện trình độ năng lực của một nhà quản lý nhân sự. Trong quá trình làm việc, người làm nhân sự có thể gặp nhiều tình huống khác nhau, bao gồm xung đột giữa nhân viên, hiệu suất làm việc, đạo đức nghề nghiệp… Kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ giúp họ phân tích và đánh giá các tình huống một cách linh hoạt, từ đó đưa ra những giải pháp phù hợp.
6. Quản lý nhân sự tối ưu với giải pháp 1C:Company Management
Thay vì tìm đến các phần mềm quản lý nhân sự, doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình quản lý nguồn lực với giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện 1C:Company Management.
Với hàng loạt các tính năng hữu ích, 1C:Company Management gần như đáp ứng đầy đủ các nhu cầu về nghiệp vụ. Giải pháp vừa có khả năng lưu trữ thông tin nhân sự, vừa quản lý hiệu quả năng suất làm việc của nhân sự, quản lý tiền lương và tối ưu quy trình tuyển dụng…
Dưới đây là một số lợi ích vượt trội mà giải pháp 1C:Company Management đem đến trong công tác quản trị nguồn lực:
- Thiết lập hệ thống quản lý nhân sự hoàn chỉnh, hỗ trợ các cấp quản lý thực hiện giao việc và kiểm soát tình hình thực hiện công việc của nhân viên.
- Cho phép nhà quản lý nhân sự phân loại công việc và có thể thực hiện giao nhiều việc cùng lúc.
- Hệ thống báo cáo động tùy biến, phân tích đa chiều và hỗ trợ xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp với từng giai đoạn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hiệu suất và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
- Giúp doanh nghiệp phân quyền và kiểm soát người dùng hiệu quả. Đồng thời công cụ tìm kiếm và giao diện thông minh, dễ sử dụng.
- Quy trình, thủ tục chấm công và tính lương được tự động hóa hoàn toàn, giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác cũng như phát triển vững vàng trong thời kỳ công nghệ số.
Trên đây là toàn bộ kiến thức giúp quý doanh nghiệp hiểu rõ quản lý nhân sự là gì cũng như chức năng và quy trình quản lý nhân sự hiệu quả. Đặc biệt, việc triển khai giải pháp 1C:Company Management không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý nhân sự mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, đóng góp to lớn vào sự thành công của doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với 1C Việt Nam để được tư vấn và trải nghiệm giải pháp!
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: